2.2 Link Budget Example
2.2.1 Downlink Budget
El Sistema de Gestión de Calidad implementado en la Universidad del Valle Sede Tuluá, constituye un proceso de cambio de gran envergadura para la institución y todos los actores involucrados en ella. Al respecto, es interesante conocer la percepción de los funcionarios con relación a los aspectos que han mejorado como consecuencia de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Según las opiniones encontradas (ver cuadro 10), las semejanzas se presentan en el sentido de que prácticamente todos los entrevistados identificaron varios aspectos que consideran, han mejorado luego de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
Se destaca la agilidad que se ha logrado en los trámites y solicitudes realizadas, la comunicación fluida entre las dependencias y la respuesta oportuna a las demandas que se realizan por los usuarios del sistema.
Además, la organización del trabajo, la división de funciones, los tiempos de respuesta, los registros de los procesos y la organización de la información con la ventanilla única, son aspectos que se identifican como mejoramientos al interior de la institución.
Un aspecto fundamental consiste en el mejoramiento del control de las metas y objetivos gracias al Sistema de Gestión de Calidad. Hay un continuo seguimiento del cumplimiento de las metas y un mejor proceso de planeación, ya se planea más objetivamente, con más pertinencia de acuerdo a los planes que tiene la administración.
En la parte académica y las coordinaciones, se percibe una mejora sustancial. Por cada programa académico se realizan varios seguimientos a lo que dictan los docentes, se evalúa a los mismos continuamente en sus competencias académicas, lo cual beneficia la calidad de la enseñanza impartida en la institución.
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Cuadro 10. Como miembro de la institución, ¿qué aspectos considera que han mejorado como consecuencia de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas Académicos Pregrado
La dotación de recursos solicitados por las áreas.
Coordinación
Contaduría Pública Académicos PregradoGestión Programas
En la parte académica se normalizaron los procedimientos,
cosa que no existía, en la parte administrativa también se normalizó los procedimientos, pero
hay una ventaja, muchos de ellos Cali los tenía, pero en su forma como tal, no los tenían las Sedes
regionales. Coordinación
Ingeniería en Sistemas
Gestión Programas Académicos Pregrado
Los procedimientos en cuanto a trabajo de grado los procedimientos
de recepción de constancias y de expedición de constancias. Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado
El servicio se mejoró mucho. Se mejoraron los procesos.
Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas
Los tramites que se realizaban, solicitudes que se hacen se han agilizado, respecto a los programas
la atención a estudiantes, es más organizada, la relación entre las dependencias es más fluida hay respuestas más oportunas a las demandas que hacemos desde
los distintos programas
Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas evaluación del sistema, saber cómo Falta realizar un stop y hacer una ha funcionado.
Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
La organización del trabajo, la división de funciones, tiempos de
respuesta, los registros de los procesos, organización de la información con la ventanilla única Biblioteca
Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de
la Biblioteca
En la mayoría de las áreas, están muy organizadas con sus
manuales.
Coordinación Administrativa
Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Contratación y Compras
Ha mejorado mucho el control de las metas y objetivos gracias al
sistema.
Hay un continuo seguimiento del cumplimiento de las metas. Un mejor proceso de planeación, ya se planea más objetivamente, con más pertinencia de acuerdo a
los planes que tiene la administración.
76 Continuación cuadro 10.
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
Una mejora sustancial en la parte académica y las coordinaciones. Por programa se realizan varios seguimientos a lo que dictan los docentes, se evalúa los docentes
continuamente en su parte académica.
Dirección Gestión Comunicación
Los tiempos de respuesta a trámites. El clima organizacional. El sentido de pertenencia. La atención a los diferentes
públicos
Oficina de Calidad y
Mejoramiento Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
Todos, primero no se trabajaba por procesos, era por áreas, cada uno hacia lo que le correspondía, pero al trabajar por procesos cada salida
de un proceso es entrada de otro. Todos los procesos están
documentados. Facilidad en la inducción de nuevo
personal.
Fundación Gestión Relaciones Laborales
Mejoramiento del clima laboral. Antes se hacían demasiados No Conformes y Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias PQRS y
había malestar, no sólo desde lo administrativo sino también en la parte de los alumnos, pero a partir de eso y que la gente se alineo con
el sistema se ha venido disminuyendo.
