แนะน าการใช งานระบบเอกสารอ เล กทรอน กส

แนะนําการใชงานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส

ระบบ INFOMA WebForm เปนระบบจัดเก็บและคนคืนเอกสารอิเล็กทรอนิกสเหมือนการจัดเก็บเอกสารเขา ตูเอกสารลิ้นชักแฟมในระบบ manual ระบบ INFOMA WebForm มีระบบปองกันความปลอดภัยในการควบคุมการ เขาถึงเอกสาร

ผูใชสามารถเขาสูระบบ INFOMA WebForm ไดโดยการเขาระบบ Windows ตามปกติจากนั้นเขาโปรแกรม Browser โดยจะตองเปน Internet Explorer Version 5.0 ขึ้นไป

หลังจากเขาโปรแกรม Browser แลวผูใชงานสามารถเขาระบบโดยเรียกที่ URL : ดังนี้

ผูใชสามารถเลือกการใชงานเปนภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษไดโดยการกดปุมเลือก ดังภาพ http://

ถาผูใชงานเลือก English จะปรากฏหนาจอการใชงานเปนแบบอังกฤษดังภาพ ในการปอนรหัสผานผูใชงานนั้นระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปนเครื่องหมาย “ ดอกจันทร “ เพื่อความ ปลอดภัยในการใชงาน จากนั้นตอบตกลงเพื่อยืนยันการเขาสูระบบระบบจะทําการตรวจสอบสิทธิตางๆของผูใช เชนสิทธิในการคนหาและเขาดูเอกสารสิทธิในการจัดเก็บเอกสารสิทธิในการเพิ่มหมวดเอกสารเปนตน เมื่อเขาระบบมาไดแลวระบบจะแสดงรายชื่อตูเอกสารที่มีสิทธิ์เลือกตูเอกสารที่ตองการหากทานสามารถเขา ไดตูเดียวระบบจะเขาตูใหโดยอัตโนมัติ กรณีที่ผูใชงานปอนชื่อหรือ รหัสผานไมถูกตองระบบจะแจงขอความเตือน “ปอนชื่อหรือรหัสผานไมถูกตอง กรุณาปอนใหม“ ใหผูใชงาน ทําการปอนชื่อผูใชงานและรหัสผานใหมอีกครั้งเมื่อถูกตองแลวจึงจะเขาสูระบบได

เมื่อเขาตูมาไดแลวผูใชสามารถคนหาเอกสารเบื้องตนได 2 วิธีคือ 1. เปดลิ้นชักและแฟมหลัก-แฟมยอยตามโครงสราง (Tree Structure) ดานซายมือ 2. ใชการคนหา

1.

คนหาโดยการเปดลิ้นชัก

และแฟม

ตามโครงสราง

(Tree Structure)

ดานซายมือ

เมื่อเลือกตูเอกสารที่ตองการแลวระบบจะตรวจสอบสิทธิ์ของผูใชเพื่อแสดงรายชื่อลิ้นชักแฟมและเอกสารที่ผูใชมีสิทธิ์ ระบบจะแสดงรายชื่อลิ้นชักของตูทางดานซายมือผูใชสามารถกดที่ลิ้นชักที่ตองการเพื่อเปดดูแฟมในลิ้นชักจากนั้น เลือกแฟมหลักและแฟมยอยที่ตองการระบบจะแสดงรายชื่อเอกสารในแฟมทางดานขวามือ

การคนหาเอกสาร

1 ₂ 3 กดที่ลิ้นชัก ที่ตองการ กดที่แฟมหลัก ที่ตองการ กดที่ลิ้นแฟมยอย ที่ตองการ เปด ลิ้นชัก แฟมหลัก แฟมยอย 1 2

2.

