3.2 NC Applied in VANETs
3.2.1 Evolutionary Algorithms
Para estructurar los procedimientos de control interno se define una estructura funcional organizativa, que brinde a la compañía la seguridad de que existe independencia entre las distintas unidades de la compañía, establezca responsabilidades y delegación de autoridad para cada actividad.
Gráfico N. 09 Organigrama funcional Elaborado por: Marcia Villamarin
37
3.3 El modelo basado en el Informe COSO necesita de sus componentes de evaluación para el fiel cumplimiento de todas las fases a implementarse.
Tabla N.11 Fases del Modelo
Fase I Ambiente de Control
El Ambiente de Control permite una seguridad en el logro de objetivos, dependiendo de los estándares impuestos externamente; el éxito del modelo de control interno dependerá de cómo se realicen las actividades dentro de los controles establecidos por la empresa, en este caso la compañía CEMVIVP.
Fase II Evaluación de Riesgo
La evaluación de los riesgos es la parte fundamental y la más importante en el análisis de riesgos y va evolucionado primordialmente debido a la necesidad de adoptar decisiones sobre la protección de posibles daños que deriven de una actividad; además los riesgos y sus resultados pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.
Fase III Actividades De Control
Las actividades de control comprenden la tercera fase del control interno bajo los lineamientos del informe COSO; en este se describe las acciones adoptadas por el gerente o administradores de la empresa, con el fin de evaluar y monitorear las operaciones en cada departamento dentro de la entidad. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables expresados en los balances y estados financieros.
Fase IV Información y comunicación
La Comunicación se logra a través de símbolos y sistemas de mensajes que se producen como parte de la actividad misma o el quehacer diario. Es la puesta en marcha de mensajes con algún valor significativo emitidos por diferentes canales, la mayoría para influir en el comportamiento de los demás y en la empresa y desarrollo de los sistemas más sociales.
Fase V Monitoreo y Evaluación
La última fase del control interno corresponde al monitoreo y evaluación al proceso, mediante el cual se recolectan y analizan datos para proporcionar información relevante a formuladores de políticas y otras personas para que la utilicen en la planificación y gestión de programas que conllevaran al cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa, así como al fiel cumplimiento de la misión y visión empresarial
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COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
Tabla N.12 Índice de papeles de trabajo
NO. ACTIVIDAD P/T ELABORADO POR
1 Cuestionario evaluación de
control interno CE Marcia Villamarin 2
Matriz de ponderación MP Marcia Villamarin 3
Matriz de riesgos y controles MR Marcia Villamarin 4
Matriz enfoque de control MEC Marcia Villamarin 5
Hoja de hallazgos HH Marcia Villamarin 6
Informe de control interno IC Marcia Villamarin Elaborado por: Marcia Villamarin
Los papeles de trabajo son una herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, la conducción ordenada y eficiente de los procedimientos a seguir, además debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir, es decir incentiva al trabajo en equipo para el logro de los objetivos. Por ello que cada actividad realizada es factible aplicarla.
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Tabla N.13 ACT. 01 CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
PREGUNTAS RESPUESTAS OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
¿Es la estructura organizacional adecuada para
el tamaño de la empresa? X ¿Existe descripciones de funciones, u otras
formas de comunicación que informen al personal sobre sus obligaciones?
X
¿Existen normas para la contratación de
personal? X
¿Es clara la asignación de responsabilidades? X ¿El personal tiene la capacidad y el
entrenamiento necesarios para su nivel de responsabilidades?
X
¿Se comunica eficazmente el compromiso de la
gerencia de la integridad y el comportamiento ético a toda la empresa?
X
¿La gerencia muestra interés por la integridad y
los valores éticos? X
EVALUACIÓN DE RIESGOS
¿Se revisa y actualiza periódicamente los planes
estratégicos de la Institución? X ¿Existe comunicación con los nuevos
empleados de sus deberes y responsabilidades? X ¿La gerencia considera cuánto riesgo está
dispuesto a aceptar? X
¿Creen los empleados que tienen la maquinaria adecuada y necesaria para cumplir con su trabajo?
X
¿Se asigna responsabilidad para que la empresa responda apropiadamente las comunicaciones de los clientes, proveedores y partes externas?
X
CE 1/2
COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
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ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Revisa la empresa sus políticas y
procedimientos periódicamente para determinar si continúan siendo apropiados para las
actividades de la empresa?
