Physical Education

No. Nombre Renglón Puesto Deficiencia

1 Edwim Alfredo de León Mendoza

22 Encargado de Presupuesto

Aprobación de Contrato, Constancia de envío a Contraloría, Acta de toma de posesión, constancia de Nivel Academia y Finiquito

2 Marta Gladis Salazar Zelada

22 Auditor Interno Constancia de envío de Contrato a Contraloría, acta de toma de posesión, constancia de Colegiado Activo y carta de recomendación

3 Walter Rolando Juc López

29 T é c n i c o Administrativo II

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría, solvencia fiscal y antecedentes penales. 4 Jorge Manuel Rodríguez López 29 T é c n i c o Administrativo III

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría, actualización de datos de contraloría y solvencia fiscal.

5 Lilian Judith Ordoñez Morales

29 T é c n i c o Administrativo III

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría, solvencia fiscal y Constancia de nivel academia.

6 Roberto Antonio Cano López

29 A s e s o r Jurídico I

Publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría, actualización de datos contraloría y solvencia fiscal.

7 Gregorio Reyes Barrios

29 A s e s o r Jurídico

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría, actualización de datos de contraloría y solvencia fiscal.

8 Gustavo Alberto Menéndez Córdova

29 Técnico en Informático

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría y solvencia fiscal.

9 Ingrid Jeannette Crocker Guzmán de Ortiz 29 A s e s o r Jurídico

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría, actualización de datos de contraloría y solvencia fiscal.

10 Rubi Claribel Mendiaz de Torres

29 T é c n i c o Administrativo I

Aprobación de contrato, publicación de Guatecompras, copia de contrato envío a contraloría y solvencia fiscal.

FUENTE: REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE LOS EMPLEADOS DEL RENGLÓN 022 Y 029 DE FERROCARRILES DE GUATEMALA.

Contraloría General de Cuentas 49 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Norma General de Control Interno Gubernamental, Norma 1.2 Estructura de control interno, establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio.”, norma 2.6 Documento de respaldo establece: “Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”.

Causa

Las Encargadas de Recursos Humanos, no implementaron los controles adecuados y eficientes, para la actualización de los expedientes de personal permanente y temporal.

Efecto

La falta de actualización de los expedientes del personal, dificulta la toma de decisiones administrativas, a nivel de recursos humanos, así también obstaculiza la efectiva fiscalización de la documentación de soporte del personal contratado, con carácter temporal o permanente.

Recomendación

El Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, debe girar instrucciones a la Encargada de Recursos Humanos, para mantener actualizada la información contenida en los expedientes del personal, para garantizar que los mismo, contengan todos los documentos de identificación y soporte, que permite obtener la información confiable y oportuna.

Comentario de los Responsables

En nota s/n de fecha 05 de mayo de 2017 el Licenciado Germán Rafael Rottman Chang, quién fungió como Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, por el

Contraloría General de Cuentas 50 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

periodo comprendido del 01 de enero al 01 de marzo 2016, manifiesta: “En cuanto a los dos Hallazgos anteriormente relacionados quiero establecer que por estas deficiencias detectadas dentro de la Unidad de Recursos Humanos a pesar de que en reiteradas ocasiones se le solicitaba a la encargada de Recursos Humanos de que accionará de conformidad con la Ley, a pesar de que en muchas oportunidades se le instruía de manera verbal como escrita de conformidad a los oficios que acompaño al presente documento ( Oficio RRHH/082-2015 de fecha 5 de noviembre de 2015, Oficio de fecha 9 de noviembre de 2015, Oficio No. 112-2015 Clasificación GaG de fecha 18 de diciembre de 2015, Oficio UDAI No. 008-2016 de fecha 12 de febrero de 2016) documentos entre otros, mediante los cuales se demuestra que a la encargada de Recursos Humanos se le giraban instrucciones precisas para accionar de conformidad a los procedimientos, mismos que obvió aplicar; y fue en base a los documentos que se acompañan y a otros mediante los cuales se giraban instrucciones para asignaciones precisas y a los que no les daba cumplimiento, razones por las cuales tome como medida correctiva la decisión de destituirla del cargo.

Es importante resaltar y evidenciar la irresponsabilidad que la encargada de Recursos Humanos demostraba una y otra vez en su falta de acciones, , seguía reincidiendo en las mismas debilidades al aplicar los procedimientos, es por lo anteriormente expuesto que solicito a los señores Auditores de la Contraloría General de Cuentas que tomen en consideración que dichas acciones no se pudieron tomar por falta de apoyo de la encargada responsable de Recursos Humanos de FEGUA y que a pesar que se le instruía de manera constante para que actuará con responsabilidad, motivo por el cual al no hacerlo tome la medida correctiva de destituirla, por lo que solicito que se tome en consideración que si tome las medidas preventivas y correctivas dentro de dichas dificultades que provocaba esta persona. (Acompaño fotocopia de Oficio de destitución No. 92-2016 Clasificación GaE de fecha 23 de febrero de 2016). Por lo anteriormente expuesto y los argumentos valederos presentados solicito a los Honorables Delegados de la Contraloría General de Cuentas que se desvanezca el presente hallazgo."

