CHAPTER 3. A BAYESIAN HIERARCHICAL TOPOGRAPHIC CLUS-
3.8 Appendix: Technical Details for Model Derivations
3.8.5 Technical details for Section 5
Título de la propuesta
Procedimientos de control de inventarios de mercaderías para la empresa DISMERO S.A. en Babahoyo.
Objetivo general
Estructurar los procedimientos de control de inventario que permita el logro de la eficiencia en el control de las existencias de mercaderías en la empresa DISMERO S.A. en Babahoyo.
Objetivo específicos
Analizar la descripción de los procesos o actividades desarrolladas actualmente en el área de bodega.
Determinar los procedimientos mediante flujogramas sobre las actividades que se realizan en el área operativa de la empresa.
Establecer un método para el control de inventarios que permita la eficiencia en la empresa.
Justificación
Se sugiere el direccionamiento de la implementación un control de inventarios de mercaderías, que servirá para aplicar de mejor manera el control trimestral propuesto.
Una vez analizado y detectado el problema, el control de inventario más idóneo a aplicarse es el sistema permanente o perpetuo, que permite establecer existencias en cualquier momento, y se puede comprobar mediante un muestreo físico, que debe ser igual al control en el kardex que es en definitiva lo que
requiere la empresa DISMERO S.A. Se considera la importancia de que la empresa cuente con una misión en la cual le permita tener presente su gestión, su trabajo arduo y tener claro lo que son, así mismo contar con una visión, tener un enfoque de lo que quieren hacer y la perspectiva de lograrlo.
Se justifica y es importante la aplicación de un control de inventario trimestral en DISMERO S.A., que permita tener existencias razonables para cumplir en mantener existencias en las diferentes bodegas, almacén y sucursales de la empresa. También se justifica que se logrará mantener un control de existencias con el control perpetuo o permanente de inventarios, valorando sus existencias bajo el método promedio ponderado.
Misión
Ser una empresa líder ofreciendo mercaderías de calidad productos de primera necesidad, en general con precios económicos, mercaderías necesarias para el consumo y exigencia de los consumidores, con atención personalizada y oportuna, personal capacitado y motivado, sentido de pertenencia y trabajo en equipo, generando bienestar para los colaboradores y sus consumidores.
Visión
Para el año 2020 DISMERO S.A. será la empresa número uno en ventas de productos variados al por menor y mayor, líneas de alimentos, víveres, embutidos, productos de limpieza del hogar, líneas de cosmetología, que satisfagan a los consumidores de la sociedad.
Valores corporativos propuestos
Integridad: Se manifiesta en la honestidad, la comunicación y coherencia entre lo que planteamos y hacemos.
Respeto: Como norma de comportamiento, en nuestras relaciones con los clientes, compañeros, autoridades y demás personas.
Calidad: Característica principal de nuestro productos y servicios.
Profesionalismo: Refleja el orgullo y la satisfacción que sentimos y que nos impulsa a realizar nuestro trabajo de manera eficiente y oportuna.
Espíritu de servicio: Se traduce en vocación de servicio y de trabajo en equipo, como base primordial de DISMERO S.A.
Principios:
a) Principios generales
DISMERO S.A. es responsable y tiene sus acciones direccionadas a los siguientes principios:
Respeto: Como base de todas nuestras relaciones, trabajamos en equipo con respeto recíproco y consideración, que inspiran la armonía y la comunicación.
Honestidad e integridad: Consideramos estos valores esenciales en cualquier relación, trabajamos de acuerdo con la legislación, administrando nuestra empresa siempre pautados en la ley y en la ética.
b) Relaciones con clientes
Enfocado siempre a la relación con el cliente, todos los empleados deben tener cualidades como:
Receptivos: A las opiniones de la clientela y considerarlas para mejorar nuestra atención y satisfacer las expectativas de los clientes.
Atención: Atender a los clientes con cortesía y eficiencia, ofreciendo informaciones claras y transparentes.
