Es sumamente importante conocer el origen de la información contable ya que La información contable debe tener cierto tipo de cualidades que satisfagan las necesidades de los usuarios, esta debe ser comprensible, útil, clara, pertinente, confiable, oportuna, neutral, verificable, comparable y debe representar fielmente los hechos económicos de la empresa.
Según Navarro (2004) afirma que; los orígenes pueden remontarse, aproximadamente, a 4000 años a.C.; así podemos encontrar ya vestigios de ella en los antiguos pueblos que poblaron Mesopotamia, del mismo modo que en egipcios, griegos y romanos. Probablemente, dicho origen se produjo cuando las actividades del hombre rebasaron su capacidad memorística y este se viera obligado a llevar registros por escrito de ellas. Por tanto la información contable nace de la práctica y va evolucionando gradualmente medida que van surgiendo las necesidades del hombre. La información contable de la empresa sigue siendo un elemento básico, sin embargo es justo reconocer que la enorme y rápida evolución acontecida ha eludido varias consecuencias y así mismo ha tenido ventajas relevantes, por lo tanto la información contable cumple un rol importante dentro de la contabilidad. El no contar con un sistema contable en una empresa puede llevar a consecuencias negativas como fraudes, robos, despilfarro o quiebra de la organización, es
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por eso que se considera de vital importancia que toda empresa independiente de su actividad comercial, industrial o de servicios cuenten con un sistema contable.
1.2.9.1. Información contable
La recopilación de la información contable es diferente porque depende de la actividad a la cual se dedica la empresa, por tanto es eludible conocer su definición.
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes, el objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación.
Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas.
El fin fundamental de la contabilidad ha sido y será apegarse adecuarse a las necesidades de información de cada entidad y proporcionar información financiera, mediante estados financieros que sean útiles para tomar decisiones acertadas en beneficio de la entidad, para logro de sus objetivos. (Paredes, 2012)
En conclusión la información contable son aquellas documentaciones como facturas, notas de venta entre otros., que certifican la credibilidad de dicha información; es decir, toda información necesaria que permita la buena administración de la empresa agropecuaria que permita seguir un proceso contable relevante como: clasificar, identificar, medir, analizar, evaluar y registrar, todas las operaciones y actividades tanto agrícola como ganadera. Su función principal es servir como base para tomar decisiones; en base a los datos financieros recopilados. El fin fundamental de la contabilidad ha sido y será proporcionar información financiera, mediante estados financieros que sean útiles para tomar decisiones acertadas. 1.2.9.2. Naturaleza de la información contable
Es importante conocer la naturaleza de la información contable para la aplicación adecuada en la presente investigación.
Es indudable que el concepto de la contabilidad como técnica de información ha logrado predominio absoluto, eliminando la miopía de considerársela únicamente como registro de hechos históricos. Hemos llegado a colocarla en el sitio que le corresponde: el de herramienta intrínsecamente informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas y externas por parte de los diferentes usuarios.
En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, que constituye un suprasistema de información. De él emanan otros subsistemas de información cuantitativos que deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios, que acuden a la información financiera de las empresas para que cada uno, según sus características, tome las decisiones más adecuadas sobre dicha organización. (Unideg, 2013)
Dentro de la Finca “Santa Mónica”, es imprescindible contar con un sistema de información relevante, oportuna y confiable, ya que en medio en el que se desenvuelve cada vez es más completo y exige un sinnúmero de reglamentos, leyes y requerimientos establecidos tanto internamente como externamente; por ende, exige más profesionalismos en la administración de dichas empresas apoyándose con información relevante que esté
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debidamente sustentada y documentada que dará mayor credibilidad. Actualmente es imprescindible contar con un sistema contable que genere datos reales de una actividad económica, las nuevas exigencias tributarias y con el fin de no tener inconvenientes con los organismos de control como el Servicio de Rentas Internas consideran fundamental que las empresas cuentes con sistemas computarizados que permitan conocer la situación económica - financiera.
1.2.9.3. Características de la información contable
Para la recopilación de la información es relevante conocer las diferentes características para que ésta, sea la más adecuada posible.
Información veraz.- La información contable debe de ser veraz y confiable para poder ser eficaz, de no ser así se corre el riesgo de que al hacer mediciones, proyectos y tomar decisiones en base a esa información produzca efectos adversos para las finanzas.
Comparabilidad.- Este tipo de información permite que puedan hacerse comparaciones de un periodo a otro, en lo tocante a las evaluaciones financieras, que se llevan a cabo cada cierto tiempo dentro de una empresa.
