3.5 Experiments
3.5.2 Visual appearance learning and obstacle avoidance
LH “AUDITING”
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA EN LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PASTAZA “EMAPAST-EP” EN EL AÑO 2017
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AUDITORÍA DE GESTIÓN
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
ÍNDICE DE AUDITORÍA
Para facilitar la localización de las cédulas dentro de la ejecución de la auditoría se utilizará los siguientes índices:
ARCHIVO PERMANTENTE
MU Marcas utilizadas
BL Información general de la Empresa – Base Legal
OT Orden de Trabajo
NI Notificación de inicio de auditoría
ARCHIVO CORRIENTE
FS1 Conocimiento Preliminar
VO Visita de observación a la empresa RA Revisión de archivos papeles de trabajo
IG Determinar indicadores FODA Detectar el FODA
EPC Evaluación Preliminar de la estructura de C. I
FS2 Planificación
MP Memorando de Planificación ECI Evaluación de Control Interno
ICI Informe de Control Interno
MR Matriz de riesgos por componente MC Matriz de controles Clave
FS3 Ejecución
AP Aplicación de los programas de trabajo
PT Papeles de trabajo
H Hojas de resumen de hallazgos
FS4 Comunicación de resultados
IFA Informe Final de Auditoría
Elaborado por: LH Revisado por: AC
Fecha: 06/01/2019 Fecha: 06/01/2019
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A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
MARCAS DE AUDITORÍA
Para la ejecución de la auditoría se utilizará las siguientes marcas:
LH Lesly Huatatoca
AC Alejandra Chávez
∑ Sumatoria
√ Revisado
© Comprobado con papeles
± Conciliado
β Sin documentación de respaldo
∞ Observado ≠ Información no proporcionada ₪ Hallazgo AP/1 MU 1/1
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A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
BASE LEGAL
ORDENANZA DE CONSTITUCIÓN, ORGANIZACIÓN y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PASTAZA - EMAPAST EP
CONSIDERANDO:
Que, en el Suplemento del Registro Oficial N° 48, de 16 de octubre de 2009, se publicó la Ley Orgánica de Empresas Públicas que regula la constitución, organización, funcionamiento, fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas no financieras; y que actúen en el ámbito internacional, nacional, regional, provincial o local;
Que, mediante ordenanza publicada en el Registro Oficial No. 299, de 13 de octubre de 2010, se expidió la Ordenanza de Constitución, Organización y Funcionamiento de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Pastaza – EMAPAST EP
Que, de conformidad con lo dispuesto en el Título V “DEL SISTEMA DE CONTRATACION EN LAS EMPRESAS PUBLICAS”, en el artículo. 34, de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, Contratación en las empresas públicas. - Todo proceso de contratación de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, así como las contrataciones en actividades de prospección, exploración, explotación, refinación, comercialización, industrialización de los recursos hidrocarburíferos, las contrataciones de bienes de carácter estratégico necesarias para la defensa nacional, que realicen las empresas públicas.
AP/1 BL
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Que, la Empresa Municipal .de Agua Potable y Alcantarillado de Pastaza - EMAPAST fue constituida mediante la Ordenanza de Constitución de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Pastaza - EMAPAST, publicada en el Registro Oficial N° 380 del 14 de julio del 2008.
Que, es imperativo adaptar la normativa que regula el funcionamiento de EMAPAST a los cambios recientes surgidos en la legislación nacional velando siempre por mantener la debida correspondencia y armonía entre las normas que se expiden mediante ordenanzas municipales y las normas constitucionales y legales vigentes;
Que. la Empresa requiere reestructurar su modelo orgánico funcional administrativo, de manera que pueda ejecutar con agilidad, eficiencia, eficacia y dinamismo, una supervisión y control acordes con la realidad actual y sistematizar sus áreas de acción, dependiendo de los servicios que presta y sobre la base de criterios empresariales modernos;
Que, EMAPAST requiere contar con el soporte normativo adecuado para prestar sus servicios públicos complementarios, conexos y afines, tanto en actividades productivas como en actividades comerciales, directamente o a través de asociaciones con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras:
Que, la Ley de Régimen Municipal vigente establece la facultad de las empresas municipales para fijar las tasas de los servicios públicos que presta y las contribuciones especiales de mejoras en función de las obras realizadas y de conformidad con la capacidad contributiva de los usuarios.
