• No results found

ระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "ระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส"

Copied!
47
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส : เปนโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อการทํางานที่สอดคลองกับระเบียบ และ วิธีปฏิบัติงานสารบรรณของหนวยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ การใชงานงายและชวยลดระยะเวลาในการทํางาน ชวย พัฒนาบุคลากรในหนวยงาน โดยระบบการรับ / สงเอกสารอิเล็กทรอนิกสนั้นสามารถบันทึกการรับ / สงหนังสือเวียน, การออกเลขหนังสือตามระเบียบสํานักนายกฯ, ติดตามสถานะลาสุดของหนังสือ, การสงหนังสือยอนกลับ(กรณีสงผิด), บันทึกคําสั่งการและตรวจสอบคําสั่งการหนังสือแตละฉบับ, การสแกนเอกสารและหรือเอกสารแนบไปกับหนังสือ นอกจากนี้ยังอํานวยความสะดวกรวดเร็วในการคนหาหนังสือดวยเงื่อนไขที่ผูใชสามารถกําหนดเอง การLOGIN เขาสูโปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส : http://saraban.ddc.moph.go.th หรือ

http://saraban1.ddc.moph.go.th

เปนระบบแจงเวียนหนังสืองานอิเล็กทรอนิกส ใสชื่อผูใชและรหัสผาน ใหถูกตอง แลวกดปุม

(2)

การเปลี่ยนรหัสผาน : คลิกที่เปลี่ยนรหัสผาน กรณีที่ตองการเปลี่ยนแปลงรหัสผานใหม จะ แสดงหนาจอดังภาพเพื่อใหระบุLoginเดิม, รหัสผานเดิม, รหัสผานใหมและยืนยันรหัสผานใหม เมื่อLOGINเขาสูโปรแกรมเรียบรอยแลวจะแสดง หนวยงานและชื่อผูใช ที่มุมบนดานขวาของหนาจอดังภาพ ดานลาง พรอมทั้งแสดงจํานวนของเอกสารแตละประเภทสมุดทั้งรับและสงในปจจุบัน และเอกสารที่รอลงรับ เมื่อกรอกรหัสผานใหม เรียบรอยแลวใหคลิกที่ปุม กรณีมีการสงหนังสือเวียนสํานักงาน ศาลยุติธรรมจะแสดงรายการที่หนาจอ ซึ่งสามารถเปดดูไฟลเอกสารแนบได

(3)

การออกเลขสง : คลิกเลือกที่เมนู ออกเลขสง กรณีที่ตองการออกเลขสงเอกสารไปยังหนวยงานอื่นทั้ง ภายนอกและหนวยงานภายในจะแสดงหนาจอหลักดังภาพดานลาง เมื่อคลิกเลือกประเภทสมุดเรียบรอยแลว กรณีที่ประเภทสมุดที่เลือกนั้นมีรายการสงเอกสารของหนวยงานเรา อยูแลวจะแสดงรายการดังภาพดานลางนี้ คลิกเลือกประเภทสมุด ทั้งนี้ขึ้นอยูกับแตละหนวยงาน เปนผูกําหนดชื่อประเภทสมุดเอง

(4)

สัญลักษณรูป หมายถึง มีรายการเอกสารแนบ สัญลักษณรูป หมายถึง ชั้นความเร็วของเอกสารระดับ ธรรมดา สัญลักษณรูป หมายถึง ชั้นความเร็วของเอกสารระดับ ดวน สัญลักษณรูป หมายถึง ชั้นความเร็วของเอกสารระดับ ดวนมาก , ดวนที่สุด สัญลักษณรูป หมายถึง ชั้นความลับของเอกสารระดับ ปกปด สัญลักษณรูป หมายถึง ชั้นความลับของเอกสารระดับ ลับ สัญลักษณรูป หมายถึง ชั้นความลับของเอกสารระดับ ลับมาก , ลับที่สุด สัญลักษณรูป หมายถึง มีการสงเอกสารมาทางE-mail ดวย สัญลักษณรูป หมายถึง หนังสือฉบับนี้มีขอสังเกต สัญลักษณรูป หมายถึง หนังสือฉบับนี้ดําเนินการสิ้นสุด สัญลักษณรูป หมายถึง หนังสือฉบับนี้ทําการจัดเก็บไวที่ระบบจัดเก็บเอกสารแลว

(5)

เพิ่มทะเบียนออกเลขสง : คลิกที่ปุมทะเบียนใหม เมื่อตองการสรางทะเบียนออกเลขสงใหม ซึ่ง จะตองเลือกประเภทสมุด ,ระบุเลขที่หนังสือสง ,ลงวันที่ ,เรื่อง , เรียน...ใหครบถวน นอกจากนี้ยังสามารถกรอก รายละเอียดตางๆ เชน อางถึง,สิ่งที่สงมาดวย,หมายเหตุ, ชั้นความเร็ว,ชั้นความลับ ซึ่งจะแสดงหนาจอดังภาพ สัญลักษณรูป ใชสําหรับคนหาวัน/เดือน/ป สัญลักษณรูป ใชสําหรับกรณีที่ตองการสงเอกสารถึงหนวยงาน สัญลักษณรูป ใชสําหรับกรณีที่ตองการสงเอกสารถึงบุคคล สัญลักษณรูป ใชสําหรับกรณีที่ตองการสงเอกสารถึงตําแหนง สัญลักษณรูป ใชสําหรับการแนบเอกสาร (จะแสดงสัญลักษณนี้เมื่อคลิกที่ปุมสงเรียบรอยแลว) สัญลักษณรูป ใชสําหรับบันทึกขอมูลภายในชองนั้นๆ

(6)

