Las secciones siguientes describen las presentaciones que pueden crearse con el asistente Nueva presentación/informe.
Formulario estándar
Las presentaciones de formulario estándar son una buena opción para la entrada de datos y la visualización en pantalla. Contienen los campos seleccionados, en líneas separadas, en el orden especificado y con etiquetas a su izquierda. En modo Visualizar, aparece un registro, o formulario, cada vez (a menos que se haya cambiado en
Ver como formulario).
Lista/informe en columnas
Utilice presentaciones de Lista/informe en columnas para ver o imprimir múltiples registros en filas (listas de registros). El asistente Nueva presentación/informe permite definir numerosas variaciones de Lista/informe en columnas. Se pueden crear presentaciones con filas y columnas sencillas de datos así como informes complejos con datos agrupados por valores determinados con subtotales y totales generales.
Una presentación de Lista/informe en columnas contiene los campos seleccionados, en el orden especificado y de izquierda a derecha de la página, con los nombres de los campos como cabeceras de las columnas.
Cerrar el asistente sin guardar las selecciones
Cancelar
Para Realice lo siguiente:
Etiquetas de campo
Campos definidos, con el orden en que aparecen en el cuadro de diálogo Definir campos
En el asistente Nueva presentación/informe, se pueden escoger las opciones siguientes:
1
Limitar el número de campos horizontales en la presentación al ancho de página, definido por los márgenes, la orientación de página y la impresora. Los campos se organizan en múltiples líneas.1
Agrupar los registros por ordenación. Esta opción permite obtener subtotales, o subsumarios, de los datos del grupo (por ejemplo, agrupar datos de ventas por región y después las ventas subtotales de cada región).1
Añadir partes de cabecera y pie de página con texto estático (como el nombre de la empresa), texto dinámico (como el número de página o la fecha) o un gráfico (como el logotipo de la empresa).1
Guardar la información en guiones para volver a ejecutar el informe (por ejemplo, cambiar a la presentación del informe, ordenar los datos e interrumpir para previsualizar el informe).Todas estas opciones se pueden modificar después de completar el asistente.
Vista Tabla
La vista Tabla no es un tipo de presentación, sino una vista de los datos con formato de retículas de hojas de cálculo que permite reorganizar con rapidez los campos en modo Visualizar. Por ejemplo, se pueden ordenar, cambiar de tamaño y volver a ordenar las columnas (campos) con sólo un clic del ratón (si estas opciones están definidas). Vista Tabla es una de las tres vistas disponibles en todas las presentaciones de FileMaker Pro. Para obtener más información, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2 y “Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.
Al igual que la presentación Lista/informe en columnas, la vista Tabla contiene los campos seleccionados, en el orden especificado de izquierda a derecha, con los nombres de los campos como cabeceras de las columnas.
Nota La vista Tabla es parecida a una presentación Lista/informe en
columnas sencilla, aunque existen diferencias. La organización de los datos en Vista Tabla es más flexible, ya que se puede activar y
desactivar en modo Visualizar. Resulta útil para permitir que los usuarios realicen cambios sencillos en la visualización de los datos en del modo Visualizar o para ofrecer un aspecto familiar, como de hoja de cálculo.
Presentación de informe en columnas sencillas
Etiquetas
La presentación de etiquetas permite organizar los campos seleccionados para imprimir en uno de los tamaños de etiquetas estándar predefinidas. (FileMaker Pro incluye las dimensiones de numerosos tipos de etiquetas estándar.) Si el tipo de etiqueta no está disponible, se pueden especificar dimensiones personalizadas.
Sobres
La presentación de sobres permite organizar los campos seleccionados para su impresión en sobres estándar comerciales “Número 10”.
Presentación en blanco
La presentación en blanco es el punto de partida para crear
presentaciones completamente nuevas, por ejemplo, una pantalla de entrada de datos compleja. En modo Presentación se pueden añadir los campos que se desee.
No olvide las observaciones siguientes:
1
Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes, áreas de la presentación que controlan la visualización e impresión de datos, texto y gráficos. FileMaker Pro incluye en la presentación partes de cuerpo, cabecera y pie de página según las opciones seleccionadas en el asistente Nueva presentación/informe. Los informes en columnas con datos agrupados y totalizados tienen también partes de subsumario, de sumario general o ambas. El usuario dispone de control completo sobre la adición, supresión y modificación de las partes de la presentación después de completar el asistente. Consulte “Partes de una presentación” en la página 6-27.1
Si la presentación no cumple las expectativas, se puede volver a iniciar el asistente. No olvide eliminar la presentación inservible (consulte “Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones” en la página 6-8).1
En el asistente Nueva presentación/informe se pueden aplicar temas de presentación de FileMaker Pro para mejorar y unificar el aspecto de presentaciones e informes. Los temas afectan a las características de la presentación, incluido el color de fondo, los bordes y el relleno de los campos, así como a los atributos de texto, dentro y fuera de los campos. Los temas no controlan la posición ni el comportamiento de campos u objetos. Sólo se pueden aplicar en el asistente.1
Para incluir en la presentación campos de otra base de datos (campos relacionados), deben entenderse los conceptos descritos en el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”. Consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.1
Al crear una vista Tabla y cambiar al modo Presentación, aparece una presentación de formulario estándar. Vista Tabla no es un tipo de presentación, sino una forma de organizar los datos, como Ver comoformulario o Ver como lista (menú Vista del modo Visualizar). En la
vista Tabla se puede visualizar cualquier presentación escogiendo el menú Vista > Ver como Tabla.