คนหาโดยการใชการคนหา

หากไมทราบวาเอกสารอยูในลิ้นชักหรือแฟมใดสามารถคนหาเอกสารไดโดยระบบจะตั้งคาขอบเขตการคนหาเบื้องตน เปนคนหาเอกสารจากทั้งตู (ทั้งหมด) ใหผูใชปอนคําสําคัญสําหรับการคนหาในชองคนหาระบบจะคนหาเอกสารจากรายละเอียดสําคัญของเอกสาร อันไดแก ชื่อเรื่องรายละเอียดและคําคนจากนั้น ระบบจะแสดงรายชื่อเอกสารใหดานลางดังภาพ กรอกคําคน แลวกดปุม คนหา ระบบแสดงรายชื่อเอกสารที่คนหาได เมื่อคนหาไดแลวสามารถกดที่เครื่องหมาย เพื่อเปดเอกสารแนบหรือกดที่เลขที่เอกสารหรือเรื่องหรือเอกสาร ลงวันที่เพื่อดูรายละเอียดของเอกสารหรือใบปะหนาเอกสารได* *_{ดูวิธีการเปดเอกสารแนบ และดูรายละเอียดเอกสารเพิ่มเติม ในหัวขอวิธีเปดเอกสารแนบ และดูรายละเอียดเอกสาร} 1 2 2 1

เมื่อคนหาเอกสารโดยการเปดลิ้นชักและแฟมแลวผูใชสามารถจํากัดการคนหาจากผลการคนหาเบื้องตน โดยใชคําคนเพื่อจํากัดเอกสารภายใตคําคนและแฟมนั้นๆ เดิมคนหาโดยเปดลิ้นชัก และแฟม และระบบแสดงรายชื่อเอกสารขึ้นมา Limit search ดวยคําคน แลวกด คนหา ระบบแสดงรายชื่อเอกสาร โดยใขคําคน และคนภายใตแฟมที่เลือกไว

การจํากัดขอบเขตการคนหา

(LIMIT-EXPAND SEARCH)

1 2

สืบเนื่องจากการ limit search ขางตน เลือก ทั้งลิ้นชัก แลวกด คนหาใหม

ระบบแสดงรายชื่อเอกสาร โดยใขคําคน และคนภายใตลิ้นชักของแฟมที่เลือกไว

หากผูใชตองการคนหาเอกสารจากขอมูลเฉพาะสวนของเอกสาร เชนเลขที่เอกสารเอกสารลงวันที่ชื่อเรื่อง รายละเอียดคําคนหรือชวงวันที่เอกสารบุคคล/หนวยงานสถานะภาษาผูใชสามารถคนหาไดโดยใชการคนหาแบบ พิเศษโดยกดที่เมนูคนหาแบบพิเศษดังภาพ ในการคนหาแบบพิเศษผูใชสามารถกําหนดเงื่อนไขได 6 สวนคือ 1. กําหนดขอบเขตของขอมูลคือกําหนดลิ้นชักแฟมที่ตองการคนหรือคนเอกสารจากทุกลิ้นชัก (ทั้งตู)

การคนหาแบบพิเศษ

1 2 3 4 5 6

2. กําหนดสวนของขอมูลที่ตองการคนไดแก อธิบายความหมาย เอกสารเลขที่ คนหาเอกสารจากเลขที่เอกสารเชน 0805/46, 2546, 822 โดยอาจใสเลขที่เอกสารเต็มหรือใสบางสวน แลวกําหนดเงื่อนไขเปน “มีคําวา” เอกสารอางอิง คนหาเอกสารจากเลขที่เอกสารอางอิง (ถามี) รหัสเอกสาร คนหาเอกสารจากรหัสเอกสารเชน 0020000302001003/461213-00001 หรือบางสวนของรหัส เอกสารเชน 461213 แลวกําหนดเงื่อนไขเปน “มีคําวา” เอกสารลงวันที่ คนหาเอกสารจากวันที่ของเอกสารรูปแบบของวันที่คือ dd/mm/yyyy เชน 03/12/2546 คนเอกสารลงวันที่ กําหนดเงื่อนไขเปน = เชนคนเอกสารลงวันที่ 03/12/2546 คนเอกสารตั้งแตวันที่กําหนดเงื่อนไขเปน > คนหาเอกสารถึงวันที่กําหนดเงื่อนไขเปน < คนหาเอกสารเปนชวงวันที่ตองกําหนดเงื่อนไขเอกสารลงวันที่ 2 ครั้งเชน เรื่อง คนหาเอกสารจากคําในชื่อเรื่องของเอกสาร รายละเอียด คนหาเอกสารจากคําในชองรายละเอียดของเอกสาร คําคน คนหาเอกสารจากคําในชองคําคนของเอกสาร บุคคล/หนวยงาน ที่เกี่ยวของ คนหาเอกสารจากคําในชองบุคคล/หนวยงานที่เกี่ยวของ

