Con la aplicación de la validación por vía de expertos se determina que la actualidad de la presente investigación es muy satisfactoria ya que para la empresa es un tema actual el manejar los procesos bajo un sistema de control interno que además de establecer de forma adecuada las funciones y actividades también permite manejar un ambiente de control adecuado con un buen control y una fluida comunicación.
3.3 Conclusiones parciales del capítulo
En el presente capitulo se realizó un análisis de todo lo investigado aplicándolo de forma integral a la empresa para contribuir con el diseño de un sistema de control interno que permita organizar las funciones y operaciones que se desarrollan en la
97
empresa, y a su vez establecer un control y supervisión hacia los objetivos que establece la empresa.
Se determina que la propuesta establecida para la empresa es de manera satisfactoria para la ejecución eficiente y eficaz de la las diferentes actividades que se desarrolla ya que facilita los procesos, además de establecer parámetros de control y supervisión los cuales permiten que las tareas sean ejecutadas de forma objetiva y precisa.
Con la aplicación de la validación por la vía de expertos se puede determinar el grado de satisfacción que tiene la propuesta elaborada en el presente trabajo de grado dando como resultado un porcentaje satisfactorio en cuento a todos los indicadores aplicados, lo cual demuestra que los procesos diseñados son adecuados para el mejoramiento de las actividades de la empresa.
98 CONCLUSIONES GENERALES
Se logró fundamentar teóricamente las bases bibliográficas necesarias para el desarrollo del presente trabajo de grado con el fin de obtener los conocimientos necesarios que permitan desarrollar un Sistema de control interno basado en el modelo COSO, el cual aportara para el mejoramiento de la empresa Bodegas y Servicios Ecuador Fortaleza S.A Bosefo.
Con la aplicación de métodos, técnicas, e instrumentos de investigación se ha logrado identificar la situación actual de la empresa Bosefo S.A logrando establecer que la entidad mantiene un control inadecuado de sus actividades y procedimientos, lo cual amerita el desarrollo de un sistema de control interno, que permita mejorar la organización empresarial, la efectividad y eficiencia en las operaciones, logrando brindar información confiable basada en el cumplimiento de leyes y normas previamente establecidas.
Con el desarrollo del sistema de control interno se determina de manera estratégica el diseño de un modelo de flujogramas lo cuales le permiten a la empresa visualizar la estructura de las diferentes operaciones de forma clara y precisa, otorgando una herramienta útil y de fácil ejecución para de esta manera organizar mejor las diferentes operaciones y lograr el control interno adecuado.
Mediante la validación por vía de expertos se determina que la presente propuesta es satisfactoria por cuanto aportara al mejoramiento de las operaciones que realiza la empresa ya que organizara las actividades y establece un nivel de control adecuado todo ello bajo la supervisión y monitoreo de la alta dirección.
99 RECOMENDACIONES
Se recomienda al personal administrativo y operativo de la empresa Bosefo S.A analizar las distintas bases bibliográficas aplicadas en el presente trabajo con la finalidad de enriquecer sus conocimientos sobre el sistema de control interno y los procesos administrativos y financieros y logrando establecer la importancia que tiene el control dentro de las instituciones.
Se recomienda al personal que trabaja en el área administrativa y financiera de la empresa Bosefo S.A visualizar los resultados obtenidos de la investigación con el fin de priorizar los aspectos negativos de la empresa y generar positivismo en la institución logrando identificar las falencias y de esta forma implementar un control adecuado enfocado en la efectividad y eficiencia de las operaciones.
Se recomienda al personal administrativo y operativo de la empresa Bosefo S.A analizar y aplicar los diferentes componentes de control interno los culés se encuentran específicamente en cada uno de los flujogramas ya que son una herramienta útil y de fácil comprensión, contribuyendo de esta manera a una estructura organizacional eficiente y eficaz para controlar las funciones y medir el cumplimiento de las mismas.
Se recomienda a la alta dirección de la empresa Bosefo S.A la implementación de la presente propuesta ya que cuenta con el aval de profesionales de alta experiencia en el área de control interno, además de brindar un aporte positivo para el desarrollo empresarial.
100 BIBLIOGRAFÍA
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102
103 Anexo Nº 1 Carta de aprobación del tutor
104 Anexo Nº2 Carta de aprobación de la empresa
105 Anexo Nº3 Diseño de la encuesta
DISEÑO DE LA ENCUESTA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
Carrera: Contabilidad y Auditoria
Encuesta: Dirigido a empleados
Objetivo: Recolectar datos para el desarrollo del Sistema del Control Interno , para cumplir con los procesos administrativos para la empresa Bodegas y Servicios Ecuador Fortaleza Bosefo S.A de la ciudad de Tulcán
Encuestador: Mishel Portilla
Indicaciones: La encuesta es anónima y la veracidad de los datos depende de su responsabilidad y honestidad.
Por favor lea detenidamente las siguientes preguntas y responda de la manera más clara y precisa posible; señalando con una (x) la respuesta que usted crea conveniente.
1. ¿Existe un sistema de control interno en la empresa Bosefo S.A?
Si ( ) No ( )
2. ¿Piensa usted que con el desarrollo de un sistema de control interno mejora los procesos en la empresa?
Si ( ) No ( )
106
3. ¿Usted cree que se maneja un adecuado modelo de programación de actividades?
Si ( ) No ( ) No Sé ( )
4. ¿Usted como mira el cumplimento de las operaciones dentro de cada departamento de la empresa?
Cumple plenamente ( ) Cumple aceptablemente ( ) No cumple ( )
5. ¿Cómo cree usted que están definida la comunicación dentro de la empresa?
Fluidas ( )
Poco fluida ( )
Nadan fluida ( )
6. ¿Existe una supervisión y control adecuado a las actividades?
Si ( ) No ( )
7. ¿Los procesos administrativos que lleva la empresa Bosefo S.A son?
Muy satisfactorio ( ) Satisfactorio ( ) Poco satisfactorio ( )
8. ¿En qué parámetros piensa que se está dando cumplimiento a los objetivos que mantiene la empresa?
Muy Bueno ( )
Bueno ( )
Regular ( )
9. ¿la empresa está basada en políticas y lineamientos establecidos por la alta dirección?
Si ( )
No ( )
No sé ( )
107
Muy satisfactorio ( )
Satisfactorio ( )
Poco satisfactorio ( )
11.¿la toma de decisiones se desarrollan bajo previa planificación de manera?
Muy adecuada ( )
Adecuada ( )
108 Anexo Nº 4 Tabla pregunta Nº 1
Anexo Nº 5 Tabla pregunta Nº 2
Anexo Nº 6 Tabla pregunta Nº 3
Anexo Nº 7 Tabla pregunta Nº 4
Anexo Nº 8 Tabla pregunta Nº 5
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 8 80%
NO 2 20%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 80%
NO 1 10%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 10%
NO 8 80%
NO SE 1 10%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
Cumple plenamente 1 10%
Cumple Aceptablemente 3 30%
No Cumple 6 60%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
Fluida 1 10%
Poco fluida 1 10%
Nada fluida 8 80%
109 Anexo Nº 9 Tabla pregunta Nº6
Anexo Nº 10 Tabla pregunta Nº7
Anexo Nº 11 Tabla pregunta Nº8
Anexo Nº 12 Tabla pregunta Nº9
Anexo Nº 13 Tabla pregunta Nº10
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 10%
NO 9 90%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy satisfactorio 1 10%
Satisfactorio 4 40%
Poco satisfactorio 5 50%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy bueno 0 0%
Bueno 1 10%
Regular 9 90%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 8 80%
NO SE 2 20%
10 100%
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy satisfactorio 1 10%
Satisfactorio 2 20%
Poco satisfactorio 7 70%
110 Anexo Nº 14 Tabla pregunta Nº11
INDICADOR FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy adecuada 0 0%
Adecuada 1 10%
inadecuada 9 90%
111 Anexo Nº 15 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Alta Dirección/ Gerencia Establecer lineamientos acordes a las necesidades actuales Observar el entorno y determinar las medidas
de acuerdo a las necesidades Manual de procedimientos Determinar políticas y lineamientos Restablecer o determinar las políticas de forma
eficiente
Analizar la misión y visión empresarial
Determinar que lo escrito y establecido este acorde
a lo presente y de ser necesario restaurar para que vaya en conjunto con
el objetivo a cumplir Observar el cumplimiento de los objetivos Visualizar el entorno en cuanto a la efectividad del cumplimiento de los
objetivos
112 Anexo Nº 16 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Alta Dirección/ Gerencia
Clasificar el tipo de riesgo al que corre
la empresa
Analizar claramente la situación actual de la empresa enfocada a los de manera administrativa
y financiera
Manual de procedimientos Evaluar el riesgo Determinar qué riesgo
está corriendo la empresa o que puede suceder de
forma posterior
Tomar decisiones acordes
Visualizar el impacto que tendrá el tomar
decisiones Mitigar el riesgo Valorar y determinar si el
riesgo es grabe o leve
Determinar el efecto producido
Establecer que sucedió con las medidas puestas en marcha y que produjo
su aplicación
113 Anexo Nº 17 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Junta general de accionistas Determinar la amortización de acciones Analizar la necesidad de amortizar acciones con la
finalidad de generar mayor utilidad para la