อางอิงเอกสาร : กรอกเลขที่หนังสือที่ตองการที่ชองอางอิง…....แลวคลิกที่ปุม เพื่อเพิ่มรายการ เลขที่อางอิง จากนั้นโปรแกรมจะแสดงเลขที่หนังสือที่ตองการอางอิงมาใหที่ชอง ซึ่งสามารถ คลิกที่เลขที่หนังสืออางอิงเพื่อดูรายละเอียด จะแสดงหนาจอดังภาพดานลาง กรณีตองการเปดดูเอกสารแนบของหนังสืออางอิงนั้นๆ ใหคลิกที่ปุมเอกสารแนบ กรณีที่ตองการออกจากหนาจอเอกสารอางอิง ใหคลิกที่ปุมปด ขอมูลอื่นๆ : กรณีที่ตองการกรอกขอมูลอิ่นๆเพิ่มเติมเชนคําคน , E-mail , การดําเนินงาน , เจาของงาน เปนตน

(7)

ขอสังเกต : กรณีที่ตองการแสดงสัญลักษณรูป ที่หนาจอหลักเพื่อแสดงขอสังเกตของเอกสารฉบับนั้นๆ ใหคลิกที่ชอง พรอมทั้งระบุขอความที่ชองขอสังเกต เชน ”เอกสารฉบับนี้ถูกยกเลิก” ดําเนินการสิ้นสุด : คลิกที่ชอง กรณีที่ตองการบอกสถานะของการดําเนินการสิ้น สุดของเอกสาร แนบเอกสาร : เมื่อกรอกรายละเอียดของเอกสารที่ตองการสงครบถวนแลว คลิกที่ปุมสง โปรแกรมจะแสดงสัญลักษณรูป เพื่อใหแนบเอกสารดังภาพ

(8)

แนบไฟลเอกสาร : คลิกที่ปุมแนบไฟล กรณีที่ตองการแนบไฟลเอกสาร ซึ่งเก็บไวที่ไดรฟ ตางๆ เชน ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตนจะเขาสูหนาจอแนบไฟลเอกสารดังภาพ

เมื่อคลิกที่ปุม แลวจะแสดงหนาจอดังภาพ เพื่อใหคลิกเลือกชื่อไฟลที่ตองการแนบเอกสาร

โดยสามารถแนบไฟลไดทั้งในรูปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point , รูปภาพเปนตน

คลิกที่ปุม เพื่อเลือก ชื่อไฟลตางๆ ที่ตองการแนบ

คลิกเลือกที่ชื่อไฟลเอกสารแลว คลิกที่ปุม Open เพื่อเลือก

(9)

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหเรียกดูรายการเอกสารแนบ...โดย สามารถคลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสารไดเลย…………. ลบไฟลเอกสารแนบ : คลิกที่ปุมลบ กรณีที่ตองการลบเอกสารที่ไดแนบไวแลว โดยผูที่สามารถลบ ไดจะตองเปนผูแนบเอกสารฉบับนั้นๆเทานั้น แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลิกที่ปุม กรณีที่ตองการแนบเอกสารที่เปนแบบฟอรม มาตรฐานที่ไดสรางไวแลวโดยการเลือกจากCombo ที่กําหนดมาให ซึ่งสามารถแกไข / เพิ่มเติมขอความภายใน แบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดังภาพ คลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสาร

(10)

จองเลข : คลิกที่ปุมจองเลข กรณีที่ตองการจองเลขที่หนังสือไวลวงหนา จะแสดงหนาจอที่มี รายละเอียดของประเภทสมุด ,เลขที่ลาสุด จากนั้นใหกรอกจํานวน...ที่ตองการจองเลข แลวกดปุมบันทึก

โปรแกรมจะแสดงเลขที่สามารถจองไดมาใหที่ตารางดานลาง ดังภาพ

(11)

การกรอกขอมูลของเลขที่หนังสือที่จองไว : คลิกที่ปุมแกไข ดานหนาชองของรายการเลขที่ หนังสือฉบับนั้นจะเขาสูหนาจอทะเบียนใหมเพื่อใหกรอกขอมูลใหครบถวน ดังภาพ คัดลอกรายละเอียดของเอกสาร : คลิกที่ปุมคัดลอก กรณีที่ตองการคัดลอกรายละเอียดของ เอกสารฉบับนั้นๆรวมทั้งไฟลเอกสารแนบของเอกสารฉบับนั้นๆดวย โดยโปรแกรมจะRunningเลขที่หนังสือให อัตโนมัติและจะคงรายละเอียดของเอกสารฉบับนั้นไวใหทุกชองที่กรอกขอมูลไวแลว (ยกเวนชอง...เรียน , สงถึง....ตอง ทําการกรอกขอมูลใหมเนื่องจากสงถึงหนวยงานอื่นๆที่มีชื่อหนวยงานแตกตางกัน) จากนั้นใหคลิกที่ปุมสง ติดตามผลของเอกสาร : คลิกที่ชอง กรณีที่เอกสารฉบับนั้นมีความสําคัญหรือตองการ ติดตามผลการดําเนินการ โดยสามารถระบุวันที่ตองการติดตามได สงเมลล : กรณีที่ตองการสงเมลลถึงหนวยงานปลายทางดวยใหคลิกที่ชอง โดยที่หนวยงาน นั้นๆจะตองมีE-mail Address ของหนวยงานที่ไดกําหนดไวในระบบแลว ซึ่งสามารถลงรับเอกสารทางE-mail ไดดวย

เลขที่จองไวแลวจะมาแสดงที่ หนาจอใหดวย โดยสามารถ

คลิกที่เลขที่หนังสือนั้นเพื่อ กรอกขอมูลไดเชนกัน

(12)

