Aplicar permanentemente cuestionarios de control interno en todas las áreas de la empresa, con la finalidad de desarrollar un diagnóstico por periodos anuales, que permitan identificar falencias que puedan ser retroalimentadas dentro del proceso administrativo financiero.
Desarrollar un seguimiento de control específicamente en las áreas de ventas, contabilidad y recursos humanos, puesto que dichas dependencias muestran un mayor nivel de riesgo, además aplicar estrategias emergentes de mejoramiento de los factores desfavorables encontrados en el diagnóstico pertinente, así como también evaluar el desarrollo de las actividades planificadas mediante la inducción de los indicadores de gestión por estrategias propuestas.
Aplicar el modelo de gestión interno administrativo y financiero, conforme el requerimiento y disponibilidad de la empresa. En el marco financiero elaborar los análisis de indicadores o índices financieros en periodos anuales, estableciendo parámetros históricos de tendencia, que permitan visualizar el desarrollo sostenido de la organización para tomar las mejores decisiones en torno al mejoramiento de los procesos administrativos y generación de rentabilidad empresarial.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Anexo A. Entrevista Gerente
a) Respecto a la estructura de la organización de EMPROMOTOR Cía. Ltda.
PREGUNTA 1. ¿Usted Considera que la estructura organizacional de EMPROMOTOR Cía. Ltda., es adecuada para el tamaño y la magnitud de sus operaciones?
PREGUNTA 2. ¿La Compañía cuenta con un manual de funciones que detalle las actividades que se deben realizar en cada puesto de trabajo?
PREGUNTA 3. ¿Existen manuales de procedimientos en las diferentes líneas de negocio?
PREGUNTA 4. ¿La Compañía cuenta con políticas operativas?
b) Respecto a la administración estratégica de EMPROMOTOR Cía. Ltda.
PREGUNTA 1. ¿En quién recae la responsabilidad de cumplimiento de la planeación en la organización?
PREGUNTA 2. ¿La compañía tiene definida su misión, visión y objetivos?
PREGUNTA 3. ¿EMPROMOTOR Cía. Ltda., desarrolla una administración estratégica para el cumplimiento de su misión?
c) Respecto a los mecanismos de control de EMPROMOTOR Cía. Ltda.
PREGUNTA 1. ¿EMPROMOTOR Cía. Ltda., cuenta con controles específicos en las diferentes áreas?
PREGUNTA 2. ¿Las actividades que se ejecutan en cada línea de negocio son monitoreadas y autorizadas de inicio a fin por los jefes de cada área?
PREGUNTA 4. ¿La compañía cuenta con mecanismos formales para la revisión y actualización de procedimientos en función de los riesgos identificados?
d) Respecto a la necesidad de controles en EMPROMOTOR Cía. Ltda.
PREGUNTA 1. ¿Cree usted que existe la necesidad de un Modelo de Control Interno?
PREGUNTA 2. ¿Qué tipo de control interno cree usted que se debería implementar en EMPROMOTOR Cía. Ltda.?
PREGUNTA 3. ¿Cree usted que a través de este control los procesos realizados en cada línea de negocio serán más confiables?
PREGUNTA 4. ¿Considera que la implementación de un Control Interno Administrativo y Financiero se convertirá en una fortaleza dentro de la compañía?
e) Respecto a la necesidad de controles financieros en EMPROMOTOR Cía. Ltda.
PREGUNTA 1. ¿La Compañía maneja indicadores financieros?
PREGUNTA 2. ¿Quién es la persona encargada de presentar y analizar los indicadores de la compañía?
PREGUNTA 3. ¿Estos indicadores se los analizan por periodos?
PREGUNTA 4. ¿Son vigilados y controlados los procesos en los cuales se manipula efectivo?
PREGUNTA 5. ¿Quién autoriza los egresos de efectivo en cada línea de negocio?
PREGUNTA 6. ¿Los egresos de efectivo de cada línea de negocio cuentan con límite de gastos?
Anexo B. Formato formulario de control interno a contabilidad 1/2 EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA.
LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA CONTABLE ENTREVISTADO: Gustavo Muñoz FECHA: CARGO: Contador General
CIRCUITO: Pago a proveedores
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO N/A POND. CALIF. OBSERVACIONES Recepción
1 Previa la recepción de una factura, se verifica que los datos y valores estén correctos?
2 Los comprobantes como facturas, notas de ventas son recibidos en un periodo coherente desde su emisión?
3 Existe un sistema o software adecuado y confiable para el registro de las obligaciones contraídas?
4 Los comprobantes son recibidos y procesados previo una autorización por el jefe encargado?
Proceso 5 Existen normas y
procedimientos para el proceso de pago a proveedores?
6 Estas normas y procedimientos son aplicados siempre que se presente una transacción?
7 Una vez que los comprobantes son procesados, estos son revisados y aprobados por el contador?
8 Todas las transacciones generadas son respaldadas con documentos de soporte como proformas, órdenes de compra, cartas, etc.?.