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Además, es importante cuestionarse sobre los desmejoramientos encontrados producto de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Al respecto, las semejanzas encontradas indican que como tal es difícil encontrar aspectos que se hayan desmejorado, incluso muchos afirman que no existen. Más bien falta mejorar o crear un ambiente laboral más adecuado, mejorar la confianza teniendo en cuenta que la calidad se da en equipos de alto rendimiento y para que haya un equipo de alto rendimiento el tema de la confianza debe estar solucionado.
Por lo tanto, según los entrevistados, un desmejoramiento no existe como tal, lo que debe haber es una capacitación continua, una motivación constante entre las personas que manejan el Sistema de Gestión de Calidad hacia los funcionarios de toda la Institución en cabeza de la dirección.
Sin embargo, se indica que en cuestiones de infraestructura o lo que tiene que ver con la calidad en las condiciones, para que el trabajo se realice de una mejor forma, el sistema no ha podido llegar, pero esto no indica que se esté desmejorando.
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Cuadro 11. ¿Qué aspectos considera que han desmejorado como resultado de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y por qué?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas Académicos Pregrado
Todo cambio duele, entonces como esto implica una serie de formatos,
porque todo tiene que quedar registrado, tiene que tener respaldo,
eso ha hecho que aumenten las cargas laborales y el tiempo.
Coordinación
Contaduría Pública Académicos PregradoGestión Programas
Un desmejoramiento no existe como tal, lo que debe haber es una capacitación continua, una motivación continua entre las personas que manejan el Sistema
de Calidad hacia los funcionarios de toda la institución en cabeza de
la dirección.
Coordinación
Ingeniería en Sistemas Académicos PregradoGestión Programas
Como todo Sistema de Gestión de Calidad se deben utilizar formatos entonces a veces se deben usar formatos que anteriormente no se
utilizaban entonces en algunos casos se pueden retrasar más los
procedimientos. Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado
Más bien falta mejorar, crear un ambiente laboral más adecuado mejorar la confianza, teniendo en
cuenta que la calidad se da en equipos de alto rendimiento y para
que haya un equipo de alto rendimiento el tema de la confianza debe estar solucionado.
Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas No, realmente todos los procesos han sido importantes.
Ha causado cierta resistencia en la parte de las asistencias tener que ceñirse a un formato que no
puedan dejar de firmar los docentes, porque eso tiene implicaciones en el pago o porque
no aparecen registradas las horas, esto sí ha afectado un poco las
relación de los docentes con la Sede.
Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas
Todo ha sido para mejorar, lógicamente es necesario seguir
mejorando.
Es necesario parar y revisar cómo vamos, realizar un tipo de mantenimiento al Sistema de
Gestión de Calidad.
Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
Algunos procesos se han visto con demasiados trámites, se han traumatizado en términos de trámites, por ejemplo la solicitud de un bolígrafo, hay que hacerlo en un formato, que vale más el tiempo y el
formato que el mismo bolígrafo Biblioteca Bibliográfico y Servicios de Gestión de Material
79 Continuación cuadro 11.
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Administrativa
Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Contratación y Compras
En cuestiones de infraestructura, en cuestiones de calidad, en las condiciones para que el trabajo mejore, a éstos el sistema no ha podido llegar; pero que no indica que se esté desmejorando.
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
En investigación y posgrados, ha habido muchos inconvenientes, porque no cumplen o se demoran en entregar las mediciones de los
indicadores, actualizar los procedimientos. Dirección Gestión Comunicación
Ninguno, en términos generales el Sistema de Gestión de Calidad, ha
mejorado muchos procesos.
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
Como resultado de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, no, de pronto
más por actitudes que se tomen, no por el sistema, porque el sistema es dinámico, el sistema
cambia cuando se requiere. Fundación Gestión Relaciones Laborales
Con el nuevo cambio de Dirección habrá un poco más de autonomía y la gente ya está acostumbrada a
apegarse a las reglas y a los procedimientos.
En todos los procesos se requería un visto bueno, se requería el visto
de la persona que estuviera manejando Calidad.
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Otro factor que es importante evaluar, con relación a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Universidad del Valle Sede Tuluá, tiene que ver con la existencia de procesos que se han implementado y que no han generado ningún resultado o impacto importante.