สงเอกสารเวียนทุกหนวยงาน : คลิกที่ชอง กรณีที่ตองการสงเอกสารเวียนทุก หนวยงานโดยไมตองคลิกเลือกชื่อหนวยงานทีละหนวยงาน โปรแกรมจะทําการสงเอกสารเวียนใหทุกหนวยงานโดย อัตโนมัติ แตถาตองการใหโปรแกรมแสดงรายชื่อหนวยงานมาใหตรวจสอบกอนใหคลิกที่ชอง โปรแกรมจะแสดงรายชื่อหนวยงานมาใหเพื่อแกไขหรือเพิ่มเติมE-mail Addressของหนวยงานไดดวย ทั้งนี้ยังสามารถ บันทึกE-mail Addressของหนวยงานนั้นๆไวในฐานขอมูลไดอีกดวย การบันทึกหนวยงานที่สงสําเนาเอกสารถึงเปนประจํา : เมื่อคลิกเลือกหนวยงานที่มีการสงเอกสารถึง อยูเปนประจําซึ่งมีมากกวา 1 หนวยงานแลวตองการเรียกใชบอยๆใหคลิกที่ปุมสรางใหม จากนั้นใสชื่อหัวขอตาม ตองการแลวคลิกที่ปุม จากนั้นโปรแกรมจะแสดงหัวขอที่กําหนดไวมาใหเลือกในCombo เพื่อความรวดเร็วในการเลือกหนวยงานสง สําเนาถึงโดยไมตองคลิกเลือกทีละหนวยงาน กรณีที่ตองการการลบหัวขอที่กําหนดไวใหคลิกเลือกหัวขอนั้นๆในCombo แลวคลิกที่ชอง เมื่อกรอกรายละเอียดตางๆในหนาจอทะเบียนใหมเรียบรอยทั้งหัวเรื่องและคําสั่งการแลวใหคลิกที่ปุมสง โปรแกรมจะกลับสูหนาจอหลัก ซึ่งมีรายการทะเบียนออกเลขสงของวันที่ปจจุบันมาแสดงดังภาพ

(13)

จัดเก็บเอกสาร : คลิกที่ปุมจัดเก็บ กรณีที่ตองการจัดเก็บเอกสารฉบับนั้นๆทันที จะเขาสู หนาจอจัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะแสดงรายละเอียดของเอกสารเชนเลขที่หนังสือ , ลงวันที่ ,เรื่อง, จากหนวยงาน ,ชั้น ความลับ , ระยะเวลาการเก็บ , วันหมดอายุ, คําคนและหมายเหตุ ดังภาพ คลิกที่ปุม เพื่อเลือกหมวดเอกสารที่ตองการนําไปจัดเก็บไว แลวคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะ นําเอกสารฉบับนั้นๆไปจัดเก็บไวที่ระบบจัดเก็บเอกสารใหทันที โดยเอกสารฉบับใดที่ทําการจัดเก็บแลวจะแสดง สัญลักษณรูป ที่หนาจอหลักใหดวย

(14)

การแนบเอกสาร : คลิกที่ปุมแนบ ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณีที่ตองการแนบเอกสาร เพิ่มเติม เชน การแนบไฟลเอกสาร, การแนบแบบฟอรมมาตรฐาน จะแสดงหนาจอดังภาพดานลาง แนบไฟล : คลิกที่ปุมแนบไฟล กรณีที่ตองการแนบไฟลเอกสาร ซึ่งเก็บไวที่ไดรฟตางๆ เชน ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตน จะแสดงหนาจอดังภาพดานลาง คลิกที่ปุม เพื่อเลือก ชื่อไฟลตางๆ ที่ตองการแนบ

(15)

เมื่อคลิกที่ปุมBrowse… แลวจะแสดงหนาจอดังภาพ เพื่อใหคลิกเลือกชื่อไฟลที่ตองการแนบ เอกสาร โดยสามารถแนบไฟลไดทั้งในรูปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, รูปภาพเปนตน

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหเรียกดูรายการเอกสารแนบ...โดย สามารถคลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสารไดเลย…………. คลิกเลือกที่ชื่อไฟลเอกสารแลว คลิกที่ปุม Open เพื่อเลือก เอกสารที่ตองการแนบ คลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสาร

(16)

ลบเอกสารแนบ : คลิกที่ปุม กรณีที่ตองการลบเอกสารที่ไดแนบไวแลว โดยผูที่สามารถลบได จะตองเปนผูแนบเอกสารฉบับนั้นๆ เทานั้น แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลิกที่ปุมแบบฟอรมาตรฐาน กรณีที่ตองการแนบ เอกสารที่เปนแบบฟอรมมาตรฐานที่ไดสรางไวแลวโดยการเลือกจากComboที่กําหนดมาให ซึ่งสามารถแกไข/เพิ่มเติม ขอความภายในแบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดังภาพ จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก เพื่อยืนยันการเลือกแบบฟอรมที่ตองการ กรณีที่ตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลิกที่ปุมปด

(17)

การแกไขรายละเอียดของเอกสาร : คลิกที่ปุมแกไข ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณี ตองการแกไขรายละเอียดของเอกสาร โดยผูที่สามารถแกไขไดจะตองเปนผูสรางเอกสารเทานั้น โปรแกรมจะ แสดงหนาจอรายละเอียดของเอกสารเดิมที่ไดมีการบันทึกไวในครั้งแรกมาใหแกไข ดังภาพ เมื่อแกไขรายละเอียดเรียบรอยแลวใหคลิกที่ปุมสง กรณีที่เรียกรายการขึ้นมาแกไข จะไมสามารถแกไขเลขทะเบียน , วันที่ลงรับ และเวลาที่ลงรับได

(18)

การแกไขคําสั่งการ : คลิกที่ปุมประวัติ ของเอกสารที่ตองการแกไขจะแสดงหนาจอดังภาพ

จากนั้นคลิกที่ปุมคําสั่งการ โปรแกรมจะแสดงหนาจอดังภาพ ซึ่งผูที่สามารถแกไขคําสั่งการได จะตองเปนผูสรางคําสั่งการนั้นๆเทานั้น

(19)

กรณีที่ตองการพิมพบันทึกขอความ(ใบปะหนา) ใหคลิกที่ปุมพิมพ กรณีที่ตองการออกจากหนาจอคําสั่งการ ใหคลิกที่ปุมปด การสงตอเอกสาร : คลิกที่ปุมสงตอ ดานหนาชองของหนังสือแตละฉบับที่ตองการลงรายละเอียด คําสั่งการและสงตอไปยังหนวยงานปลายทาง โดยไมตองสรางหัวเรื่องของเอกสารใหมเพราะหัวเรื่องเอกสารถูกสราง ไวแลว (แตตองกรอกรายละเอียดในสวนของคําสั่งการ) จะแสดงหนาจอเพื่อใหกรอกเนื้อหา / คําสั่งการ ดังภาพ กรณีที่มีการมอบหมายงานใหผูอื่น(ผูที่ไดรับมอบหมาย) ทําแทนใหคลิกที่ชอง พรอมทั้งระบุ ขอมูลที่ชองมอบหมายดวย ซึ่งโปรแกรมจะนําขอมูลที่ชองมอบหมายนี้ไปแสดงในรายงานมอบหมายงานใหดวย เมื่อกรอกรายละเอียดของคําสั่งการครบถวนแลวคลิกที่ปุมสง เพื่อสงตอไปยังหนวยงานอื่นได เลย หรือคลิกที่ปุมบันทึก เพื่อบันทึกคําสั่งการไวกอนแลวคอยสงภายหลังก็ได

(20)

การเรียกดูประวัติของเอกสาร (คําสั่งการ, เสนทางเดินของเอกสาร ) : คลิกที่ปุมประวัติ หนาจอหลัก ดานหนาชองของเอกสารที่ตองการเรียกดู ตรวจสอบเสนทางเดินของเอกสาร : กรณีที่ตองการเรียกดูเสนทางเดินของหนังสือแตละฉบับวามีการ สงไปยังหนวยงานใดมาแลวบาง หากมีหนวยงานปลายทางลงรับแลว จะแสดงชื่อผูรับ, วันที่และเวลาที่นําเขาใน ตารางเสนทางเดินของเอกสาร หากมีการลงรับเอกสารตัวจริงจะแสดงชื่อผูเดินเอกสารและรับวันที่ใหดวย ทําใหทั้ง หนวยงานตนทางและหนวยงานปลายทางทราบสถานะลาสุดของเอกสาร

(21)

กรณีที่ตองการเรียกดูประวัติคําสั่งการของเอกสารวามีคําสั่งการใดบาง,ใครเปนผูสั่งการ, วันที่และเวลาสั่งการ เปนตน จะแสดงหนาจอดังภาพดานลาง การยกเลิกคําสั่งการ : คลิกที่ปุมยกเลิก กรณีที่กรอกรายละเอียดของคําสั่งการผิดและตองการ ยกเลิกคําสั่งการ(...โดยผูที่สามารถยกเลิกคําสั่งการไดตองเปนผูสรางคําสั่งการนั้นเทานั้น...) การดึงกลับเอกสาร : คลิกที่ปุมดึงกลับ ที่คําสั่งการนั้นกรณีที่สงเอกสารผิด/ตองการเปลี่ยนแปลง แกไขขอมูลสามารถดึงเอกสารกลับคืนมายังตนทางเอกสาร โดยที่ผูสรางเอกสารจะตองเปนผูดึงเอกสารกลับได เทานั้น และเอกสารฉบับนั้นๆตองยังไมมีหนวยงานปลายทางลงรับ (...ถามีหนวยงานปลายทางลงรับแลวจะตอง ติดตอประสานใหหนวยงานที่ลงรับแลวนั้นๆทําการ....สงคืน....หนังสือฉบับนั้นมายังหนวยงานตนทาง...) การเรียกดูเอกสารแนบของแตละคําสั่งการ : คลิกที่ปุมแนบเอกสาร กรณีที่ตองการ เปดดูรายการเอกสารที่ไดแนบไวแลว หรือตองการแนบเอกสารเพิ่มเติม จะแสดงหนาจอดังภาพ(...เอกสารที่ได แนบไวแลวผูที่สามารถลบไดตองเปนผูสรางเอกสารแนบเทานั้น...) ภายในปุมประวัติ จะมีปุมยอยสําหรับใชงานของแตละคําสั่งการ เชน ปุมยกเลิก, แกไข, ดึงกลับ, แนบเอกสาร

(22)

พิมพบันทึกขอความ : คลิกที่ปุมพิมพ กรณีที่ตองการพิมพบันทึกขอความ(ใบปะหนา)

โปรแกรมจะแสดงแบบฟอรมบันทึกขอความพรอมทั้งแสดงคําสั่งการทั้งหมดและมีลายเซ็นตของผูที่มีอํานาจลงคําสั่ง การมาแสดงใหอยางถูกตอง หรือ คลิกที่ชื่อเรื่องที่หนาจอหลัก จะแสดงแบบฟอรมบันทึกขอความมาแสดงได เชนกัน ดังภาพ

(23)

จัดเก็บเอกสาร : คลิกที่ปุมจัดเก็บ ดานหนาชองของรายการเอกสารที่ตองการจัดเก็บ กรณีที่ตองการจัดเก็บเอกสารไวในหมวดเอกสารที่ตองการของระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจะแสดงหนาจอ เพื่อใหกรอกรายละเอียด เชน หมวดเอกสาร, ที่, ลงวันที่, เรื่อง, จาก, หนวยงานเจาของ, ชั้นความลับ, ระยะเวลาการ จัดเก็บ,วันที่หมดอายุ ,คําคนและหมายเหตุ ดังภาพที่แสดงดานลาง จากนั้นใหคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรม จะกลับสูหนาจอหลักซึ่งแสดงสัญลักษณรูป เพื่อแสดงวาเอกสารถูกจัดเก็บไวที่ระบบจัดเก็บเอกสารเรียบรอยแลว กรณีที่ตองการใหเปนเอกสาร สาธารณะโดยใหทุกคนมีสิทธิเห็น เอกสารฉบับนั้นๆใหคลิกที่ชอง