X
¿Está la gerencia involucrada en la revisión de
las estimaciones contables significativas? X ¿Se siguen las prácticas contables y de cierre
consistentemente en fechas interinas durante el año?
X
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
¿Es la empresa capaz de preparar informes
financieros exactos y oportunos? X ¿Reciben la gerencia suficiente información
oportuna que le permita cumplir con sus responsabilidades?
X
¿Están definidos los objetivos de la gerencia en
términos de presupuestos, ganancias? X ¿Existe satisfacción de los usuarios con el
procedimiento de información? X ¿La información de todos los departamentos son
confiables? X
MONITOREO
¿La gerencia revisa los procesos de control para asegurarse que los controles están siendo aplicados correctamente?
X ¿Existen monitoreo de controles? X ¿Responde la gerencia en forma oportuna y
apropiada a las observaciones y a las
recomendaciones en relación al control interno?
X ¿Se comunica cualquier deficiencia detectada en
el control interno? X
Elaborado por: Marcia Villamarin
ANÁLISIS: Se ha determinado que para mejorar la rentabilidad de la compañía en primera instancia al elegir al personal idóneo se debe contar con personal capaz, competitivo que tenga experiencia suficiente para el desarrollo de las actividades a ejecutarse en la organización; mediante evaluaciones periódicas.
CE 2/2
COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
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Tabla N.14 ACTV. 02 MATRIZ DE PONDERACIÓN
COMPONENTE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
¿Existe descripciones de funciones, u otras formas de comunicación que informen al personal sobre sus obligaciones?
10 6
¿Existen normas para la contratación de personal? 10 7 ¿El personal tiene la capacidad y el entrenamiento
necesarios para su nivel de responsabilidades? 10 8
EVALUACIÓN DE RIESGOS
¿Se revisa y actualiza periódicamente los planes
estratégicos de la Institución? 10 6 ¿La gerencia considera cuánto riesgo está dispuesto a
aceptar? 10 5
¿Se asigna responsabilidad para que la empresa responda apropiadamente las comunicaciones de los clientes, proveedores y partes externas?
10 6
ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Revisa la empresa sus políticas y procedimientos periódicamente para determinar si continúan siendo apropiados para las actividades de la empresa?
10 6
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
¿Existe satisfacción de los usuarios con el
procedimiento de información? 10 6 ¿La información de todos los departamentos son
confiables? 10 6
MONITOREO
¿Existen monitoreo de controles? 10 4
Elaborado por: Marcia Villamarin
Factores críticos de éxito
Evaluación del Riesgo de Control
Nivel de Confianza: Calificación Total = 60 = 0.60 = 60% Ponderación Total 100
COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
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Tabla N.15 TABLA DE RIESGO Y CONFIANZA
CONFIANZA RANGO RIESGO
BAJA 15-50 % ALTO
MODERADA 51-75 % MODERADO
ALTA 76-99 % BAJO
Elaborado por: Marcia Villamarin
El 60% es el nivel de confianza por lo tanto es moderado está en el rango de 51-75%, el riesgo igual es moderado.
RESULTADO
CONFIANZA : MODERADA
RIESGO : MODERADO
Al aplicar el cuestionario de control interno a la Compañía Mixta de Vivienda “CEMVIVPASTAZA”, se puede apreciar los factores críticos de éxito en los cuales la institución debe poner mayor énfasis para remediar los controles y esto se refleje en la rentabilidad institucional. Se verifica que el nivel de confianza es moderado por lo tanto el riesgo es moderado.
