Para la recolección de información en función a los controles se llevó a efecto una entrevista directa con el Gerente General de EMPROMOTOR CIA. LTDA., La misma establece los siguientes resultados:
Tabla 3.1. Entrevista Gerente – Estructura orgánica
Nº PRE GUNTA INTERROGANTE RESPUES T A BÁSIC A REFERENCIA FAVO RAB LE DESFAV ORABLE
1 ¿Usted Considera que la estructura organizacional de EMPROMOTOR Cía. Ltda., es adecuada para el tamaño y la magnitud de sus operaciones?
SI Dispone de una estructura que está establecida por la marca KIA
√
2 ¿La Compañía cuenta con un manual de funciones que detalle las actividades que se deben realizar en cada puesto de trabajo?
SI las funciones de cada línea de trabajo se encuentran establecidas y supervisadas por los gerentes de cada área
√
3 ¿Existen manuales de procedimientos en las diferentes líneas de negocio?
PARCIALMENTE Los procesos son vigilados y monitoreados por los gerentes de área, aunque no se hace mención a los manuales de procedimientos.
√
4 ¿La Compañía cuenta con políticas operativas?
SI Las políticas son
establecidas y aprobadas por el directorio
√
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Tabla 3.2. Entrevista Gerente – Administración estratégica Nº P RE GU NT A INTERROGANTE RESPUESTA BÁSICA REFERENCIA FA VORAB LE DE SF AV O RA B LE
1 ¿En quién recae la responsabilidad de cumplimiento de la planeación en la organización? GERENTE GENERAL La principal responsabilidad recae sobre el Gerente General. √
2 ¿La compañía tiene definida su misión, visión y objetivos?
SI Como grupo corporativo
se dispone de misión, visión y objetivos consolidados
√
3 ¿EMPROMOTOR Cía.
Ltda., desarrolla una administración estratégica para el cumplimiento de su misión? SI la Administración de la Compañía es llevada a cabo estratégicamente √
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.
Tabla 3.3. Entrevista Gerente – Mecanismos de control 1/2
Nº P RE GU NT A INTERROGANTE RESPUESTA BÁSICA REFERENCIA FA VORAB LE DE SF AV O RA B LE 1 ¿EMPROMOTOR Cía.
Ltda., cuenta con controles específicos en las diferentes áreas?
SI
La empresa maneja controles en cada línea de negocio
√
2
¿Las actividades que se ejecutan en cada línea de negocio son monitoreadas y autorizadas de inicio a fin por los jefes de cada área?
SI
Todas las actividades en la compañía son
supervisadas y
monitoreadas en cada proceso de inicio a fin acorde el control que este requiera en función al departamento que lo ejecute.
Tabla 3.3. (Cont.) 2/2 3 ¿Se identifican los
riesgos de la Compañía
y se discuten
abiertamente con el directorio?
PARCIALMENTE Mes a mes el Directorio se reúne para discutir y tratar temas relevantes de acuerdo a las variaciones de los indicadores que muestran la situación de la compañía
√
4 ¿La compañía cuenta
con mecanismos
formales para la
revisión y
actualización de procedimientos en función de los riesgos identificados?
PARCIALMENTE Uno de los mecanismos para la revisión y actualización de los procedimientos en función a varios aspectos incluidos los riesgos son las reuniones mensuales que realiza el Directorio.
√
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.
Tabla 3.4. Entrevista Gerente – Necesidades de control
Nº P RE GU NT A INTERROGANTE RE SP UE S TA B ÁS IC A REFERENCIA FA VORAB LE DE SF AV O RA B LE
1 ¿Cree usted que existe la necesidad de un Modelo de Control Interno? SI
Estas operaciones demandan una gran cantidad de procesos, por ende es vital la existencia de un Modelo de Control Interno.
√
2
¿Qué tipo de control interno cree usted que se debería implementar en EMPROMOTOR Cía. Ltda.?
Control Administrativo Financiero √
3
¿Cree usted que a través de este control los procesos realizados en cada línea de negocio serán más confiables?
SI
un control debidamente establecido garantizará la confiabilidad en cada proceso que demande las diferentes líneas de negocio
√
4
¿Considera que la implementación de un Control Interno Administrativo y Financiero se convertirá en una fortaleza dentro de la compañía?
SI
Los controles generalmente son implementados con un fin de mejora para las empresas, por ello la implementación de este control garantizara la fiabilidad de los procesos que se ejecutan en cada área.
√
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Tabla 3.5. Entrevista Gerente – Necesidades de control financiero Nº P RE GU NT A INTERROGANTE RESPUESTA BÁSICA REFERENCIA FA VORAB LE DE SF AV O RA B LE 1 ¿La Compañía maneja indicadores financieros?
PARCIALMENTE EMPROMOTOR Cía. Ltda., dispone de un catálogo de indicadores financieros como los de rentabilidad, liquidez, endeudamiento entre otros, aunque últimamente no han sido aplicados √ 2 ¿Quién es la persona encargada de presentar y analizar los indicadores de la compañía? ANÁLISTA FINANCIERO
El economista Luis Serrano, analista financiero de la
empresa EMPROMOTOR
Cía. Ltda.