9 Las retenciones son efectuadas de acuerdo a lo establecido por la ley, es decir dentro de los 5 días luego de la emisión de la
Anexo B. (Cont.) 2/2 10 Las fechas de los vencimientos
para los pagos a proveedores se cumplen dentro de lo
establecido?
11 Se verifica con el proveedor si las retenciones fueron
recibidas?
SUMATORIA RESULTADOS
ELABORADO POR: Johana Cruz FECHA:
SUPERVISADO POR: Dra. Clemencia Carrera
FECHA:
Fuente: Investigación de campo
Anexo C. Formato formulario de control interno ventas 1/2 EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA.
LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Ing. Lorena
Dávila
FECHA:
CARGO: Gerente
Comercial
CIRCUITO: Ventas
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO N/A POND CALIF OBSERVACIONES Ambiente de Control
1 La función de la cajera es independiente al manejo de los registros contables?
2 Se realiza arqueos de caja en forma sorpresiva y minuciosa?
3 Todos el efectivo recibido es ingresado al sistema
inmediatamente?
4 Existe control en el presupuesto de gastos incurridos en el departamento de ventas?
5 Son previamente autorizados los rubros de gastos que se desembolsan en caja chica?
6 Los anticipos entregados por los clientes son registrados en el momento dado?
Supervisión y Monitoreo 7 El egreso de efectivo por
concepto de devolución de las retenciones se lo efectúa dentro del lapso de los 5 días
establecidos por la ley?
8 La anulación de los ingresos a caja y las emisión de N/C son autorizada por el Contador General?
9 El personal del área comercial tiene definido el proceso de ventas?
10 El área de ventas emite reportes gerenciales para que estos sean revisados y controlados?
11 Los clientes conocen las políticas de ventas que tiene EMPROMOTOR Cía. Ltda.?
Anexo C. (Cont.) 2/2 13 Se toman medidas para evitar
que los clientes desistan de la negociación?
SUMATORIA RESULTADOS
ELABORADO POR: Johana Cruz FECHA:
SUPERVISADO POR: Dra. Clemencia Carrera
FECHA:
Fuente: Investigación de campo
Anexo D. Formato formulario de control interno post venta 1/2
EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Ing. Julio
Guillen
FECHA:
CARGO: Gerente Post-
Venta
CIRCUITO: Talleres
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO N/A POND. CALIF. OBSERVACIONES Ambiente de Control
1 Están definidos los procesos en cada actividad que se realiza al efectuar un servicio?
2 Las funciones de los asesores y los mecánicos son
socializadas por el Superior?
3 Se verifican y controlan las funciones del asesor previo a la ejecución del servicio en el taller?
4 Existe comunicación y coordinación entre el asesor de servicio y el mecánico de taller?
5 Se establecen tiempos para el diagnóstico y reparación de un vehículo?
6 Los técnicos son capacitados periódicamente sobre el servicio que se brinda?
7 El proceso que demanda la ejecución del servicio técnico lo realiza un solo mecánico?
Comunicación, Supervisión y Monitoreo 8 Se comunica al superior las
inconsistencias, daños o pérdidas en las herramientas?
9 Se reporta la pérdida y daño de las herramientas de la empresa y esto es asumido por los responsables de la situación? 1 0 El servicio técnico es calificado por el cliente al momento de recibir su vehículo?
Anexo D. (Cont.) 2/2 11 Se da seguimiento al servicio
prestado para conocer la satisfacción del cliente?
12 El asesor de servicio ofrece varias alternativas y precios a los clientes?
13 Los servicios tienen tasas de cobro establecidas?
14 Las tasas y porcentajes de descuentos son supervisados por el Jefe del taller?
SUMATORIA RESULTADOS
ELABORADO POR: Johana Cruz FECHA:
SUPERVISADO POR: Dra. Clemencia Carrera
FECHA:
Fuente: Investigación de campo
Anexo E. Formato formulario de control interno a RR.HH 1/2 EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA.
LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Ing. Adriana
Chicaiza
FECHA:
CARGO: Jefe de
RR.HH.
CIRCUITO: Recursos Humanos
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO N/A POND. CALIF. OBSERVACIONES Ambiente de Control, Comunicación, Supervisión y Monitoreo
1 Se aplica un código de ética para el buen desempeño de los trabajadores?
2 Para el proceso de selección de personal en un puesto de trabajo se requiere dos o más postulantes?
3 En la contratación del personal, el nuevo empleado firma su contrato desde el primer día de labores?
4 Previo la liquidación de un empleado este es notificado con 15 días de anticipación como lo menciona el Código de trabajo?