Políticas generales
No fumar ni ingerir bebidas alcohólicas dentro del local La atención es de 07h00 a 19h00.
No está permitido el ingreso de mascotas.
Políticas para funcionarios
Horario: Hora de entrada 06h45, hora de salida 19h15
Prohibido: No fumar ni ingerir bebidas alcohólicas dentro del local Mascotas: No está permitido el ingreso de mascotas
Información: No divulgar la información de la empresa a terceros Almuerzo-lunch: Respetar horario de almuerzo 12h00 hasta las 14h00 Uniformes: Los trabajadores deben utilizar los uniformes e implementos de seguridad industrial durante su jornada laboral.
Políticas de inventarios
Compras: El personal de compras es responsable de la recepción y custodia del pedido hasta que ingrese al área de bodega.
Bodega: El personal de bodega es responsable de los productos que ha recibido del personal de compras.
Ventas: El personal de ventas es responsable de la custodia de los productos desde que salen de bodega hasta que sean vendidos al consumidor final.
Firma de Responsabilidad: Todos los ingresos y salidas de productos deben ser respaldados y firmados por los responsables, siendo los únicos documentos habilitados: nota de pedido, factura, hoja de requerimiento.
Firma Externa: Anualmente se realizará el conteo físico de los inventarios por una entidad externa de servicios.
Conteo físico: Cada semestre se realizará un conteo físico aleatorio por parte del personal de la empresa.
Stock inventarios: El stock de productos en bodega corresponderá a un 25% del total de productos que se demandan en un mes.
Rotación inventarios: Los productos que no tienen mucha rotación deben ser analizados cada semestre.
Inventarios a Caducar: Los productos deben identificarse dos meses antes de la fecha que estén para caducar.
Bodegas: El ingreso a la bodega sólo se realizara por el personal que esté autorizado.
Áreas responsables: El personal de cada área (compras, ventas y bodega) es responsable de los inventarios a su cargo.
Productos inservibles: Las mercaderías defectuosas o dañadas, deben ser reportadas a sus superiores a cargo.
Alta rotación: Los productos de alta rotación deben ser ubicados en sectores de fácil acceso para evitar retrasos en la entrega.
Póliza de Seguro: Los inventarios de productos de la empresa deben contar con una póliza de seguro que proteja en casos de incendios, desastres naturales, robos, etc.
Bono económico: Los trabajadores que logren un 95% de efectividad en el manejo de los inventarios recibirán un bono en productos.
Desarrollo
Análisis de las actividades actuales en el área de bodega
Proceso de compra
La empresa comercial DISMERO S.A. no tiene un procedimiento claramente establecido de manera formal, sobre las actividades que se realizan esta área, solamente se hace lo que el jefe señala, a su vez éste cumple órdenes del Jefe de Operaciones que a su vez reporta al Gerente General para la toma de decisiones.
Proceso de ventas
De igual forma no se tiene un manual de procedimientos en el área de ventas, el encargado de las ventas es quien expresa a los cajeros y percheros lo que se debe realizar para la atención a los clientes tanto mayoristas como minoristas.
Procesos de bodega
No se realiza ningún procedimiento estandarizado sino que el responsable de esta área es quien trabaja de acuerdo a lo que considera necesario para controlar de la mejor forma los productos a su cargo.
Análisis del flujograma de actividades operativa de DISMERO.
Procesos en el área de compras.
1) Recepción del requerimiento de bodega 2) Realiza el pedido al proveedor.
Inicio Hoja de Requerimiento de productos Realización del pedido al proveedor Factura y envía productos Verificación de productos No Sí Devolución de productos inconformes al pedido Envío a bodega con
copia de la factura
Fin
3) Recibe factura del proveedor.
4) Verifica que el pedido esté completo y en buen estado. 5) Si hay inconformidad se realiza la devolución.
6) Si está bien y no hay novedad se envía a bodega con copia de la factura.
Flujograma de compras de productos
BODEGA COMPRAS PROVEEDOR
Elaborado por: Autora
Procesos en el área de bodega:
1) Recepción de copia de factura.
