La participación de las personas, la identificación y el compromiso con el Sistema de Gestión de Calidad, es un factor clave para el éxito del mismo. Sin dicho compromiso, es posible que no se obtengan los resultados esperados.
De acuerdo con las entrevistas realizadas (ver cuadro 8), en la mayoría de las áreas estudiadas, se indicó que existe identificación y compromiso por parte de los funcionarios implicados en los procesos. Además es fundamental el conocimiento que tienen de los mismos, porque permite potencializar los resultados esperados y por esta vía fortalecer el compromiso de las personas con el sistema. Es importante el hecho de que los funcionarios encuentren en éste, la ayuda necesaria para desarrollar mejor sus labores, convirtiéndose en un factor clave para el fortalecimiento de la Gestión y el Mejoramiento de la Calidad de la Universidad.
A pesar del reconocimiento de que existe compromiso e identificación por parte de las personas con el Sistema de Gestión de Calidad, se presentan algunas diferencias en lo expresado por los entrevistados. Principalmente, se reconoce que el sistema está en una fase de generar cultura de calidad, motivo por el cual algunos funcionarios aún se encuentran acostumbrándose al manejo de formatos. Es importante también destacar que a pesar de la tendencia hacia la sistematización de todas las actividades, existe un proceso creativo que no puede enmarcarse dentro de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad. La Universidad tiene un fundamento básico que es la creatividad,la imaginación, los mismos procesos investigativos son abiertos, por lo tanto no se puede entrar a sistematizar, ya cuando esas ideas nuevas se desarrollan, son incorporadas a los procesos señalados en los procedimientos.
Finalmente, cabe resaltar que a pesar de la importancia del compromiso y la identificación del personal con el Sistema de Gestión de Calidad, por sus características, paradójicamente los individuos no son indispensables, es decir que ante la ausencia de uno de ellos, el proceso no se detiene.
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Cuadro 8. ¿Considera que el personal que labora en su área se encuentra identificado y comprometido con el Sistema de Gestión de Calidad, de manera que se siguen todos los lineamientos indicados por éste?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas
Académicos Pregrado Todos están comprometidos. Coordinación
Contaduría Pública
Gestión Programas
Académicos Pregrado Totalmente Coordinación
Ingeniería en Sistemas
Gestión Programas Académicos Pregrado
En general todos se sienten identificados
Sin embargo, existen algunos con reserva o con dudas, tienen críticas
pero es normal. Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado
El Sistema de Gestión de Calidad está en una etapa de generar la cultura de calidad, se está en el proceso de acostumbrase a
manejar todo por formatos.
Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas
Se tiene dificultad por la rotación de docentes. Los que son hora cátedra no están enterados completamente del Sistema de Gestión de Calidad y
por lo tanto no se involucran plenamente. Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas Existe conocimiento de todos los procesos del área por parte del
personal (2 personas).
Una de las cualidades del sistema es que las personas no son indispensables, es decir que ante la
ausencia de uno no se para el proceso.
Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
Sí hay un compromiso con el sistema, pues se debe rendir un informe de gestión, ejecución del plan de acción, renovar indicadores
cuando es necesario de acuerdo a las Auditorías
Hay un proceso creativo que no puede enmarcarse dentro de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad. La Universidad
permite esos espacios, dentro de los procesos normales que se siguen, porque la universidad tiene
un fundamento básico la creatividad, la imaginación, los mismos procesos investigativos son
abiertos, ahí no se puede entrar a sistematizar, ya cuando hay el desarrollo de esas ideas nuevas, se sistematizan dentro de los procesos señalados en los procedimientos. Biblioteca Bibliográfico y Servicios de Gestión de Material
la Biblioteca
Si existe compromiso con los procesos. Coordinación
Administrativa
Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Contratación y Compras
Sí, hay un compromiso porque en la medida que nosotros queramos desarrollar mejor nuestra labor el sistema nos ha ayudado a hacerlo
Con el Sistema de Gestión de Calidad no existe lugar a dudas sobre los compromisos de cada
funcionario en el área. Oficina de Calidad y
Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
Ha sido un proceso lograr que el personal se identifique con el Sistema de Gestión de Calidad,
70 Continuación cuadro 8.
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Dirección Gestión Comunicación
Sí, todos tratamos siempre de cumplir con todos los lineamientos con el ánimo que la Universidad día
a día continúe con su posición en la sociedad.
Oficina de Calidad y
Mejoramiento Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
Totalmente, existe compromiso y conocimiento de los procesos del
área. Fundación Gestión Relaciones Laborales
Se tiene un grupo de trabajo motivado y comprometido con los
procesos.
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Con relación a la percepción de los entrevistados, sobre las demás áreas de la institución (ver cuadro 9), las respuestas semejantes indican que en la gran mayoría de casos se siente un fuerte compromiso con que los procesos se desarrollen satisfactoriamente, son pocas las personas que no le dan la suficiente importancia sin embargo se percibe que esto tiende a disminuir. Existe gusto por el trabajo en la mayoría de los funcionarios. Según uno de los entrevistados, una prueba del compromiso de todo el equipo, es que se obtuvo la certificación la cual fue lograda por todo el personal, no sólo la Oficina de Calidad, todos tuvieron que participar para obtener la certificación.
