Teniendo en cuenta la ilustración anterior, la empresa Helados Monserrate cuenta con una estructura funcional manejada verticalmente, agrupando la división del trabajo en las siguientes áreas funcionales: Gerencia, administración, producción y ventas.
2.3.2.1 Descripción de las áreas
Gerencia
Tabla 2. Descripción de área de gerencia.
Nombre del puesto
Gerente General
Departamento
Gerencia
N° de personas que ocupan el puesto
1
Nombre de quien lo ocupa
Doris Castaño Otálvaro
Fuente: Autores. GERENCIA GENERAL ADMINISTRADORA AUXILIAR CONTABLE PRODUCCIÓN JEFE DE PRODUCCIÓN VENTA
OPERARIOS DE LA PLANTA VENDEDORES
52 Propósito general del cargo
Controlar y direccionar las actividades del resto de las áreas funcionales. Siendo responsable de liderar y coordinar el funcionamiento y desarrollo de la planeación estratégica.
Funciones y tareas del puesto
1. Establecer las metas y los objetivos de la empresa, encaminando los procesos al cumplimiento de estos.
2. Asistir el proceso de toma de decisiones de la empresa.
Administración
Tabla 3. Descripción área administrativa.
Nombre del puesto
Administrador
Departamento
Administración
N° de personas que ocupan el puesto
1
Nombre de quien lo ocupa
Claudia Ximena Uribe
Fuente: Autores.
Propósito general del cargo
Garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos organizacionales que se han fijado previamente por la Gerencia, manejando óptimamente todos los recursos de la empresa que le han sido confiados, manteniendo los costos de producción conforme a lo establecido.
Funciones y tareas del puesto
1. Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa. 2. Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro
3. Dirigir, supervisar y ejercer liderazgo en todas las actividades y funciones de la empresa.
4. Analizar y evaluar el proceso de toma de decisiones.
5. Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
6. Coordinar planes estratégicos que permitan aumentar el número y calidad de clientes.
7. Establecer la relación empresa-proveedor para la compra de materias primas e insumos.
8. Atender y resolver las reparaciones o desperfectos que se presenten en la empresa.
53
9. Conocer, entender y hacer cumplir todo lo que compone la norma que rige la empresa (Decreto 2674 - Buenas Prácticas de Manufactura). 10. Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado en cada puesto de trabajo.
11. Analizar los problemas de la empresa en aspectos financieros, administrativos, contables y personales.
12. Realizar el proceso de pago de nómina.
13. Llevar los registros financieros y contables de la empresa. 14. Ejercer la organización documental de la empresa.
Producción
El área de producción está conformada por un jefe de producción, dos operarios divididos en sub áreas; preparación y empaque respectivamente y un auxiliar de producción. Su principal responsabilidad es llevar a cabo la elaboración de los productos que se van a comercializar cuidando la calidad e inocuidad de estos, con el fin de proteger la imagen de la empresa y así mismo satisfacer las necesidades del mercado.
Tabla 4. Descripción área de producción.
Nombre del puesto
Jefe de producción
Departamento
Producción
N° de personas que ocupan el puesto
1
Nombre de quien lo ocupa
Juan David Castaño
Fuente: Autores.
Propósito general del cargo
Liderar y supervisar todos los procesos productivos, con el fin de cumplir con los requisitos y especificaciones de la elaboración del producto.
Funciones y tareas del puesto
1. Conocer exactamente los insumos necesarios para la producción del día, semana y mes; optimizando materiales y tiempo de producción. 2. Realizar la planificación semanal.
3. Supervisar toda la transformación de la materia prima, y material de empaque en el producto terminado.
4. Coordinar labores del personal de área con autoridad y autonomía. 5. Velar por el correcto funcionamiento de maquinarias y equipos.
6. Entrenar y supervisar a cada trabajador en el proceso productivo que le corresponda.
7. Velar por la calidad de todos los productos fabricados. 8. Ejecutar planes de mejora y de procesos.
54
9. Emitir informes, analizar resultados, generar reportes de producción que respalden la toma de decisiones.
10. Cumplir y hacer cumplir las BPM; evitando accidentes, contaminación en el producto y logrando mejor calidad.
11. Ejecutar y supervisar planes de seguridad industrial. 12. Controlar la higiene y limpieza de la planta.
13. Establecer controles de seguridad y determinar parámetros de funcionamiento de equipos y procesos que garanticen la producción y seguridad del empleado.