empresa Manual de procedimientos Aumento o disminución de acciones Determinar que accionista desea realizar movimientos en cuanto al
número de acciones que posee Tomar decisiones enfocadas a mejorar la situación económica de la empresa Estableciendo políticas, medidas que permitan que la empresa mantenga
una situación económica estable y que genere
utilidad de forma eficiente Establecer estrategias que permitan obtener utilidad
Creando nuevas ideas mismas que vayan
enfocadas al cumplimiento de metas y
objetivos propuestos en cuanto a la situación económica de la empresa
114 Anexo Nº 18 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Gerente
Preparar el desarrollo de tareas y objetivos individuales de acuerdo
a cada área de trabajo
Elaborar un cronograma de todas las actividades que se desee implementar por cada uno de los empleados y según sus área de trabajo
Manual de procedimientos Realizar evaluaciones
periódicas con el fin de visualizar el cumplimiento de las
funciones encomendadas
Se puede evaluar a los empleados el nivel de cumplimiento de toma permanente, asignando tareas y visualizando el cumplimiento de las misma para con ello determinar si lo están realizando de manera
acorde o existen desviaciones que evitan el
cumplimento eficiente de las operaciones Restaurar funciones y
determinar tiempo de cumplimiento
Permitir que el empleado cumpla en un tiempo determinado con el trabajo
encomendado, brindando una oportunidad de mejorar y entregar el trabajo de forma acorde. Visualizar el desarrollo
de las tareas
Determinar que se esté desarrollando las tareas, de
forma eficiente y eficaz
115 Anexo Nº 19 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Gerente
Análisis y control de movimientos
económicos
Controlar que todo ingreso y egreso de dinero sea respaldado de
forma correcta Manual de procedimientos Coordinación con el área administrativa y contable
Determinar que gastos y costos con necesarios para la empresa, revisar presupuestos, y aprobar pagos retiros y contratos Mantener
comunicación con clientes / proveedores
Tener un apego adecuado de lo que necesitan los clientes y proveedores
estableciendo una comunicación que permita mejorar sus relaciones laborales Analizar y
determinar nuevas estrategias
Visualizar lo que necesita la empresa estableciendo
nuevas metas y crear ideas innovadoras que
permitan sobresalir y mejorar cada día como
empresa de forma conjunta con todo el
equipo laboral
116 Anexo Nº 20 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Secretaria Asignación de Nº de solicitud de bodega Otorgar un numero de solicitud de Bodega al Cliente como el primer paso para dar el ingreso
de las mercaderías Manual de procedimientos Envió de respuesta
con número de bodega
El número de bodega asignado deberá ser remitido al cliente por
medio telefónico, y correo electrónico con el fin de que ellos llenen sus
respectivos documentos con el número de bodega
a ellos asignado
117 Anexo Nº 21 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Contabilidad/ Catadora Elaboración de presupuesto Plasmar de forma detallada y priorizada todos los gastos y costos que la empresa tiene que
cubrir Manual de procedimientos Negociación con proveedores Determinar el producto o servicio que le van a ofrecer a la empresa, establecer pagos, plazos y
forma de pago Manejo de cuentas
banco, ingreso, claves
Visualizar los estados de cuentas controlar el flujo de efectivo que tenga la
empresa Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidad tributaria
Control de libros diarios, libros mayores y bancos
con el fin de mantener una contabilidad ordenada, clara y precisa
además de coordinar y elaborar los respectivos
pagos tributarios que genere la empresa
118 Anexo Nº 22 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Asistente Contable
Facturación Elaborar las facturas que se generen por el cobro del servicio prestado a los
clientes Manual de procedimientos Recolección de facturas de compra y comprobantes de retención Realizar la respectiva resección, registro y archivo de todos los comprobantes de retención y de compra que realice la empresa Coordinación de
pagos
Establecer las fechas de pago para los distintos
proveedores con coordinación con contabilidad Manejo de caja chica Manejo responsable de caja chica, elaboración de
informe, solicitud de reposición y asignación de los recursos de forma
objetiva y correcta.