Se indica que la permanencia en los cargos es fundamental para el involucramiento en el Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta que se trata de un proceso de mejoramiento continuo y la antigüedad tiende a beneficiar dicho proceso a través del conocimiento adquirido y el sentido de pertenencia que empieza a generarse.
Respecto a las diferencias sobre la pregunta, se indica que los sistemas de calidad no son perfectos, requieren una capacitación continua, un seguimiento continuo, porque obviamente cuando entran personas nuevas, desconocen ciertas funciones, producto de la experiencia en el cargo.
Algunas críticas encontradas tienen relación con el hecho que los procesos de calidad y lo que tiene que ver con cultura de calidad, se atrasan por las funciones que las personas tienen asignadas. Se está en el proceso de adaptación y en este sentido, existe aún una fase de acoplamiento.
Entre las opiniones que presentan alguna diferencia, está el hecho de que para algunos entrevistados se presentan unos pocos a quienes le molestan los cambios, o que considera que éstos no deben ser así.
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Cuadro 9. ¿Considera que el personal de las demás áreas de la institución se encuentra identificado y comprometido con el Sistema de Gestión de Calidad, de manera que siguen todos los lineamientos dados por éste o considera que hay miembros que pasan por alto este porque no lo consideran tan importante?
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Coordinación Tecnología en Alimentos
Gestión Programas
Académicos Pregrado …todos están comprometidos, la parte administrativa y de apoyo
Coordinación Contaduría Pública
Gestión Programas Académicos Pregrado
Los sistemas de calidad no son perfectos, requieren una capacitación continua, un seguimiento continuo, porque
obviamente cuando entran personas nuevas, desconocen
ciertas cosas. Coordinación
Ingeniería en Sistemas
Gestión Programas Académicos Pregrado
En general todos se sienten identificados
Sin embargo, existen algunos con reserva o con dudas, tienen críticas
pero es normal. Coordinación Administración de Empresas Gestión Programas Académicos Pregrado
Los procesos de calidad y lo que tiene que ver con cultura de
calidad se atrasan por las funciones que tenemos. Se está en
el proceso de adaptación cultural.
Trabajo Social Académicos PregradoGestión Programas
La gran mayoría en un 95%, pero coordinadores de programa
y el personal administrativo si está muy comprometido con el sistema, porque allí si hay una permanencia en sus cargos, lo que
permite involucrarse con el sistema de gestión de calidad.
Secretaría Académica Gestión Actividades Académicas
Puede que existan algunas personas que aún les falta identificación con el Sistema de
Gestión de Calidad, pero en general todos están identificados y
tienen muy buena disposición.
Investigación y
Posgrados Gestión Posgrados
Una prueba del compromiso de todo el equipo, es que obtuvimos la
certificación y esa certificación la obtuvo todo el personal, no sólo la
oficina de calidad, todos tuvieron que participar para obtener la
certificación.
El compromiso es más institucional que con el sistema, si se trata de responder de la mejor manera al cliente externo, el sistema sirve de
apoyo para la organización y estandarización de algunos
procesos. Biblioteca Bibliográfico y Servicios de Gestión de Material
la Biblioteca
Todos han venido trabajando en equipo y sí están identificados.
Hay algunos pocos que le molestan los cambios, o que considera que
los cambios no deben ser así. Coordinación
Administrativa
Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Contratación y Compras
En realidad se está en un 95 % de aceptación y de compromiso en hacer las cosas con el sistema.
Oficina de Calidad y Mejoramiento
Gestión Documental (también participa de los
procesos Gestión Mejoramiento y Gestión de
la Calidad)
En gran porcentaje están comprometidos.
73 Continuación cuadro 9.
DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS
Dirección Gestión Comunicación
En la gran mayoría de los casos se siente un fuerte compromiso con
que los procesos se desarrollen satisfactoriamente, son pocas las
personas que no le dan la suficiente importancia sin embargo
se percibe que esto tiende a disminuir
Hay para algunos funcionarios que aún es difícil, tener que presentar los informes y mediciones que exige
el Sistema de Gestión de Calidad, por lo cual es necesario seguir trabajando en la creación de cultura,
pero en general todos muestran compromiso Oficina de Calidad y
Mejoramiento
Gestión de la Calidad y Gestión Mejoramiento
Comprometidos si pueden estar todos si se sacó adelante este
proceso, si se interesaron.
Pero todavía en algunos, falta la cultura de la entrega puntual de los
informes, de los indicadores.
Fundación Gestión Relaciones Laborales La gente gusta de su trabajo, la mayoría de ellos.
Sin embargo a veces son reacios a los cambios, pero siempre se comprometen con los resultados, en últimas la Universidad del Valle
está por encima de cualquier Sistema de Calidad.
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7.2.5 Principales cambios identificados con la implementación del Sistema