Methodology

El servicio de correo electrónico permite el envío y recepción de mensajes, a través del protocolo SMTP por un medio electrónico como Internet. A través de estos mensajes no sólo se puede intercambiar texto, sino también archivos binarios de cualquier tipo. Es decir, con el correo electrónico además de enviar mensajes, se pueden enviar documentos, videos, música y, en definitiva, cualquier tipo de archivo (siempre respetando las limitaciones de tamaño que impone el proveedor del servicio).

Este servicio, es uno de los más populares de los ofrecidos por Internet y que cuenta con mayor número de adeptos. Tras la navegación por la red, es el segundo servicio más demandado.

Protocolos utilizados en Internet

Protocolos Cobertura (%) Web 98,6% Mail 58,9% Mensajes instantáneos 48,4% Audio-vídeo 38,6% Transferencia de archivos 33,0% Diálogos en directo (chat) 22,9% Juegos 8,1% Foros (noticias) 2,9% Fuente: NetValue Internet Overview. España, Junio de 2000

Aplicaciones del correo electrónico en la empresa:

- Grupos de discusión: En una empresa se pueden crear diversos grupos de discusión, bien de temas laborales o temas generales. Los primeros ayudan al desarrollo y transmisión del conocimiento en la empresa, ya que entre todos los interesados de un tema determinado, se pueden encontrar soluciones a problemas, iniciativas, etc. Los grupos de discusión generales, sirven para fomentar la comunicación y el diálogo entre los participantes. Al ser estos grupos voluntarios, generalmente tienen un resultado exitoso, ya que son las propias personas las que se apuntan porque les resulta de interés.

- Boletines: Mediante la distribución de boletines informativos, a través del correo electrónico, las empresas pueden dar a conocer su cultura, procedimientos o eventos de forma rápida y barata.

- Integración del teletrabajador, o del trabajador desplazado. El correo electrónico es una excelente forma de comunicación y trabajo con aquellos empleados que se encuentran lejos de la oficina. El envío de ficheros adjuntos, y de información a través del correo electrónico es constante entre las empresas.

A pesar de que ofrece numerosas ventajas, también encontramos ciertos riesgos y problemas a la hora de utilizar el correo electrónico.

- Virus. El correo electrónico es una de las mayores fuentes de difusión de virus por Internet. Muchos virus existentes aprovechan las direcciones de correo de las agendas personales para autopropagarse por internet. Otros en cambio aparecen bajo un mensaje atractivo para el receptor que le tienta a abrir el mensaje, es entonces cuando queda infectado. La primera regla de oro al usar el correo electrónico, es la de no abrir mensajes que

no esperamos, o bien de los que no conocemos el remitente. Y aún así no es suficiente.

- Spam. El spaming es la distribución masiva de publicidad por Internet. Es muy probable que muchas veces nos hayamos encontrado con nuestro buzón de correo lleno de mensajes publicitarios, más si nuestra dirección de correo es una dirección gratuita de correo web. Actualmente se están regulando políticas contra el uso del spaming.

- Políticas de privacidad. Existe una gran controversia en cuanto al uso particular del correo electrónico en la empresa. Las organizaciones se quejan del abuso que alguno de sus empleados realiza del correo electrónico, durante la jornada laboral. Según una encuesta de la empresa Domeus, el 74,4% de los trabajadores encuestados reconoce utilizar el e- mail con fines personales en su puesto de trabajo. El tiempo dedicado a la gestión de los mensajes personales es inferior a los 30 minutos a la semana en el 52,9% de los encuestados. Además, otro dato revela que el uso del e-mail para este tipo de comunicaciones son realizadas en cualquier momento de la jornada por el 77,3%. En total, un 88,8% de los encuestados opina que debe existir el derecho a este tipo de uso del e-mail en el trabajo. Algunas organizaciones han reclamado su derecho a vigilar el correo electrónico de sus empleados, lo que despertó una gran controversia. Actualmente nadie se pone de acuerdo si es un derecho legítimo de la empresa o si por el contrario es una intromisión en la privacidad del empleado.

Según la encuesta llevada a cabo por EOI en las comunidades autónomas de Madrid y Valencia, más del 95% de las empresas utilizan el correo electrónico, con porcentajes muy similares en las dos comunidades, aunque ligeramente superior en Madrid.

Por tamaño de empresa, los datos son similares, pues en todos los rangos de empleados hay una incidencia de uso superior al 90%. Las empresas más pequeñas, de entre 10 y 25 empleados son las que declaran hacer un menor uso de esta tecnología (92,1%).

Utilización del Correo Electrónico en las empresas en las CCAA de Madrid y Valencia (en porcentaje)

AUTONOMÍA NÚMERO DE EMPLEADOS

Madrid Comunidad Valenciana De 10 a 25 De 26 a 50 De 51 a 100 Más de 100 Vertical 95,9% 95,7% 92,1% 95,9% 98,1% 96,2% Sí Total Horizontal 100% 51,1% 48,9% 19,0% 25,5% 28,3% 27,2% Vertical 4,1% 3,2% 7,9% 4,1% 1,9% 1,9% No Total Horizontal 100% 57,1% 42,9% 42,9% 28,6% 14,3% 14,3% Vertical ,0% 1,1% ,0% ,0% ,0% 1,9% NS/ NC Total Horizontal 100% ,0% 100,0% ,0% ,0% ,0% 100,0% Total Vertical 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% Total Horizontal 100% 51,0% 49,0% 19,8% 25,5% 27,6% 27,1%

Fuente: Encuesta EOI, Nuevas Tecnologías y Recursos Humanos, 2002

Sobre la utilización en los departamentos de recursos humanos, vemos que de los que utilizan el correo electrónico, no lo utilizan en recursos humanos el 12,8% de las empresas madrileñas y el 24,4% de las empresas de la Comunidad Valenciana. Destaca este último dato que demuestra que, pese a disponer de esta tecnología en la empresa, no se utiliza en una cuarta parte de los departamentos de recursos humanos de las empresas de la Comunidad Valenciana.

Por número de trabajadores, los datos muestran una correlación directa entre el tamaño de la empresa y el uso del correo electrónico en recursos humanos, ya que sólo el 2% de las empresas de más de cien trabajadores declaran no utilizarlo, mientras que el porcentaje va aumentando conforme disminuye el número de trabajadores, hasta llegar al 37% de las empresas de entre diez y veinticinco trabajadores que no utilizan el correo electrónico.

Utilización del Correo Electrónico en los departamentos de Recursos Humanos en las CCAA de Madrid y Valencia (en porcentaje)

AUTONOMÍA NÚMERO DE EMPLEADOS

Madrid Comunidad Valenciana De 10 a 25 De 26 a 50 De 51 a 100 Más de 100 Vertical 87,2% 75,6% 62,9% 76,6% 82,7% 98,0% Sí Total Horizontal 100% 54,7% 45,3% 14,7% 24,0% 28,7% 32,7% Vertical 12,8% 24,4% 37,1% 23,4% 17,3% 2,0% No Total Horizontal 100% 35,3% 64,7% 38,2% 32,4% 26,5% 2,9% Total Vertical 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% Total Horizontal 100% 51,1% 48,9% 19,0% 25,5% 28,3% 27,2%

Fuente: Encuesta EOI, Nuevas Tecnologías y Recursos Humanos, 2002