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227

Puerto San José

Escuintla 239 145 195

34,994.77 X Puerto San José

Contraloría General de Cuentas 68 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

228 Escuintla 254 160 195 33,905.48 X

229

Puerto San José Escuintla

2,000.00 X

230

Puerto San José

Escuintla 253 159 195

11,891.66 X

231

Puerto San José

Escuintla 238 144 195

123.43 X

FUENTE: información proporcionada por Contabilidad de -Ferrocarriles de Guatemala

Criterio

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”.

Causa

Falta de gestión por parte del Interventor, Jefe Financiero, Contador, Encargado de Inventarios y Encargado del Departamento Jurídico, en cuanto a que no realizaron las gestiones correspondientes, para realizar la actualización de la cuenta tierras y Terrenos de Ferrocarriles de Guatemala.

Efecto

Se carece de la documentación legal de respaldo que ampare la propiedad de los bienes de la Entidad y por lo tanto, la información que revelan los Estados financieros no es confiable. Asimismo, el hecho de que ésta carezca de las escrituras públicas de sus Tierras y Terrenos, representan un alto riesgo de que cualquier persona, pueda apropiarse de ellos.

Recomendación

El Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, Contador, Encargado de Inventarios y Encargado del Departamento Jurídico deben realizar las gestiones necesarias para que todos los bienes inmuebles propiedad de Ferrocarriles de Guatemala, posean las escrituras públicas respectivas, se respalden con las certificaciones de propiedad extendidas por el Registro General de la Propiedad y se gestione ante la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles, del Ministerio de Finanzas Públicas un estudio catastral, para que se establezca valores reales y actualizados de los inmuebles propiedad de Ferrocarriles de Guatemala para su registro contable.

Contraloría General de Cuentas 69 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Comentario de los Responsables

En oficio No. 615-2017 de fecha 5 de mayo de 2017, el Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, Ingeniero Roberto Carlos Mancilla Alvarado, manifiesta lo siguiente: "De conformidad con la descripción del hallazgo, del análisis de la condición y el criterio vertido por los señores auditores, se entiende que la premisa es que no se dio seguimiento a las recomendaciones derivadas del informe de Auditoría a la ejecución del Presupuesto del ejercicio fiscal 2015, pues no se cuenta con la documentación de respaldo de 85 inmuebles que no presentan descripción y valor asignado y carecen de escritura pública, y que únicamente se contaba con 101 certificaciones extendidas por el Registro General de la Propiedad. Siendo necesario argumentar y presentar la documentación de respaldo para el desvanecimiento del mismo, es de señalar que desde que tomé posesión del cargo, se dio seguimiento a las recomendaciones vertidas en el Informe de Auditoria correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Inicialmente se giraron instrucciones para determinar la situación general de la documentación existente en los archivos de la Empresa Ferrocarriles de Guatemala -FEGUA- como se puede apreciar en el Oficio NO. 388-2016 de fecha 22 de noviembre de 2016, en relación a las tierras y terrenos de su propiedad; así mismo se giraron instrucciones para la actualización y búsqueda de documentos de respaldo que amparen la propiedad de los inmuebles, con esta documentación se desarrolló un plan de trabajo para su gestión. Entre las acciones realizadas, se diligenció la contratación de servicios técnicos y profesionales para realizar un trabajo de investigación en relación a los inmuebles propiedad de FEGUA, los avances del trabajo realizado a la presente fecha se presentan en el cuadro siguiente:

Informe de estatus de Tierra y Terrenos de FEGUA Al 30 de Abril de 2017

Elaborado Área Jurídico y Financiero

DESCRIPCIÓN SITUACIÓN

AL 31-12-2015

SITUACIÓN ACTUAL

No. De Certificaciones 101 Certificaciones presentadas

158 Certificaciones (ver folios del al)

No. de consultas 0 consultas electrónicas 10 Consultas electrónicas (ver folios del al)