5 Se evalúa la necesidad de un colaborador dentro del área que lo solicita previo la asignación de un nuevo cargo?
6 Los aspirantes a un puesto de trabajo son evaluados previo la selección para el puesto de trabajo?
7 El personal es notificado cuando tiene multas o sanciones antes de ser descontadas de su remuneración mensual?
8 Se admite postulantes con grado de consanguinidad?
9 Los empleados contratados son afiliados al IESS desde el primer día de labores en la Compañía?
Anexo E. (Cont.) 2/2 10 El personal de la compañía
recibe incentivos económicos por su buen desempeño en el puesto de trabajo?
11 Se legalizan en forma
inmediata los contratos de los nuevos empleados
contratados?
12 Existen programas de inducción sobre el puesto de trabajo que va a ocupar el nuevo empleado contratado?
13 Existen funciones
incompatibles en los puestos de trabajo de la Compañía?
14 Se realiza un adecuado control de asistencia del personal que labora en la empresa?
SUMATORIA RESULTADOS
ELABORADO POR: Johana Cruz FECHA:
SUPERVISADO POR: Dra. Clemencia Carrera
FECHA:
Fuente: Investigación de campo
Anexo F. Formato formulario de control interno a Análisis Financiero 1/2 EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA.
LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Eco. Luis
Fernando Serrano FECHA: CARGO: Analista Financiero CIRCUITO: FINANZAS
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área
2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO N/A POND. CALIF. OBSERVACIONES Ambiente de Control, Comunicación, Supervisión y Monitoreo
1 EMPROMOTOR Cía. Ltda., cuenta con indicadores financieros?
2 Se presupuestan los recursos de la compañía para cubrir con las obligaciones mensuales?
3 Se revisa periódicamente la rentabilidad de las
operaciones en cada línea de negocio?
4 Se presentan mensualmente los resultados financieros? 5 Los resultados financieros
se analizan con el Directorio? 6 El Directorio de la
Compañía participa en el análisis de los resultados de los indicadores financieros? 7 Se analiza el riesgo de
liquidez existente sobre la cartera vencida?
8 Se toman medidas estratégicas para la recuperación de cartera? 9 Se da seguimiento y
soluciones a los clientes problema en la cartera? 10 Se expone al Directorio el
riesgo existente del otorgamiento de créditos directos?
11 Se analizan los gastos mensuales que genera el rubro de
Anexo F. (Cont.) 2/2 12 Se analiza con el Directorio
las variaciones significativas en los estados financieros?
SUMATORIA RESULTADOS
ELABORADO POR: Johana Cruz FECHA:
SUPERVISADO POR: Dra. Clemencia Carrera
FECHA:
Fuente: Investigación de campo
Anexo G. Desglose presupuesto estrategias administrativas 1/2 ESTRATEGIA 1
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO
Hojas membretadas 10 0,2 2,00
ESTRATEGIA 2
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO
Hojas membretadas 10 0,2 2,00
ESTRATEGIA 3
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO COSTO ESTIMADO Copias 20 0,05 1,00 Hojas membretadas 10 0,15 1,50 TOTAL 2,50 ESTRATEGIA 4
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO Bonificación por rendimiento 1 100 100,00
TOTAL 100,00
ESTRATEGIA 5
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO COSTO ESTIMADO Copias 20 0,05 1,00 Hojas membretadas 10 0,2 2,00 TOTAL 3,00 ESTRATEGIA 6
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO COSTO ESTIMADO Hojas membretadas 100 0,15 15,00 TOTAL 15,00 ESTRATEGIA 7
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO
No genera desembolso directo 1 0 0,00
ESTRATEGIA 8
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO Actualización software para registro de
ventas
1 325 325,00
TOTAL 325,00
ESTRATEGIA 9
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO
Hojas membretadas 30 0,15 4,50
ESTRATEGIA 10
DETALLE CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO ESTIMADO Hojas volantes full - color (Millar) 1 75 75,00
Anexo G. (Cont.) 2/2 ESTRATEGIA 11 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Hojas membretadas 100 0,15 15,00 TOTAL 15,00 ESTRATEGIA 12 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Hojas membretadas 240 0,15 36,00 TOTAL 36,00 ESTRATEGIA 13 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Folleto de procesos 10 3 30,00 TOTAL 30,00 ESTRATEGIA 14 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO
Equipo call - center 1 45 45,00
TOTAL 45,00
Fuente: Investigación de campo
Anexo H. Desglose presupuesto estrategias financieras ESTRATEGIA 1 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Impresiones formularios de registro 50 0,25 12,50
Hojas membretadas 100 0,15 15,00 TOTAL 27,50 ESTRATEGIA 2 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Hojas membretadas 0 0 0,00 ESTRATEGIA 3 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Carpetas archivadoras 2 3,75 7,50 TOTAL 7,50 ESTRATEGIA 4 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Carpetas archivadoras 5 3,75 18,75 TOTAL 18,75 ESTRATEGIA 5 DETALLE CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO ESTIMADO Impresiones de documentos de pago
estimadas 20 0,75 15,00
Fuente: Investigación de campo