119 Anexo Nº 23 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Ingreso de Mercadería Recepción de que el trámite a ingresar este de forma correcta
Visualizar que los documentos estén emitidos de manera
adecuada
Manual de procedimientos Ingreso del tramite Dar el ingreso por medio
del sistema interactivos ecuapass de que la mercadería llego en las
condiciones que se establecen y señalan Envió del tramite Enviar el detalle del
ingreso de la mercadería con la espera de la aprobación de quien corresponde por parte de
la SENAE Firma conforme del conductor Entrega de los documentos de ingreso de mercadería al conductor del vehículo para su posterior presentación
120 Anexo Nº 24 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Despachos y sistemas
Se autoriza el cargue de la mercadería
Luego de verificar los distintos documentos necesarios para el cargue
de cualquier mercadería se autoriza que el vehículo sea cargado
Manual de procedimientos Realiza la nacionalización del trámite a egresar Registro de los documentos de nacionalización en el sistema interno nigisu de
la mercadería para su posterior egreso Se elabora la salida
de la mercadería
Elaboración y envió de información para que el
vehículo pueda ser despachado y se proceda
con el egreso de la mercadería
121 Anexo Nº 25 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Bodeguero Coordinar con el personal de estibaje y oficina sobre el descargue/ cargue de mercadería
Establecer qué tipo de mercadería es la que trasporta el vehículo con el fin de determinar quién
serán los encargados de realizar la actividad de cargue o descargue de la misma Manual de procedimientos Revisar la mercadería Inspeccionar la mercadería que ingreso a
bodega, toma de fotografías y registro de novedades en caso de que
existan las mismas Control completo
de mercadería monitoreo y arqueo que asegure que no existen faltante
Control de inventarios tanto físicos como
documentales que permitan establecer que
la mercadería se encuentra en bodega de
forma íntegra y sin faltantes Revisar y actualizar el inventario El proceso de revisión de inventario se lo deberá realizar al inicio de cada
día con el fin de establecer mercadería, en abandono, nacionalizada,
o faltante
122 Anexo Nº 26 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Seguridad Recepción de manifiestos registro de hora, asignar turno al vehículo Recepción de documentos que el conductor le proporciones
para el respectivo ingreso a bodega, colocar el turno
y hora de ingreso Manual de procedimientos Registro del conductor en el sistema biométrico, entrega de credenciales
Obligar que el conductor registre su hora de ingreso y salida a bodega con el fin de establecer el
ingreso del personal particular a la empresa
Coordinar la
ubicación de los vehículos en forma ordenada
Determinar dónde puede der ubicados los vehículos con previa
coordinación con el bodeguero con el fin de
no demorar las actividades de cargue o
descargue.
123 Anexo Nº 27 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Montacarguista Realizar las operaciones solicitadas por el cliente en forma pertinente
Prestar los servicios como operador de forma inmediata ,otorgando un servicio de calidad con el
fin de fidelizar el cliente y atender de forma
adecuada
Manual de procedimientos
124 Anexo Nº 28 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Alta dirección/ gerencia
Integrar el personal De tal forma que permita en la empresa una comunicación adecuada,
que otorgué una mejor unión entre todos quienes
conforman la empresa
Manual de procedimientos Recopilar ideas de
mejora continua
Establecer ideas que permitan mejorar los servicios que perta la empresa con el apoyo de
todos los empleados Tomar decisiones
adecuadas
La buena comunicación permitirá tomar decisiones acertadas para
la empresa. Brindar apertura a
cambios estratégicos
Estar abierta a cambios, los cuales permitan que la
empresa sea mejora cada día.
125 Anexo Nº 29 Descripción del Flujograma
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
Alta dirección/ gerencia
Establecer normas de cumplimiento
Determinar que lo que se encomendó realizar está
ejecutando de manera eficiente y eficaz Manual de procedimientos Tomar medidas correctivas
Desarrollar medidas que permitan que la operaciones sean realizadas de forma adecuada Mejorar la calidad en la actividades Con el objetivo de mejorar cada día más y
de establecer mayores metas para cumplir en
conjunto
126
129 Anexo N° 31 Validaciones realizadas
138 Anexo N° 32 Presupuesto de Trabajo de Grado
PRESUPUESTO DE TRABAJO DE GRADO
DETALLE VALOR Resmas de papel 8.00 Internet 40.00 Libros 100.00 Copias de documentos 10.00 Trasporte 30.00
Aprobación del perfil 1100.00
Solicitud para presentar perfil 13.00
Presentación de borradores 623.00
Donación de libro 80.00
TOTAL PRESUPUESTO 2004.00
Elaborado por: Mishel Portilla
Anexo N° 32 Cronograma de Actividades
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ABRIL MAYO JUNIO
Revisión de Introducción 19 al 27
Capítulo I revisión y Terminación 27 al 5
Capitulo II revisión y Terminación 12 al 18
Capitulo II revisión y Terminación 18 al 7