En oficio No. 615-2017, de fecha 05 de mayo de 2017 el Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, Ingeniero Roberto Carlos Mancilla Alvarado, manifiesta: “En la condición del presente hallazgo, se indica que se evaluaron los expedientes correspondientes a personal contratado bajo los renglones 022 Personal por contrato y 029 Otras remuneraciones de Personal Temporal, estableciendo posibles o supuestas deficiencias por incumplimiento de requisitos legales que el personal debe proporcionar. Se aprecia una tabla que describe un total de 10 expedientes.

Con base en la tabla citada, diremos que únicamente nos conciernen los numerales 1 correspondiente al señor Edwin Alfredo De León Mendoza y el

Contraloría General de Cuentas 51 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. 2. 3. 4. 5.

numeral 2 de la Licenciada Marta Gladis Salazar Zelada, esto con base en el Contrato Administrativo No. 029-100-2016 de fecha 01 de abril de2016 de la señora Maria Del Carmen Roca, por medio del cual inicia la relación contractual con la Empresa Ferrocarriles de Guatemala.

Del numeral 1, se remite fotocopia de la siguiente documentación:

Acuerdo de Intervención No. 049-2016 de fecha 09 de mayo de 2016 por medio del cual la autoridad superior de Ferrocarriles de Guatemala aprueba el Contrato Administrativo No. 022-16-2016. (Ver folio 1 al 2).

Constancia de envío a Contraloría General de Cuentas por medio del Oficio de fecha 25 de mayo de 2016, remitido a la Licenciada Amelia Pineda Yuman Directora de Probidad de la Contraloría General de Cuentas y al Licenciado Saúl Eriberto Urrutia Barrientos Jefe de la Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, por medio del cual se notifica la contratación de personal de conformidad con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92. (Ver folios 5 al 10)

Fotocopia del Acta No. 05-2016 de fecha 09 de mayo de 2016, a través del cual se hace constar la toma de posesión del cargo (Ver folios 11 al 13). Fotocopia del Título que lo acredita como Perito Contador, lo cual constituye la constancia de nivel académico. (Ver folio 14)

En relación al Constancia transitoria de inexistencia de cargos (finiquito), el señor de León presta sus servicios desde el 16 de julio de 1985.”

La Señora Rut Noemí Gonzales Amaya, fue notificada por medio de oficio No. DAEAD-0078-FEGUA-90-2017 de fecha 26 de abril 2017, quién fungió como el Cargo de Encargada de Recursos Humanos por el periodo comprendido del 04 de enero al 23 de febrero 2016.

En nota s/n de fecha 04 de mayo de 2017, la Señora Hercilia Tamar Rosa quién fungió como Encargada de Recursos Humanos de Ferrocarriles de Guatemala, por el periodo comprendido del 24 de febrero al 31 de marzo 2016, manifiesta: “Los contratos descritos en este apartado no corresponden al periodo bajo mi responsabilidad, ya que fui contratada el día 24 de febrero de 2016 finalizando mi contrato el 31 de marzo del año 2016. Por lo que no fui la encargada de dicho trámite. Es por ello que ruego tomar en cuenta los presentes argumentos y la información proporcionada por Recursos Humanos de FEGUA en relación al mismo para el descargo de este hallazgo a mi persona.”

En oficio s/n, de fecha 05 de mayo de 2017, Encargada de Recursos Humanos de Ferrocarriles de Guatemala, Señora María del Carmen Roca Marroquin de Samayoa, manifiesta: “En la condición del presente hallazgo, se indica que se evaluaron los expedientes correspondientes a personal contratado bajo los

Contraloría General de Cuentas 52 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5.

renglones 022 Personal por contrato y 029 Otras remuneraciones de Personal Temporal, estableciendo posibles o supuestas deficiencias por incumplimiento de requisitos legales que el personal debe proporcionar. Se aprecia una tabla que describe un total de 10 expedientes.

Con base en la tabla citada, diremos que únicamente nos conciernen los numerales 1 correspondiente al señor Edwin Alfredo De León Mendoza y el numeral 2 de la Licenciada Marta Gladis Salazar Zelada, esto con base en el Contrato Administrativo No. 029-100-2016 de fecha 01 de abril de 2016 de la señora Maria Del Carmen Roca, por medio del cual inicia la relación contractual con la Empresa Ferrocarriles de Guatemala.