ภาษา คนหาเอกสารโดยระบุภาษาของเอกสารเชนไทยอังกฤษ ภาพการระบุภาษาในใบปะหนาเอกสาร คนเอกสารภาษาไทยใหระบุวา Thai หรือไทยโดยกําหนดเงื่อนไข “มีคําวา” หรือพิมพเต็มใช = คนเอกสารภาษาอังกฤษใหระบุวา Eng หรืออังกฤษโดยกําหนดเงื่อนไข “มีคําวา” หรือพิมพเต็มใช = หากหนวยงานทานมีการกําหนดเอกสารภาษาอื่นไวสามารถดูใบปะหนาเอกสารสําหรับระบุในการ คนหาตามตัวอยางขางตนได สถานะ คนหาเอกสารจากสถานะของเอกสารสถานะเอกสารทั้งหมดดูไดจากใบปะหนาเอกสารเชน ภาพการระบุสถานะเอกสารในใบปะหนาเอกสาร ผูใชสามารถคนหาเอกสารไดโดยระบุสถานะเอกสารของเอกสารโดยสามารถพิมพบางสวนแลว กําหนดเงื่อนไข “มีคําวา” ดังตัวอยาง ชื่อเจาของ เอกสาร คนหาเอกสารจากชื่อเจาของเอกสารที่จัดเก็บเอกสาร (ชื่อ login)

3. เงื่อนไขของการใชคําคนไดแก มีคําวา ใชคนคําในสวนขอมูลที่มีคําวา xxx = ใชคนคําในสวนขอมูลเทากับคําวา xxx <> ใชคนเอกสารที่ไมเทากับคําที่กําหนด ไมมีคําวา ใชคนเอกสารที่ไมมีคําที่กําหนด < ใชคนขอมูลตัวเลขนอยกวาเงื่อนไขที่กําหนดเชนวันที่ > ใชคนขอมูลตัวเลขมากกวาเงื่อนไขที่กําหนดเชนวันที่ 4. คําคนระบุเงื่อนไขคําคนของสวนขอมูลที่ตองการ 5. เงื่อนไขและหรือเมื่อคนรวมกับคําคนอื่น 6. เรียงขอมูลตามผูใชสามารถกําหนดใหเรียงขอมูลตามเลขที่เอกสารเรื่องวันที่และภาษา

ตัวอยางเชนตองการคนหาเอกสารในหมวดคําสั่งที่เปนเรื่องพนักงานโดยเปนคําสั่งระเบียบขอบังคับกฎหมายในป 2546 (01/01/2546-01/01/2547)

ในการแสดงผลการสืบคนระบบจะแสดงรายละเอียดของเอกสารดังนี้ 1. ผลการคนหาและการปรับแตงการแสดงผล ระบบแสดงจํานวนเอกสารที่คนได รายการเอกสารที่แสดงผลในหนาปจจุบันผูใชสามารถเลือกหนาแสดงผลที่ตองการได การปรับแตงจํานวนแสดงผลตอหนาผูใชสามารถกําหนดจํานวนแสดงผลตอหนาเปน 10 20 50 100 รายการ ตอหนาได 2. เอกสารแนบ หากมีเอกสารแนบระบบจะแสดงรูป หากไมมีเอกสารแนบระบบจะแสดงเปนรูป 3 เอกสารเลขที่ ระบบแสดงเลขที่เอกสาร 4. เรื่องระบบแสดง ชื่อเรื่องของเอกสาร

