Types of FBOs based on location

V današnjem času si urejenega poslovanja v nekem podjetju ne moremo predstavljati brez informacijskega programa. V podjetju Arcus International d.o.o. se tega zavedajo že več let in v želji po vzpostavitvi informatizacije v podjetju so pred leti investirali v informacijski program Pantheon™.

Pantheon™ je primeren za vsako poslovno dejavnost in ga lahko uporabljajo tako proizvodna, storitvena in trgovinska podjetja kot javna podjetja in agencije.

Kljub želji pa podjetju ni uspelo vzpostaviti poslovanja v informacijski program. Program se je uporabljal samo za vnos računov od prodajne mreže in sicer kot predračune, z namenom, da je bila na razpolago baza podatkov kupcev, razviden pa je bil tudi predmet nakupa, način plačila in pa datum nakupa. Ti podatki so uporabni v primeru reklamacij proizvodov in stornov ter v primeru marketinških akcij, ko se potrebuje seznam obstoječih kupcev (pošiljanje obvestil o novostih, darilni kuponi, itd…).

Sama vzpostavitev informacijskega sistema je razdeljena v več delov: - vnos šifrantov za:

• dobavitelje

• polizdelke, materiale, proizvode • zastopnike

- izdelava kosovnic

- vnos stanja zalog materialov, polizdelkov in proizvodov po skladiščih.

Po realizaciji tega dela v informacijskem programu lahko začnemo z izvedbo poslovanja preko informacijskega programa, kar pomeni, da vse aktivnosti poslovanja potekajo preko programa:

- naročanje materiala - prejem materiala - priprava računov

- priprava proizvodov – delovni nalog - vodenje zalog

- vnos računov od prodajne mreže

- vodenje blagajne – gotovina na sedežu podjetja.

PROCES REALIZACIJE NAROČILA PO PRENOVI

Z metodologijo ARIS je na naslednji strani (Slika 12) predstavljen prenovljen proces realizacije naročila. Vse aktivnosti so izvedene s pomočjo informacijskega programa Pantheon™, kar pomeni, da so procesi dokumentacijsko podprti (naročilnice, dobavnice, računi) in s samo aktivnostjo že izdelani ter tako pripravljeni za tisk ali še hitrejši in varčnejši način – za pošiljanje po elektronski pošti ali fax-u.

p re je to p o v p ra se v a n je k u p c a p rip ra v iti n a ro c ila d o b a v ite lje m n a ro c iln ic a m a te ria la o d p o sla n e n a ro c iln ic e m a te ria lo v d o b a v ite lje m v o d ja d e l n a se d e žu p o d je tja P a n th e o n p re v e riti p risp e le p o trd itv e n a ro c il p o trje n o n a ro c ilo _{p o trje n o}d e ln o n a ro c ilo p rid o b iti d o d a tn e g a d o b a v ite lja n a ro c iln ic a m a te ria la v o d ja d e l n a se d e žu p o d je tja v o d ja d e l n a se d e žu p o d je tja

fizic n o p re v ze ti n a ro c e n m a te ria l p o slo v n i se k re ta r II d o k u m e n ta c ijsk o p re v ze ti n a ro c e n m a te ria l d o b a v n ic a d o b a v ite lja P a n th e o n P a n th e o n p re v ze ti m a te ria l p rip ra v iti d e lo v n i n a lo g za n a ro c e n o k o lic in o izd e lk o v v o d ja d e l n a se d e žu p o d je tja d e lo v n i n a lo g P a n th e o n se sta v a izd e lk o v p rip ra v iti p o lizd e lk e in se sta v a p o slo v n i se k re ta r II P a n th e o n p o slo v n i se k re ta r I

p rip ra v iti o d p re m n e d o k u m e n te in n a ro c iti tra n sp o rt o d p re m n ic a - ra c u n P a n th e o n d o sta v iti n a ro c e n e izd e lk e p re v o zn ik re a lizira n o n a ro c ilo p re v ze ti n a ro c e n e izd e lk e n a ro c n ik p rip ra v lje n i izd e lk i p o slo v n i se k re ta r I p re v e riti p la c ilo ra c u n a n a ro c ilo za k lju c e n o p o slo v n i se k re ta r I e -b a n k a d o k u m e n ti in izd e lk i p rip ra v lje n i za o d p re m o izd e lk i p re v ze ti o d p re m n ic a - ra c u n

OPIS PRENOVLJENEGA PROCESA REALIZACIJE NAROČIL

Prikazan je proces realizacije naročila ruskega kupca, tokrat po prenovi, tako

organizacijski in kadrovski, kot informacijski vzpostavitvi sistema s pomočjo uporabe programskega paketa Pantheon™.

