CHAPTER 3: CONCEPTUAL FRAMEWORK AND DEVELOPMENT OF HYPOTHESES
4.4. The Model of Internal Audit Function within Corporate Governance
Es necesario realizar un análisis y descripción de puestos para que cada empleado conozca por escrito las tareas y funciones que debe cumplir, esto será de beneficio tanto para las personas como para la empresa.
Es importante que los colaboradores conozcan cual es la misión, visión y objetivos de la empresa, así como también su estructura organizacional con el fin de que cada actividad que se desarrolle esté encaminada hacia las metas establecidas.
Se recomienda mejorar la comunicación dentro de la organización, brindando confianza, interés por la gente, y empatía.
Es necesario brindar empoderamiento, a través de una participación efectiva en la toma de decisiones, esto hará que los empleados se sientan parte de la institución comprometiéndolos a ser más productivos y eficientes.
Se recomienda realizar evaluaciones de desempeño para los miembros colaboradores de la empresa con el fin de determinar si se están cumpliendo las funciones encomendadas.
Se recomienda implementar planes motivacionales, de formación y desarrollo que permita tener empleados más motivados, con mejores conocimientos y aptitudes, en pos del crecimiento organizacional.
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CAPITULO III
3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 TEMA
“MODELO DE GESTION PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA EJECUCIÓN DE PROYECTOS EJEPROY CIA. LTDA. DE LA CIUDAD DE CUENCA Y SU MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO”
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.1 Objetivo de la propuesta
Diseñar un Modelo de Gestión para la Empresa EJEPROY Cía. Ltda que permita mejorar la administración del departamento de Recursos Humanos.
3.2.2 Justificación de la Propuesta
El ambiente en el cual se desenvuelven las organizaciones no es estático, siempre está cambiando, razón por lo cual el reto de las empresas es estar acorde a la realidad, ser competitivos, y aprovechar las tecnologías existentes para brindar servicios de calidad.
Con la implementación de un Modelo de Gestión de recursos humanos se asegurará que el proceso que realiza el departamento de recursos humanos de la Empresa EJEPROY sea eficiente, optimizando recursos y tiempo; además de mantener un control eficiente del personal que labora en la empresa a través de la utilización de instrumentos apropiados que permita conocer los requerimientos de capacitación que lleven al crecimiento personal y profesional de acuerdo a los objetivos de la entidad.
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3.2.3 Fundamentación
Razón Social: Ejecución de Proyectos EJEPROY Cía. Ltda.
Naturaleza: Es una empresa privada, dedicada a la construcción de obras de ingeniería y arquitectura, ubicada en la parroquia Hermano Miguel de la ciudad de Cuenca.
EJEPROY es una empresa familiar, creada en el año 2003, durante todo este tiempo ha realizado la construcción de varios proyectos en los cuales se ha demostrado su gran capacidad de trabajo, su iniciativa en la construcción de edificaciones modernas e innovadoras, que denotan buen gusto y un acabado de excelencia, además garantiza su trabajo a través de la utilización de materia prima de alta calidad.
No cabe duda que la empresa ha crecido, pero es necesario encausar este crecimiento dentro de los parámetros de una organización eficiente, proactiva y con visión en su gente, considerando al recurso humano como su capital más importante.
Es necesario trazar rutas y guías que permitan establecer el direccionamiento correcto a través de un modelo de gestión de recursos humanos, que comprometa al personal en la consecución de objetivos y se sientan no sólo parte de la institución si no que sean la misma institución.
3.2.4 Direccionamiento Estratégico
El direccionamiento estratégico es determinar el rumbo que debe tomar la empresa, esto permite definir el grado de crecimiento que ha obtenido la empresa en un período de tiempo determinado; además de servir como un marco de referencia para cada departamento que constituye la empresa.
3.2.4.1Misión
82 “Nuestra misión es posicionarnos en el mercado como empresa comprometida con sus clientes a través de un servicio eficiente e integral, mediante la conjunción del recurso humano con una avanzada tecnología”.