No obstante, las semejanzas al respecto (ver cuadro 12), indican que la percepción es que todos los procesos han mejorado y que todo lo diseñado es necesario. No se sugiere que se eliminen procesos, sino al contrario continuar mejorándolos todos.
Según la mayoría de los entrevistados, todos aportan porque en el momento que se fue a elaborar el mapa de subprocesos todos hicieron parte de esa elaboración y lo que se hizo fue organizarse de tal manera que no faltara ninguno, por lo tanto no hay proceso que sobre.
A pesar de lo anterior, es importante mencionar igualmente las diferencias encontradas en la información recolectada, se encuentran algunas críticas realizadas. Uno de los entrevistados indica que cuando se habla que un Proceso de Gestión de Calidad está avanzando, no se trata sólo de organizar los procesos y de alinear al personal respecto a esa cultura, sino adicionalmente que los recursos los manejen de la mejor manera posible es decir, más eficientemente, según la percepción del funcionario, menciona en su entrevista, que se puede volver un “cuello de botella” para la institución, cuando se llega a una excesiva tramitología, para realizar una actividad sencilla, como la solicitud de un útil de oficina, por lo cual se debe cuidar de ello, pues de presentarse recurrentemente para varias actividades se puede volver inoperante a la organización.
En términos generales se considera que los actuales subprocesos aportan de forma positiva a la misión de la Universidad del Valle Sede Tuluá, pero no se puede dejar de mencionar dos percepciones distintas que creen que hay dos subprocesos cuyos beneficios no son tan evidentes en algunos aspectos; según señalan dos entrevistados, no se han compenetrado en la dinámica institucional; es el caso de Gestión de Relaciones Laborales, en relación a que no se cumple con todas las solicitudes, específicamente con las capacitaciones requeridas por otras dependencias. El otro subproceso es Gestión de la Investigación, pues uno de los entrevistados considera, que es importante que se mejoren algunas de las gestiones que allí se realizan.
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Cuadro 12. ¿Considera que hay procesos que se han implementado como resultado del Sistema de Gestión de Calidad y que no han generado ningún resultado o impacto importante, podría mencionarlos?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas Académicos Pregrado
No, todos los procesos han mejorado Coordinación
Contaduría Pública Académicos PregradoGestión Programas
Absolutamente todos los procedimientos son importantes, hay procedimientos que nosotros eliminamos, que consideramos que
no eran útiles y los unificamos Coordinación
Ingeniería en Sistemas Académicos PregradoGestión Programas Todo lo que se diseñó es necesario
Al interior del programa, pues a veces hay tramites que no son tan
necesarios. Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado
Es necesario revisar ciertos procesos. Hay un proceso como lo
es el tema entrega de constancias de certificado de
estudio, viene acá, salta a Secretaría, después a la Directora;
creo que se podría simplificar, que sea una sola la persona la que lo
reciba Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas No, todos los procesos han mejorado
Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas proceso, al contrario seguirlos No sugeriría eliminar ningún mejorando todos.
Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
Cuando hablamos de un proceso de gestión de calidad está avanzando, no se trata sólo de organizar los procesos y de alinear un personal respecto a esa cultura, sino que los recursos los manejen de la manera mejor posible, más eficientemente, allí vemos un “cuello de botella”, esa excesiva tramitología vuelve inoperante a la organización
Biblioteca Bibliográfico y Servicios de Gestión de Material la Biblioteca
El de la Fundación, la verdad no le veo los resultados porque hablábamos de capacitación a los empleados y no se cumple, hacen una capacitación para cosas que no
tienen nada que ver con lo que sugerimos
Coordinación Administrativa
Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Contratación y Compras
Todos aportan, porque en el momento en que se fue a elaborar
el mapa de subprocesos todos hicieron parte de esa elaboración y
lo que se hizo fue organizarse de tal manera que no faltara ninguno,
82 Continuación cuadro 12.
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
Desde mi percepción se está trabajando en una buena medida;
aunque se nota en ocasiones diferencias en la gestión de algunas
dependencias.
