1)Arqueo de fondos y corte de documentación: el arqueo es el recuento de la existencia de dinero, cheques y valores similares existentes en una caja, para comprobar que los saldos de los registros coincidan con lo real. Debe comprender todos los fondos de una caja (para evitar compensaciones) y debería estar presente el responsable de esa caja. 3 etapas:
planificación
ejecución: consiste en la toma del arqueo, recontándose el efectivo y otros valores. Comprueba los fondos sujetos a arqueo sumando los recibos por cobranzas no depositadas. Para ello confirma cual es el ultimo recibo cuya cobranza fue depositada verificando la boleta de deposito (corte de documentación). Luego determina el resultado del arqueo:
fondos sujetos a arqueo = monto asignado del fondo fijo + cobranzas no -depositadas + otros montos asignados a la caja) fondos recontados = billetes y monedas + cheques + comprobantes de gastos
exceso (defecto) del arqueo = fondos sujetos a arqueo - fondos recontados
Por ultimo debe obtener la confirmación escrita del cajero de la devolución conforme de los fondos.
seguimiento del arqueo: el arqueo como prueba de validez se efectúa al cierre. Posteriormente:
comprueba saldos sujetos a recuento con saldos del mayor
verifica la contabilizacion en el día que corresponda de las operaciones incluidas en el corte de documentación
verifica la rendición posterior de los comprobantes de gastos incluidos en el arqueo
verifica que la reposición del fondo fijo sea efectuada con un cheque de numeración posterior al tomado en el corte de cheques que se utilizan para tal fin.
verifica el seguimiento y ajuste posterior de la diferencia, si la hubiera, observada en el arqueo
propone los ajustes que considera necesarios (cheques emitidos pendientes de retiro, gastos no contabilizados, cheques de cobranzas rechazados)
1) Deposito posterior: debe verificarse que el deposito posterior de la cobranza se efectúe al día siguiente y que en los dias posteriores el banco no rechaza los cheques depositados. El auditor debe asegurarse que las cobranzas que se arquean y depositan en el banco sean realmente disponibles al día del cierre.
Para cuentas corrientes bancarias:
2) Confirmación de saldos: el auditor solicita al ente auditado que prepare cartas de requerimiento, en la que se indique que la respuesta del banco debe enviarse al auditor en forma directa, evitándose manejos de la información por la sociedad. La confirmación es "ciega", y el pedido lo firma algún funcionario con firma autorizada en los bancos, para evitar el rechazo. Las cartas las debe llevar el auditor para asegurarse de que efectivamente son enviadas. Si no hay contestación se reitera el pedido, y si persiste el problema debe insistirse por otros medios (gestión personal, teléfono, etc.). Es un procedimiento fuerte para detectar prestamos omitidos y títulos en custodia no registrados.
3)Revisión de conciliaciones bancarias:
saldos según bancos: lo comprueba con el extracto y la conciliación.
-partidas pendientes en bancos: analiza la razonabilidad de estas partidas teniendo en cuenta antigüedad, monto y concepto. Verifica débitos o créditos con los extractos bancarios posteriores.
partidas pendientes en libros: verifica si los gastos debitados por los bancos han sido provisionados.
saldo de libros: lo coteja con el saldo del mayor general.
verifica la corrección aritmética de la conciliación.
La conciliación bancaria es parte de las actividades de control de la empresa y por tal motivo el auditor no es responsable por su confección.
5)Verificación de las transferencias bancarias: consiste en examinar si los cheques emitidos contra una cuenta y su deposito en otra han sido tomadas dentro del mismo ejercicio
B) VALUACION:
6)Análisis de la valuación en moneda extranjera: la cantidad se confirmo en el arqueo de caja o en la carta recibida por la entidad financiera. Luego se valúa según el tipo de cambio al cierre.
C) EXPOSICION:
7)Constatar que los valores registrados estén correctamente expuestos (según RT9). Asimismo se constata la existencia de notas
aclaratorias cuando existirán restricciones, cláusulas especiales, condiciones resolutorias, etc.
