การใช เทคน ค PRINCE ในการต ดตามแผนงานโครงการ

(1)

การใช้เทคนิค “PRINCE”

ในการติดตามแผนงานโครงการ

ชุดที่ 8

อัจฉราพรรณ จรัสวัฒน์

ภาควิชาสังคมศาสตร์

คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์

มหาวิทยาลัยมหิดล

(2)

การใช้เทคนิค “PRINCE” ในการติดตามแผนงานโครงการ

PRINCE Projects In a Controlled Environment

ใช้กับหลักการบริหารแผนงาน

(The Programme Management)

2

SHSS 544 : การติดตามและประเมินผลระบบเปิด

(3)

3

1. ความหมายของ

Programme

Management

2. ระบบการบริหาร

แผนงาน

3. ขั้นตอนการ

บริหารแผนงาน

การบริหารแผนงาน (The Programme Management)

4. แผนงาน และ

การด าเนินการ

(ผู้รับผิดชอบ)

5. รูปแบบการ

บริหารแผนงาน

- การติดตาม

- การประเมินผล

6. การบริหารแผนงาน

ภายใต้วงจรของการ

เปลี่ยนแปลง

(4)

4

การบริหารแผนงาน

การบริหารโครงการต่างๆ ที่ประกอบเป็น

แผนงาน เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยมีกรอบการ

ด าเนินงานที่จะก าหนดกลยุทธ์การด าเนินการ

เครื่องมือส าคัญ คือ

การติดตาม และ

ประเมินผล

โครงการ

วิธีการที่จะแปลงทรัพยากรให้เป็น

ผลผลิต

ซึ่งจะต้องได้และอาจรวมถึง

ผลลัพธ์

ที่จับต้องไม่ได้

(5)

5

สภาพแวดล้อมภายนอก

(การเมือง เศรษฐกิจ สังคม วิทยาการ และเทคโนโลยี)

กลยุทธ์ และความคิดริเริ่ม

การปฏิบัติตามภารกิจ

การติดตามและประเมินผล

แผนงาน

การค

ัดเล

ือก

การวางแผน

รายละเ

อียด

แผนงา

น

(6)

6

ขั้นตอนการบริหารแผนและการติดตามประเมินผล

กลุยุทธ์

แผนงาน

ปฏิบัติ

ก าหนด

แผนงาน

การวางแผน

ละเอียด

การด าเนินงาน

ตามแผน

การติดตาม

ผลผลิต

ผลลัพธ์

(7)

7

คณะกรรมการบริหารแผน

ผู้บริหารการ

เปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการ

แผนงาน

ผู้เชี่ยวชาญ

เฉพาะด้าน

-

ก าหนดแผนงาน

ละเอียด

-ผลักดันให้เกิดผล

ผลิต/ ผลลัพธ์

-

บริหารความเสี่ยง

-บริหาร/ ติดตาม

และประเมินผล

ความก้าวหน้า

-ควบคุม/

ประสานงาน

-การจัดการ

ทรัพยากรให้เกิด

ประสิทธิภาพ

สูงสุด

-ออกแบบเทคนิค

ต่างๆ

-ควบคุมคุณภาพ

-นโยบาย และ

มาตรฐาน

-การติดตามและ

ผู้อ านวยการ/

ผู้รับผิดชอบ

แผนงาน

(8)

8

Strategies

การติดตาม และประเมินผล

Programmes

Project

Operations

(9)

Prince Methodology

1. ความหมาย

2. วัตถุประสงค์

3. องค์ประกอบ

9

(10)

1. ความหมายของ Prince

Project Management

in

and

Controlled

Environment

การบริหารโครงการภายใต้สภาพแวดล้อมที่

ก าหนด เป็นเทคนิคที่สามารถปรับใช้ได้กับการบริหาร

องค์กร/ บริหารโครงการ โดยเน้นการควบคุมงานด้วย

การติดตาม/ ประเมินผล

พัฒนาโดย The

Central

Computer

and

Telecommunications Agency (1989) เป็นมาตรฐาน

ของรัฐบาลอังกฤษ

10

(11)

2. วัตถุประสงค์ของการใช้ Prince

1) เพื่อให้การวางแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

โดยมีการก าหนด Milestones ชัดเจน

2) มีการก าหนดชัดเจนเกี่ยวกับผู้มีอ านาจตัดสินใจ

และผู้รับผิดชอบโครงการ

3) มีการควบคุม ติดตาม & ประเมินผล และ

ตรวจสอบได้

11

(12)