URL Link (หากมี) สามารถกดที่ Link เพื่อเปด Window ใหมเพื่อไปไซตดังกลาว

รายละเอียดหากเอาเมาสไปชี้ที่ชื่อเรื่องระบบจะแสดงรายละเอียดของเอกสารใน Tool Tip ดังภาพ 5. เอกสารลงวันที่ ระบบแสดงวันที่ของเอกสาร

รายละเอียดของเอกสารในผลการสืบคน

1 2 3 4 5

เมื่อคนหาเอกสารแลวผูใชสามารถเปดเอกสารแนบไดโดยกดที่รูป หรือกดที่เลขที่เอกสารเรื่องหรือเอกสาร ลงวันที่ก็ได เปดดูเอกสารแนบ จากรูป หรือขอมูลสวนใดก็ได กรณีที่ผูใชมีสิทธิ์ดูเอกสารอยางเดียว (ไมใหเพิ่มเอกสารหรือจัดเก็บเอกสาร) และ Administrator เลือก configuration ใหผูดูเอกสารอยางเดียวเปดเอกสารแนบไดเลยระบบเปดเอกสารแนบใหเลยโดยจะเปดเปน Window ใหมดังภาพ

การเปดเอกสารแนบ

ระบบจะเปดเอกสารแนบเปน Window ใหม หากเปดเปน Window เต็มจอซอนกัน จะสังเกตไดจากจํานวน Window ที่ Taskbar กรณีที่ทานมีสิทธิ์จัดเก็บเอกสารดวยหรือมีสิทธิ์ดูอยางเดียวแต Administrator ไมเลือก Configuration ใหผูดูเอกสาร อยางเดียวเปดเอกสารแนบไดเลยเมื่อกดที่ที่รูป หรือกดที่เลขที่เอกสารเรื่องหรือเอกสารลงวันที่แลวระบบ จะแสดงรายละเอียดของเอกสารแนบกอน กดที่ icon เอกสารแนบหรือรายละเอียดของเอกสาร ระบบแสดงเอกสารแนบ กดที่icon ระบบเปดเอกสารแนบให เมื่อดูเอกสารแนบแลว ปด Windows แลวกด Back *** เมื่อดูเอกสารเรียบรอยแลวปด Window แลวกด Back เพื่อกลับไปผลการสืบคนสําหรับดูเอกสารอื่นตอไป ***

ผูใชสามารถบันทึกไฟลเอกสารแนบไปใชงานไดจากหนาเอกสารแนบโดยกดปุม

ระบบจะแสดงหนาตางดานลางนี้

ให Click ขวาที่ icon แลวเลือกเมนู Save Target As จากนั้นตั้งชื่อไฟลและกําหนด directory ที่จะ save file

ผูใชสามารถบันทึกขอคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารแนบแตละรายการไดจากหนาเอกสารแนบโดยกดปุม

ระบบจะแสดงหนาตางนี้

กดปุมปอนบันทึกขอความใหมเพื่อสรางขอความใหม จะปรากฏหนาตางสําหรับกรอก ขอความกรอกขอความและกําหนดระดับสิทธิของผูดูขอความและสถานะเชนปกติดวนนาสนใจ

เมื่อกรอกขอความแลวกดปุมบันทึก ระบบจะแสดงขอความที่เพิ่งกรอกดังภาพ หากตองการปดหนาตางนี้กดปุมปดหนาตาง

ในการดูขอคิดเห็นกดที่ เชนเดิม

ผูใชที่มีสิทธิ์เพิ่มเอกสารจะสามารถกดปุมเพิ่มใหมได จะปรากฏหนาจอสําหรับบันทึกขอมูลใหเลือกลิ้นชักและแฟมที่ตองการจัดเก็บเอกสารแลวจึงกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับ เอกสาร (กรอกขอมูลเทาที่มี) ขอมูลเกี่ยวกับเอกสารหนึ่งๆสําหรับบันทึกและคนคืนประกอบดวย - รายละเอียดหรือขอมูลของเอกสารเชนชื่อเรื่องหมวด (ลิ้นชักแฟม) คําคนเอกสารลงวันที่ - รายละเอียดการกําหนดสิทธิ์/ การเขาดูเอกสารเชนใหทุกหนวยงานดูเอกสารบางหนวยงานหรือใชภายใน - รายละเอียดการปรับปรุงเอกสารการใขงานเอกสารเชนสําเนาลง CD สถานบังคับใช ยกเลิกเปนตน