BL 2/2
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AUDITORÍA DE GESTIÓN
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
ORDEN DE TRABAJO Elaborado por: LH Revisado por: AC Fecha: 06/02/2019 Fecha: 06/02/2019 AP/1 OT 1/1
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A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
NOTIFICACIÓN DE INICIO DE AUDITORÍA
Puyo, 07 de febrero de 2019 Ing.
GERENTE GENERAL DE EMAPAST EP
En su despacho. -
Reciba usted un atento y cordial saludo, el presente documento tiene la finalidad de poner en su conocimiento y notificarle que en cumplimiento a la orden de trabajo No. 018-EMAPAST-GG-2019 de fecha 04 de enero de 2019 se dará inicio a la AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA EN LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PASTAZA “EMAPAST-EP” EN EL AÑO 2017.
En virtud de lo expuesto, la presente auditoría de gestión se efectuará enmarcándose en las normas legales y leyes pertinentes para el caso, por lo que solicito muy comedidamente se me facilite la información necesaria para un adecuado desarrollo de la misma.
Sin más por el momento y esperando que mi pedido sea acogido anticipo mi más sincero agradecimiento. Atentamente, Lesly Huatatoca AP/1 NI 1/1 OFICIO N°: 001-AGEMPAST-2019
SECCIÓN: CONTRATACIÓNPÚBLICA
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Fase I – Conocimiento Preliminar
LH “AUDITING” ARCHIVO CORRIENTE Puyo - Pastaza 2019 ÍNDICE SIGLAS DESCRIPCIÓN
VO Visita de observación a la empresa RA Revisión de archivos
IG Determinar indicadores
FODA Detectar el FODA
EPC Evaluación Preliminar de C. I FASE I – CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Fase I - Conocimiento Preliminar
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTE: EMAPAST EP
EXAMEN: AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERIODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
OBJETIVO: Obtener un conocimiento previo y general de la empresa con la
finalidad de identificar los componentes a auditar en la fase de ejecución de la auditoría.
N° PROCESOS REF:
P/T FECHA
ELABORADO POR: 1.1 Visita de observación a la empresa.
Realizar la visita de observación a la empresa EMAPAST EP con la finalidad de obtener un conocimiento previo de las actividades que realizan y elaborar una cédula narrativa de la misma.
VO 11/02/2019 LH
1.2 Revisión de archivos
Solicitar la información pertinente y relevante que será revisada, analizada, verificada mediante el examen de auditoría.
RA 15/02/2019 LH
1.3 Determinar indicadores
Determinar los indicadores de gestión existentes en la empresa que permitan obtener un porcentaje real de lo logrado frente a lo planificado acorde a la meta establecida en el área de contratación pública.
DI 18/02/2019 LH
1.4 Detectar el FODA
Detectar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas existentes en el área de compras públicas de la empresa.
FODA 20/02/2019 LH 1.5 Evaluación Preliminar de C.I
Realizar una evaluación preliminar de control interno en el área de contratación pública con la finalidad de obtener un conocimiento previo del riesgo existente.
EPC 25/02/2019 LH Elaborado por: LH Revisado por: AC Fecha: 08/02/2019 Fecha: 08/02/2019 F1 1/1
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del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
VISITA DE OBSERVACIÓN
En la visita realizada con fecha 11 de enero de 2019 a la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado EMAPAST-EP, ubicada en la 10 de agosto entre Atahualpa y Bolívar, se ha podido observar y obtener la siguiente información:
EMAPAST EP fue constituida en el año 2008, con el objetivo primordial de solucionar la problemática del agua potable en la ciudad de Puyo, en el transcurso de estos años la empresa ha crecido notablemente lo que ha permitido cumplir con los objetivos previstos de tal forma que hoy en día la ciudad cuenta con suficiente cantidad del líquido vital, la empresa cuenta con instalaciones modernas de alta tecnología para ofrecer sus servicios a los ciudadanos.
Con respecto al área de contratación pública donde se encuentra el objeto a auditar se ha podido identificar que el responsable de esta Unidad es el Abg. Chávez Jaramillo Jonathan Augusto cabe destacar que la misma pertenece a la Dirección de Patrocinio Jurídico, con el puesto institucional de analista jurídico y contratación pública.
