5.3 Evaluations
5.3.2 Performance Evaluation
La información contable según (Zapata Sánchez, 2011, pág. 7) “Es útil para quienes deban emitir juicios y tomar decisiones que generen consecuencias económicas; la contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando dónde y cómo se ha gastado el dinero o se han contraído compromisos, evaluando el desempeño e indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro. Además ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras”.
Permitirá evaluar sucesos del pasado, presente y futuro también a corregir o a su vez confirmar operaciones realizadas anteriormente, permitirá conocer la situación actual en la que se encuentra la empresa.
Se establece que la información contable financiera es la base fundamental en las diferentes organizaciones económicas para el correspondiente registro de las actividades comerciales, industriales o de la prestación de servicios y por ende cuantificar los resultados y generar información útil, oportuna para la toma de decisiones por los accionistas.
1.2.5.1 Problemática del sistema de información
Según, (Zapata Sánchez, 2011, pág. 7) “La ausencia de contabilidad en las empresas o peor aún, la presencia de una contabilidad imprecisa e inoportuna lleva a la gerencia de que carezca de información contable y, por ende, aumente la probabilidad de fracaso en la toma de decisiones”.
En la actualidad en todas las empresas comerciales, industriales de servicios sin importar su tamaño de negocio se hace necesario contar con un diseño de sistema contable que permita conocer y controlar la situación económica de las mismas; por lo tanto, los propietarios de los talleres de Mecánica Automotriz, deben buscar por todos los medios: introducir mejoras en su gestión, dando paso al desarrollo del sistema contable para mejorar significativamente sus operaciones, con el fin de cumplir las funciones de información y control, bajo condiciones de oportunidad y confiabilidad.
1.2.5.2 Documento Fuente de Información Contable
Según, (Omeñaca García, 2008, pág.43) “Son todos los documentos o justificantes que representan las operaciones realizadas por la empresa. Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio, modificándolo cualitativamente o cuantitativamente, por otra parte, la necesidad de que existan esos justificantes no solo es porque el contable los necesita como base de datos, sino que la Ley lo exige que existan como justificación de cualquier anotación que se realice. De allí la obligatoriedad establecida en el Código de Comercio de conservarlos, al igual que los libros contables, durante los seis años posteriores al cierre del ejercicio económico”.
En todos los talleres de Mecánica Automotriz se debe recopilar toda clase de documentación que evidencie información de las operaciones, actividades de servicios que de forma habitual realizan sus propietarios. En el comercial Imbauto S.A la recolección de documentación es obligatoria y necesaria ya que a la empresa le sirve como fuente de información inicial para realizar un proceso contable.
1.2.5.3 Proceso de información contable
El proceso de Información Contable según, (García Hernandes, 2009, pág. 48), “Es el conjunto de fases, elementos y etapas sucesivas para llevar acabo la contabilidad, los cuales se interrelacionan y forman un proceso integral, obtiene y proporciona información financiera a personas internas como externas, controla los recursos y obligaciones de la entidad y proporciona información mediante los estados financieros, los cuales siendo útiles, confiables y comprensibles, sirven de base para la toma de decisiones y para el logro de objetivos”.
La contabilidad es un proceso porque la finalidad básica que se busca con todas las anotaciones y registros de un sistema contable es ofrecer información. Los resultados obtenidos sirven para que los propietarios de los talleres de Mecánica Automotriz conozcan la situación económica de los mismos como sucede en todas las empresas de repuestos del país.
1.2.5.3.1 Etapas del proceso de información contable
Las diferentes etapas del proceso de información según, (Muñoz Jimenez, 2008, págs. 9-10) son:
“Recogida y selección de los datos relevantes para el sistema. Implica la
identificación y selección de los acontecimientos económicos que tengan interés para el sistema contable. Estos datos generalmente están materializados en una serie de documentos tales como facturas, recibos, cuentas bancarias, escrituras de propiedad.
Medición y valoración. Es decir, la cuantificación en unidades monetarias de los
datos que entran en el sistema.
Registro. La representación sistemática de los hechos contables ya cuantificados.
El registro puede hacerse por medio de manuales, mecánicos o electrónicos. El método de registro aceptado es el de la Partida Doble.
Resumen y comunicación de la información procesada. Al final de cada
periodo se resumirá la información registrada, elaborándose unos documentos denominados estados contables, de los que se informará a los interesados en dicha información. La periodicidad de estos informes puede ser mensual, trimestral, anual.
Toma de decisiones. La información cuantitativa y cualitativa sintetizada en los
estados financieros, tiene como destinatarios finales a los usuarios potenciales que la utilizarán para permitirles juicios y toma de decisiones documentadas en gestión, inversión o financiación”.
Para lograr un eficiente proceso contable y obtener una oportuna información en los talleres de Mecánica Automotriz se hace necesario seguir en un orden cronológico las etapas de: recogida de datos, medición, registro, comunicación para efectuar una toma de decisiones. La empresa “Tractomulas” importadora de repuestos en el área contable efectúa las etapas del proceso de la información con la finalidad de obtener resultados sustanciales.
1.2.5.4 Ciclo Contable
Se establece la siguiente definición del ciclo contable según, (Muñoz Jimenez, 2008, pág. 187) “Es un conjunto de fases de la contabilidad, que se repite en cada ejercicio contable, durante la vida de un negocio. Hace referencia al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales”.
Se concreta que la contabilidad está conformada por un conjunto de etapas para efectuar un ejercicio contable, de allí que el ciclo contable es el proceso de registro de las transacciones comerciales y el procesamiento de los datos, sin importar el volumen que haya que manejar, para generar información financiera útil en toda empresa del país.
1.2.5.4.1 Ciclo contable en empresas de servicios
Para explicar el ciclo contable Según, (Muñoz Jimenez, 2008, págs. 226-227), “El ciclo de explotación de estas empresas es extremadamente simple, ya que sólo han de realizar el servicio solicitado y cobrarlo. No se producen existencias ya que los servicios no son elementos inventaríales, es decir, no se pueden almacenar ni tampoco requieren de existencias”.
Aunque en los talleres de Mecánica Automotriz las actividades lucrativas de negocios sean la prestación de servicios es necesario que los propietarios consideren que el ciclo contable es el periodo comprendido entre un balance general inicial y un balance general final. Por lo tanto el ciclo contable puede ser de un mes, un trimestre un semestre o un año y se debe cumplir en todo tipo de organización asentada en el país.
Gráfico N° 1.- Diagrama del Ciclo Contable
APERTURA
REGISTRO DE OPERACIONES FUENTES DE INFORMACIÓN CONTABLE ANÁLISIS PRECONTABLE Qué cuentas interviene Que cuentas van al DEBE y al HABER ESTADOS FINANCIEROS LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR Balance GeneralBalance de Pérdidas y Ganancias.
BALANCE DE