การจัดเก็บเอกสารใหม

ในการจัดเก็บเอกสารใหมใหเลือกหมวดเอกสารที่ตองการจัดเก็บจากโครงสรางทางซายมือกอนแลวจึงกรอก รายละเอียดของเอกสารและกําหนดสิทธิ์การใชเอกสาร รายละเอียด หรือ ขอมูลของ เอกสาร รายละเอียดการ กําหนดสิทธิ์ / การเขาดูเอกสาร รายละเอียดการ ปรับปรุงเอกสาร การใชงาน

อธิบายการกรอกรายละเอียดของเอกสาร วันที่นําเขาขอมูล ไมตองกรอกระบบจะขึ้นวันที่นําเขาขอมูลใหโดยอัตโนมัติ ชื่อผูนําเขาขอมูล ไมตองกรอกระบบจะขึ้นชื่อผูนําเขาขอมูลใหโดยอัตโนมัติ รหัสเอกสาร ไมตองกรอกระบบจะขึ้นรหัสเอกสารใหโดยอัตโนมัติ เอกสารอางอิง กรอกเลขที่เอกสารอางอิง (หากมี) เอกสารเลขที่ กรอกเลขที่เอกสาร (หากมี) เอกสารลงวันที่ กรอกวันที่ของเอกสารโดยระบบจะขึ้นใหเปนวันที่นําเขาขอมูลกอน ผูใชสามารถเปลี่ยนไดปอนวันที่ในรูปแบบวว/ดด/ปปปป แกไขที่ กรอกรายละเอียดการแกไข (ถามี) ใชสําหรับการควบคุมเวอรชั่นของเอกสารได แฟมเอกสาร เลือกแฟมเอกสารโดยสามารถเลือกไดจากโครงสรางทางซายมือ ลิ้นชักÆแฟมหลักÆแฟมยอยทางซายมือได หมายเหตุหากเลือกหมวดเอกสารไปแลวไปเลือกหมวดใหมระบบจะ refresh หนาจอขอมูลที่คียไวจะหายไปไดดังนั้นควรเลือกหมวดเอกสารกอนแลวคอย กรอกรายละเอียดเอกสาร เรื่อง กรอกชื่อเรื่องของเอกสาร หัวเรื่องยอย กรอกหัวเรื่องยอย (หากมี) รายละเอียด กรอกรายละเอียดของเอกสาร (หากมี) คําคน กรอกคําคน (หากมี) ภาษา เลือกภาษาของเอกสาร ชนิดเอกสาร เลือกชนิด (ตนฉบับหรือคําแปล) บุคคล/หนวยงานที่เกี่ยวของ กรอกชื่อบุคคล/หนวยงานที่เกี่ยวของ (หากมี) เชื่อมโยงไป URL กรอกชื่อ URL ที่เกี่ยวของ (หากมี) ขอคิดเห็น กรอกขอคิดเห็น (หากมี) อธิบายการกําหนดสิทธิ์ของเอกสาร สําหรับผูจัดเก็บเอกสารสามารถกําหนดระดับและสิทธิการเขาถึงเอกสารโดยบันทึกขอมูลสวนของ การรักษาความปลอดภัยของขอมูลดังนี้ ชื่อเจาของเอกสาร ไมตองกรอกระบบจะแสดงชื่อผูนําเอกสารเขาใหโดยอัตโนมัติ ระดับสิทธิ จําแนกออกเปนระดับ 0-9 เปรียบไดกับระดับซีของบุคคลหรือ ชั้นความลับของเอกสารเอกสารระดับ 0 ผูที่สามารถเขาดูไดคือผูใชที่มีสิทธิ ระดับ 0 ขึ้นไปหากเอกสารมีชั้นความลับสามารถปองกันการเขาถึงเอกสารนั้นได โดยการกําหนดระดับสิทธิผูเขาดูไวที่เอกสารใหสูงกวา ตัวอยางเชนเอกสารระดับ 5 ผูที่จะเขาดูตองมีระดับสิทธิตั้งแต 5 ขึ้นไปสําหรับผูใชที่มีระดับสิทธิต่ํากวานั้น จะไมสามารถเห็นเอกสารนั้นๆได

ประเภทเอกสาร จําแนกออกเปน 3 ประเภทคือ 1. เอกสารสวนกลาง หมายถึงเอกสารที่เปดใหทุกหนวยงานเขาดูเอกสารได 2. เอกสารระดับหนวยงาน หมายถึงเอกสารที่เปดใหบุคคลที่สังกัดหนวยงานนั้นๆเทานั้น เขาดูและทํางานได 3. เอกสารสวนบุคคล หมายถึงเอกสารที่เจาของที่นําเอกสารเขาเทานั้นเขาดูและทํางานได บุคคลในหนวยงานเดียวกันก็ไมสามารถเห็นเอกสารได หนวยงานเจาของ หมายถึงหนวยงานของผูนําเขาขอมูลระบบจะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ หนวยงานที่ไดรับสิทธิ เอกสารระดับหนวยงานสามารถใหหนวยงานที่หนวยงานเจาของ เอกสารประกาศใหเขาดูเอกสารไดโดยใชการใหสิทธิหนวยงานนั้นๆ * ชื่อผูเขียน กรอกชื่อผูเขียน (หากมี) อายุเอกสาร กรอกอายุการเก็บเอกสาร (หากมี) สถานที่เก็บ กรอกสถานที่เก็บเอกสารตนฉบับ (หากมี) *ทั้งนี้ทานสามารถสราง template กลุมหนวยงานที่ทานใหสิทธิ์บอยๆไดจากปุม […] ดังนี้ การเพิ่มกลุมหนวยงานที่ไดรับสิทธิ กดปุมเพิ่ม พิมพชื่อกลุมแลวเลือกหนวยงานที่ตองการโดยกดปุม shift คางไว

การแกไขรายชื่อหนวยงานในกลุม เลือกกลุมที่ตองการแกไขแลวกดปุมแกไข หนวยงานที่เลือกไวจะมีเครื่องหมายดอกจันทรนําหนาชื่อหนวยงานใหเลือก ใหมโดยกดปุม shift คางไวเชนเดิมโดยอาจเลือกหนวยงานเพิ่มหรือไม เลือกหนวยงานที่ไดเลือกไว (มีเครื่องหมายดอกจันทรแสดงอยู) เมื่อเลือกใหม เรียบรอยแลวกดปุมตกลง การลบชื่อกลุมหนวยงานที่ไดรับสิทธิ เลือกกลุมที่ตองการแกไขแลวกดปุมลบ

ระบบจะใหยืนยันการลบกลุมกดตกลงเพื่อลบกลุม อธิบายรายละเอียดการปรับปรุงเอกสารการใชงานเอกสาร ปรับปรุงลาสุด ไมตองกรอกระบบจะแสดงวันเวลาที่ปรับปรุงขอมูลเอกสารลาสุด ปรับปรุงโดย ไมตองกรอกระบบจะแสดงชื่อผูปรุงขอมูลเอกสารลาสุด สั่งการทํางาน เชนการสั่งทําสําเนาลง CD การทํา XML ในการเพิ่มใหมไมตองเลือกใชสําหรับ เอกสารที่จัดเก็บแลวและสั่งการทํางานในการแกไขเอกสาร สถานะเอกสาร เชนมีผลบังคับใชยกเลิก (ถามี) เมื่อบันทึกรายละเอียดตางๆแลวกดปุม [ตกลง] ระบบจะใหเลือกวาตองการแนบเอกสารหรือ ตองการปอนเอกสารชุดถัดไป หากตองการ [ปอนเรื่องถัดไป] ระบบจะแสดงหนาจอสําหรับบันทึกขอมูลใหม หากตองการ [แนบไฟลเอกสาร] ระบบจะแสดงหนาตางสําหรับแนบเอกสารดังภาพ

กรณีที่ผูใชกดแนบเอกสารจะมาหนาจอสําหรับแนบเอกสารดังภาพ

กดตัว [E] เพื่อแนบเอกสาร

ผูใชสามารถแนบเอกสารได 2 แบบคือ

1. Browse แนบไฟลขอมูลที่มีอยูแลวโดยอาจเปนไฟล .DOC, .XLS, .PDF, .GIF, .JPG หรือไฟลชนิดอื่นๆ 2. Scan แนบเอกสารโดยการสแกน

การแนบเอกสารแบบ Browse

กดปุม [Browse …] แลวเลือกไฟลที่ตองการแลวกด Open

จากนั้นกดตกลงเพื่อแนบเอกสาร

การแนบเอกสารโดยการสแกน

กดปุม [Scan] ระบบจะแสดงหนาตางสําหรับสแกนเอกสารผานโปรแกรม INFOMA:WebScan จากนั้น

กดปุม [Scan New]

ขอควรระวัง เอกสารที่สแกนสวนใหญมักเปนเอกสารขาว-ดําผูใชควรเลือกสแกนแบบ B&W (Text) เพื่อประหยัดเนื้อที่ ในการจัดเก็บสวนลักษณะอื่น ๆใหเลือกตามชนิดของภาพ ซึ่งสแกนเนอรบางรุนอาจจะมีการเลือกรูปแบบการสแกน ไดหลายแบบเชน Scanning Type สามารถเลือกได 3 แบบดังนี้ Flatbed Scan เลือกสแกนแบบเปดฝาถายโดยคว่ําหนาที่ตองการถายลงที่บนสวน การอานภาพ

ADF Scan เลือกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถายไดครั้งละหลายๆหนาเอกสาร ADF & Duplex Scan เลือกสแกนแบบ Auto Feeder และถายทั้งดานหนา-หลังในการถาย

ครั้งเดียวกัน

Resolution เลือกความละเอียดในการสแกนโดยทั่วไปกําหนดไวที่ 200 x 200 dpi ทั้งนี้ขึ้นอยูกับคุณภาพ และความคมชัดของเอกสารที่นํามาถาย

Frame Area เลือกพื้นที่ที่ตองการ Scan โดยทั่วไปกําหนดขนาดไวที่ Size A4 Document

จากนั้นใหผูใชกดปุม [Scan] เพื่อทําการถายภาพโดยภาพที่ไดจะปรากฎบนจอภาพและ ถาตองการ Scan เอกสารหนาตอไปสามารถเลือกไดจาก Function Scan ดังนี้

Appended Scanned Page เปนการสแกนตอทายจากภาพที่กําลังแสดง Insert Scanned Page เปนการสแกนโดยการแทรกในหนาที่ตองการ Rescan Scanned Page เปนการสแกนโดยถายภาพสแกนใหมอีกครั้ง

โดยแทนที่หนาเอกสารที่ปรากฏอยูในขณะนั้น

หมายเหตุ ในขั้นตอนการสั่งสแกนเอกสารหนาจอที่ปรากฏจะแสดงหนาจอตามยี่หอและรุนของScanner

ที่ตอพวงกับระบบ จากตัวอยางหนาจอเปนScanner Fujitsu รุนM3093GX ซึ่งการใชงานสแกนเนอรรุน อื่นๆถือเปนสวนของมาตรฐานทั่วไปผูใชอาจจะตองทําความเขาใจกับการใชฟงกชั่น

เมื่อสแกนภาพแลว กด Transfer ดังภาพ

เมื่อสแกนเอกสารเรียบรอยแลวจากนั้นกดปุม [ตกลง] เพื่อยืนยันการแนบเอกสาร

ผูใชสามารถเพิ่มแกไขหรือลบเอกสารแนบไดจากหนาจอรายละเอียดเอกสารแนบหลังจากเพิ่มเอกสารใหมหรืออาจ โดยการเลือกหมวดเอกสาร, แฟมหลัก, แฟมยอยจากกิ่งหมวดทางดานซายมือระบบจะแสดงรายชื่อเอกสารในแฟม ยอยนั้นๆกดที่สัญลักษณแวนขยายระบบจะแสดงรายการเอกสารแนบหรือจะแกไขเอกสารแนบจากหนาผลการสืบคน ก็ได เพิ่มเอกสารแนบ กดที่ตัว A (Add) เพื่อเพิ่มเอกสารแนบพิมพรายละเอียดของเอกสารแนบแลวแนบเอกสารโดยการสแกน หรือ browse soft file ดังขั้นตอนขางตน

การเพิ่ม

แกไข

และลบเอกสารแนบ

การแกไขเอกสารแนบ กดที่ตัว E (Edit) ที่รายการที่ตองการแกไขระบบจะแสดงหนาตางสําหรับแนบเอกสารใหใหมทําการแนบเอกสารใหม หรือแกไขรายละเอียดของเอกสารตามวิธีการดังกลาวขางตนแลวกดตกลงเพื่อบันทึกการแกไข การลบเอกสารแนบ กดที่ตัว D (Delete) ที่รายการที่ตองการลบระบบจะใหยืนยันการลบเอกสารดังภาพกด OK หากตองการลบภาพ ระบบจะแสดงขอความเมื่อลบเอกสารเรียบรอยแลวดังภาพ

ผูใชสามารถแกไขเอกสารหรือลบเอกสารไดโดยเลือกหมวดเอกสารแฟมหลักและแฟมยอยเพื่อใหแสดงรายการที่ ตองการแกไขหรือใชวิธีคนหาเอกสารจากนั้นกดที่เลขที่เอกสารชื่อเรื่องหรือเอกสารลงวันที่ก็ได

ระบบจะแสดงรายละเอียดของเอกสารที่ไดบันทึกไว

การแกไขเอกสาร

กดที่ปุมแกไขใบปะหนาแลวแกไขรายละเอียดเอกสารจากนั้นกดตกลงเพื่อยืนยันการแกไข

การลบเอกสาร

กดปุมลบเอกสารเพื่อลบเอกสาร

ผูใชยายเอกสารได 2 วิธีคือ 1. ยายเอกสารทีละเอกสาร 2. ยายเอกสารเปนชวง ยายเอกสารทีละเอกสาร ยายไดโดยกดแกไขใบปะหนาแลวเลือกแฟมใหมโดยกดที่ปุม […] หลังชื่อแฟม กดที่ปุม […] หลังชื่อแฟม

การยายเอกสาร

เลือกแฟมที่ตองการยาย

ยายเอกสารเปนชวง

สามารถยายไดจากผลการคนหาเอกสารซึ่งอาจใชวิธีเปดลิ้นชักแฟมใชคําคนหรือคนหาแบบพิเศษก็ไดจากผลการ คนหาติ๊กเลือกเอกสารที่ตองการยาย

กดปุมยายแฟมจะปรากฏหนาตางรายชื่อลิ้นชักและแฟม

เลือกลิ้นชักและแฟมที่ตองการยายเอกสารไประบบจะยายเอกสารใหโดยจะยายเฉพาะเอกสารที่ผูใชเปนเจาของหรือ เจาของเอกสารอยูหนวยงานเดียวกับผูใชเทานั้น

ผูใชสามารถสําเนาเอกสารลง CD ได 2 วิธีคือ 1. สําเนาทีละเอกสาร 2. สําเนาเอกสารเปนชวง สําเนาทีละเอกสาร ยายไดโดยกดสําเนาลง CD/DVD จากใบปะหนาเอกสาร ระบบจะใหเลือกวาจะสําเนาลงแผนใดกดที่ปุมบันทึกขอมูลทายชื่อแผนที่ตองการ ระบบจะแสดงขอความดังนี้

การสําเนาลง

CD

สําเนาเอกสารเปนชวง

จากหนาผลการคนหาติ๊กเลือกหรือติ๊กเลือกทั้งหมดแลวกดสําเนาลง CD/DVD

ระบบจะแสดงขอความดังนี้

กดที่ปุมออกจากระบบดังภาพ