Del numeral 1, se remite fotocopia de la siguiente documentación:

Acuerdo de Intervención No. 049-2016 de fecha 09 de mayo de 2016 por medio del cual la autoridad superior de Ferrocarriles de Guatemala aprueba el Contrato Administrativo No. 022-16-2016. (45 y 46 folios) Constancia de envío a Contraloría General de Cuentas por medio del Oficio de fecha 25 de mayo de 2016, remitido a la Licenciada Amelia Pineda Yuman Directora de Probidad de la Contraloría General de Cuentas y al Licenciado Saúl Eriberto Urrutia Barrientos Jefe de la Unidad de Registro de Contratos de la Contraloria General de Cuentas, por medio del cual se notifica la contratación de personal de conformidad con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92. (Ver folios 47 al 52).

Fotocopia del Acta No. 05-2016 de fecha 09 de mayo de 2016, a través del cual se hace constar la toma de posesión del cargo. (Ver folios 53 al 55 folios).

Fotocopia del Título que lo acredita como Perito Contador, lo cual constituye la constancia de nivel académico. (Ver folio 56)

Fotocopia del Oficio No. 015-2016 de fecha 15 de abril de 2016, en la que se solicita el finiquito; Nota de fecha 18 de mayo de 2016 del señor Edwin De León dirigida al Interventor de Ferrocarriles de Guatemala en donde indica: “De manera atenta me dirijo a su persona deseándole éxito en sus actividades profesionales y personales. Por medio de la presente cordialmente hago de su conocimiento que mi persona le aparece en la CGC multas, motivo por el cual no me han podido extender mi constancia transitoria de inexistencia de reclamación de cargos (finiquito) y mi declaración jurada patrimonial.

El compromiso adquirido por el señor De Leon, quedo subsanado al momento de presentar fotocopia de su finiquito en Ferrocarriles de Guatemala el 27 de marzo de 2017 fotocopia que se acompaña al presente oficio. (3 folios).

Del Numeral 2, expediente de la Licenciada Marta Gladis Salazar Zelada se remite la siguiente documentación:

Contraloría General de Cuentas 53 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

1.

2. 3. 4.

Oficio dirigido al Licenciado Saúl Eriberto Urrutia Barrientos Jefe de la Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 31 de mayo de 2016, por medio del cual se notifica la contratación de la Licenciada Salazar, de conformidad con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92.

Fotocopia del Acta No. 03-2016 de fecha 02 de mayo de 2016, a través del cual se hace constar la toma de posesión del cargo. (3 folios)

Fotocopia de la Constancia de Colegiado Activo. (1 folio) Fotocopia de la carta de recomendación (1folio)".

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo al Licenciado Germán Rafael Rottman Chang, comprobándose que durante su gestión no se realizaron las acciones correspondientes para realizar la actualización de personal. Los oficios que él describe en sus argumentos de descargo, no hacen alusión directa para atender tal situación, sino más bien son situaciones de carácter general. El hecho de que exista una encargada de personal no le exime la responsabilidad de verifcar y supervisar que el personal bajo su cargo, cumpla con las funciones para las cuales fue contratado.

Se confirma el hallazgo al Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, Ingeniero Roberto Carlos Mancilla Alvarado, para la Señora Hercilia Tamar Rosa González Scheel quién fungió como Encargada de Recursos Humanos de Ferrocarriles de Guatemala, por el periodo comprendido del 24 de febrero al 31 de

marzo 2016 y para la Señora María del Carmen

Roca Marroquin de Samayoa, Encargada de Recursos Humanos de Ferrocarriles de Guatemala, debido que al momento de realizar la revisión de los expedientes, no obstante que se les concedió el tiempo oportuno para que presentaran lo requerido, no se tuvo a la vista la documentación que se describe en la condición del presente hallazgo, relacionada con la conformación de los expedientes de personal.

Se confirma el hallazgo a la Señora Rut Noemí Gonzales Amaya, quien fue notificada por medio de oficio No. DAEAD-0078-FEGUA-90-2017 de fecha 26 de abril 2017, quién fungió como Encargada de Recursos Humanos por el periodo comprendido del 04 de enero al 23 de febrero 2016, ya que no presentó argumentos que evidencien que paticipó en la actualización de expedientes de personal.

