Para comprender mejor el significado de Portal del empleado, es necesario definir antes, que se entiende por portal.
Un portal en Internet hace referencia a un sitio web que proporciona al usuario contenidos, servicios y aplicaciones. La mayoría de los portales permiten al usuario personalizar parcial o totalmente su oferta.
En Internet nos podemos encontrar principalmente con dos tipos de portales: • Portales generalistas: Dirigidos al público en general. Su objetivo es acaparar
de estos portales son Terra (www.terra.es), Universia (www.universia.es), Ya (www.ya.com), Yahoo! (www.yahoo.es).
• Portales temáticos: Dirigidos a un público concreto que comparte uno o varios intereses. Su objetivo es acaparar el mayor número de una determinada audiencia abarcando una temática específica. Ejemplos de este tipo de portales son Sanitas (www.sanitas.es), como portal dedicado a la salud; Prevention World (prevention-world.com), portal dedicado a la prevención de riesgos laborales, etc.
En ambos casos los portales tienen una zona restringida a aquellos miembros que se hayan registrado en el portal.
El portal del empleado se podría categorizar dentro de una subdivisión de los portales temáticos. Estos portales están dirigidos a las personas integrantes de una organización. Su objetivo principal es establecer un único punto de acceso a todos aquellos recursos, contenidos y servicios que el empleado necesite para desempeñar su vida laboral. Los portales de empleado se cimientan sobre las intranets.
Para que realmente se cubran todos los aspectos de la vida laboral de un empleado y además conseguir satisfacer las expectativas del llamado “cliente interno”, un portal del empleado a de cubrir cuatro áreas principales:
• El área de Organización, abarca todo lo referido a información corporativa, a los procedimientos y actividades de la empresa y a toda la gestión administrativa que hasta ahora realizaba el departamento de recursos humanos con los datos del empleado (datos personales, nómina, vacaciones, etc)
• El área de trabajo y formación incluye todo tipo de contenidos que faciliten el trabajo del empleado, como acceso a fuentes de información (repositorios de
información, aplicaciones, etc) y de formación (por ejemplo eLearning), acceso a las herramientas de trabajo, gestión de contenidos, etc.
• El área de relaciones, hace referencia a todos aquellos servicios y contenidos que faciliten la comunicación y colaboración entre todos los empleados de la empresa, aquí se engloban los conceptos de work flow y groupware entre otros.
• El área personal, quizá una de las menos conocidas pero con más auge actualmente. Aquí se encuentran aquellos servicios y contenidos que no están directamente relacionados con la vida laboral del empleado, sino que afectan a su vida personal (por ejemplo información médica o reserva de viajes).
Estas áreas no son independientes unas de otras, son una clasificación general de los contenidos de un portal corporativo. Por ejemplo, un empleado puede necesitar para desempeñar su trabajo tanto formación como comunicación con otros empleados.
El grado de desarrollo de la tecnología permite que estos portales se puedan aprovechar en las relaciones externas de la organización permitiéndose así, la incorporación en el portal sistemas B2B para las transacciones con otras organizaciones y de aplicaciones de selección de personal accesibles por los candidatos.
Posibles contenidos en un B2E
Fuente:
Mediante un portal del empleado, con las características antes descritas, se consiguen varias metas:
• Incrementar la eficiencia del empleado gracias a que encuentra todo lo necesario para realizar su trabajo (información, aplicaciones, etc) en un mismo sitio.
o El empleado, gracias al portal está capacitado para identificar de modo más eficiente información relevante a su trabajo.
o Se facilita la colaboración e interactividad entre empleados rápidamente.
o Como consecuencia de los dos puntos anteriores, se consigue que el empleado pueda actuar o tomar decisiones mucho más ágilmente que tradicionalmente. LA ORGANIZACIÓN Información corporativa Procedimientos y actividades Planes de acogida TRABAJO Y FORMACIÓN
Integración con sistemas internos (ERP), y otras aplicaciones
eLearning Gestión de contenidos RELACIONES Work Flow Groupware Directorio ÁREA PERSONAL Reserva de viajes Consultas médicas Contenidos personales SEL ECCIÓ N D E PESONA L B2B, eMARKETPLACES
• Aprovechar el potencial de Recursos Humanos para desarrollar tareas de valor añadido en vez de administrativas. Es el empleado quien tiene que gestionar su información (cambio de datos personales, gestión de su nómina, peticiones personales, etc).
• Orientación a resultados. A través del portal la empresa puede comunicar el grado de cumplimiento de sus objetivos generales, así como el de los empleados individualmente. En todo momento cada uno puede estar informado y actuar en consecuencia, del cumplimiento o no de dichos objetivos.
• Aumentar el grado de satisfacción del empleado: servicios personalizables, gestión eficiente de su carrera profesional, etc. Así la empresa puede fidelizar fácilmente a sus integrantes.
Además de éstos motivos, las compañías tienen otros a la hora de decidir por la incorporación de un portal de empleado:
Razones para invertir en un portal de empleado
Fuente: Watson Wyatt, 2002. 0 10 20 30 40 50 60 70
Ser una empres
a
competitiva Expectativas
del
empleado Liderazgo Reconocer beneficios para el negocio Decisión de la empres a matriz en EEU U % de compañías
A pesar de las evidentes ventajas existen numerosas barreras de entrada a la implantación de portal: coste de implantación, infraestructura técnica, problemas de seguridad, falta de apoyo por parte de la dirección, miedo al cambio...
Gestión del cambio
Es importante, que si se ha desarrollado un gran esfuerzo para implantar un portal corporativo este no caiga en el olvido, para ello hay que prestar atención a las personas y su adaptación al nuevo sistema.
La mayoría de los portales del empleado tienen un aspecto semejante al de un portal web, pero en éste caso corporativizado, lo que facilita su uso para aquellos usuarios acostumbrados a Internet. Pero para otra gran mayoría, estos sistemas suponen un laberinto de enlaces, servicios e información que hace que desde el primer momento se genere una actitud de rechazo, que difícilmente se podrá cambiar.
Para evitar estas reacciones durante la implantación de un portal será necesario definir un equipo que trate de implicar al mayor número de personas de la organización y despierten su interés por el nuevo sistema.
No se deben olvidar cursos de formación para todos los empleados, desarrollar contenidos y servicios que sean de fácil uso y que resulten atractivos para los trabajadores (marketing interno).
Se ha de fomentar el uso de los servicios del portal, que en una primera fase no deberán ser muy complicados ni abundantes, para progresivamente ir incorporando nuevas aplicaciones.
Se propone una gestión automatizada, en la que es el propio empleado el responsable de mantener actualizados sus datos personales, acceso a sus condiciones salariales, tramitación de vacaciones y días libres, etc.