Dentro de esta unidad se pudo determinar que el abogado desempeña dos funciones dentro de la institución de analista jurídico y contratación pública; en el área de contratación pública es el encargado de administrar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios con base al Plan Anual de Contrataciones, de acuerdo a la Ley Organiza del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, Normas Técnicas de Calidad y Marco Legal Institucional, además se ha podido verificar que para el ejercicio fiscal en el 2017 la empresa contó con un valor asignado para la contratación de bienes y servicios de $ 2,768,609.94.
Los contactos de la empresa son: Teléfono: +593 2884 843 Fax: +593 2884 255 Correo: [email protected] Elaborado por: LH Revisado por: AC Fecha: 11/02/2019 Fecha: 11/02/2019 AP/1 VO 1/1
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del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
REVISIÓN DE ARCHIVOS PAPELES DE TRABAJO
Para la revisión de archivos se ha requerido a la empresa la siguiente información suficiente, competente y relevante:
Papeles de archivo permanente
Base legal
Orgánico estructural y funcional Reglamentos internos
Recomendaciones de auditorías anteriores
Información general de la empresa (objetivos, misión, visión, metas establecidas)
Papeles de archivo corriente
Plan Operativo Anual POA
Plan Anual de Contrataciones PAC
Contratos de adquisición mediante de ínfima cuantía físicos y digitales. Informes emitidos al SERCOP por adquisiciones mediante ínfima cuantía. Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos
Hojas de trabajo (Hoja de resumen de hallazgo) Cédulas sumarias
Cédulas analíticas Cédula de detalle
Observación
Se ha podido apreciar que la empresa no cuenta con un registro estadístico de las adquisiciones que de acuerdo al Organigrama funcional en el art. 16 De la contratación pública, letra h), son funciones relativas a la contratación pública
AP/1 RA
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Fase I – Conocimiento Preliminar
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A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
INDICADORES DE GESTIÓN
COMPONENTE DESCRIPCIÓN FÓRMULA INDICADOR META
PROCESOS DE CONTRATACIÓN MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA Cumplimiento de los procesos básicos de contratación mediante ínfima cuantía para la adquisición de bienes y servicios por parte de la empresa. EFICACIA 100% SUBDIVISIÓN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
Verificar que se incentive y garantice la participación de proveedores confiables y competitivos. EFICIENCIA 100% CAPACITACIÓN AL PERSONAL Personal de la empresa capacitada en temas de contratación pública. EFICACIA 100% IG 1/1 Elaborado por: LH Revisado por: AC Fecha: 18/02/2019 Fecha: 18/02/2019
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del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Es una empresa pública
Mantienen un Manual de Funciones que les permite identificar con facilidad el cargo a ocupar en la empresa.
Funcionarios y servidores permanecen velan por el bienestar de la ciudad.
Ambiente laboral satisfactorio para el cumplimiento de sus funciones.
Cuenta con apoyo del Gobierno Central el mismo que le asigna una cantidad de recursos para su adecuado funcionamiento y control.
Satisfacen la demanda de agua potable y mantenimiento de alcantarillado a la Provincia de Pastaza.
Estrecha relación con los gobiernos locales y nacionales.
DEBILIDADES AMENAZAS
La página web de la empresa no ha sido actualizada desde el año 2014.
Se desconoce las políticas para la selección del personal.
Carecen de un plan de capacitación anual.
No se cumple a cabalidad con las funciones encomendadas de acuerdo al Reglamento orgánico
Red de alcantarillado en mal estado.
Saturación del sistema de distribución de agua potable. Inconformidad por parte de la
comunidad por el servicio recibido. Incumplimiento de la planificación
Operativa Anual.
Falta de recursos financieros.
