Evaluation using Synthetic Packet Classifiers

• La matriz vectorial permite tener un panorama técnico y con argumento legal sobre

lo relacionado a gestión de compras públicas en instituciones que reciben ingresos desde el presupuesto general del estado como son los Gobiernos Autónomos Descentralizados parroquiales y son sujetos a control por parte de la Contraloría General del Estado.

• Las entidades sometidas al examen han publicado sus planes anuales basándose en

la necesidad institucional, sin embargo, existen adquisiciones que se encuentran determinadas de forma incorrecta, pues se encuentran inconsistencias en la definición del tipo de contratación, en el caso del GAD de Peñaherrera en el Plan Operativo Anual se encuentran 40 proyectos, no obstante, en su PAC se señalan 15 contrataciones, de las cuales el 75% constituyen ínfimas cuantías, incumpliendo la normativa ocasiona que proveedores catalogados u otros que tienen el Registro Único de Proveedores no puedan participar de manera transparente en los procesos de contratación. Todos los GAD´s analizados incumplen con la normativa prevista para el efecto, en mayor o menor medida.

• En la revisión de los procesos que se llevaron a cabo en los tres Gobiernos

Autónomos Parroquiales: Gobiernos Parroquiales de Peñaherrera, Vacas Galindo y Plaza Gutiérrez, se procedió a verificar mediante la herramienta consulta de procesos de ínfima cuantía, esta situación se debe a la falta de planificación institucional, pues al formular el PAC no se determinó aplicar procedimientos de acuerdo al monto a contratarse, tales como subasta inversa electrónica, menor cuantía bienes y servicios para el caso de la adquisición de materiales o procedimientos del régimen especial, lo que ocasiona que las contrataciones realizadas por la entidad contengan errores causadas por la inobservancia de las disposiciones legales.

• En las Adquisición kits de alimentos y productos de primera necesidad para grupos

de atención prioritaria, se trabajó con proveedores que no podrían proporcionar los productos requeridos, pues las invitaciones de la subasta no fueron enviadas a los proveedores correctos. Cabe mencionar que la entidad posterior a la declaratoria de desierto no publicó nuevamente el proceso, aun persistiendo la necesidad, la nulidad del presente proceso: MC-GADPRVG-09-2018, errores al publicar el proceso, esto se da por falta de controles en los procesos administrativos y la inobservancia de la normativa ocasiona la errada operatividad del sistema de contratación pública.

• Al examinar los procesos de contratación pública de los GAD´s Parroquiales de la Zona de Intag de los años 2017 y 2018, se evidenció que existen procesos sin finalizar, por cuanto no se han publicado toda la documentación como contratos, acta de entregas, no obstante, actualmente dichas contrataciones de bienes y servicios ya han sido liquidados.

• Efectuada la revisión de los procesos de contratación pública de los GADS

parroquiales, se determinó que existen siete procesos con novedades e inconsistencias, entre ellos en su mayoría contrataciones directas de consultoría y menor cuantía obras, que no han sido finalizados, no obstante en los archivos contables del GAD, dichos procesos ya fueron liquidados. Por lo cual, se incumple el numeral 6 del Art. 14 de la LOSNCP, y el Art. 13 del Reglamento, en donde enlista

la Información Relevante a ser publicada en el portal de contratación del estado.

• Sin duda el principal problema en la matriz de nodos críticos se encuentra en la poca

preparación y en el incumplimiento del perfil del puesto que tienen los profesionales encargados del área de compras públicas, quienes evidencian un nivel de desconocimiento de la normativa aplicable de forma administrativamente peligrosa, no sólo para la misma institución sino para la máxima autoridad de cada GAD y quienes en este tipo de casos, resultan responsablemente solidarios ante las consecuencias de errores u omisiones legales y procedimentales.

RECOMENDACIONES

• La máxima autoridad o el responsable de los procesos de compras públicas deberán

verificar y estructurar una matriz vectorial mucho más completa por cada proceso a fin de que sirva de guía y consulta rápida sobre lo que la LOSNCP y su reglamento obligan a realizar ante cada tipo de proceso a aplicar.

• Para la máxima autoridad, se recomienda que previo a toda autorización, y como

medida de control administrativo, se debe solicitar estudios diagnóstico actualizados previo la implementación de proyectos de inversión así como el cronograma de ejecución certificado, adicionando las correspondientes solicitudes de garantías a que tuvieren lugar los proyectos, ya sean por fiel cumplimiento, por buen uso del anticipo u otras, fin de esclarecer los lineamientos para la contratación.

• Para la máxima autoridad se establece que es prioritario reducir actividades y tareas

innecesarias de los planes de acción para indicadores, estableciendo la obligatoriedad de presentar evidencia de ejecución del plan propuesto y que se ajuste a la realidad de la institución sin agregarle trámites burocráticos irrelevantes.

• Para los responsables administrativos y de compras públicas, se recomienda realizar

talleres de planificación de necesidades desde el mes de septiembre y octubre el año anterior al de ejecución presupuestaria a fin de que se determinen con prontitud los tipos de compras que se realizarán y se tenga el tiempo necesario para levantar los términos de referencia y/o especificaciones técnicas para cada compra, salvaguardando los intereses institucionales mediante una planificación de actividades y acciones realizadas con tiempo.

• Para planificación / financiero, o quien haga sus veces, se deberá establecer procesos

y filtros para la aprobación de los procesos de contratación en su fase pre contractual. Controles que minimicen el riesgo de errores en los montos a ejecutar y por error en la selección del proceso adecuado. Separación de roles y funciones de cada personal de los GAD´s a fin de efectivizar los procesos y filtros implementados para minimización de errores. Contratación de consultores externos para selección de procesos en base a normas legales.

• Se recomienda a la máxima autoridad, que se implementen y ejecuten mayores

controles administrativos referentes a la aplicación de mecanismos de supervisión a los procedimientos, y que tienen su origen ya sea por el desconocimiento de la normativa o acciones ineficientes, lo cual acarreará sanciones por parte de los

organismos de control cuando se realice la revisión de los procesos de contratación pública de los GAD´s parroquiales. Estas inconsistencias se contraponen con la normativa referente a los listados de procesos a publicarse y la relevancia de la información.

• La máxima autoridad de cada GAD deberá solicitar y disponer de manera inmediata

a los responsables administrativos / talento humano o quien haga sus veces, la estructuración del plan de capacitación y formación de personal en temas de suma importancia como compras públicas, adicionando en su disposición que para la evaluación (EVAL) dispuesta por el MDT cada año, se tome en cuenta las certificaciones y cursos realizados en las áreas en las que están como responsables. La planificación de los cursos y capacitaciones deberá contar con la aprobación de la máxima autoridad o su delegado a fin de que su posterior ejecución no pueda ser modificada, salvo casos fortuitos o autorizados por la misma autoridad. Finalmente, la evaluación a la ejecución del plan de capacitación no solo responsabilizará al mismo funcionario que procura capacitarse sino al responsable de exigir que se cumpla dicho plan.