Podproces NAROČILO MATERIALOV

Po prejemu naročila vodja del na sedežu podjetja pripravi naročila materialov in polizdelkov in jih posreduje vsem dobaviteljem. Preveri potrditve naročil in v primeru delne potrditve išče ustrezne rešitve (zamik roka dobave, usklajevanje z naslednjim dobaviteljem, dodaten dobavitelj,…). V tem primeru se odloči za še enega dobavitelja in mu posreduje naročilo materiala.

Podproces PREVZEM MATERIALOV

Dobavitelj dostavi material z dokumentom oz. dobavnico. Dokumentacijski prevzem s pomočjo Pantheona™ naredi poslovni sekretar I in posreduje prevzemnico materiala poslovnemu sekretarju II, ki izvede fizičen prevzem materiala - na ustrezno mesto shrani material, polizdelke, preveri količino ter hkrati opravi vzorčni kakovostni prevzem. Velik prihranek na času in transportu (prevozno sredstvo, gorivo) je dosežen z dogovorom z dobavitelji, da le ti sami prevzamejo dostavo naročenih materialov.

Podproces PRIPRAVA PROIZVODOV

S pomočjo Pantheona™ vodja del na sedežu podjetja izdela delovni nalog za potrebno količino izdelkov in ga posreduje poslovnemu sekretarju II, ki pripravi po delovnem nalogu potrebne količine materialov in polizdelkov in izvrši sestavo le teh v končni izdelek. Pri večjih naročilih in kratkem roku se organizira, da ostali zaposleni pri sestavi izdelkov sodelujejo.

Podprocesa ODPREMA in IZDAJA RAČUNA

Za pripravljeno količino izdelkov poslovni sekretar II posreduje podatke o številu paketov oz. palet in teži poslovnemu sekretarju I, ki pripravi odpremne dokumente in račun, ter naroči prevoz. Informacijo o odpremi in dokumentih posreduje naročniku z elektronsko pošto, original dokumente z žigom podjetja pa pošlje po pošti.

Podproces PLAČILA

Izvede se s pomočjo tako imenovane elektronske banke in sicer poslovni sekretar I na datum valute preveri realizacijo plačila s strani naročnika in v primeru neplačila obvesti naročnika in ga opomni na plačilo ter pridobi informacijo, kdaj bo naročnik realiziral naročilo. Za kupce, ki niso bili dosledni pri upoštevanju datumov plačil, smo prešli na avansna plačila in sicer delna ali v celoti, odvisno od dobavitelja in zneska faktur.

ANALIZA PORABE ČASA ZA PROCES REALIZACIJE NAROČILA PO PRENOVI

Analiza porabe časa po prenovi se ravno tako nanaša na prejeto naročilo ruskega kupca Pharma Impulse za izdelek Beauty Star v količini 1200 komadov.

zaporedna

številka aktivnost čas v urah

1 sprejem povpraševanja za 1200 komadov 0,50 2 posredovanje naročil dobaviteljem in usklajevanje 8,00

3 prevzem materiala dokumentacijsko 0,10

4 fizični prevzem materiala 10,00

5 kreiranje delovnega naloga 0,10

6 priprava materialov in polizdelkov za sestavo 4,00 7 sestava polizdelkov v končni izdelek 1200 komadov 10,00

8 priprava odpremnih dokumentov 0,30

9 naročilo transporta 0,50

10 dostava izdelkov – zunanji prevoznik

11 preveriti plačilo računa 0,10

SKUPAJ 33 ur in 36 minut 33,60

Tabela 4: Analiza porabe časa za proces realizacije naročila po prenovi

Iz tabele je razvidno, da se je za realizacijo naročila 1200 komadov po prenovi potrebovalo 33,5 delovnih ur, kar je kar 17,5 ur manj v primerjavi s prvotnim potekom aktivnosti za ta proces realizacije naročila. Glede na to, da je manj aktivnosti in s tem krajši čas pomeni, da so tudi stroški manjši. Glavni prihranek na stroških je dosežen s prenosom stroška dostave materialov na dobavitelje. Za podjetje to pomeni, da se eno prevozno sredstvo ne potrebuje več, zmanjša se strošek goriva in strošek enega osebnega dohodka, ker je zaradi tega dogovora z dobavitelji en uslužbenec manj. Ravno tako je razvidno, da je število aktivnosti po prenovi manjše, kljub temu, da je celotno poslovanje v prenovljenem sistemu dokumentacijsko podprto, kar nam v prvi vrsti omogoči pregledno poslovanje.