43 DESCRIPCION DE RIESGO RIESGO N° ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL PREVENTIVO Y CORRECTIVO CONTROL EFECTUADO EVALUACIÓN TIPO DE
RIESGO MANUAL IT PROBABILIDAD
DE OCURRENCIA IMPACTO
RO RL RT
AMBIENTE DE CONTROL
Que los empleados cometan
fraude en cualquier
operación Institucional
X
1
La gerencia debe aplicar la
sanción adecuada en el
momento que ocurre algún tipo de fraude
C X
Medio Medio
Que el control interno no dé los resultados esperados y no se pueda lograr los objetivos Institucionales
X
2
En el momento que se
identifica alguna deficiencia tomar acción para tener el rumbo correcto de los control es internos
C X
Medio Medio
Que no se cumpla con todas las responsabilidades de la actividad empresarial
X
3 Designar a cada empleado sus
responsabilidades por escrito P X
Medio Medio
Que se contrate al personal inadecuado y no pueda efectuarlas responsabilidades que deba cumplir
X
4
Establecer especificaciones
para la contratación del
personal adecuado en cada área
P X
Medio Medio
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Que el riesgo continúe sin ser detectado y no se pueda
aplicar un correctivo inmediato X 5 Establecer cronograma de evaluación de riesgo para asegurar mayor control
P X
Medio
Medio
MRC 1/2 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA
PASTAZA “CEMVIVP” Tabla N.16 ACTV. 03 MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES
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ACTIVIDADES DE CONTROL
Que no se alcance el rendimiento esperado y no se cumpla con los objetivos de rentabilidad
X
6
Analizar los indicadores
de rendimiento
periódicamente
P X
Medio Medio
Que el rendimiento sea muy bajo en comparación con años anteriores
X
7
Tomar acciones
necesarias para mantener el rendimiento adecuado
P X
Medio Medio
Que la empresa no pueda cubrir sus obligaciones con terceros X 8 Comunicar a tiempo variaciones en el rendimiento P X Medio Medio
Que no se pueda recuperar información importante para el desarrollo Institucional X 9 Respaldar la información periódicamente P X Medio Medio INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Que se tome decisiones a
destiempo o inadecuadas X
10
Enviar información
oportuna para la correcta toma de decisiones
P X
Medio Medio
Que exista abuso de
autoridad por parte de jefes inmediatos
X
11 Delimitar claramente las responsabilidades
P X
Medio Medio
Que se pierda clientes por
falta de comunicación X
12
Determinar responsable
para atender información externa
C X
Medio Medio
MONITOREO
Que el control interno no se actualice o no se cumpla X 13 Adoptar recomendaciones en el momento adecuado P X Medio Medio Que no se comunique deficiencias a la gerencia X 14 Comunicación inmediata de las deficiencias en la institución P X Medio Medio
Elaborado por: Tlga. Marcia Villamarin Fecha: 2015-07-02
Revisado por: Ing. Mg Renato Paredes Fecha: 2015-07-15
MRC 2/2 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA
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COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
Tabla N.17 ACTV. 04 MATRIZ ENFOQUE DE CONTROL
OBJETO DE CONTROL ACTIVIDADES DE CONTROL PRUEBA AMBIENTE DE CONTROL La filosofía de la
institución gira sobre un ambiente de control óptimo y una
ética profesional adecuada para
mantener la disciplina y un adecuado sistema de control interno para
identificar deficiencias y corregirlas con un personal altamente
capacitado
El dinero recaudado por concepto de Venta de lotes debe registrarse al final del día
Realizar un arqueo de caja que verifique el dinero con las facturas emitidas. Al momento de despachar
un lote de terreno se debe verificar que todo esté correcto
Verificar que los lotes se vendan, se emitirá el respectivo documento Designar a cada empleado sus responsabilidades por escrito
Verificar que los empleados cumplen con sus responsabilidades Establecer
especificaciones para la contratación del personal
Verificar que los clientes mantengan sus papeles en regla EVALUACION DE RESGOS La Evaluación de Riesgos es fundamental en el logro de objetivos de la institución Establecer un cronograma de evaluación de riesgos para tener mayor control
Comprobar que se cumpla con el cronograma de evaluación ACTIVIDADES DE CONTROL Eficiencia en las responsabilidades y eficacia en el rendimiento institucional
Analizar los indicadores de rendimiento
Verificar los indicadores de rendimiento
Tomar acciones necesarias
Verificar si la gerencia toma acciones adecuadas en todos los aspectos fundamentales de la institución Comunicar a tiempo variaciones en el rendimiento Verificar el rendimiento se debe comunicar de forma inmediata
Respaldar la información Verificar sí se respalda la información
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Delimitar claramente las responsabilidades
Hacer cumplir al personal de la institución sus responsabilidades MONITOREO Verificar las recomendaciones para corregir deficiencias
Establecer acciones para corregir deficiencias
Verificar que las deficiencias sean corregidas a tiempo para determinar acciones correctivas
Adoptar recomendaciones
Verificar que se cumpla con las recomendaciones efectuadas con anterioridad
Comunicación inmediata
Emplear la comunicación por ser la base primordial para que la compañía consiga sus objetivos Elaborado por: Marcia Villamarin
COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
47 Tabla N.18 ACTV. 05 HOJA DE HALLAZGOS
PCI CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES
1 En la institución no se están cumpliendo a cabalidad las disposiciones para mantener un excelente ambiente de control
La filosofía de la empresa gira sobre un ambiente de control óptimo y una ética profesional adecuada para mantener la disciplina y un adecuado sistema de control interno para identificar deficiencias y corregirlas con un personal altamente capacitado
Inadecuada socialización de responsabilidades a los empleados, falta de capacitación El sistema de control interno tiene deficiencias Capacitar al personal en todas sus responsabilidades 2 No se cumple con el cronograma de evaluación de riesgos en la institución La evaluación de riesgos es fundamental en el logro de objetivos de la institución
Falta de planificación para
cumplir con el cronograma Descontrol de riesgos en la institución que impiden con el cumplimiento de los objetivos Se debe planificar y evaluar de manera periódica a la Institución 3 No se revisa periódicamente los indicadores clave de rendimiento La actividad de control en la institución mantiene eficiencia en el rendimiento de la misma.