(24)

การคนหาเอกสาร : กรณีที่ตองการคนหาเอกสารฉบับเกาๆที่ไดทําการสรางเก็บไวคลิกที่ปุม

จะแสดงหนาจอเพื่อใหระบุเงื่อนไขที่ตองการคนหา เชน เรื่อง , เรียน , คําคน , เลขที่หนังสือ, ปพ.ศ. , ลงวันที่ , ถึงวันที่ และประเภทสมุด ซึ่งสามารถระบุเงื่อนไขที่ตองการคนหาไดมากกวา 1 เงื่อนไขดังภาพดานลาง

เมื่อระบุเงื่อนไขที่ตองการคนหาครบถวนแลวใหคลิกที่ปุม โปรแกรมจะทําการคนหาเอกสารตาม เงื่อนไขที่ตองการมาแสดงใหที่หนาจอหลัก ดังภาพ

(25)

การเรียกดูขอมูลปจจุบัน : คลิกที่ปุมRefresh กรณีที่ตองการเรียกดูขอมูลUpdateในขณะนั้น

สามารถทราบวาเลขทะเบียนออกเลขสงRunning ถึงเลขที่เทาไหรแลวโดยสังเกตไดที่หนาจอหลักที่ชองเลขทะเบียนซึ่ง จะแสดงรายการเฉพาะของวันปจจุบันเทานั้น

การพิมพขอมูลที่แสดงรายการบนหนาจอ : คลิกที่ปุมพิมพ กรณีที่ตองการพิมพขอมูลที่ แสดงรายการบนหนาจอ โดยสามารถพิมพออกมาในรูปแบบของรายงานได ดังภาพดานลาง

(26)

หนาจอรอลงรับเอกสาร : คลิกเลือกที่เมนู รอลงรับ เปนหนาจอที่ใชสําหรับเรียกดูวามีเอกสารจาก หนวยงานอื่นสงมายังหนวยงานของเราหรือไม เปรียบเสมือนกลองจดหมาย(Mail Box) ของแตละหนวยงานหากมี เอกสารที่คางรับมากอนหนานี้โปรแกรมจะแสดงรายการมาใหทั้งหมดจนถึงวันปจจุบัน โดยหนาจอรอลงรับนี้จะมีปุม การทํางานหลัก 3 ปุมคือปุมลงรับ , ปุมตีกลับและปุมประวัติ ดังภาพที่แสดงดานลางนี้ การลงรับเอกสารทีละ 1 รายการ : คลิกที่ปุม จะเขาสูหนาจอลงรับเอกสาร ซึ่งจะแสดงชื่อเรื่อง, จากหนวยงาน, ผูลงรับ , วันที่และเวลาที่ลงรับมาให

(27)

จากนั้นคลิกเลือกประเภทสมุดในComboที่กําหนดมาให โปรแกรมจะทําการRunningเลขทะเบียนของสมุด แตละประเภทมาใหอัตโนมัติ แลวคลิกที่ปุมบันทึก (เอกสารที่ลงรับแลวจะถูกเก็บไวที่หนาทะเบียนรับของแต ละประเภทสมุด) กรณีที่มีการลงรับเอกสารตัวจริง ใหคลิกที่ชอง การลงรับเอกสารทีละหลายรายการ : คลิกเลือกรายการที่ชอง ดานหนาแลวคลิกที่ปุมลงรับ จะเขาสูหนาจอลงรับเอกสารที่แสดงรายการเอกสารที่ลงรับมาให โดยเอกสารที่ตองการลงรับนี้จะตองเปนเอกสารใน ประเภทสมุดเดียวกันเทานั้น จากนั้นคลิกเลือกประเภทสมุดในComboที่กําหนดมาให โปรแกรมจะทําการRunningเลขทะเบียนของสมุด แตละประเภทมาใหอัตโนมัติ แลวคลิกที่ปุมบันทึก (เอกสารที่ลงรับแลวจะถูกเก็บไวที่หนาทะเบียนรับของแต ละประเภทสมุด) กรณีที่ตองการออกจาหนาจอลงรับ ใหคลิกที่ปุมปด

(28)

การตีกลับเอกสาร : คลิกที่ปุมตีกลับ กรณีที่ตองการตีกลับเอกสารเมื่อทราบวาเอกสารที่ถูกสง มายังหนวยงานของเรานั้นตนทางเอกสารสงมาผิดหนวยงาน จะแสดงหนาจอเพื่อใหระบุเหตุผลของการตีกลับเอกสาร

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะตีกลับเอกสารไปยังตนทางเอกสารโดยอัตโนมัติ ซึ่งตนทาง เอกสารสามารถตรวจสอบประวัติการตีกลับของเอกสารไดดวย

(29)

การเรียกดูประวัติ : คลิกที่ปุมประวัติ กรณีที่ตองการเรียกดูประวัติเสนทางเดินของเอกสารและ คําสั่งการของเอกสารแตละฉบับ จะแสดงหนาจอดังภาพ

กรณีที่ตองการเรียกดูคําสั่งการ ใหคลิกที่ปุมคําสั่งการ

(30)

การลงรับเอกสารตัวจริง : คลิกที่เมนู ลงรับเอกสารตัวจริง กรณีที่ตองการลงรับเอกสารตัวจริง จากนั้นคลิก เลือกที่ชื่อหนวยงานโปรแกรมจะแสดงรายการเอกสารที่ยังไมไดลงรับตัวจริง จะเขาสูหนาจอดังภาพ

กรณีที่ตองการลงรับเอกสารตัวจริงใหคลิกที่ปุมลงรับ โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหใสชื่อ Login

และรหัสผาน ดังภาพ (กรณีที่ใสรหัสผานผิดหรือคลิกลงรับเอกสารของหนวยงานอื่นๆโปรแกรมจะแสดงMassage Box เตือนวาทานไมสามารถลงรับเอกสารของหนวยงาน...ได)