Acciones Legales y Administrativas

Contraloría General de Cuentas 54 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

INTERVENTOR GERMAN RAFAEL ROTTMAN CHANG 3,750.00

INTERVENTOR ROBERTO CARLOS MANCILLA ALVARADO 3,750.00

ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS RUT NOEMI GONZALEZ AMAYA 2,000.00 ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS HERCILIA TAMAR ROSA GONZALEZ SCHEEL 2,000.00 ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS MARIA DEL CARMEN ROCA MARROQUIN DE SAMAYOA 3,000.00

Total Q. 14,500.00

Hallazgo No. 3

Falta de Manual de Perfil de Puestos Condición

En Ferrocarriles de Guatemala, Programa 11 Servicios de Control y Conservación Ferroviaria, se estableció que la entidad no cuenta con Manual de Funciones y Procedimientos que defina las funciones y/o atribuciones, puestos, que debe desempeñar el personal contratado bajo los renglones presupuestarios, 022 Personal por Contrato, 029 Otras Remuneraciones de personal temporal, 181 Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad, 183 Servicios Jurídicos y 184 Servicios económicos, contables y de Auditoría.

Criterio

El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.10 Manuales de Funciones y procedimientos, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo."

Causa

El interventor de Ferrocarriles de Guatemala, y las Encargadas de Recursos Humanos, no han elaborado los respectivos manuales de funciones y procedimientos.

Efecto

Riesgo de que los funcionarios y empleados no asuman sus roles y responsabilidades, debido a que éstas no están asignadas en los manuales

Contraloría General de Cuentas 55 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

respectivos; así mismo, en la Entidad, puede apreciarse una falta de definición de estandarización de atribuciones del personal.

Recomendación

El Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, debe girar instrucciones a la Encargada de Recursos Humanos, para que se proceda a la elaboración de los manuales respectivos, a efecto de que éstos, sea implementado a la brevedad posible.

Comentario de los Responsables

En nota s/n de fecha 05 de mayo de 2017, el Licenciado Germán Rafael Rottman Chang quién fungió como Interventor de Ferrocarriles de Guatemala, por el periodo comprendido del 01 de enero al 01 de marzo 2016, manifiesta: “Tal y como lo manifiesto en el Apartado de Antecedentes del presente documento, como Interventor estaba consciente de estas debilidades de FEGUA; y es por ello que hice mi mayor esfuerzo para que los Manuales de Procedimientos de FEGUA se elaboraran de forma actualizada con la realidad de la Institución y conforme a las leyes vigentes en la materia y es por ello que los elaboramos en mi gestión; fue un legado que considere de suma importancia dejarle a FEGUA y lo cumplí a pesar de las limitaciones en cuanto a falta de personal especializado y a la falta de presupuesto, dichos manuales fueron entregados a la actual administración mediante Acta de fecha, 1 de marzo de 2016, fecha en la cual el actual Interventor tomo posesión como Interventor de FEGUA; me preocupe por elaborarlos a pesar de que el tiempo de mi gestión fue muy corto con tan solo 5 meses pero me esforcé por contratar a una profesional específica con experiencia en esta materia para que se dedicará a elaborarlos y logramos terminarlos antes de ser sustituido por el actual Interventor.

En cuanto al Manual de Perfil de Puestos quiero establecer que la profesional a quién había contratado para la elaboración de dichos Manuales los elaboró, y fueron trasladados a la encargada de Recursos Humanos, pero cuando fue destituida por no realizar sus acciones conforme a la Ley, la profesional que entro en sustitución de Ruth González, la Licenciada Hercilia Tomar Rosa González Scheel, encargada de Recursos Humanos de FEGUA con fecha 24 de febrero de 2016 mediante Oficio 004-2016-RH/hg que se adjunta al presente documento me informo que la anterior encargada de Recursos Humanos había borrado y no se encontraba físicamente toda la información institucional (manuales, oficios, tramites en general) y fue ese el motivo por el cual lamentablemente dicho Manual de Perfil de Puestos no pude entregárselo a las nuevas autoridades de FEGUA, pues entre la fecha de la destitución de la encargada de Recursos Humanos a la fecha en que me sustituyeron solamente mediaron 8 días hábiles pues ella fue destituida el 23 de febrero de 2016 y mi sustitución fue el 3 de marzo

Contraloría General de Cuentas 56 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

de 2016. Es por lo anterior mente expuesto y fundamentado que solicito a los señores de la Contraloría General de Cuentas que tomen en cuenta que a pesar de tan pocos meses que duro mi gestión (5 meses) me preocupe por ordenar en FEGUA todo el desorden que encontré y poder tomar de una u otra forma las medidas correctivas correspondientes. (Acompaño fotocopia del Acta mediante la cual entregue mi cargo en donde se establece que se entregaron al actual

Interventor los manuales de Procedimientos establecidos), solicito

respetuosamente a los Auditores de la Contraloría General de Cuentas que se me exima y se desvanezca el presente Hallazgo, y que se tome en consideración que me dedique a que FEGUA se convirtiera en una Institución transparente y me esforcé para que se cumpliera con todos los pasos de procedimientos que la