2) Verificación con la hoja de requerimiento.
COMPRAS BODEGA JEFE OPERATIVO Inicio Entrega de la copia de la factura y los productos No Observación de la inconformidad Fin
4) Si hay inconformidad se realiza la observación.
5) Si está bien y no hay novedad lo registra en el kardex. 6) Almacenamiento de los productos adquiridos
Flujograma de almacenamiento de productos
Verificación de la hoja de requerimiento Verificación de factura y productos Sí Registro en el Kardex Almacenamiento
Elaborado por: Autora
Procesos en el área de ventas:
1) Envío de nota de pedido a bodega.
BODEGA VENTAS JEFE OPERATIVO Inicio Envío de nota de pedido Despacho de los productos Verificación de productos No Observación de la inconformidad Fin Ventas y facturación de los productos Perchar los productos
3) Si hay inconformidad se realiza la observación.
4) Si está bien y no hay novedad lo registra en el sistema de facturación. 5) Procede a perchar los productos con sus respectivos precios
6) En el área de facturación se cobra y verifica los productos
Flujograma de ventas de productos
Sí
Registro de productos en el
sistema
Procesos para el control semestral de los inventarios
1) Se lo realizará el día programado por Gerencia General en coordinación con el auditor.
2) El auditor solicita información de los inventarios a bodega y contabilidad, sin previo aviso.
3) La persona encargada del área de bodega deberá facilitar la información solicitada por el auditor.
4) El contador entregará al auditor un reporte de los productos que tiene registrado.
5) El auditor explica el procedimiento a realizarse tanto al personal de bodega, compras y ventas.
6) Se realiza el conteo de los productos seleccionados al azar.
7) El registro de la información se lo realizará en el formato establecido para su efecto (Anexo 9), y será utilizado una esfero de color rojo para señalar los faltantes y de color azul para señalar los productos que estén bien.
8) Los productos que estén deteriorados, o dañados, se deberán dar de baja utilizando el formato establecido (Anexo 8) además de los procedimientos expresados en las NIC y en la Ley de Régimen Tributario y su reglamento. 9) Los productos que tengan baja rotación se deberán ubicar en el área respectiva
separándolos de los demás para la toma de decisiones gerenciales
10) El informe de auditoría interna contendrá el reporte de saldos contables y saldos físicos de los productos auditados, de haber faltantes serán descontados al personal a cargo de la bodega.
Flujograma del control de los inventarios Elaborado por: Autora
GERENTE AUDITOR CONTADOR JEFE DE BODEGA
Inicio Establece fecha Solicita información Informa sobre los procedimientos Entrega información Entrega información Conteo de los productos Llenado del informe final de conteo físico Llenado del formato para dar
de baja los productos Reubicación de los productos con mejor rotación Entrega del informe final para toma de decisiones Fin
Establecer un método para el control de inventarios
Se ha considerado pertinente utilizar el método de control de inventario ABC, con la finalidad de priorizar el inventario desde el punto de vista económico o monetario, considerando como:
A: Alta rotación B: Mediana rotación C: Baja rotación
A continuación se realiza un resumen de la clasificación del inventario para conocer los productos que integran los diferentes grupos a fin de controlarlos de una mejor forma para lo cual se utilizarán los colores semáforo, los productos A van de color verde, los productos B de color amarillo y los productos C de color rojo. (En el anexo 4 se encuentra la lista de todos los productos clasificados en el método ABC).
CLASIFICACIÓN PRODUCTOS PORCENTAJE DEL
INVENTARIO
A Alimentos y bebidas 70%
B Aseo y limpieza 25%
C Artículos para hogar 5%
Elaborado por: Autora
Se utilizará el método promedio ponderado para el control de las existencias de la empresa en sus inventarios, por lo que en el Anexo 10 se encuentra el formato que se utilizará para la realización del control de las existencias según este método en bodega, puesto que el control de las existencias en el área de ventas se lo realizará mediante el programa informático de facturación.