√
3 ¿Estos indicadores se los analizan por periodos?
PARCIALMENTE Generalmente se evalúan o analizan los resultados de los estados financieros conforme al requerimiento del gerente y no periódicamente √ 4 ¿Son vigilados y controlados los procesos en los cuales se manipula efectivo? SI Se dispone de un software de control de ingresos y egresos. √
5 ¿Quién autoriza los egresos de efectivo en cada línea de negocio? ANÁLISTA FINANCIERO El analista financiero, economista Luis Serrano
√
6 ¿Los egresos de efectivo de cada línea de negocio cuentan con límite de gastos?
SI Los egresos de efectivo
respecto a las cajas chicas si tienen un límite establecido, únicamente las cajas chicas tienen permitido rembolsar hasta $500 dólares debidamente justificados.
√
7 ¿La compañía firma cheques en blanco, si es así quien los custodia?
NO No, la compañía ni el
directorio autoriza que se firmen cheques en blanco.
3.1.2 Tabulación técnica de cuestionarios de control interno, aplicado a los jefes de área.
Se recalca la inducción del cuestionario de control interno para las áreas de recursos humanos, ventas, posventas, dependencia financiera y contabilidad:
Tabla 3.6. Resultado cuestionario de control interno – Jefe Recursos Humanos
EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Ing. Adriana Chicaiza FECHA:
CARGO: Analista RRHH CIRC: Recursos Humanos
OBJETIVOS:
1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO OBSERVACIONES
Ambiente de Control, Comunicación, Supervisión y Monitoreo 1 ¿Se aplica un código de ética para el buen desempeño de
los trabajadores?
x
2 ¿Para el proceso de selección de personal en un puesto de trabajo se requiere dos o más postulantes?
x
3 ¿En la contratación del personal, el nuevo empleado firma su contrato desde el primer día de labores?
x
4 ¿Previo la liquidación de un empleado éste es notificado con 15 días de anticipación como lo menciona el Código de trabajo?
x
5 ¿Se evalúa la necesidad de un colaborador dentro del área que lo solicita previo la asignación de un nuevo cargo?
x
6 ¿Los aspirantes a un puesto de trabajo son evaluados previo la selección para el puesto de trabajo?
x
7 ¿El personal es notificado cuando tiene multas o sanciones antes de ser descontadas de su remuneración mensual?
x
8 ¿Se admite postulantes con grado de consanguinidad? x 9 ¿Los empleados contratados son afiliados al IESS desde
el primer día de labores en la Compañía?
x
10 ¿El personal de la compañía recibe incentivos económicos por su buen desempeño en el puesto de trabajo?
x
11 ¿Se legalizan en forma inmediata los contratos de los nuevos empleados contratados?
x
12 ¿Existen programas de inducción sobre el puesto de trabajo que va a ocupar el nuevo empleado contratado?
x
13 ¿Se evalúa el desempeño del personal periódicamente? x 14 ¿Se realiza un adecuado control de asistencia del
personal que labora en la empresa?
x
RESULTADOS SI NO
9 5
SUMATORIA RESULTADOS 14
RESULTADO PORCENTUAL 64% 36%
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Tabla 3.7. Resultado cuestionario de control interno – Jefe Ventas
EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Ing. Lorena Dávila FECHA:
CARGO: Gerente Comercial CIRC: Ventas
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO OBSERVACIONES
Ambiente de Control
1 ¿La función de la cajera es independiente al manejo de los registros contables?
x
2 ¿Se realiza arqueos de caja en forma sorpresiva y minuciosa?
x
3 ¿Todo el efectivo recibido es ingresado al sistema inmediatamente?
x
4 ¿Existe control en el presupuesto de gastos incurridos en el departamento de ventas?
x
5 ¿Son previamente autorizados los rubros de gastos que se desembolsan en caja chica?
x
6 ¿Los anticipos entregados por los clientes son registrados en el momento dado?
x
Supervisión y Monitoreo
7 ¿El egreso de efectivo por concepto de devolución de las retenciones se lo efectúa dentro del lapso de los 5 días establecidos por la ley?
x
8 ¿La anulación de los ingresos a caja y la emisión de N/C son autorizadas por el Contador General?
x
9 ¿El personal del área comercial tiene definido el proceso de ventas?
x
10 ¿El área de ventas emite reportes gerenciales para que estos sean revisados y controlados?
x
11 ¿Los clientes conocen las políticas de ventas que tiene EMPROMOTOR Cía. Ltda.?
x
12 ¿Se da seguimiento al proceso de las ventas que no se efectuaron en su totalidad?
x
13 ¿Se toman medidas para evitar que los clientes desistan de la negociación? x RESULTADOS SI NO 7 6 SUMATORIA RESULTADOS 13 RESULTADO PORCENTUAL 54% 46%
Tabla 3.8. Resultado cuestionario de control interno – Post – Ventas
EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
AREA ADMINISTRATIVA
ENTREVISTADO: Ing. Julio Guillen FECHA:
CARGO: Gerente Post-Venta CIRC: Talleres
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO OBSERVACIONES
1 ¿Están definidos los procesos en cada actividad que se realiza al efectuar un servicio?