Para elaborar la declaración de la misión, responderemos la siguiente pregunta: ¿Cuál es nuestro negocio?, por lo que se propone considerar una redefinición de la misión, en los siguientes términos:
3.2.5 Visión
En la actualidad la empresa tiene la siguiente visión:
“Ser una empresa líder en el campo de la construcción de proyectos, reconocida por su capacidad, seriedad y cumplimiento, mediante el uso óptimo de los recursos cumpliendo estándares de calidad”.
Para elaborar la declaración de la visión, respondemos la siguiente pregunta: ¿Qué queremos llegar a ser?, por lo que se propone considerar una redefinición de la visión, en los siguientes términos:
MISIÓN
EJEPROY Cía. Ltda., se dedica a la construcción de obras de ingeniería civil y arquitectura, utiliza materiales de alta calidad y equipos con tecnología de punta, respetando las normas para la conservación del medio ambiente, responsabilizándonos por la satisfacción de nuestros clientes externos y contribuyendo con el crecimiento social de la población y el crecimiento individual de nuestros clientes internos.
VISIÓN
EJEPROY Cía. Ltda., desea ser reconocida a nivel local y regional como una empresa líder en el área de la construcción, desarrollando proyectos de calidad y comprometidos con nuestro activo más importante que son nuestros empleados.
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3.2.6 Principios y Valores
- Competitividad: Capacidad de la empresa para generar una mayor satisfacción en los clientes externos con el menor costo de producción.
- Respeto: Tratar con consideración a los clientes tanto externos como internos, creando un ambiente de seguridad y cordialidad.
- Responsabilidad: El trabajo se ejecuta con responsabilidad social contribuyendo activamente al mejoramiento social, económico y ambiental.
- Experiencia: El personal cuenta con una amplia gama de conocimientos y habilidades a lo que se considera un recurso más de la empresa.
3.2.7 Diagnóstico Situacional
Determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades del departamento de recursos humanos permitirá establecer la realidad actual de la empresa.
- Nuevo sistema contable. - Amplios conocimientos. - Amplia infraestructura. - Capacidad y buena voluntad.
- No existe un modelo de gestión de talento humano.
- Comunicación interna deficiente. - Personal poco motivado.
- No existen cronogramas de capacitación para el personal. - Desempeño laboral deficiente.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Nuevas tecnologías. - Oportunidad de desarrollo en nuevos mercados. - Aprovechar el posicionamiento actual. - Competencia local.
- Inestabilidad política y social del país.
- Delincuencia. - Desastres naturales.
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3.2.8 Estructura de la Organización
Fig. 15.- Estructura de la Organización
3.3MODELO DE GESTIÓN A IMPLEMENTAR
El modelo de gestión a aplicar es una recopilación de conceptos, ideas generales y herramientas proporcionados por varios autores y que serán aplicados de acuerdo a las necesidades de la Empres Ejeproy, con el fin de mejorar el proceso administrativo del departamento de recursos humanos y que en general permita alcanzar los objetivos de la entidad.
3.3.1 Contenido del Modelo de Gestión
Todo modelo de gestión debe ser elaborado en base a la misión, visión, valores y objetivos de la empresa, además de considerar la realidad de sus necesidades en ese momento.
GERENCIA GENERAL Proyectos Bodega Dirección Administrativa - Financiera Contabilidad Recursos Humana Compras Secretaría
85 El presente modelo de gestión es una guía que servirá para mejorar la administración y gestión de personas que permitan alcanzar con éxito los fines y objetivos de la organización, satisfaciendo las necesidades de las personas que la integran, y no solamente las necesidades económicas, si no buscando su bienestar y compensación equitativa, procurando su crecimiento profesional en un clima organizacional agradable.
El modelo consta de tres áreas fundamentales, las mismas que a la vez se subdividen en varias actividades que son:
1) La Gestión del Puesto de Trabajo, que a la vez se encuentra subdivido en: Análisis y Descripción del puesto y Evaluación de Puestos de Trabajo;
2) El Proceso de Selección, se subdivide en: Entrevista de Selección y Verificación de Referencias;
3) El Desarrollo de Personas, que se subdivide en: Programa de Socialización, Evaluación de Desempeño Humano, Programa de Capacitación y Desarrollo Individual y Plan de Carrera.
