2.3 Strong lensing
3.1.2 Linear structure formation
RUTA: Parámetros - Bloqueo de fecha El bloqueo de fecha protege la información contra borrado o adición de registros de periodos ya auditados.
Se puede desbloquear según lo estime conveniente El administrador del programa con la tecla F9 ó botón mover en ceros.
5.10. DEFINICIÓN DE PLAN UNICO DE CUENTAS
RUTA: Contador –Administración del P.U.C. – Apertura de cuentas Contables – Apertura plan de cuentas
El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación, según el seleccionado en la instalación de la empresa. El
Catálogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la información de todos los módulos que lo componen, ya que define:
• Niveles de Clasificación
• Enlaces Contabilidad - Otros Módulos • Características Especiales
Niveles de clasificación GRUPO
Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en relación la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definición de los niveles deben estar acorde con las normas contables que existen según el Decreto Reglamentario 2649 de 1993.
NIVEL CODIGO DESSCRIPCION
GRUPO 11 Disponible
CUENTA 1110 Bancos
SUBCUENTA 101005 Moneda Nacional
AUXILIAR 11100501 Banco de Bogota
SUBAUXILIAR 1110050101 Cuenta Corriente No 26411810 Hasta el nivel de la Subcuenta se mantiene un paralelo con el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, en cuanto a los códigos y la descripción, si en la instalación de la empresa se indicó Mantiene el P.U.C. “SI”
5.11. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS
A través del Plan Único de Cuentas es posible establecer enlaces desde el módulo de contabilidad con los demás módulos de SIIGO, y de su correcta definición dependerá el buen manejo del programa en forma integrada y la obtención de informes.
136595. Por Pagar 2105, 220505, 221005, 2335 y 133005.
Terceros. El efecto de marcar una cuenta como Si tercero, es para que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula a nivel de cada Tercero que sea asignado en el registro.
La marcación de una cuenta como Retención tiene efecto en la emisión de los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención.
Centros de Costos. La marcación de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un stado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcación a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos.
Ajustable. Corresponde a la marcación que se le deben asignar a las cuentas no monetarias que son ajustables por inflación, como por ejemplo: Inventarios,
Propiedad planta y equipo, Diferidos y Patrimonio. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios:
Paag. Se aplica para todas las compañías que ajusta al porcentaje acumulado (ajuste año gravable).
Acuerdo. Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente se aplica para empresas del estado.
Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación.
Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.
Moneda Extranjera / Desea ajustar Extranjera : Se debe hacer la asignación de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio.
Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crédito).
Cuenta alterna: Cuando alguna empresa sea filial de una matriz extranjera en donde tenga que enviar balances con el código de las cuentas de la filial, se deben incluir el código contable de la matriz y el nombre de esta cuenta como la tenga catalogada la sociedad matriz.
Datos de los bancos: Estos datos son para los medios magnéticos, en el caso del código relacionado con Bancos donde solicita el acumulado por entidad financiera, razón social y Nit.
5.12. CREACIÓN DE TERCEROS
FOTO DEL TERCERO
Para subir la foto en siigo es necesario dentro de la carpeta de siiwi01, siiwi02, siiwi03 etc
Crear una carpeta con el nombre de IMÁGENES.
Dentro de esta carpeta se debe guardar la foto del tercero con las siguientes características:
Debe tener un tamaño de 156 X 156
Debe nombrarse con el número del nit respectivo con una extensión .BMP Ej: la cedula 79458539 se bebe nombrar así:
En el momento de la creación del tercero en siigo cuando se digita la cedula aparece la respectiva imagen.
RUTA: Contador – Administración de terceros – Apertura de terceros
En esta opción se puede hacer la creación de la base de datos de todos los terceros: Clientes, Proveedores y Otros, asignando la marcación respectiva.
Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:
Nit. (16 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de verificación.