Fincas sin número de finca, folio y libro

Sin información 43 Fincas que se presume son derechos de posesión, por no constar su registro ante el Registro General de la Propiedad Depuración de

información en Estados Financieros

Sin información 12 Fincas repetidas

Depuración de información en Estados Financieros

Sin información 8 Fincas no encontradas en el RGP y DICABI,

Total 231 Fincas

Contraloría General de Cuentas 70 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. OBSERVACIONES:

De las 158 certificaciones localizadas o requeridas al Registro General de la Propiedad se han realizado diferentes acciones tales como:

Solicitudes al DICABI para la actualización del valor catastral, Oficios ante el RGP para rectificación de nombres, Acercamientos interinstitucionales ante el RIC, DICABI, RGP y Colegio de Ingenieros de Guatemala CIG. De las 10 consultas electrónicas obtenidas a la fecha, que se realizaron para demostrar la existencia de la finca, está en proceso de trámite la certificación correspondiente.

De las 43 fincas que aparecen con la descripción Finca 0 Folio 0 Libro 0 se presumen que son derechos posesorios por no contar con la inscripción respectiva del Registro General de la Propiedad.

Actualmente se continua con el proceso de investigación y presentación de requerimientos de información ante los órganos de registro, administración y resguardo de los documentos (DICABI, RGP y RIC ) para poder de esa manera cumplir con los objetivos trazados. Así mismo se remite una muestra de las acciones realizadas por el Área Jurídica y de Ingeniera respecto al seguimiento y actualización de la información de las Tierras y Terrenos de Ferrocarriles de Guatemala, se adjunta la información siguiente:

Oficio No. AJ-013-2016 de fecha 23 de noviembre de 2016, en donde el área jurídica plantea recomendaciones sobre actualización de información por unificación de fincas.

Fotocopia del Oficio No. 391-2016 Clasificación GaE de fecha 24 de noviembre de 2016, por medio del cual el Interventor de FEGUA, instruye al Jefe Financiero y Área de Ingeniería para dar seguimiento a la unificación de 5 fincas que pasaron a formar e integrar una nueva finca, esto derivado del Informe del Área Jurídica según oficio AJ-013-2016.

Con fecha 28 de diciembre de 2016 por medio del Oficio ING-169-2016 el Área de Ingeniería informa que para el ejercicio fiscal 2017 se tiene contemplado realizar estudio catastral en el departamento de Puerto Barrios, y que por lo tanto estas fincas que se deben depurar serán objeto de estudio catastral de conformidad a este plan de trabajo.

Con fecha 28 de diciembre de 2016 por medio del Oficio DF-CO 091-2016, el Jefe Financiero informa a Intervención que estará a la espera del análisis y documentación del estudio catastral del área de ingeniería para realizar los ajustes necesarios en los registros contables de FEGUA.

Providencia No. DABI-204-2016, en donde DICABI responde sobre el avance de la unificación de fincas.

Oficio 614-2017 de fecha 4 de mayo de 2017, el Interventor de FEGUA solicita DICABI, información de los derecho posesorios de estas fincas. Todos estos documentos comprueban que se le ha dado continuidad a la regularización de la situación de los bienes propiedad de la Empresa Ferrocarriles de Guatemala.

Contraloría General de Cuentas 71 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Con base a la documentación que se adjunta y lo anteriormente expuesto, queda demostrado que se han realizado ACCIONES ÚTILES, IDÓNEAS Y PERTINENTES para resolver la situación descrita en el informe de auditoría correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Por lo que se considera que no es viable que sea confirmado el posible hallazgo y que en todo caso lo que corresponde es emitir una recomendación a efecto de que esta Institución continúe realizando las acciones necesarias para alcanzar las metas trazadas."