AP/1 FODA
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Fase I – Conocimiento Preliminar
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENTE: EMAPAST EP
ÁREA: DIRECCIÓN DE PATROCINIO JURÍDICO Y CONTRATACIÓN PÚBLICA
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
N.º PREGUNTAS SI NO CALIF
1 ¿Los funcionarios de la empresa han recibido capacitaciones en temas relacionados a contratación pública en el año 2017? 4 2 ¿EMAPAST EP elaboró el Plan Anual de Contrataciones para el 2017? 6 3 ¿EMAPAST EP contrata obras mediante ínfima cuantía? 6 4
¿Previo a la elaboración del PAC la persona responsable de su elaboración ha solicitado los requerimientos de adquisiciones a las áreas o unidades
administrativas de EMAPAST EP por escrito? 2
5
¿El Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la empresa se realiza considerando las necesidades y efectuando un análisis técnico, económico y estadístico para su
elaboración?
2 6 ¿La empresa se encarga de publicar en el Portal de Compras Públicas el PAC en
el plazo de los 15 primeros días de enero de cada año? 8 7 ¿Cuándo se efectúan reformas en el PAC, se publica en el Portal de Compras
Públicas de forma inmediata? 4
8 ¿Cuándo la empresa contrata por el procedimiento de ínfima cuantía verifica con anticipación que las adquisiciones no consten en el catálogo electrónico?
4
9
¿El funcionario responsable de las contrataciones adjunta los documentos que justifican que los bienes y servicios adquiridos no se encuentran en el catálogo
electrónico?
2 10 ¿La empresa cuenta con un reglamento interno que regula la adquisición de bienes y servicios mediante ínfima cuantía? 2 11 ¿El funcionario responsable solicita proformas a los proveedores para las adquisiciones por ínfima cuantía? 2 12 ¿EMAPAST EP contrata consultorías mediante ínfima cuantía? x 10 13 ¿La empresa mantiene un archivo digital o físico donde consten los registros actualizados de los procesos de contratación por ínfima cuantía? 4 14 ¿El funcionario responsable presenta informes en forma trimestral de los procesos
de contratación por ínfima cuantía a su Jefe Inmediato superior? 2 15 ¿Los procedimientos de ínfima cuantía están debidamente sustentados con la
documentación suficiente, que demuestren su propiedad, legalidad y veracidad? 4 16 ¿De acuerdo a lo que establece la LOSNCP la empresa verifica la existencia o no existencia de proveedores inhabilitados en el RUP? 6
TOTAL 68
APLICADO A: FIRMA: SELLO:
DETALLE FÓRMULA RESULTADO
(CALIFICACIÓN TOTAL) CT - 68
(PONDERACIÓN TOTAL) PT - 160
(NIVEL DE CONFIANZA) NC NC= CT/PT x 100 43% (NIVEL DE RIESGO) RI RI= 100% - NC% 57% CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO 2 MÍNIMO 4 BAJO 6 MEDIO 8 MODERADO 10 ALTO
63 Fase II – Planificación LH “AUDITING” ARCHIVO CORRIENTE Puyo - Pastaza 2019 ÍNDICE SIGLAS DESCRIPCIÓN MP Memorando de planificación ECI Evaluación de control interno
ICI Informe de control interno MC Matriz de controles clave MR Matriz de riesgos
Fase II – Planificación
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTE: EMAPAST EP
EXAMEN: AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERIODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
OBJETIVO: Elaborar la planificación donde conste las actividades y
procedimientos a ejecutarse en la tercera fase de la auditoría, además de identificar el nivel de riesgo de la empresa y definir los principales componentes de los procesos administrativos inherentes a la contratación pública mediante ínfima cuantía. N° PROCESOS REF: P/T FECHA ELABORADO POR: 1.1 Memorando de Planificación
Elaborar el memorando de planificación en el cual se resuman los principales resultados obtenidos en la fase de conocimiento preliminar y la estrategia tentativa de la auditoria.
MP 26/02/2019 LH
1.2 Evaluación de control interno
Aplicar el cuestionario de control interno a la persona responsable del área de Contratación pública con el fin de determinar el nivel de riesgo existente.
ECI 11/03/2019 LH
1.3 Informe de control interno
Elaborar el informe de control interno el mismo que contenga los resultados obtenidos mediante la aplicación de los cuestionarios, además de conclusiones y recomendaciones.
ICI 14/03/2019 LH
1.4 Matriz de controles clave
Identificar los controles clave potenciales que permitan evaluar las debilidades sobre el enfoque previamente planificado.
MC 22/03/2019 LH
1.5 Matriz de riesgos
Evaluar el riesgo inherente de los componentes seleccionados del proceso administrativo de la contratación pública mediante ínfima cuantía de EMAPAST EP.
