Las importaciones de perfilería arquitectónica de aluminio para ventanería pueden ser requeridas mediante:
El Plan de Compras de Materia Prima
Memorándum de Solicitud de Matrices
Una requisición electrónica
El Plan de Compras de Materia Prima permite programar la importación, el cual se puede modificar de acuerdo a nuestra necesidad.
El Plan de Compras de Materia Prima, solamente aplica para las importaciones de aluminio.
En el caso de que el Plan de compras de Materia Prima esté sustentado con convenios de embarques regulares, con cada proveedor, se incluirá una copia de estos convenios, incluyendo acuerdos spot negociados adicionalmente a los embarques estipulados en los convenios.(Asmablea Nacional, 2010)
Con la proforma / cotización debidamente aprobada se inicia el proceso de importación.
Independientemente del origen del pedido: Plan de Compras de Materia Prima, Memorándum de Matriceria o Requisición electrónica; se emitirá una Nota de Pedido (PurchaseOrder) como confirmación efectiva de la compra, esta Nota de Pedido (PurchaseOrder) debe incluir toda la información detallada en el anexo FOAQ-03, con la mayor exactitud y detalle posible y debe generarse en formato de papel membretado, para ser enviada al proveedor. En caso de que la nota de Pedido se envié al proveedor vía email, el formato utilizado debe garantizar la No Alterabilidad de la información por lo que deberá enviarse un documento escaneado, en formato jpg, o un archivo de solo lectura en formato PDF.
Se gestionará también la aplicación de Seguro válido para ese expediente de importación, cuidando de asegurar un importe igual o ligeramente mayor a la suma de Costo y Flete, y revisando que la fecha de emisión de la aplicación sea anterior a la fecha de embarque.
Cuando el proceso de importación requiere el pago de valores, se generará una Requisición de Pago por el monto necesario, indicando la fecha para la cual requiere que se efectué tal pago al proveedor. Adjunto copia de cotización debidamente aprobada y datos bancarios actualizados (en caso de ser necesario).
Una vez realizado el pago, y con el comprobante de pago y el correspondiente comprobante de Retención del Impuesto de salida de Divisas. Se informa al proveedor la fecha y número de referencia del giro, se
confirma que el giro haya sido recibido y confirma otros particulares del proceso que dependan de la recepción de este pago (inicio de fabricación del ítem, liberación de la mercadería, o de la documentación, recepción del pago dentro del plazo del crédito otorgado por el proveedor).
Se deberá realizar un seguimiento a todos los pedidos en trámite, para asegurar que el proveedor cumpla con el tiempo de entrega ofrecido en su cotización. Si hubiera algún retraso que exceda el Lead Time definido para dicho Item, se evaluará la gravedad del retraso y conjuntamente se buscará la mejor solución en caso de tratarse de una importación crítica.
Oportunamente se coordinarán los pormenores del embarque hacia Ecuador, ya sea dentro de una negociación donde el proveedor asume la gestión de embarque, o sea a través de un agente de carga calificado, quien recolecta la mercadería y la embarca por aire, por mar o vía terrestre a Quito. Para el caso del proyecto planteado se tiene que el proveedor asumirá toda la gestión y logística para el ingreso del producto.
Previo al embarque de la carga se solicita al proveedor una copia de los documentos comerciales de importación (Factura Comercial, Packing List, Certificado de análisis de calidad, Constancia de Inspección, Certificado de Origen etc.); según se requiera para cada caso. Se revisará que estén conforme a las condiciones aceptadas según la cotización recibida, y que en su momento fueron ratificadas a través de la Nota de Pedido/ PurchaseOrder.
Así mismo se coordinará el envío de la documentación original por parte del proveedor, de tal manera que esté disponible para iniciar la gestión de aduanas, inmediatamente al arribo del embarque al puerto de destino.
Al arribo del embarque, se gestionará mediante requisición de pago, o trámite de factura los pagos necesarios para dar inicio al proceso de nacionalización.(Aduana del Ecuador, 2012)
Para desaduanizar la mercadería:
Es necesario un Agente de Aduana acreditado por el SENAE, mismo que puede ser contratado directamente. Este agente es el encargado de trasmitir la DAI a través del ECUAPASS, junto con los siguientes documentos (Asmablea Nacional, 2010):
Documentos de acompañamiento: los mismos que se aprueban antes del embarque de la mercancía; y se presentan de manera digital.
Documentos de soporte: Base de la información declarada en la DAI.
Documento de transporte: en el que se verifique el medio de transporte.
Factura Comercial
Una vez transmitida la DAI, el sistema proporciona un número de validación y el canal de aforo para el despacho de la mercadería
Se coordinará con el Agente Afianzado el retiro de la mercadería nacionalizada, de las bodegas de almacenamiento temporal; también se coordinará la logística de transporte y entrega, ya sea a nuestras bodegas o incluso a las bodegas de un cliente específico.
La copia de la Factura y PackingList serán adjuntadas a la Guía de Remisión del transporte que lleva el producto; ya en bodega se hará una verificación del producto recibido, comparando con lo solicitado en la requisición y la factura comercial.
Si el producto recibido se encuentra conforme a lo solicitado, se ingresará el Item en el sistema; caso contrario se llenará un reporte de no conformidad y se contactará al proveedor para definir los mecanismos de compensación para la solución del problema.
Habiéndose efectuado la entrega de la mercadería en la bodega respectiva, se recibirá la factura de honorarios con sus respectivos respaldos
por parte del Agente, la solicitud de reembolso de gastos, con sus respectivos respaldos, la factura de transporte interno, y cualquier otro documento propio del trámite de nacionalización.
Se revisará la documentación y de estar conforme, gestiona la documentación de la siguiente manera:
Incluye en el expediente de la importación, copias de todas las facturas y documentos recibidos de Agente Afianzado.
La factura de honorarios de nacionalización, sellada, firmada, e identificada con el número de expediente, se ingresa en el sistema de cuentas por pagar.
Al finalizar cada importación se deberá conservar el expediente completo con la siguiente documentación:
Requisición
Proforma aprobada
Nota de Pedido
Aplicación de Seguro y su Factura correspondiente
Copia de la Factura Comercial presentada en Aduanas
Copia de PackingList, y además documentación enviada por el proveedor.
Copia de la Factura de Honorarios del Agente Afianzado, con sus respectivos respaldos
Copia de la autorización de Débito (si aplica)
Copia de la Solicitud de Reembolso, con sus respectivos respaldos
Copia de la Factura de Transporte
Copia de la Factura del servicio de acompañamiento, con sus respectivos respaldos.
Copia de todas las requisiciones de pago emitidas durante el proceso adjuntas a sus respectivos respaldos.
Al fin de cada mes se entregará el expediente al Departamento de Contabilidad quien se encargará de la liquidación de cada importación realizada. Recibe nuevamente los expedientes con los siguientes documentos adicionales:
Copia de ingreso de bodega
Copia de la liquidación de importación
En ese momento se procederá a archivar los expedientes liquidados.