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Fig. 16.- Modelo de Gestión propuesto
PLAN ESTRATÉGICO
MISION VISION Y VALORES EJEPROY CIA. LTDA.
MODELO DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS GESTION DEL PUESTOS DE TRABAJO Análisis y Descripción del puesto; Especificaci ones del puesto; Evaluación de puestos de trabajo PROCESO DE SELECCIÓN Entrevista de selección verificación de referencias DESARROLLO DE PERSONAS Programa de socialicación Evaluación de desempeño Programa de capacitación y desarrollo individual Plan de Carrera
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3.3.1.1Gestión del Puesto de Trabajo
Para iniciar el proceso antes de nada debemos obtener toda la información relacionada a los puestos de trabajo, con el fin de conocer exactamente cuales son las actividades y tareas así como también las cualidades y competencias que debe reunir el aspirante al puesto.
En este apartado se realizará un formato para la descripción e identificación de puestos de trabajo, así como también para la evaluación del mismo; además se describirán los principales requisitos que deberán cumplir la persona que ocupe el puesto.
Toda la información recolectada en este apartado, servirá más adelante para los planes de capacitación y de motivación.
3.3.1.1.1 Análisis y Descripción del puesto
Es importante realizar la distribución de actividades y responsabilidades con el fin de coordinar todas las actividades que cada persona asume al ocupar un puesto de trabajo.
Un aspecto fundamental que hay que considerar es la comunicación, la misma que debe ser efectiva y transparente, pues antes de realizar este proceso se deberá explicar claramente al personal el objetivo del análisis, el por qué se hace y los resultados que se esperan conseguir, todo esto con el fin de evitar malos entendidos y falsas interpretaciones, así como también resistencias al programa.
La responsabilidad y coordinación de esta tarea recae en el personal de recursos humanos, este departamento se encargará de realizar un cronograma de actividades, en el cual se especificarán las fechas de las reuniones con los directivos, las fechas de presentación del programa a las personas que van a participar en el análisis y descripción de puestos, y la fecha en que se entregará el cuestionario para realizar la actividad, así como también la fecha en que se recolectará dichos cuestionarios.
El análisis de puestos se puede llevar a cabo en varias etapas y por medio de la utilización de un formulario en el que deberá constar la identificación, la descripción y la especificación del puesto:
88 - En la primera etapa se determina la responsabilidad y la extensión del análisis, es
decir determinar el propósito y los puestos que serán seleccionados para el análisis; - En la segunda etapa se determinan los métodos, fuentes, y procedimientos para
obtener la información;
- La tercera fase se analizan y valoran la información obtenida.
FORMULARIO PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS
Nombre del puesto: Código:
Ubicación (departamento, sección, unidad):
Jefe inmediato: Puesto bajo su mando:
Reporta a: Contactos permanentes:
Horario de trabajo: Jornada especial:
Fecha elaboración: Elaborado por: Firma:
Fecha de revisión: Revisado por: Firma:
Para realizar la descripción de puestos, se planificará de la siguiente manera:
- Identificación del puesto, al ser una empresa relativamente pequeña, esta tarea resultará simple. Se debe identificar todos los puestos que se van a analizar, pues muchas veces existen puestos idénticos dentro de una organización. Una vez identificados los puestos de trabajo, se debe codificarlos aplicando un sistema numérico o alfanumérico, con estos datos podemos realizar el inventario de todos los puestos.
89 - Preparar cuestionario, el modelo de cuestionario se ha adaptado de acuerdo a las
necesidades de la empresa, ya dentro del modelo consta la identificación del puesto, la fecha de elaboración, el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo.
- Obtener información, para la recolección de datos referentes a la descripción del puesto de trabajo, se pueden aplicar varias técnicas como son: la entrevista, el cuestionario, la observación directa, registro de actividades diarias, consultar con expertos o una conjugación de algunas de ellas.
Realizar la descripción del puesto es enumerar detalladamente las tareas que se realizan en ese puesto de trabajo, se enunciará la misión y los objetivos del puesto. Se describen en forma narrativa todas las características del puesto, así como también las condiciones físico-ambientales.
