Knowledge Management Effect on Organisational Performance

Elaboración de un manual de crisis

Diseño de la estrategia y puesta en marcha de actuaciones concretas durante la crisis Elaboración de comunicados

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6.5 Relaciones públicas y gabinete

6.5.1 Relaciones públicas

El principal objetivo de las relaciones públicas (RR.PP.) es conseguir que la empresa tenga una imagen positiva y un reconocimiento en la sociedad. Su trabajo se centra en abrir vías de diálogo y establecer relaciones, eficaces, de forma permanente con todos los públicos a los que se dirige la empresa. Las RR.PP. mucho tienen que ver con técnicas de persuasión.

El Instituto de Relaciones Públicas de Londres (Chartered Institute of Public Relations) define las relaciones públicas como: el ejercicio de las RR.PP. es el esfuerzo deliberado, planificado y continuado para establecer y mantener la buena voluntad y la comprensión mutuas, entre una organización y sus públicos.

6.5.2 Gabinete de prensa

Los gabinetes de prensa comenzaron a surgir en España con la llegada de la libertad de prensa y la consolidación de la democracia. Desde entonces han evolucionado desde aquella figura que se encargaba de coger el teléfono a los periodistas, gestionar alguna entrevista y enviar de vez en cuando una nota de prensa, a convertirse en un departamento profesionalizado que genera mucha información y aprovecha todas las oportunidades de la comunicación.

La única forma de “controlar” la información es proporcionarla, sobre todo en una crisis. Es por ello que el gabinete de prensa se constituye como portavoz de la empresa tratando de alcanzar la mayor difusión posible en la divulgación de los mensajes de la empresa.

Uno de los aspectos claves para lograr el éxito de la comunicación en los gabinetes de prensa es conocer cómo funciona el medio de comunicación. Una de las pautas para lograr el éxito y que los medios presten atención a la información que la empresa genera es supeditar toda información al principio de primacía de la información, es cual se basa en el hecho de que haya que decir algo (informar), se argumente y sea interesante. Cuanta más puntuación alcance la información enviada en esta escala, más probable será que el medio de comunicación publique o se haga eco de la información emitida por la empresa.

De igual manera a la hora de elaborar contenidos se debe prestar atención al tipo de medio (impreso, audiovisual u otros), al tipo de mensaje y al tipo de audiencia al que va dirigida.

6.5.3 Protocolo y relaciones institucionales

Atender de forma adecuada a las visitas, a los proveedores, a los clientes; tener unas relaciones cordiales y fluidas con otras empresas, con instituciones y organismos, tanto oficiales como privados. Pero el protocolo no sólo se limita a las relaciones interpersonales, sino va más allá estableciendo procedimientos adecuados sobre cómo realizar invitaciones, como sentar a las personas en la mesa, cómo saludar, cómo ir vestido/a o cómo tener en cuenta aspectos sobre la discapacidad a la hora de gestionar un evento.

En definitiva el protocolo se centra en plantear una serie de reglas o procedimientos y conductas sociales para lograr una gestión correcta y educada en la forma de relacionarse con otras personas y con otras empresas y entidades y todo lo que les rodea.

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Sin entrar en mayor profundidad, pero para señalar la importancia del protocolo y la amplitud de aspectos a los que confiere, conviene citar los distintos ámbitos del protocolo:

- Protocolo internacional

- Protocolo administrativo español - Protocolo jurídico

- Protocolo nobiliario y real - Protocolo profesional - Protocolo académico - Protocolo eclesiástico

En muchas ocasiones las diferencias no las marcan los productos o servicios ofrecidos, sus precios... sino la del buen “hacer” de los empleados y directivos de una empresa.

El protocolo ayuda a diferenciar unas empresas de otras. Ayuda a diferenciar una empresa de la de la competencia. Uno de los principales objetivos del protocolo y las relaciones institucionales es evitar un conflicto institucional. Es por ello cuando se trata de relaciones con la administración, sindicatos, cámaras de comercio, asociaciones… cuando mayor atención y énfasis se debe poner sobre el aspecto protocolario.

6.5.4 Gestión de eventos

La gestión de eventos consiste en la organización y gestión adecuada de reuniones, jornadas, conferencias, congresos o actos de mayor envergadura. En los que debe buscarse el confort y satisfacción de todos los participantes.

Existen diferentes aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de organizar un evento: - Lugar: facilidad de acceso, acorde a la imagen que transmite la empresa…

- Fecha y horario: adecuación y disponibilidad. Idoneidad con otros eventos.

- Ambientación: iluminación, megafonía, accesos, número de asistentes, cartelería, protocolo…

- Contratación de los servicios: catering, vídeo, grabación, azafatas... - Captación de asistentes

- Ponentes: gestión de sus viajes, recepción, recopilación de las ponencias… - Materiales: diseño y entrega de materiales.

- Acreditaciones - Difusión

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6.5.5 Patrocinio o sponsoring y mecenazgo o patrocinio cultural

El patrocinio es una actividad que consiste en prestar apoyo a un determinado evento o entidad. Cada vez cuentan con mayor importancia las acciones de patrocinio que contribuyen a aumentar la notoriedad de la marca y asociar los valores positivos del evento con la marca. Por ello es importante una cuidadosa selección de aquellos eventos, actividades o personas que la marca vaya a patrocinar, y que por lo tanto representarán a la marca, pues en caso de que los resultados sean negativos, estos se asociarán a la marca.

El mecenazgo por su parte consiste más en la contribución única que la empresa realiza a una persona con el fin de contribuir a su carrera u obra dado el interés general para el conjunto de la sociedad.

Ambas actividades han aumentado su auge dados los retornos positivos sobre la imagen.

Cada una de las dos herramientas de comunicación requiere el apoyo de las relaciones públicas, una gestión de prensa y una campaña de publicidad dirigida a dar a conocer y captar la atención de la sociedad. Sin olvidar el apoyo de la comunicación interna que promueva la cohesión del personal y la promoción del patrocinio.

TAREAS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS