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Generalidades sobre conjuntos de datos de Salesforce for Outlook Configurar filtros de contactos para Salesforce for Outlook Filtros de contactos de Salesforce for Outlook

Introducir filtros de eventos para Lightning Sync y Salesforce for Outlook Crear filtros de tareas de Salesforce for Outlook

Especifique qué tareas sincronizar entre Microsoft® _Outlook® _{y Salesforce para sus equipos de ventas.}

Conjuntos de datos de ejemplo de Lightning Sync y Salesforce for Outlook Comprobar el tamaño de los conjuntos de datos de Salesforce for Outlook

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Generalidades sobre conjuntos de datos de Salesforce for Outlook

EDICIONES

Esta función disponible para gestionar desde: Salesforce Classic y Lightning

Experience

Disponible en: todas las ediciones

PERMISOS DE USUARIO Para visualizar las configuraciones: • Ver parámetros y

configuración Para crear, modificar y eliminar configuraciones: • Gestionar

configuraciones de cliente de correo electrónico Para crear, modificar o eliminar conjuntos de datos: • La dirección de

sincronización no puede ser No sincronizar.

Los conjuntos de datos son subconjuntos de los registros de Salesforce que los usuarios de Salesforce for Outlook pueden sincronizar. Consisten en filtros que limitan los registros que se van a sincronizar. Conocimiento de los elementos que se sincronizan

Salesforce for Outlook sincroniza los registros basados en definiciones en conjuntos de datos, junto con todos los registros relacionados.

Concepto de límites de conjuntos de datos

Si utiliza conjuntos de datos, los usuarios pueden sincronizar hasta 5.000 registros por filtros entre Microsoft® _Outlook® _{y Salesforce a la vez. Esto significa que si los usuarios tienen más de 5.000} registros en la sincronización basados en la configuración de sus conjuntos de datos, Salesforce for Outlook no se sincronizará con ellos. Además, los usuarios pueden encontrar que sincronizar grandes cantidades de datos puede ralentizar el proceso de sincronización. Sin embargo, puede aumentar los límites del número de registros que los usuarios pueden sincronizar. Tenga en cuenta que no puede reducir la posibilidad de que el proceso de sincronización se reduzca.

Aumento de los límites de conjuntos de datos

Si sus usuarios trabajan con más de 5.000 registros, puede configurar sus conjuntos de datos para que puedan sincronizar más registros. Para ello, edite los conjuntos de datos para incluir filtros adicionales. Por ejemplo, en Filtrar por propiedad de registro en la sección de filtros de contactos, seleccione Contactos seleccionados. A continuación, seleccione Registros de usuario en Contactos, Contactos en oportunidades y Contactos en cuentas. Como el conjunto de datos tiene ahora tres filtros, los usuarios pueden sincronizar ahora hasta 15.000 registros de contactos. Tenga en cuenta que estos diferentes filtros que defina no seleccionarán necesariamente los registros que sean mutuamente exclusivos. Por lo tanto, es posible que el proceso de sincronización no

sincronice exactamente 15.000 registros. Para evitar esta situación, puede refinar aún más el grupo de contactos que desee sincronizar. Puede definir más parámetros en Filtrar por objetos y campos adicionales.

Después de definir los filtros, puede obtener un recuento de registros de los usuarios en la sección Tamaño del conjunto de datos. Para ello, introduzca un usuario y, a continuación, haga clic en Obtener recuento de registros. Si los usuarios siguen excediendo los límites de sincronización que ha definido, los usuarios pueden encontrar que el proceso de selección selecciona los registros de manera aleatoria. Acerca de cuentas personales

Si su organización ha activado cuentas personales y sus usuarios tienen más de 5.000 registros en Salesforce, los conjuntos de datos funcionan de forma diferente. De forma específica, Salesforce ejecuta una primera consulta en cuentas personales con criterios de filtro coincidentes y, a continuación, en los contactos asignados a estas cuentas. De esta forma, es posible que el proceso de sincronización alcance el límite de 5.000 registros (incluyendo las cuentas y contactos personales) y que no se incluyan algunos de los contactos que los usuarios esperaban sincronizar.

CONSULTE TAMBIÉN

Configurar filtros de contactos para Salesforce for Outlook

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Configurar filtros de contactos para Salesforce for Outlook

EDICIONES

Esta función disponible para gestionar desde: Salesforce Classic y Lightning

Experience

Disponible en: todas las ediciones

PERMISOS DE USUARIO

Ver parámetros y configuración Para visualizar las configuraciones:

Gestionar configuraciones de cliente de correo electrónico

Para crear, modificar y eliminar configuraciones:

Ventas en equipo de oportunidades Para filtrar contactos por equipos de

oportunidades:

Equipos de cuentas Para filtrar contactos por equipos de

cuentas:

La dirección de sincronización no puede ser

No sincronizar.

Para crear, modificar o eliminar conjuntos de datos:

Los conjuntos de datos son subconjuntos de los registros de Salesforce que los usuarios de Salesforce for Outlook pueden sincronizar. Consisten en filtros que limitan los registros que se van a sincronizar. Por ejemplo, puede que desee permitir a determinados usuarios sincronizar todos los contactos, pero permitir a otros usuarios que sincronicen únicamente los contactos relacionados con sus equipos de oportunidades. Además, puede filtrar por los campos de los registros, como permitir que los usuarios sincronicen únicamente los contactos relacionados con cuentas y oportunidades específicas.

En la página de detalles de la configuración de Outlook se muestra un resumen de los filtros actuales de la configuración.

Nota: Si su empresa utiliza Cifrado de plataforma, no puede establecer filtros en los campos que ha cifrado. En caso contrario, Salesforce for Outlook no puede sincronizar contactos, eventos o tareas para usuarios asignados a esa configuración.