Prácticamente es responder a las siguientes preguntas: Qué hace el ocupante del puesto?, Cuándo lo hace?, Cómo lo hace?, Por qué lo hace?
La descripción del puesto está formada de los siguientes puntos: 1. Encabezado, se refiere a los datos de identificación del puesto:
a. Título o nombre del cargo b. Código
c. Ubicación (departamento, sección, unidad) d. A quién reporta
e. Nombre y firma f. Fecha elaboración
2. Requerimientos para el desempeño, aquí se describe la formación académica, experiencia, conocimientos y talentos requeridos para el desempeño del puesto. 3. Resumen de la Descripción, es una explicación general y muy breve de las
actividades que se realiza en determinado puesto.
4. Descripción específica, es una explicación clara y detallada de las actividades del puesto, explicando que tiempo de la jornada le toma realizar cada actividad.
90 FORMULARIO PARA DESCRIPCION DE PUESTOS
Nombre del puesto: Código: Ubicación (departamento, sección, unidad):
Nombre del Jefe inmediato: Puesto del Jefe inmediato:
REQUERIMIENTOS PARA EL DESEMPEÑO: - Formación Académica
- Experiencia - Conocimientos - Talentos
BREVE RESUMEN: (en qué consiste el trabajo)
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: a) Actividades diarias y constantes
1. 2. 3. 4. 5. Horas al día b) Actividades periódicas 1. 2. 3. 4. 5.
Cada: Horas Aprox.
c) Actividades eventuales 1.
2. 3. 4.
d) Otras obligaciones y responsabilidades
e) Condiciones ambientales f) Riesgos de trabajo Fecha elaboración: Elaborado por: Firma:
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3.3.1.1.2 Especificaciones del puesto
Las especificaciones del puesto hacen referencia a todos los talentos, conocimientos, habilidades y experiencia que deben poseer las personas candidatos a dichos puestos de trabajo.
Aquí se detallan todas las características y requisitos tanto profesionales como personales así como también destrezas, requisitos físicos y mentales, aptitudes y responsabilidades que debe cumplir un candidato para que desarrolle todas las tareas y actividades del puesto de trabajo en forma adecuada.
Estas especificaciones también son conocidas con el nombre de factores, el establecimiento de factores dependerá de los objetivos del análisis. Las categorías utilizadas para esta actividad son: Talentos, que son las capacidades naturales de las personas que en forma frecuente pueden ser aplicados de forma productiva; Conocimientos; Habilidades y Experiencia.
Esta actividad se realizará por medio de una Ficha de Análisis de Tareas o también conocido como profesiograma; este documento se elabora en base a la información obtenida en el análisis y descripción de puestos, en definitiva es el resultado, en forma gráfica, del proceso de análisis y descripción.
No existen formatos establecidos para la elaboración de un profesiograma, pero toda la información contenida en este documento permitirá conseguir un mayor rendimiento en la empresa, ya que los resultados serán mucho más productivos. Un profesiograma bien elaborado permitirá pronosticar si la persona se adaptará o no al puesto y su éxito en el mismo.
Cada factor es valorado de acuerdo a un grado de valoración, en donde 1 es grado bajo; 2 grado normal; 3 grado alto; y, 4 grado muy alto.
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PROFESIOGRAMA
Denominación del Puesto:
V al or ac i ón G ra d o 1 = bajo 2 = normal 3 = alto 4 = muy alto
Misión del Puesto:
Nombre: Edad: Estado civil:
FACTORES GRADO 1 2 3 4 TALENTOS Justicia Competición Responsabilidad Analítico Centrado Organizador Positivismo Disciplina Empatía Comunicación Auto dominio Hacer amigos Auto confianza CONOCIMIENTOS
Título 2do. Nivel Título 3er. Nivel Título 4to. Nivel Idiomas Cursos adicionales Seminarios HABILIDADES Manuales Físicas EXPERIENCIA
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3.3.1.1.3 Evaluación de puestos de trabajo
Es un proceso sistemático que permite determinar el valor de cada puesto, el objetivo principal de la evaluación de puestos es fijar el nivel salarial. Esta evaluación debe ser realizada por personal debidamente capacitado denominado Especialista en Compensaciones.
