CONTROL INTERNO CONTABLE. Ingresos a caja y bancos:
Las cobranzas se reciben por correo (bajo la forma de cheques) o en efectivo o cheques en el mostrador, o bien mediante cobradores o viajantes.
El paso inicial consiste en listar las cobranzas por montos y clientes. Tales listados deberían totalizarse, generalmente al finalizar cada día, y los totales
cotejarse con el total de dinero y cheques recibidos, el libro de ingresos de caja
Cuando los listados incluyen ítems no susceptibles de deposito inmediato, como los cheques post-datados o cheques incorrectamente librados, deberían ponerse bajo control en listados separados.
Los totales de venta al contado, los recibos de caja y los emitidos por cobradores y viajantes deberían ser prenumerados y controlarse su secuencia numérica.
Los ingresos deberían registrarse con prontitud, y las cobranzas en sucursales deberían comunicarse de inmediato a la casa central. Cuando las cobranzas surgen de diferentes departamentos, maquinas registradoras, etc. debería asegurarse un procedimiento que asegure la inclusión diaria de todos los ingresos.
Pagos con cheques:
Debería confeccionarse un listado indicando beneficiarios y montos, actualizado diariamente o a intervalos regulares. Los totales del listado deben ser comparados con los créditos de las cuentas de control de disponibilidades en el mayor general, y con los débitos a cuentas a pagar o a otras de control. Las transferencias de fondos entre bancos deberían controlarse a través de una cuenta (clearing) para asegurar el registro simultáneo en ambos bancos del importe de la transferencia.
Debe controlarse la secuencia numérica de todos los cheques. El firmante de los cheques debe tener prueba escrita de que los pagos liquidan obligaciones emergentes de operaciones aprobadas, y que los datos de los cheques han sido cotejados con los comprobantes de dichas operaciones. El firmante debería cancelar los comprobantes pagados por medios adecuados para prevenir posibles duplicaciones de pagos.
Conciliación de cuentas bancarias:
Es un importante elemento de control interno. Comprende:
a)conciliación del saldo bancario demostrado en el estado del banco, con el que indican los libros en la misma fecha.
b)conciliación del total de débitos y del total de créditos según estado bancario, con los correspondientes totales según registros.
Pagos en efectivo:
Están generalmente constituidos por adelantos, fletes y otros gastos menores, o pagos de sueldos y jornales. El control contable se logra mejor con el sistema de fondo fijo:
se fija un monto adecuado;
los pagos efectuados son justificados con comprobantes debidamente aprobados y firmados por los receptores de los fondos desembolsados; a intervalos regulares o cuando el fondo esta próximo a agotarse, los
comprobantes son presentados para su reembolso desde la caja general o el banco.
Los fondos fijos deben ser conciliados periódicamente.
Los pagos en efectivo de sueldos y jornales deberían efectuarse mediante un fondo fijo especial por el monto neto de la liquidación. Deben utilizarse sobres individuales provistos por la oficina de sueldos y jornales y los datos de los mismos deberían cotejarse con las planillas de liquidación aprobadas.
CONTROL PREVENTIVO. Ingresos a caja y bancos:
Las personas encargadas del registro en el libro respectivo, o de la confección de las boletas de deposito bancario, deben ser independientes de aquellas que pasan los créditos correspondientes a los registros de cuentas a cobrar.
Los cheques rechazados por el banco deberían ser entregados a un empleado distinto del que efectuó el deposito y del que lleva los registros de las cuentas a cobrar. Esto debería investigarse por alguien que no tenga responsabilidad por los ingresos de caja o las registraciones en los libros respectivos.
Las cobranzas no depositadas deberán ser revisadas por un empleado independiente y es preferible que se hallen bajo control contable.
Los ingresos de caja de las sucursales deberían depositarse en una cuenta bancaria que solo admita extracciones desde la casa matriz.
Pagos con cheques:
Los cheques deberían ser protegidos contra alteraciones mediante protectores de escritura, asimismo los montos deberán ser escritos antes o al menos simultáneamente de la comparación con los comprobantes aprobados para el pago.
Los cheques deben ser librados a la orden del beneficiario o del custodio del fondo fijo. No deben librarse al portador.
La custodia de los cheques firmados debe estar a cargo del firmante hasta su entrega.
Funciones consideradas y funciones excluyentes:
-firma de cheques: preparación o aprobación de comprobantes, preparación de los cheques, registro y verificación dela secuencia numérica de los cheques, custodia de los talonarios de cheques.
-comparación de los totales de los listados de cheques emitidos con el libro de caja y las contra cuentas de control: preparación de listados, firma de cheques, preparación y aprobación de comprobantes.
-transferencias de fondos entre bancos: firma de cheques, preparación de listados.
La firma o contrafirma de cheques por anticipado debería prohibirse (cheques en blanco). La escritura de una firma sobre un cheque en blanco que requiere dos firmas se vuelve peligrosa salvo que se examine cuidadosamente el cheque y los comprobantes que lo acompañan, ya que el segundo firmante podría aceptar la primera firma como indicio de aprobación del pago, examinando con menor importancia los documentos acompañantes.
Las contrafirmas puestas con el debido conocimiento y responsabilidad son un buen elemento de control preventivo.
Conciliación de cuentas bancarias:
Quien realiza esta labor no debe tener funciones de ingresos o egresos de caja o comprobantes y debe obtener el estado bancario directamente del banco. Pagos en efectivo:
La caja chica o el fondo fijo debe estar a cargo de una persona cuyas funciones no comprendan otros fondos, ingresos de caja, aprobación de comprobantes
de egresos, reembolso de los fondos o autorización, registracion o imputación de los desembolsos.
Los salarios no cobrados deben ser custodiados por una persona que no cumpla funciones de liquidación de sueldos ni de manejo de ingresos de caja o fondo fijo.