5 ZAKLJUČEK

Iz same diplomske naloge je razvidno, da je prenovljen proces učinkovitejši in da je navkljub temu, da je z organizacijsko prenovo in vzpostavitvijo delovanja informacijskega sistema s pomočjo programskega paketa Pantheon™ ustrezno dokumentacijsko podprt, še vedno krajši od prvotnega načina dela. V prikazanem primeru procesa realizacije je to kar za 34 % krajši čas.

S potekom organizacijske prenove smo lahko zadovoljni, kajti po prenovi so v tem času na sedežu podjetja zaposleni trije uslužbenci manj, kar pomeni, da smo zmanjšali tudi režijske stroške, s tem, da je stanje v podjetju urejeno predvsem kar se tiče skladiščenja materialov in polizdelkov in vodenja zalog.

Vzrok za zadovoljstvo je tudi vzpostavljen informacijski sistem in uporaba programa, ki omogoča urejeno in pregledno poslovanje podjetja, kar mu omogoča možnost hitre prilagoditve in odzivnosti na trenutno stanje na trgu. Uporaba računalniškega programa poleg same preglednosti in urejenosti omogoča hitro izvedena administrativna opravila, saj nam šifranti poslovnih partnerjev v bistvu s pritiskom na tipko in izbiro ustreznega partnerja izpišejo vse njegove podatke, podobno je tudi nadalje z naročanjem materialov, itd… Ta način izpisa podatkov omogoča velik prihranek na času administrativnih opravil, hkrati pa omogoča natančne podatke (šifre, cene, izračun vrednosti predračuna, itd…).

Nadaljnji razvoj podjetja z vidika informacijske podpore bo usmerjen v finančno- računovodski del, kar pomeni direktno povezavo z elektronsko banko, knjiženje plačanih računov, izpis opominov za neplačnike, priprava podatkov za bilance, izdelava bilanc, itd…, kar bo prineslo še dodaten prihranek na stroških, ker sedaj dela s področja računovodstva izvaja zunanji servis.

Podjetje Arcus International d.o.o. ima opredeljeno jasno vizijo in strategijo in s to prenovo poslovnega procesa je naredil velik korak na poti k uspešni realizaciji poslovnih načrtov. Omogočil si je možnosti za hiter pregled poslovanja in nadalje pogoje za hitro odzivnost glede na razmere, ki jih določa trg, hkrati pa uredil samo poslovanje podjetja.

LITERATURA IN VIRI

Bešovnik, B.: Spremembe pri organizaciji dobave blaga v nabavni logistiki, članek v reviji Organizacija, september 2006

Bukovec, B.: Management človeških virov in obvladovanje organizacijskih sprememb, članek v reviji Organizacija, februar 2006

Jeraj, M.: Zapiski predavanj iz predmeta Organizacija proizvodnih procesov, Kranj, januar 2006

Kaltnekar, Z: Logistika v proizvodnem podjetju, Založba Moderna organizacija, Kranj, 1993

Kaltnekar, Z: Organizacija delovnih procesov, Založba Moderna organizacija, Kranj, 1994

Kovač, J.: Zapiski predavanj iz predmeta Osnove organizacije in managementa, Kranj, december 2005

Meglič, J.: Poglavje o predstavitvi metodologij procesnega odločanja, Študijsko gradivo za vaje Poslovni procesi in njihova informacijska podpora za predmet Organizacija proizvodnih procesov, Kranj, 2001

Spletna stran: http://www.arcusvitality.com/ (17.3.2007) Spletna stran: http://www.datalab.si/ (18.03.2007)

Vršec, E.: Oblikovanje proizvodov in procesov, Založba Moderna organizacija, Kranj, 1989, skripta

PRILOGE

Priloga 1: NAROČILNICA MATERIALA ... 57

Priloga 2: DELOVNI NALOG... 58

Priloga 3: PREVZEMNICA POLIZDELKA... 59

Priloga 1: NAROČILNICA MATERIALA