(31)

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะนําวันที่รับและชื่อผูที่ลงรับเอกสารตัวจริงไปแสดงที่ประวัติ เสนทางเดินของเอกสารฉบับนั้นๆดังภาพ (สามารถตรวจสอบไดที่หนาทะเบียนรับ) กรณีที่ตองการเรียกดูประวัติเสนทางเดินของเอกสาร ใหคลิกที่ปุมประวัติ กรณีที่ตองการ UpDate ขอมูลใหเปนปจจุบัน ใหคลิกที่ปุมRefresh กรณีที่ตองการคนหาเอกสารที่ยังไมไดลงรับตัวจริงใหคลิกที่ปุมคนหา กรณีที่ตองการพิมพรายการที่แสดงบนหนาจอลงรับเอกสารตัวจริง ใหคลิกที่ปุมพิมพ

(32)

หนาจอทะเบียนรับ : คลิกที่เมนู ทะเบียนรับเปนหนาจอที่ใชสําหรับเรียกดูเอกสารที่ทําการลงรับแลวของ หนวยงานเรา ซึ่งสามารถนําเอกสารมาเก็บไวที่ทะเบียนรับได 2 วิธีคือ 1.) การลงรับเอกสารมาจากหนาจอรอลงรับ 2.) การนําเอกสารของหนวยงานภายนอกมากรอกขอมูลแลวทําการบันทึกไวที่ประเภทสมุดตางๆ จะแสดง หนาจอดังภาพดานลาง สังเกตที่ปุมแกไข , ปุมลบจะไมสามารถคลิกได เนื่องจากไมไดเปนผูสรางเอกสาร

(33)

การสงคืนเอกสาร : คลิกที่ปุมสงคืน กรณีที่ลงรับเอกสารมาแลวแตปรากฏวาลงรับผิดรายการ

สามารถสงคืนเอกสารกลับไปยังหนวยงานตนทางเอกสารได โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหระบุเหตุผลของการสงคืน

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะสงคืนเอกสารไปยังตนทางเอกสารโดยอัตโนมัติ ซึ่งตนทาง เอกสารสามารถตรวจสอบประวัติการสงคืนของเอกสารไดดวย

(34)

การสงตอเอกสาร : คลิกที่ปุมสงตอ กรณีที่ตองการสงตอเอกสารไปยังหนวยงานอื่นๆตอไปโดย ตองกรอกรายละเอียดตางๆใหเรียบรอย เชน เรียน , ประเภทการปฏิบัติ , เนื้อหา/คําสั่งการ , หมายเหตุ , มอบหมาย , สงถึง เปนตน ดังภาพที่แสดงดานลางนี้ กรณีที่มีการมอบหมายงานใหผูอื่น(ผูที่ไดรับมอบหมาย) ทําแทนใหคลิกที่ชอง พรอมทั้งระบุ ขอมูลที่ชองมอบหมายดวย ซึ่งโปรแกรมจะนําขอมูลที่ชองมอบหมายนี้ไปแสดงในรายงานมอบหมายงานใหดวย จากนั้นคลิกที่ปุมสง โปรแกรมจะทําการสงเอกสารตอไปยังหนวยงานที่ไดเลือกไวใหทันที กรณีที่ตองการระบุผูสั่งการสามารถคลิกที่ปุม เพื่อเลือกรายชื่อของผูมีอํานาจสั่งการได โดยตองระบุ Login และ Password ใหถูกตอง (จะมีผลในการนําลายเซ็นตอิเล็กทรอนิกสของผูมีอํานาจสั่งการไปแสดงไวที่บันทึก ขอความหรือใบปะหนาใหอัตโนมัติหากมีการเก็บลายเซ็นตไวแลวในฐานขอมูล) กรณีที่ตองการพิมพเนื้อหา/คําสั่งการไวกอนคอยสงตอภายหลัง ใหคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะ ทําการบันทึกขอมูลของคําสั่งการเอาไวกอนโดยไมสงในทันที กรณีที่ตองการออกจากหนาจอสงตอเอกสาร ใหคลิกที่ปุมปด

(35)

การแนบเอกสาร : คลิกที่ปุมแนบ ดานหนาชองของรายการเอกสาร กรณีที่ตองการแนบเอกสาร เพิ่มเติมเชน การแนบไฟลเอกสาร, การแนบแบบฟอรมมาตรฐาน จะแสดงหนาจอดังภาพดานลาง

แนบไฟล : คลิกที่ปุมแนบไฟล กรณีที่ตองการแนบไฟลเอกสาร ซึ่งเก็บไวที่ไดรฟตางๆ เชน ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เปนตนจะแสดงหนาจอดังภาพดานลาง

(36)

เมื่อคลิกที่ปุม แลวจะแสดงหนาจอดังภาพ เพื่อใหคลิกเลือกชื่อไฟลที่ตองการแนบเอกสาร

โดยสามารถแนบไฟลไดทั้งในรูปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, .PDF, รูปภาพเปนตน

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหเรียกดูรายการเอกสารแนบ...โดย สามารถคลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสารไดเลย…………. การลบเอกสารแนบ : คลิกที่ปุมลบ กรณีที่ตองการลบเอกสารที่ไดแนบไวแลว โดยผูที่สามารถลบ คลิกเลือกที่ชื่อไฟลเอกสารแลว คลิกที่ปุม Open เพื่อเลือก เอกสารที่ตองการแนบ คลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสาร และคลิกที่ปุม เมื่อตองการ ลบเอกสารที่แนบไว

(37)

แนบแบบฟอรมมาตรฐาน : คลิกที่ปุมแบบฟอรมาตรฐาน กรณีที่ตองการแนบ เอกสารที่เปนแบบฟอรมมาตรฐานที่ไดสรางไวแลวโดยการเลือกจากComboที่กําหนดมาใหซึ่งสามารถแกไข /เพิ่มเติม ขอความภายในแบบฟอรมได จะแสดงหนาจอดังภาพ

จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก เพื่อยืนยันการเลือกแบบฟอรมที่ตองการ กรณีที่ตองการออกจากหนาจอแนบเอกสารใหคลิกที่ปุมปด

(38)

ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส

ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส : เปนระบบการจัดเก็บเอกสารโดยแยกเปนหมวดหมูไมจํากัด จํานวน (e-Library) สามารถคนหาเอกสารไดตามเงื่อนไขที่ผูใชกําหนดเองและคนหาเอกสารจํานวนมากไดในเวลา อันรวดเร็ว ทั้งยังสามารถสแกนเอกสารและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกสลงในระบบฐานขอมูล และมีการ ควบคุมสิทธิในการเปดอานเอกสารเฉพาะผูที่ไดรับสิทธิในการเปดอาน การคนหาเอกสารที่ทะเบียนจัดเก็บ : กรณีที่ตองการคนหาเอกสารที่จัดเก็บไวแลวในระบบ สามารถ พิมพเรื่องที่ตองการคนหาที่ชอง...ที่กําหนดแลวคลิกที่รูป โปรแกรมจะคนหารายการที่ตองการมาให

(39)

การสรางหมวดเอกสาร : คลิกเลือกประเภทเอกสารที่Comboแลวคลิกที่ปุมสรางหมวด

กรณีที่ตองการสรางหมวดเอกสารใหม จะแสดงหนาจอดังภาพ

จากนั้นระบุชื่อหมวดเอกสาร , รหัสแฟม (ถามี) ในชองที่กําหนดให สําหรับชองภายใต โปรแกรมจะแสดงให ตามที่ไดเลือกคลิกประเภทไวแลว แตหากตองการสรางหมวดเอกสารไวที่ประเภทอื่นๆก็สามารถคลิกเลือกประเภทใหม ไดที่ปุม จากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก โปรแกรมจะแสดงหมวดเอกสารใหมใหที่หนาจอดังภาพ

(40)

การแกไขหมวดเอกสาร : คลิกที่ปุมแกไขหมวด กรณีที่ตองการแกไขหมวดเอกสาร จะ แสดงหนาจอดังภาพ กรณีที่ตองการเพิ่มเติมขอมูลเฉพาะสําหรับเอกสารฉบับนั้นๆใหคลิกที่ปุมขอมูลเฉพาะ จะแสดง หนาจอเพื่อใหระบุดังภาพจากนั้นคลิกที่ปุมบันทึก กรณีที่ตองการยอนกลับไปที่กอนหนานี้ ใหคลิกที่ปุมยอนกลับ การลบหมวดเอกสาร : คลิกเลือกที่ชื่อหมวดเอกสารแลวคลิกที่ปุมลบหมวด โปรแกรมจะทํา การลบหมวดเอกสารนั้นๆใหทันที

(41)

การสรางทะเบียนใหม : คลิกเลือกประเภทเอกสารและคลิกเลือกหมวดเอกสาร จากนั้นคลิกที่ปุมทะเบียน ใหม จะแสดงหนาจอเพื่อใหกรอกขอมูลเชนที่,ลงวันที่, เรื่อง, จาก, ชั้นความลับ, ระยะเวลาการจัดเก็บ ,

วันที่หมดอายุ, คําคนและหมายเหตุเปนตน (กรณีที่ตองการใหเปนเอกสารสาธารณะโดยใหผูใชงานระบบสามารถ

เห็นเอกสารฉบับนี้ทุกคน ใหคลิกที่ชอง )

(42)

กรณีที่ตองการแนบไฟลเอกสารใหคลิกที่รูป จะเขาสูหนาจอดังภาพ กรณีที่ตองการแนบไฟลเอกสารใหคลิกที่ปุม จะเขาสูหนาจอดังภาพ จากนั้นคลิกที่ปุมแนบไฟล อีกครั้งโปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหเรียกดูรายการเอกสารแนบ ...โดยสามารถคลิกที่ชื่อเอกสารแนบเพื่อเปดดูเอกสารไดเลย…………. คลิกที่ปุม เพื่อเลือก ชื่อไฟลตางๆ ที่ตองการแนบ

(43)

กรณีที่ตองการลบรายการเอกสารแนบใหติ๊กเลือกที่ชองรายชื่อของเอกสารแนบแลวคลิกที่ปุม กรณีที่ตองการลบรายการเอกสารแนบทั้งหมด ใหคลิกที่ชอง ดานบน โปรแกรมจะทําการติ๊กที่หนาชอง รายชื่อเอกสารแนบใหทั้งหมด โดยที่ผูใชงานไมตองติ๊กเลือกทีละรายการ(กรณีที่มีเอกสารแนบจํานวนมาก) กรณีที่ทําการแนบไฟลเอกสารเรียบรอยแลว เมื่อคลิกที่ปุม จะแสดงหนาจอที่มีรูป ดังภาพ ลําดับที่แสดงในชองนี้ สามารถแกไขลําดับที่ ของเอกสารไดโดยการแกไขตัวเลขที่แสดง ภายในชองนั้นๆแลวคลิกที่ปุม

(44)

กรณีที่ตองการเรียกดูขอมูลทะเบียน ใหคลิกที่ปุม โปรแกรมจะเขาสูหนาจอทะเบียนให กรณีที่ตองการเรียกดูขอมูลพิเศษ ใหคลิกที่ปุมขอมูลพิเศษ โปรแกรมจะเขาสูหนาจอขอมูล พิเศษของเอกสารแตละฉบับที่ไดทําการสรางขอมูลพิเศษไวแลว ดังภาพ

การพิมพรายการจัดเก็บเอกสารที่แสดงบนหนาจอ : คลิกที่ปุมพิมพ โปรแกรมจะแสดง รายการจัดเก็บเอกสารที่แสดงบนหนาจอมาใหในรูปแบบของรายงาน ดังภาพ

(45)