Dirección Gestión Comunicación
No, porque los procesos definidos surgieron precisamente del
desarrollo normal de las actividades de la Universidad por lo
tanto todos han sido una gran ayuda para el mejoramiento de los
servicios
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
En este momento los procesos que existen, están porque hacen parte de los misionales, los estratégicos, apoyo y evaluación; en el momento en que se evidencie que no se necesite, se generara un
cambio. Fundación Gestión Relaciones Laborales Todos los procesos son necesarios.
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La implementación del Sistema de Gestión de Calidad, generó para la Universidad del Valle Sede Tuluá, una transformación de la cual fueron partícipes los funcionarios encargados de cada subproceso; son ellos precisamente como testigos de esa evolución, quienes pueden dar evidencia desde su punto de vista, si esos cambios han mejorado la situación actual de la Universidad, frente a su situación anterior a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad (ver cuadro 13)
Se encuentra semejanza en la percepción de los funcionarios encargados de cada subproceso, quienes consideran que es evidente la mejora de los procesos en la institución. Esta mejora se ve reflejada principalmente en términos de organización y simplificación de procesos.
En cuanto a las diferencias en las respuestas se encontró que se realiza la aclaración que se debe tener en cuenta que la Universidad del Valle, con o sin la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, subsiste bien, sin dejar de desconocer la contribución que ha realizado el Sistema de Gestión de Calidad a la organización de procesos, lo cual es importante en el manejo de los recursos. Otra observación relevante es la aclaración que existen procesos que no dependen sólo de la Sede Tuluá, sino que incluyen trámites y autorizaciones de la Universidad del Valle Cali, por lo cual la agilidad que se le pueda dar a la realización de ciertas funciones, puede perderse por las demoras que se generan al tener que enviar solicitudes a Cali para trámite; respecto a este aspecto se hace una acotación por parte del entrevistado, la cual hace referencia a que si la Sede Tuluá, lograra mayor autonomía para ciertos trámites, se podrían mejorar los tiempos de respuesta.
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Cuadro 13. En términos generales, usted opina que la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, en la Sede Tuluá ha:
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas Académicos Pregrado
Ha mejorado ahora estoy más organizado. Coordinación
Contaduría Pública Académicos PregradoGestión Programas Obviamente ha mejorado los procesos Coordinación
Ingeniería en Sistemas Académicos PregradoGestión Programas Ha mejorado Coordinación
Administración de Empresas
Gestión Programas
Académicos Pregrado Ha mejorado
Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas Han mejorado los procesos, eso es indudable
Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas Han mejorado
Nosotros estamos haciendo agiles en los procesos, peros cuando llegan a Cali, se retrasan porque hay que entender que llegan todos los trámites de todas las Sedes, eso
hace que algún procesos de la Sede se pueda demorar más, tal vez si fuéramos más autónomos en
el manejo de algunos procesos no se retrasarían tanto.
Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
Si hay mejoramiento de los procesos en el sentido
organizativo. No quiere decir que todo es
perfecto, pero si hay un mejoramiento que hemos
evidenciado.
Hay que entender algo La Universidad con o sin Sistema de
Gestión de Calidad subsiste y subsiste bien, los sistemas han dado procesos de organización importante para el manejo de los
recursos. Biblioteca
Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de
la Biblioteca Ha mejorado los procesos Coordinación
Administrativa
Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y
Contratación y Compras mejoren los procesos
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
Los ha mejorado Dirección Gestión Comunicación Mejorado los procesos Oficina de Calidad y
Mejoramiento
Gestión de la Calidad y
Gestión Mejoramiento Hemos mejorado Fundación Gestión Relaciones Laborales El impacto ha sido significativo…nosotros estábamos haciendo
varias veces lo mismo
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La certificación de calidad constituye un factor diferenciador para las instituciones, pues da respaldo de la calidad de los servicios que son ofrecidos, es importante conocer si en el corto tiempo que lleva implementado el Sistema de Gestión de Calidad, se ha percibido esta ventaja para la institución en términos de mercadeo, por lo cual se pidió la opinión a los funciones del tema en cuestión (ver cuadro 14) La mayoría de respuestas coinciden en que si constituye una ventaja competitiva y cada uno dio diferentes razones, como por ejemplo, para el caso de las maestrías tener la certificación marca una diferencia muy apreciada al momento de elegir la institución, pues constituye un punto de comparación; en el caso de los