En nota sin número de fecha 5 de mayo de 2017, Mynor Oliverio Llamas Muralles, quien fungió en el cargo de Contador, por el periodo comprendido del 22-01-2016 al 30-04-2016, manifiesta lo siguiente: "Considero importante explicar un poco sobre las condiciones laborales que se dieron en ese momento para tener un mejor panorama de las acciones tomadas. Durante los meses de febrero y marzo del año 2016 desempeñe el puesto de contador interino, no siendo oficializado hasta un mes después, y como contador solo durante el mes de abril del 2016, anterior a esto yo fungía como auxiliar de la contadora antes que ella fuera ascendida a jefe financiero y yo quedara encargado del departamento de contabilidad de la empresa sin mayores explicaciones y sin auxiliar contable. Con la guía y asesoría de la jefa financiera fui realizando poco a poco las actividades del puesto de contador ya que el cambio se dio sin ningún tipo de inducción o indicaciones del trabajo a desempeñar. Derivado de esta situación se tuvieron varias reuniones con área financiera para tratar en la medida de lo posible los problemas más relevantes referentes al cargo de contador, dentro de los cuales surgió el tema de la falta de documentación de respaldo de algunos terrenos; se comentó en su momento con la jefa financiera pero no recibí instrucciones en cuanto a qué medidas tomar y darle seguimiento para la resolución del problema. También al mismo tiempo se estaba dando el cambio de la administración de la empresa, nuevo interventor, nuevo personal en las distintas áreas, lo cual hizo el proceso de resolución de problemas más lento, mientras nos adaptábamos a los cambios, y eso también hizo que el periodo en el cual estuve como contador no fuera suficiente para iniciar procesos y solventar el problema que ahora se ventila." En oficio sin número de fecha 5 de mayo de 2017, Ofelia de María

Alarcón Mendoza , Contadora de Ferrocarriles de Guatemala, manifiesta lo

siguiente: "En relación a la cuenta Tierras y Terrenos, FEGUA es propietaria de fincas que deben ser objeto de identificación para luego tramitar su valuación; pero esto conlleva en primer lugar, la decisión del señor Interventor, quien en función del presupuesto y los recursos disponible debe establecer un proyecto de actualización, identificación y valuación. Se le ha dado seguimiento a las recomendaciones de Contraloría en relación de tener la documentación de Soporte necesaria para poder integrar la Cuenta de Tierras y Terrenos. El señor Interventor ha trabajado en dicho tema ya que es prioridad el tener Estados

Contraloría General de Cuentas 72 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Financieros reales en la Institución. El departamento de Contabilidad también ha hecho las gestiones en informar a las autoridades máximas de cómo se encuentran las Cuentas que integran los Estados Financieros.

Se solicitó la ayuda al señor Interventor que estuvo de los meses de Enero y Febrero del año en 2016 el Licenciado Rottman Chang con oficio 016-2016 la autorización para poder cancelar Certificaciones de Propiedad de las Fincas que no se contaba con documentación. Con oficio 42-2016 se procedió a informar al Jefe Financiero del status de los Estados Financieros en el cual se incluye la cuenta de Tierras y Terrenos, se informa que no se cuenta con el total de documentos de soporte de dicha cuenta. En oficio 54-2016 se hace de su conocimiento al Señor Interventor que la cuenta de tierras y terrenos no se cuenta con el total de Certificaciones de Propiedad y que se le solicita su ayuda para poder tener la documentación de soporte de dicha cuenta. En oficio 62-2016 se solicitó al señor Interventor fuera proporcionadas las Certificaciones de Propiedad de las Fincas a nombre de FEGUA para poder tener la totalidad de documentación de soporte de la cuenta Tierras y Terrenos. Por tales motivos solicito el desvanecimiento del Hallazgo No. 4 de Control Interno."