x
2 ¿Las funciones de los asesores y los mecánicos son socializadas por el Superior?
x
3 ¿Se verifican y controlan las funciones del asesor previo a la ejecución del servicio en el taller?
x
4 ¿Existe comunicación y coordinación entre el asesor de servicio y el mecánico de taller?
x
5 ¿Se estable tiempos para el diagnóstico y reparación de un vehículo?
x
6 ¿Los técnicos son capacitados periódicamente sobre el servicio que se brinda?
x
7 ¿El proceso que demanda la ejecución del servicio técnico lo realiza un solo mecánico?
x
Comunicación, Supervisión y Monitoreo
8 ¿Se comunica al superior las inconsistencias, daños o pérdidas en las herramientas?
x
9 ¿Se reporta la pérdida y daño de las herramientas de la empresa y esto es asumido por los responsables de la situación?
x
10 ¿El servicio técnico es calificado por el cliente al momento de recibir su vehículo?
x
11 ¿Se da seguimiento al servicio prestado para conocer la satisfacción del cliente?
x
12 ¿El asesor de servicio ofrece varias alternativas y precios a los clientes?
x
13 ¿Los servicios tienen tasas de cobro establecidas?
x
14 ¿Las tasas y porcentajes de descuentos son supervisados por el Jefe del taller?
x
RESULTADOS SI NO
11 3
SUMATORIA RESULTADOS 14
RESULTADO PORCENTUAL 79% 21%
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Tabla 3.9. Resultado cuestionario de control interno – Financiero
EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
AREA ADMINISTRATIVA ENTREVISTADO: Eco. Luis Fernando
Serrano
FECHA:
CARGO: Analista Financiero CIRC: FINANZAS
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO OBSERVACIONES
Ambiente de Control, Comunicación, Supervisión y Monitoreo 1 ¿EMPROMOTOR Cía. Ltda., cuenta con
indicadores financieros?
x
2 ¿Se presupuestan los recursos de la compañía para cubrir con las obligaciones mensuales?
x
3 ¿Se revisa periódicamente la rentabilidad de las operaciones en cada línea de negocio?
x
4 ¿Se presentan mensualmente los resultados financieros?
x
5 ¿Los resultados financieros se analizan con el Directorio?
x
6 ¿El Directorio de la Compañía participa en el análisis de los resultados de los indicadores financieros?
x
7 ¿Se analiza el riesgo de liquidez existente sobre la cartera vencida?
x
8 ¿Se toman medidas estratégicas para la recuperación de cartera?
x
9 ¿Se da seguimiento y soluciones a los clientes problema en la cartera?
x
10 ¿Se expone al Directorio el riesgo existente del otorgamiento de créditos directos?
x
11 ¿Se analizan los gastos mensuales que genera el rubro de administración?
x
12 ¿Se analiza con el Directorio las variaciones significativas en los estados financieros?
x
RESULTADOS SI NO
11 1
SUMATORIA RESULTADOS 12
RESULTADO PORCENTUAL 92% 8%
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.
Tabla 3.10. Resultado cuestionario de control interno – Contabilidad
EMPRESA PROVEEDORA DE MOTORES EMPROMOTOR CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
AREA CONTABLE
ENTREVISTADO: FECHA:
CARGO: Contador General CIRC: Pago a proveedores
OBJETIVOS: 1. Detectar los controles existentes en esta área 2. Determinar el alcance de los controles 2. Observar las debilidades de dichos controles
N° CUESTIONARIO SI NO OBSERVACIONES
Recepción
1 ¿Previa la recepción de una factura, se verifica que los datos y valores estén correctos?
x
2 ¿Los comprobantes como facturas, notas de ventas son recibidos en un periodo coherente desde su emisión?
x
3 ¿Existe un sistema o software adecuado y confiable para el registro de las obligaciones contraídas?
x
4 ¿Los comprobantes son recibidos y procesados previo una autorización por el jefe encargado?
x No siempre
Proceso
5 ¿Existen normas y procedimientos para el proceso de pago a proveedores?
x
6 ¿Estas normas y procedimientos son aplicados siempre que se presente una transacción?
x
7 ¿Una vez que los comprobantes son procesados, estos son revisados y aprobados por el contador?
x
8 ¿Todas las transacciones generadas son respaldadas con documentos de soporte como proformas, órdenes de compra, cartas, etc.?
x
9 ¿Las retenciones son efectuadas de acuerdo a lo establecido por la ley, es decir dentro de los 5 días luego de la emisión de la factura?
x
10 ¿Las fechas de los vencimientos para los pagos a proveedores se cumplen dentro de lo establecido?
x
11 ¿Se verifica con el proveedor si las retenciones fueron recibidas? x RESULTADOS SI NO 7 4 SUMATORIA RESULTADOS 11 RESULTADO PORCENTUAL 64% 36%
Fuente: Empresa EMPROMOTOR CIA LTDA.