Numero de Identificación del Extranjero. Este se asigna a los terceros el extranjero para ser leído por el asistente de Medios Magnéticos DIAN para reportar las transacciones realizadas con terceros del Extranjero de Con respecto aquellos códigos que se deben reportar Nit de extranjeros, ya no es necesario que se lleve un consecutivo de cada uno de los Nits, se podrán registrar nuevamente con los nueve cuatro Ejemplo: 444444444.
Maneja Sucursales / Sucursal. Cuando el mismo NIT posee diferentes direcciones de entrega (Mismo Nit, con diferentes direcciones), a continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999.
Nombre. (Campo 60 posiciones alfanuméricas). Este nombre debe corresponder con el NIT que se ha registrado en la cámara de comercio.
Contacto. (Campo 50 posiciones alfanuméricas) que le permitirá en un momento dado establecer una persona específica con quien comunicarse.
País / Ciudad. Asignar al cual pertenezca el tercero. Este campo lo valida el Asistente de Medios Magnéticos DIAN
Activo. Con esta marcación lo muestra en la lista de las diferentes consultas y elaboración de comprobantes, caso contrario no lo muestra.
Dirección. (Campo de 100 posiciones alfanuméricas), asigne la dirección del tercero en los dos campos existentes.
Teléfonos – Fax – A.A. Digite hasta cuatro (4) números telefónicos del NIT, el número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero.
Sexo. Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas Naturales o Jurídicas.
Cumpleaños. Digite la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, seguidos sin separaciones
Tipo. Seleccione el correspondiente, NIT o Cédula.
Digito Verificación. Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige.
Clasificación. Seleccione el correspondiente Cliente, Proveedor ó otros.
Beneficio DIAN Retiva Compras. Se asigna a los proveedores a los cuales se les practica retención de IVA según el beneficio de aplicación por el Decreto 415 del 2004 y Decreto 2502 del 2005.
Clasificación. La solicita el sistema cuando el tercero creado se marca como Cliente ó Proveedor
RUTA: Contador – Administración de terceros – Mantenimiento de terceros Esta opción se utiliza para modificar en forma general o individual el movimiento de los Nits.
MANTENIMIENTO GENERAL
Ruta: Contador – Administración de terceros – Mantenimiento de terceros – General. Si desea realizar mantenimiento de Nits, trasladando todo el movimiento de un período especifico a un nit correcto, se realiza por mantenimiento general.
Nit Actual. Digite el Nit a Cambiar, paso seguido aparecerá el nombre del tenedor de ese Nit, en caso de no existir en el pie de pantalla aparecerá “NIT no catalogado”. Nit Nuevo. Digite el Nit Nuevo, al cual va a trasladar todo el movimiento, en caso de no existir digite el Nombre a crear (50 posiciones).
Desea mantener el contacto del Nit Actual. Si se mantiene el nombre del tercero al cual se le esta realizando el mantenimiento.
Año Desde. Digitar desde donde se desea modificar el movimiento.
Esta Seguro. Si los datos están correctos seleccionarlo, caso contrario dar Esc y retomar el proceso de forma correcta.
MANTENIMIENTO INDIVIDUAL
Ruta: Contador – Administración de terceros – Mantenimiento de terceros – Individual
Se utiliza en caso de haber grabado en forma incorrecta alguna secuencia el comprobante: Permite modificar la cuenta, descripción, valor, base de retención, Nit y nombre del tercero, estas modificaciones las toma para los certificados de retención.
Número de meses. Corresponde a la cantidad de meses que se verificaran hacia atrás, para identificar que el tercero no tenga movimiento.
Rango de Terceros. Es el rango de NITS que se verificaran para hacer la marcación. El sistema marcará automáticamente los terceros que no tengan movimiento y cuyos saldos a 31 de diciembre sean ceros.
INFORME. Solicita rango de fechas y Nits a mostrar en orden alfabético ó numérico en Excel.