Valor monetario.- La información contable lleva intrínsecamente un sentido monetario, es decir, esta intrínsecamente ligado al ámbito monetario, fiscal y administrativo de una empresa, negocio o entidad financiera, (que bien puede ser un banco u otra entidad, como es el caso de las entidades financieras gubernamentales.).
Cuidado de los gastos.- Se calculan los posibles gastos o egresos futuros así como se analizan los gastos realizados, mediante la información contenida en hojas y cuadernos de cálculo. De la misma manera sucede con los ingresos, evaluando en base a estos datos, qué cosas, pueden ser modificadas para aumentar la productividad o reducir los costos de la empresa.
Es altamente actualizable.- Cambia constantemente, es decir, tiende a ser actualizada rápidamente, en relación a los nuevos datos que se obtienen y al ser comparados, verificados, desmentidos o corroborados, por los nuevos datos o por un análisis más detallado de la información obtenida.
Son datos de sucesos ya pasados.- Presenta hechos y acciones ya realizadas, pero que influyen en las decisiones presentes y futuras, en otras palabras, la información contable, nos presenta siempre datos de movimientos económicos, y acciones ya realizadas, pero que por los resultados tienen relevancia para futuras acciones. (Redacción Ejemplode.com, 2013)
En otras palabras la información contable posee diferentes características que hacen posible que ésta, sea la correcta para el desarrollo y consecución adecuada del proceso contable agropecuario; sin embargo, la información contable pierde toda su utilidad si no reúne una serie de características cualitativas que sirvan para tomar las decisiones más adecuadas y convenientes en cada momento; la información contable tiene que ser lo más relevante y fiable posible para servir como base para la toma de decisiones empresariales y financieras.Por lo tanto, es relevante, siempre y cuando sea susceptible de influir en la toma de decisiones de los usuarios, es decir si la información está documentada para tomar decisiones económicas y financieras. Para que una información sea realmente fiable debe ser imparcial, objetiva, verificable, constituir una representación fiel de los hechos descritos. Las diferentes características puestas en conjunto constituyen un elemento esencial de la
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información financiera, por lo cual es relevante tomar en cuenta estas características, toda información contable debe reflejar información veraz que corresponda a las actividades propias de la empresa y que ésta se encuentre respaldada con la documentación pertinente. La información presentada debe permitir hacer comparaciones de sus estados financieros con el fin de conocer las variaciones que ha sufrido la entidad de un periodo a otro y conocer las causas en el caso de incremento o disminuciones, se debe proyectar los gastos que se va a incurrir en el periodo económico, esto se debe realizar mediante estimación de ingresos y realizar evaluaciones periódicas de los egresos proyectados y ejecutados, los datos que se presenten en los estados financieros deben ser del periodo, no se debe considerar gastos de años anteriores ya que no permitirá conocer la utilidad real del periodo vigente.
1.2.9.4. Utilidad de la información contable
Toda información debe ser útil para el desarrollo eficiente de las actividades, por ende es relevante conocer la utilidad de la información contable.
La información se ha convertido en una herramienta que proporciona al que la tiene poder para orientar sus actuaciones, para comprender hechos pasados e interpretar el presente, ayudar a predecir el futuro y, sobre todo, reduce la incertidumbre en la toma de decisiones. Por estas razones es deseada por quien tiene que utilizarla y otorga a su propietario una posición de poder. Desde el punto de vista de la utilidad de la información económica, dentro de la cual situamos con un gran peso la información contable, cualquier actividad económica, por sencilla que sea, necesita para funcionar un sistema de información más o menos organizado. La expansión e internacionalización de la economía, el aumento de la complejidad de los negocios y las empresas que los desarrollan, han impulsado la necesidad de tener dicha información, la cual extiende su ámbito de difusión más allá del reducido círculo de agentes económicos directamente implicados (clientes, proveedores, entidades bancarias, administraciones públicas) en las distintas transacciones, llegando a la sociedad general. Como, en general, el núcleo central de cualquier información económica, y más si esta es empresarial, se obtiene a partir de la contabilidad, la información contable se justifica por el bien común, con lo cual es imprescindible que sea fiable para que se de utilidad. (Afige, 2013)
La información contable debe servir fundamentalmente para conocer y demostrar los movimientos agropecuarios dentro de la finca, es importante que dicha información sea fiable, veraz y completa; es decir, que la información de la que se disponga sea fidedigna, sin sesgos y que no induzca a error. La utilidad de la información es permitir tomar decisiones basadas en dicha información para poder adoptar la mejor resolución. Para el inicio de cualquier actividad es importante la recopilación general de información de la entidad y así mismo de las operaciones diarias que se realizan en la finca con la finalidad de llevar un registro adecuado y así seguir un proceso contable cronológico y ordenado hasta la obtención adecuada de estados financieros que permita tener una visión clara de la situación económica y financiera de la finca. El mundo actual exige que toda actividad
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económica sea ésta, comercial, industrial o de servicios, cuente con sistemas computarizados que permita conocer o reflejar información real, veraz y oportuna para ser presentada a los organismos de control en caso de requerirla y evitar sanciones del Fisco que puede ir desde multas, clausuras y cierre del negocio.