Tabla 5. Descripción sub área de preparación.
Nombre del puesto
Operario de producción
Sub área
Preparación
Departamento
Producción
N° de personas que ocupan el puesto
1
Nombre de quien lo ocupa
Marcela Muñoz
Fuente: Autores.
Propósito general del cargo
Asistir al jefe de producción en todo el proceso de elaboración del producto, siguiendo las especificaciones de acuerdo al orden del día.
Funciones y tareas del puesto
1. Alistar el área de preparación, desinfectando y organizando los utensilios requeridos para el proceso.
2. Organizar los insumos y materias primas que se van a utilizar en el día de trabajo.
3. Coordinar y controlar los tiempos de envase y congelamiento
4. Limpiar y desinfectar el área cada que se termine un proceso de producción y al terminar el día laboral.
5. Recepcionar la llegada de insumos y materias primas, organizándolas y diligenciando el respectivo formato.
6. Coordinar y dirigir la limpieza y desinfección de la planta, llevando los respectivos registros en el formato correspondiente.
7. Realizar la recolección selectiva de residuos sólidos, registrando sus salidas en el formato.
8. Llevar un seguimiento del consumo de las materias primas, mediante una trazabilidad de la elaboración de los productos.
55 Tabla 6. Descripción Sub área de empaque.
Nombre del puesto
Operario de producción
Sub área
Empaque
Departamento
Producción
N° de personas que ocupan el puesto
1
Nombre de quien lo ocupa
María Viviana Guerrero
Fuente: Autores.
Propósito general del cargo
Finalizar el proceso de producción teniendo un buen manejo de almacenamiento y controlar las entradas y salidas del producto.
Funciones y tareas del puesto
1. Preparar los moldes para el proceso de envase.
2. Coordinar el proceso de desmoldado, cuidando la forma y calidad de los helados.
3. Desarrollar el proceso de empaque de manera rápida y eficiente, marcando previamente las bolsas con el lote de fabricación y fecha de vencimiento.
4. Almacenar los productos de manera ordenada.
5. Llevar un control de temperaturas en los congeladores que almacenan producto terminado y materia prima, tomando registro de estas en el formato establecido.
6. Realizar un control y seguimiento de la calidad de agua antes de iniciar labores de preparación; colocando los resultados en el formato correspondiente.
7. Coordinar las salidas de producción para punto de venta y distribuidores. 8. Llevar un registro y control de las entradas y salidas de producción por
medio del formato KARDEX
9. Limpiar y desinfectar el área cada que se termina un proceso y al terminar el día laboral.
10. Realizar inventarios semanales y mensuales de producto terminado.
Tabla 7. Descripción del cargo auxiliar de producción.
Nombre del puesto
Auxiliar de producción
Departamento
Producción
N° de personas que ocupan el puesto
1
Nombre de quien lo ocupa
Jairo Gutiérrez
56 Propósito general del cargo
Realizar las actividades necesarias que apoyen el proceso productivo, supliendo los requerimientos de la empresa.
Funciones y tareas del puesto
1. Realizar las compras de insumos y materias primas que requiera la empresa.
2. Pelar y arreglar la fruta que se le sea asignada.
3. Desarrollar procesos de limpieza que se le sean asignados en toda la empresa.
Ventas
Propósito general del cargo
Impulsar y/o promocionar los helados, siendo proactivos al ofrecer los productos contando con una excelente atención al cliente, encaminando sus objetivos a mejorar las ventas.
Funciones y tareas del puesto
1. Verificar el inventario recibido y aplicar la rotación de los productos. 2. Asesorar al cliente respecto a los sabores de los productos.
3. Plasmar en el cuaderno contable la venta y entregar el informe al superior.
4. Mantener ordenado y bien presentado los productos. 5. Verificar que el puesto de trabajo siempre este ordenado.
6. Controlar las temperaturas (diligenciar formato) y conexiones de los congeladores.