En nota sin número de fecha 5 de mayo de 2017, Edgar Jiovanny Herrera Santizo, quien fungió en el cargo de encargado de Inventarios, por el periodo comprendido del 04-01-2016 31-03-2016, manifiesta lo siguiente: "PRIMERO: Que la plaza constituida en el contrato 029-048-2016, es como Técnico en Inventarios II. Bajo el renglón presupuestario 029. SEGUNDO: En ningún momento fungí como servidor público dentro de la institución como lo establece la Ley de Servicio Civil en su artículo 4 que literalmente dice: “las personas contratadas con cargo al renglón presupuestario 022 son consideradas “servidores públicos”,” ya que mi contrato estaba bajo el renglón 029 inminentemente para servicios técnicos o profesionales según se establece en la cláusula décima tercera dentro del contrato 029-048-2016 y que dentro del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público del Ministerio de Finanzas, dice que el renglón 029 es para contratar a personas por servicios técnicos y profesionales prestados. Estas personas no son empleados públicos, que se refiere a otras remuneraciones de personal temporal. En este se incluyen honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en periodos que no excedan un ejercicio fiscal. TERCERO: Dentro del contrato 029-048-2016, se establece en la cláusula segunda, el objeto del contrato y descripción de servicios donde se enumeran las funciones a realizar que literalmente dicen: “a) Llevar, ejecutar y actualizar el control de los inventarios de acuerdo con Auditoria interna y las demás unidades de la Empresa; b) Realizar la actualización del inventario del almacén de repuestos (Bodega No. 1); c) Diseñar y tramitar la autorización de

Contraloría General de Cuentas 73 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

tarjetas de responsabilidad en Contraloría General de Cuentas; d) Verificar y elaborar tarjetas anuales de responsabilidad de los empleados de la Empresa; e) Realizar trámites de alzas y bajas de inventario ante la Contraloría General de Cuentas y la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas; f) Trabajar en el diseño del proyecto para la valuación de inventarios de la Empresa: g) Elaborar y actualizar el inventario general de bienes muebles; H) Actualizar el inventario de bienes históricos del Ferrocarril; i) Realizar programación de actividades semanales entregando copia de la misma al Jefe Inmediato Superior; j) Realizar otras actividades de acuerdo a instrucciones giradas por Jefe Inmediato Superior.” CUARTO: Al momento de recibir el cargo nunca se me otorgo un nombramiento más que solo el contrato ya mencionado, y nunca se me hizo entrega legalmente de todos los documentos legales que se manejaban dentro del departamento más que solo los bienes que se tenían cargados dentro de las tarjetas de responsabilidad. Caso contrario al finalizar mi contrato se levantó un acta de entrega de cargo, al Señor Julio Roberto Paiz Castillo, así como la entrega de todos los bienes y enseres que tenía a mi cargo según las tarjetas de responsabilidad y en forma física hizo el conteo de las hojas autorizadas por la Contraloría de Cuentas en la cual da fe que fueron revisadas en conformidad. QUINTO: Se me hizo entrega del finiquito según el Libro de Actas para Finiquitos L231215 del departamento de Inventarios autorizado por la Contraloría General de Cuentas en el folio (348) y según el Acta número (106-2016) Firmada y sellada por parte del Departamento de Inventarios; firmada, sellada y autorizada por el Jefe del Departamento Financiero, extendido el 1 de abril del 2016.

Teniendo por presentado en tiempo y forma requerida la presente y esperando que sean de utilidad las razones expuestas anteriormente, se sirvan en aceptar como válidas para desvanecer este hallazgo."