MR 29/03/2019 LH
F2 1/1
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AUDITORÍA DE GESTIÓN
A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS INHERENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA MEDIANTE ÍNFIMA CUANTÍA
del 1 de enero al 31 de diciembre del 2017
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Entidad: Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Pastaza EMAPAST EP
Auditoría de gestión a: Los procesos administrativos inherentes a la Contratación Pública mediante Ínfima Cuantía a la empresa EMAPAST EP
Elaborado por: Srta. Lesly Yadira Huatatoca Grefa
Revisado por: Lcda. Alejandra Margarita Chávez Silva MSc.
1. Requerimiento de la auditoría
Informe largo y detallado de auditoría.
2. Fecha de intervención:
Orden de trabajo No. 018-EMAPAST-GG-2019
Inicio del trabajo en el campo 14 de enero del 2019
Finalización del trabajo en el campo
11 de abril del 2019
Comunicación de resultados parciales a la entidad
1 de mayo del 2019
Emisión del informe final de auditoría
10 de mayo del 2019
3. Equipo multidisciplinario
Supervisor Lcda. Alejandra Margarita Chávez Silva MSc.
Auditor operativo Srta. Lesly Yadira Huatatoca Grefa
4. Días presupuestados
90 días laborables, distribuidos en las siguientes fases:
FASE I, Conocimiento preliminar Del 14 de enero al 25 de febrero del 2019
FASE II, Planificación Del 26 de febrero al 29 de marzo de 2019
AP/1 MP
FASE III, Ejecución Del 1 de abril al 30 de abril de 2019
FASE IV, Comunicación de resultados
Del 1 de mayo al 10 de mayo del 2019
5. Recursos financieros y materiales
5.1 Materiales
Se requirió el uso de una laptop, servicio de internet, material de oficina, textos y manuales para consulta, además de información entregada por la empresa, y otros recursos documentales necesarios para la ejecución de la presente auditoría, los mismos que se utilizarán de forma razonable y reservada para proteger la integridad de la empresa.
5.2 Viáticos y pasajes
Gastos de movilización: se estima un gasto aproximado de $50,00; que serán asumidos por el jefe de equipo de trabajo.
6. Enfoque de la auditoría
6.1 Información general de la empresa
Misión Institucional Contribuir a mejorar la calidad de vida de la población
de Pastaza, a través de la prestación de servicios de agua potable y alcantarillado, promocionando la participación de los clientes en el buen uso y aprovechamiento de los servicios que la empresa ofrece, proveyendo beneficios en términos de bienestar, salud y preservación del medio ambiente.
Visión Institucional Ser una empresa eficiente que garantice los servicios
de agua potable y alcantarillado del cantón Pastaza, brindando soluciones técnicas, de operación, mantenimiento de los mismos, incrementando la cobertura hacia los sectores de la población que
MP 2/5
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Objetivos de la entidad
Disponer de una red de infraestructura y servicios básicos de cobertura total, que apoye el desarrollo humano, así como la economía local y regional.
Ejecutar proyectos de agua potable y alcantarillado, técnicamente planificados y diseñados, acorde con las necesidades de Pastaza.
Fortalecer la capacidad de gestión de EMAPAST EP, mediante la administración de procesos e incorporación de sistemas de comunicación.
Organigrama Estructural
Componentes escogidos para la fase de ejecución
Proceso de contratación mediante ínfima cuantía
Subdivisión en el proceso de contratación mediante ínfima cuantía Capacitación al personal
MP 3/5
6.2 Enfoque a:
La auditoría está enfocada a determinar nivel de cumplimiento de los procesos administrativos inherentes a la contratación pública mediante ínfima cuantía efectuados por el área de contratación pública de EMAPAST EP en el año 2017, tales como: el proceso de contratación mediante ínfima cuantía, la subdivisión en las contrataciones y las capacitaciones recibidas por los servidores de la Dirección de Contratación Pública, bajo los criterios de las Leyes, Normas, Reglamentos y Ordenanzas vigentes para el caso.
6.3 Objetivos
Objetivo General Desarrollar una Auditoría de Gestión en el área de
Contratación Pública con el propósito de determinar