DISPONIBILIDADES (NEWTON)
Disponibilidades (caja y bancos):
Definición: según RT9 incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior, y otros valores de poder cancelatorio y similar liquidez. Solo pueden incluirse en la denominación “Caja y bancos” a aquellos ítems que puedan ser usados en forma inmediata para la compra de elementos y la cancelación de obligaciones civiles y comerciales. Esa posibilidad debe existir en forma genérica y no para determinados pagos o compras. La contabilidad debe reflejar la realidad para cumplir con su finalidad, por lo que deberá analizarse la intensión de la empresa con el fin de determinar la asignación del rubro
Fines:
verificar que se encuentren en existencia todos los fondos que deberían existir (existencia)
lo registrado es propio, es decir que se verifica la propiedad de los activos que componen el saldo al cierre.
verificar el valor que debe asignarse a dicha fecha de acuerdo a las normas contables profesionales y legales (valuación)
el rubro es informado de acuerdo a los criterios contables adecuados y normas legales aplicables (exposición)
Procedimientos a aplicar:
cotejo de las cobranzas y pagos registrados con la documentación respaldatoria
revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas por el cliente.
verificación del corte de la documentación involucrada (recibos, facturas, etc.)
circularizacion a bancos y demás entidades financieras para obtener confirmaciones de saldos de depósitos.
análisis de la valuación de la moneda extranjera y cheques posdatales.
arqueo Arqueo:
Es el recuento de las existencias de dinero, cheques y valores asimilables existentes en una caja. Su objetivo es que los saldos que muestran los registros contables coincidan con la real tenencia de la empresa. Es decir, que se verifica la existencia.
Pautas a tener en cuenta:
a)debe comprender la totalidad de los fondos existentes en una caja determinada.
b)el responsable de los fondos debe estar presente durante el arqueo, a efectos de evitar malas interpretaciones o suspicacias.
c)debería obtenerse una confirmación escrita del responsable de la caja respecto de:
los fondos son todos los que existen en su poder
que estuvo presente durante el arqueo
d)si el cajero fuera responsable de otros valores, también deben incluirse en el arqueo, a efectos de lograr la adecuada determinación de las cantidades de debería tener en cuenta en su poder.
Etapas que comprende el arqueo: A) Planificación:
El auditor debe decidir sobre:
a)las cajas o fondos fijos que quedaran sujetos al arqueo.
b)la fecha y hora en que se practicara el arqueo, el que debe coincidir con una hora que evite entorpecer las actividades del cliente (antes del inicio o al cierre)
c)la fecha debe ser escogida por el auditor según su plan de auditoria, teniendo en cuenta que los arqueos efectuados el día de cierre, si bien sirven para conciliar los valores recontados con los saldos expuestos en los EECC, carecen de sorpresividad. Los ideal seria:
hacer un arqueo antes de la fecha de cierre, para atender a la sorpresividad
realizar otro arqueo a la fecha de cierre para la conciliación de los recontado con los saldos del EECC.
d)cantidad de auditores que serán necesarios para el arqueo.
e)si se requiere algún tipo de autorización previa por parte del personal jerárquico de la empresa para poder tener acceso a la empresa y efectuar el arqueo. Obviamente esto no puede afectar al factor sorpresa.
f) debe definirse el alcance del arqueo en la medida que el auditor considere que no resulta necesario recontar el 100% de los valores (por ejemplo: fajas de dinero).
g)corte de caja:
corte de fondos o valores: se debe expresar cuales son los fondos a computar. Se hace un fondo de cambio (dándole corte a la caja) y sigue trabajando el cajero con el fondo (caso que el arqueo se realice estando la empresa en actividad).
corte de registro: hasta donde es la ultima operación que se computara en el arqueo. Luego se traza una línea para el próximo arqueo.
corte de documentación: de todos los documentos, cuales entran en el arqueo.
B) Etapa de ejecución:
Consiste en la toma de arqueo, en la cual el auditor: a)recuenta el efectivo y los valores
b)efectúa el detalle de los gastos a rendir.
c)determina el resultado del arqueo confeccionando una planilla que contenga el siguiente esquema:
fondos sujetos a arqueo = monto asignado al fondo fijo + cobranzas no depositadas + otros montos en efectivo asignados a caja.
fondos recontados = billetes y monedas + cheques + comprobantes de gastos.
fondos sujetos a arqueo - fondos recontados = exceso o defecto de arqueo
d)verificar el cumplimiento de las normas de control (autorizaciones para egresos, etc.)
e)obtener del cajero una confirmación escrita de que esta conforme con los fondos devueltos.