En oficio sin número de fecha 5 de mayo de 2017, Julio Roberto Paiz Castillo, Encargado de Inventarios de Ferrocarriles de Guatemala, manifiesta lo siguiente: "Cabe mencionar que desde que inicie la prestación de mis servicios técnicos en FEGUA en el mes de abril de 2016, hasta la presente fecha las áreas de ingeniería y jurídico han estado trabajando conjuntamente para solucionar la problemática de las fincas de FEGUA, así mismo el área donde presto mis servicios técnicos si cuenta con documentación de respaldo con un total de 167 certificaciones de fincas propiedad de FEGUA, (adjunto archivo en digital) las mismas fueron solicitadas para escanearlas al departamento de Contabilidad. Así mismo sigo a la espera que me traslade un informe detallando la problemática o mejoras de las fincas de FEGUA y sus modificaciones, y por lo tanto que toda esta información se me sea trasladada por medio de instrucciones del Jefe Financiero para realizar alguna modificación a los datos de inventarios, debido que el Jefe Financiero también está a la espera que se rinda algún informe sobre los

Contraloría General de Cuentas 74 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

inmuebles de FEGUA para poder cumplir con las recomendaciones que en su momento realizaron los auditores de Contraloría."

En nota sin número de fecha 5 de mayo de 2017, la Licenciada Farah Anayte Pereira Grijalva, quien fungió como Encargada del Área Jurídica de Ferrocarriles de Guatemala, manifiesta lo siguiente: "Con fecha veintiséis de abril del año en curso, se me notificó el oficio DAEAD-0079-FEGUA-8017, a través del cual se me informa de un hallazgo de control interno (HALLAZGO No. 4) por falta de documentación de respaldo y otros en la cuenta tierras y terrenos; asimismo se me informa que la discusión del mismo será el día viernes 5 de mayo del año en curso a las 14:00 horas, en las oficinas centrales de Ferrocarriles de Guatemala. En primera instancia es necesario indicar que fui contratada para brindar servicios profesionales como Asesor Jurídico de FEGUA, según los contratos de los que adjunto copia, por lo que no tengo la calidad de funcionario y/o empleado público y no ocupo cargo o puesto como “Encargado del Departamento Jurídico”. No obstante lo anterior y en seguimiento a lo manifestado por los señores Auditores, como asesora jurídica procedí al análisis de la condición y criterios vertidos en el posible hallazgo, del cual se entiende que la premisa es que no se dio seguimiento a las recomendaciones derivadas del informe de Auditoría a la ejecución del Presupuesto del ejercicio fiscal 2015, pues no se cuenta con la documentación de respaldo de 85 inmuebles que no presentan descripción y valor asignado y carecen de escritura pública, y que únicamente se contaba con 101 certificaciones extendidas por el Registro General de la Propiedad.

Es de suma importancia resaltar que el señor Interventor giró instrucciones para determinar la situación general de la Empresa de los Ferrocarriles de Guatemala -FEGUA- y desarrollar un plan de trabajo para su gestión. En lo que respecta a tierras y terrenos, giró instrucciones para proceder a la actualización y búsqueda de documentos de respaldo para amparar y determinar los inmuebles propiedad de FEGUA y se contrataron servicios técnicos y profesionales para analizar la situación de los inmuebles, con lo cual sí ha dado seguimiento a las recomendaciones vertidas en el Informe de Auditoría correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Los avances obtenidos en relación a las 231 fincas descritas en el Informe de Auditoría, se describen en el cuadro siguiente:

Situación de Tierras y Terrenos de FEGUA al mes de abril de 2017 Análisis

Se cuenta con 158 certificaciones emitidas por el Registro de la Propiedad Se cuenta con 10 consultas electrónicas

Las fincas que aparecen en el informe y que no cuentan con número de finca, folio y libro, que son 43, se presume que se trata de derechos de posesión.

Aparecen 12 fincas repetidas (mismo número de finca, folio y libro) 8 fincas no encontradas en el Registro General de la Propiedad y la

Contraloría General de Cuentas 75 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Dirección de Catastro y Avalúos de Bienes Inmuebles (DICABI),

Total de 231 fincas

Aunado a lo anterior, se realizaron diferentes acciones, entre ellas:

Acercamiento con diversas instituciones como el Registro de Información Catastral (RIC), Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles (DICABI), Registro General de la Propiedad, Remisión de solicitudes a DICABI para actualización de