การคนหาเอกสารจัดเก็บ : กรณีที่ตองการคนหาเอกสารที่จัดเก็บแลวคลิกที่ปุมคนหา จะ แสดงหนาจอเพื่อใหระบุเงื่อนไขที่ตองการคนหา เชน เรื่อง , คําคน , เลขที่หนังสือ, ปพ.ศ. , ลงวันที่ , ถึงวันที่ซึ่ง สามารถระบุเงื่อนไขที่ตองการคนหาไดมากกวา 1 เงื่อนไขดังภาพดานลาง

จากนั้นคลิกที่ปุมคนหา โปรแกรมจะคนหาเอกสารจัดเก็บตามเงื่อนไขที่กําหนดมาให กรณีที่ตองการออกจากหนาจอคนหาเอกสารจัดเก็บใหคลิกที่ปุมปด

(46)

การใชงานระบบรายงาน : คลิกที่ไอคอนรูป กรณีที่ตองการพิมพหรือเรียกดูรายงานประจําวันของ การรับ-สงเอกสารของแตละหนวยงาน จะแสดงหนาจอดังภาพ คลิกเลือกชื่อรายงานในComboที่กําหนดเชนทะเบียนการออกเลขสงหนังสือ, ทะเบียนหนังสือรับ ,ทะเบียน ออกเลขหนังสือเวียน , ทะเบียนรับหนังสือเวียน , ทะเบียนจัดเก็บเอกสาร , เอกสารคางรับ ,เอกสารติดตาม ,เรื่องที่ เลขาฯมอบหมาย, หนังสือหมดอายุ เปนตน ระบุเงื่อนไขที่ตองการสําหรับรายงาน โดยสามารถเลือกเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไขเชนเรื่อง ,เรียน , เลขที่หนังสือ ,ปพ.ศ. ,เลขทะเบียน ,ถึงเลขทะเบียน , จากวันที่ , ถึงวันที่ ,จากเวลา ,ถึงเวลา ,ชั้นความเร็ว ,ชั้นความลับ, สถานะ ,ประเภทการปฏิบัติและชื่อผูรับ ทั้งนี้ขึ้นอยูกับความตองการของผูใชงานวามีความตองการที่จะคนหารายงาน ทั้งหมดโดยไมตองระบุเงื่อนไขก็ได ซึ่งสามารถทําไดโดยคลิกเลือกที่ชื่อรายงานแลวคลิกที่ปุม

(47)

เมื่อคลิกที่ปุมพิมพ แลวโปรแกรมจะแสดงแบบฟอรมรายงานมาให โดยจะแสดงในรูปแบบ ของ.PDF ดังภาพที่แสดงดานลางนี้ การออกจากระบบ : คลิกที่ไอคอนรูป กรณีที่ตองการLog Offออกจากระบบเพื่อใสรหัสผานเขามา ใชงานใหม การกลับสูจอภาพรวมของการใชงานโปรแกรม : คลิกที่ไอคอนรูป กรณีที่ตองการกลับสูหนาจอ ภาพรวมการใชงานของโปรแกรมซึ่งจะแสดงรายละเอียดตางๆเชนหนังสือเวียนสํานักงานศาลยุติธรรม , ขาว ประชาสัมพันธ , หนังสือรับ-สงของแตละหนวยงาน , หนังสือเวียน ,สมุดสงกลาง ,หนังสือเกินกําหนดและหนังสือคาง รับของแตละหนวยงาน เปนตน การตั้งคาการแสดงรายการที่หนาจอ : คลิกที่ไอคอนรูป กรณีที่ตองการกําหนดคาที่จะใหแสดงใน หนาจอหลัก โดยผูใชงานแตละคนสามารถกําหนดไดวาตองการใหขอมูลแสดงรายการในตารางจํานวนกี่รายการ การกําหนดสิทธิอํานาจการใชงานตางๆ : คลิกที่ไอคอนรูป กรณีที่ตองการกําหนดสิทธิอํานาจการ ใชงานตางๆใหผูใชงานโปรแกรม ซึ่งผูที่มีสถานะเปน Administrator เทานั้นจึงจะสามารถเขาใชงานได

References

Related documents

การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของศูนย์การจัดการความรู้ เจ้าของผลงาน น.ส.เปมิกา จรรยาดี นายฉัตรชัย ศรีสม และนายอนุสรณ์ เฉื่อยฉ่่า สังกัด ศูนย์การจัดการความรู้ ประเด็นความรู้

ขั้นตอนที่ 8 : ปรับขนาดและความละเอียดของหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทําขึ้น โดยคลิ้กที่เมนู Setting จากนั้น ปรับขนาดตามที่ต้องการ ดังนี้ - Output Options ƒ

หนวยที่ 3 การจัดการกับขอมูลและสมุดงาน สาระสําคัญ การทํางานดวยโปรแกรมไมโครซอฟทเอ็กเซลนั้น ตองคํานึงถึงหลักเกณฑและวิธีจัดการ กับขอมูลและสมุดงาน

โครงการฝกอบรมหลักสูตรการใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส หลักการและเหตุผล ในปจจุบันเอกสารมีความสําคัญมาก ไมวาจะเปนทั้งภาครัฐและเอกชน

เข้าสู่ระบบระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบ INFOMA WEBFORM ได้ โดยการเข้าระบบ Windows ตามปกติ จากนั้น เข้าโปรแกรม Browser โดยจะต้องเป็น Internet Explorer

แมแบบ (lass)“มนD แบบ (lass)“มนDษยQ ษยQ” ซ ” ซ - -งว งวตถD ตถD ((Object Object)ท )ท - -เก8 เก8ดจากแม

Ofloxacin ก  ับ Levofloxacin เปน Isomer ก  ัน โดย Oflaxacin เปน S-isomer โจทยใหโครงสราง Ofloxacin

(Electronic Signature Guideline) เลขที่ ขมธอ... หมายถึง อักษร อักขระ