1.2.9.5. Principios de contabilidad generalmente aceptados
Para el desarrollo de la investigación es importante conocer cada uno de los principios de contabilidad generalmente aceptados para poder aplicarlos de la mejor manera.
“Los principios de contabilidad generalmente aceptados son: equidad, ente, bienes económicos, unidad de medida (moneda), empresa en marcha, valuación al costo, período (ejercicio), devengado, objetividad, realización, prudencia (conservadurismo), uniformidad, materialidad (significación relativa) y exposición”. (Bravo, 2013, pág. 10).
Todos y cada uno de los principios tienen su enfoque principal por ende es importante describir y analiza a cada uno, en el caso del principio devengado es la determinación de los resultados aunque estos hayan sido o no distinguidos. Uniformidad, en este caso debe existir uniformidad con respecto a las normas y procedimientos que se apliquen en el ejercicio contable para después poder compararlos. El principio de prudencia es simplemente elegir aquella opción que sea la más adecuada. Importancia relativa.- Se admite la no aplicación estricta de algunos de los principios y criterios contables. Cuando se refiera a ente contable se habla que la información contable que se presenta en los estados financieros se refiere siempre a un ente con objetivos, metas y políticas bien definidas. Equidad, como su nombre lo indica se refiere que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia para ninguno en particular. Medición de recursos se enfoca en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por tanto susceptible de ser valuados en términos monetarios. Período de tiempo, este principio es simplemente el tiempo estimado para el proceso contable que es generalmente de un año. La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las transacciones esto se refiere al principio de esencia sobre la forma. Principio de unidad de medida en este caso se evaluarán de acuerdo al país de origen, en este caso en dólares. Estimaciones, este principio se refiere a la utilización de estimaciones o aproximaciones. Partida doble se refiera a que cada hecho u operación debe existir una igualdad tanto en los saldos deudores como acreedores, si se entrega un bien se recibe a cambio dinero. La aplicación de los principios contables influyen dentro del desarrollo del proceso agropecuario ya que deben
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ser aplicados de manera uniforme esto evita que exista distorsión en la información, por ende existe mayor credibilidad.
1.2.9.6. Procesos de toma de decisiones
Ilustración 2 Proceso de toma de decisiones
Fuente:(Valencia, 2012)
Elaborado por: Gissela Rosero
A continuación se describe y se sintetiza cada etapa para mayor entendimiento del proceso para la toma de decisiones.
El proceso de toma de decisiones inicia con un problema, es decir, la desconformidad de alguna cosa conlleva a ser un problema. Ahora bien, antes que se pueda caracterizar alguna cosa como un problema los administradores tienen que ser conscientes de las discrepancias, estar bajo presión para que se tomen acciones y tener los recursos necesarios para resolverlo.
Una vez que se conoce la existencia del problema, se deben identificar los criterios de decisión que serán relevantes para la resolución del problema. Cada persona que toma decisiones suele tener unos criterios que los guían en su decisión.
Los criterios seleccionados en la fase anterior no tienen todos la misma importancia, por tanto, es necesario ponderar las variables que se incluyen en las lista en el paso anterior, a fin de darles la prioridad correcta en la decisión.
El desarrollo de alternativa en esta etapa se distingue todas las alternativas viales que puedan tener éxito para la solución del problema.
Este paso consiste en la obtención de todas las alternativas viables que puedan tener éxito para la resolución del problema.
Una vez que se han desarrollado las alternativas el tomador de decisiones debe analizarlas cuidadosamente. Se evalúa cada alternativa comparándola con los criterios.
La identificación de un problema
La identificación de los criterios para la
toma de decisiones. La asignación de ponderaciones a los criterios. Seleccion de alternativa Desarrollo y analisis de alternativas El desarrollo de alternativas. La implantacion de alternativas La evaluación de la efectividad de la decisión
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Selección de una alternativa, en este paso se selecciona la mejor alternativa de todas las valoradas. Las decisiones se llevan a cabo por medio de una planificación, organización y dirección efectivas. En el último paso juzga el proceso el resultado de la toma de decisiones para verse se ha corregido el problema.