El método más utilizado, ya que ofrece resultados mucho más confiables, es el de puntos por factor, este procedimiento cuantitativo consiste en agrupar las tareas con características similares, a esto se le denomina factores, a cada factor se le asigna un valor. La suma de estos valores da como resultado el valor que tiene cada puesto de trabajo, los mismos que se ordenan de acuerdo a los valores obtenidos.
Los principales factores que se usan en la evaluación de puestos son: la habilidad, el esfuerzo, la responsabilidad y las condiciones de trabajo. De cada uno de estos factores se desprenden sub factores que generalmente son entre ocho y quince.
Para determinar el grado de importancia que tienen algunos sub factores con respecto a otros se utiliza el término “peso”.
Antes de iniciar la evaluación de puestos, es necesario establecer el tipo o grupo de puestos homogéneos que se van a evaluar, ya que a cada tipo de puesto deberá corresponder una escala diferente; todos estos datos deben ser registrados, para esto se deberá elaborar un Manual de Evaluación, en el cual se explica en forma clara y sencilla lo que se espera en términos de desempeño de cada sub factor, se define también el peso de cada grado, con el fin de asignar los puntos a cada puesto de acuerdo con su nivel.
Hay que recordar que los mismos sub factores en diferentes puestos no tendrán el mismo grado de importancia.
94 Por ejemplo:
El siguiente paso es prorratear los porcentajes para cada factor primario, recordemos que estos son: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo, los mismos que se colocaran en la primera columna; este prorrateo se realiza en relación al puesto que se está evaluando, en la segunda columna y según el criterio, se distribuye el 100% entre estos cuatro factores, es decir tendrá mayor porcentaje el factor más importante de acuerdo al puesto que se está analizando.
En la tercera columna se describen los sub factores para cada factor primario, a los cuales se les asignará un número secuencial que posteriormente nos servirá de referencia en el formulario de evaluación. Para una selección adecuada de sub factores se deberá considerar en primer lugar a la organización y la naturaleza de los puestos que se analizan.
El siguiente paso es determinar los puntos para cada grado; así, en la cuarta columna, Grado I, se colocará, de acuerdo al criterio, el porcentaje para cada sub factor, el mismo que se obtiene a través de distribuir el porcentaje del factor primario para cada sub factor; es decir que al sumar los porcentajes de todos los sub factores el total deberá resultar 100%.
La puntuación para los siguientes grados se obtendrá a través de la progresión aritmética, para lo cual se procede de la siguiente manera; para encontrar los puntos para la columna de Grado II, se obtiene duplicando la puntuación del Grado I; para encontrar la puntuación para la columna de Grado III, se obtiene realizando la suma de los puntos del Grado I más
Sub factor No.1:
Experiencia: conjunto de conocimientos y habilidades adquiridas durante cierta cantidad de años.
Grados:
Primero: de cero a un año Segundo: de dos a tres años Tercero: de tres a cinco años Cuarto: de cinco años en adelante
95 el Grado II; y para obtener la puntuación para la columna de Grado IV, se obtiene sumando los puntos del Grado I más el Grado III.
Cabe indicar que la puntuación obtenida no es rígida, al contrario es una tabla de prorrateo muy flexible; por ejemplo, en el 1er sub factor que es la experiencia, en el Grado I, el rango de la puntuación está ente 1 y 19 puntos; en el Grado II, el rango es entre 20 y 38 puntos; para el Grado III, la puntuación esta entre 39 y 57 puntos; y para el Grado IV, la puntuación está entre 58 y 76 puntos.
TABLA DE PRORRATEO DE FACTORES
FACTORES PESO /
FACTOR SUB FACTORES
GRADOS I II III IV PUNTOS HABILIDAD 42% 1. Experiencia 19 38 57 76 2. Educación 13 26 39 52 3. Criterio e iniciativa 6 12 18 24 4. Toma de decisiones 4 8 12 16 RESPONSABILIDAD 35%