No se designa a una persona para que realice la revisión de los indicadores de rendimiento Rendimiento no comprobado con lo planificado Revisar periódicamente los indicadores de rendimiento para saber hacia dónde se dirige la institución
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No se entrega de manera oportuna los Estados Financieros
Información y comunicación oportuna concisa y con gran responsabilidad
El departamento de contabilidad no entrega en forma inmediata la información porque los auxiliares no tienen toda la información Toma de decisiones inadecuados Realizar un cronograma de entrega de información financiera. Revisar constantemente el trabajo de los auxiliares
Elaborado por: Tlga. Marcia Villamarin Fecha: 2015-08-02
Revisado por: Ing. Mg Renato Paredes Fecha: 2015-08-15
COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP”
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ACTV. 06 INFORME DE CONTROL INTERNO
COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA- “CEMVIVP”
Informe Ejecutivo
Equipo Técnico Responsable:
Investigadora: Tlga. Marcia Villamarin Tutor: Ing. Mg. Renato Navas
Periodo de revisión. Julio y Agosto del 2015 Objetivo
Determinar riesgos relevantes que causen problemas al momento de cumplir con la compañía.
Alcance
Se obtuvo la información necesaria para cumplir mi investigación y efectué mis exámenes de acuerdo con las normas generalmente aceptadas en el país dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los componentes estén libres de errores. Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para fundamentar la investigación.
Metodología.
Se realizó el uso de la técnica de la encuesta en la compañía para la recolección de datos e información que nos proporciona resultados cuantitativos y cualitativos, y
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los respectivos papeles de trabajo que a su vez nos permitió captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría
Síntesis
Se presentan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada en la compañía CEMVIVP en la ciudad de Puyo, una vez aplicada la encuesta que consta de preguntas referentes a control interno y rentabilidad se comenzó a tabular los datos usando una hoja de Excel, resultado de esta tabulación se obtuvieron cuadros estadísticos que muestran las frecuencias absoluta y relativa, además gráficos que facilitan el análisis y la interpretación de cada una de las preguntas. Al realizar la evaluación de control interno en base a los papeles de trabajo se logra obtener resultados que garantiza a la gerencia tomar medidas preventivas, además que la información entre trabajadores y directores no se pierda.
Conclusiones
En base a las encuestas realizadas se pudo determinar que en la Compañía existe poca comunicación, no existen canales de comunicación que permitan tener la transmisión de un mensaje eficiente con el fin de que las actividades se desarrollen con eficiencia y eficacia satisfaciendo tanto a los clientes internos como externos.
No existen políticas definidas en forma clara para el personal de la institución, lo que conlleva a la existencia de varios problemas, como por
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ejemplo no se las ha definido en forma escrita y mucho menos ha existido socialización con los empleados.
Se concluye que en la compañía no existe una adecuada segregación de funciones lo cual dificultad el desempeño de las actividades de cada departamento causando así la disminución de la rentabilidad, limitando también el alcance de las metas y objetivos propuestos por el gerente.
Atentamente,
Marcia Villamarin Auditora
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3.3 Indicadores Financieros como Elementos de Control