Muestra las modificaciones realizadas y con que usuario del sistema en que fecha y hora.
5.14. DEFINICION DE DOCUMENTOS
El proceso de parametrización de los documentos es uno de los ejes centrales en la implementación del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de la implementación, así como la obtención de informes útiles y exactos.
Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento
5.14.1. TIPOS DE DOCUMENTO
A – Ajustes x Inf. Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de ctivos fijos ó propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas No monetarias. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
C – Nota Crédito. Documento que permite tener control contable de las notas crédito bancario o tener control de las devoluciones de factura con el fin de afectar los costos de forma manual.
D – Nota Debito. Documento que permite tener control contable de las notas debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa hacia los proveedores.
F – Factura de Venta. Documento contable que permite tener control de la facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización.
G – Comprobante de Egreso. Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc.
J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancías o devolución de facturas.
L – Otros. Documento que permite tener control contable a los demás conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc. N – Nota interna. Documento que permite tener un consecutivo de las notas internas de contabilidad.
O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la transformación de materia prima a producto terminado.
P – Registro de compras. Documento que permite tener un control contable de las compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo.
R – Recibo de caja. Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes. Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen.
S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va a ser facturada.
T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a otra.
U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control sobre las devoluciones de mercancías realizadas por los proveedores
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
Estado Del Documento. De bebe marcar esta opción si se quiere inactivar un documento el cual no se quiera volver a trabajar.
Numeración Inicial. Digite el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.
Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 300 ítems.
Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.
Importante. Esta opciones tiene efecto cero en el Siigo Contador debido a que el sistema las utiliza para realizar estos cálculos por el modulo de
Elaboración de Documentos.
Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de venta. Recuerde que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de venta para que no disminuya la base para
el cálculo del IVA Devuelto.
Cuenta ICA Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es 135518. Cuenta Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es 135517. Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la venta se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la compra.
En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera casilla).
En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el
5.14.1.2. COMPROBANTE DE EGRESO
El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para ada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definirá un tipo de recibo.
Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 iferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.
Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.
Cuenta Banco. Digite el código de la cuenta del Banco que más utilice para girar, este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de egreso.
5.14.1.3. RECIBO DE CAJA
El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de clientes. Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definirá un tipo de recibo.
Numeración Inicial. Digite el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes
Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso
La versión 5.1 incorpora un nuevo documento conocido como TIPO U utilizado para las devoluciones en compras.
6. PARÁMETROS GERENTE.
RUTA: Parámetros – Parámetros Gerente
Esta opción aplica para definir los rangos de algunas cuentas que se toman como base para generar algunos informes dentro del módulo del gerente.
Rango de bancos. Se debe ingresar el rango de las cuentas de bancos que utilicé la empresa las cuales serán utilizadas en el informe de saldos bancarios en el modulo de Gerente. Ejemplo: 111005, 112005, etc.
Rango de efectivo. Se debe ingresar el rango de las cuentas de caja que utilicé la empresa las cuales serán utilizadas en el informe de flujo de fondos en el modulo de
Gerente. Ejemplo: 110505, 110510, etc.
Factor de Conversión. Este aplica para los Siigos que tienen el modulo de inventarios el cual lee los productos que manejan factor de conversión, para el Contador No Aplica.
6.1. COMPROBANTES PREFIJADOS.
RUTA: Contador – Control de comprobantes – Comprobantes prefijados
Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones periódicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes
6.2. COMPROBANTES PREFIJADOS.
RUTA: Contador – Control de comprobantes – Comprobantes prefijados
Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones periódicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), y causaciones de gastos pagados por anticipado.
Cuando se ingresa a comprobantes prefijados muestra tres opciones las cuales son: Fija. Es la parametrización de cada uno de los comprobantes prefijados que se van a utilizar.
Imprime. Es la impresión de un listado de todos los comprobantes parametrizados.
Utiliza. Es correr el proceso para realizar la respectiva causación o contabilización.