3. องค์ประกอบของ Prince

Project Plan

(แผนงาน/ โครงการ)

Management/ Organization

(การบริหารโครงการ)

Activities/ Work Packages

(กิจกรรมและรายละเอียด)

12

(13)

(ต่อ)

Gantt Charts

(แผนภูมิแสดงกิจกรรมในช่วงเวลาหนึ่งๆ )

13

ขั้นตอน

ม.ค. 50

ก.พ. 50

มี.ค. 50

ข้อสังเกต

ขั้นตอน 1

(14)

(ต่อ)

Responsibility Matrix

(รายละเอียดความรับผิดชอบ)

14

ขั้นตอน

นาย 1

นาย 2

นาย 3

นาย 4

1

C

M

L

2

C

M

L

3

C

M

C

L

(15)

(ต่อ)

Dependencies

(ความสัมพันธ์กับกลุ่มงานอื่น)

15

กิจกรรม 1

(16)

(ต่อ)

Monthly Reports

(การรายงานความก้าวหน้ารายเดือน)

16

ชื่อโครงการ ...

วัน/ เดือน/ ปี ...

คณะท างาน หัวหน้า ...

ที่ปรึกษา ...

ทีมงาน ...

1. งานรับผิดชอบในปัจจุบัน ...

2. งานที่ด าเนินการไปแล้ว ...

3. การติดตามความก้าวหน้า ...

4. การประเมินผลการด าเนินงาน ...

ฯลฯ

(17)



ตัวอย่างแบบฟอร์มทั่วไป

17

หลักการและเหตุผล...

วัตถุประสงค์ ...

ขอบเขตการด าเนินงาน ...

กลุ่มเป้าหมาย ...

ผลผลิต/ ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับ ...

ระยะเวลาด าเนินการ ...

หน่วยงานผู้รับผิดชอบ ...

ผู้มีอ านาจอนุมัติโครงการ ...

ขอบเขตการด าเนินการ ...

กลุ่มเป้าหมาย ...

ผลผลิตเบื้องต้น ...

ระยะเวลาการด าเนินการ ...

ผลการติดตามความก้าวหน้า ...

ข้อสังเกต ...

ข้อเสนอแนะ ...

ผู้ประเมินการติดตามความก้าวหน้า...

แบบฟอร์ม 1 ภาพรวมของแผนงาน/

แบบฟอร์ม 2 การติดตามความก้าวหน้า

(18)



18

แผนงาน/ โครงการ/ กิจกรรม

ก.ค. 50 ส.ค. 50 ก.ย. 50 พ.ย. 50

เวลา

แผนงาน/ โครงการ/ กิจกรรม 1 ...

=

Milestones

=

จุดเริ่มต้น-จุดสิ้นสุดตามแผน

= การปฏิบัติจริง

แบบฟอร์ม 3 แผนภูมิการด าเนินงานในแผนงาน/ โครงการ/ กิจกรรมหลัก

(Gantt Chart with Milestones)

(19)



19

แบบฟอร์ม 4 รายละเอียดเกี่ยวกับผลผลิตในแต่ละช่วงเวลา (List of Milestones)

Milestones /

การติดตามความก้าวหน้า

ล าดับ

ความส าคัญ

และจุดวิกฤต

เวลาที่คาดว่า

จะแล้วเสร็จ

ที่แล้วเสร็จ

เวลาจริง

ของผู้ประเมิน

ความเห็น

ผลผลิตของแผนงาน/

โครงการ/ กิจกรรม 1 ...

(20)



20

แบบฟอร์ม 5 ความสัมพันธ์ระหว่างแผนงาน/ โครงการ/ กิจกรรม (Dependency)

โครงการ/

กิจกรรม

กิจกรรมที่

เกี่ยวข้อง

ระดับความ

เกี่ยวข้อง

ความก้าวหน้า

ในการ

ด าเนินงาน

การ

ตัดสินใจ

ความเห็น

สูง/ กลาง/ ต ่า

(21)



21

แบบฟอร์ม 6 รายละเอียดเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบ (Responsibility Matrix)

แผนงาน/

กิจกรรม

สูงสุด

ระดับรอง

หัวหน้า

_นก _น้อย _รัก _ชาติ

คณะท างาน

_ดิน _{ไทย กุ้ง ปลา ปู}

...

บทบาท

บทบาท

(22)



22

แบบฟอร์ม 7 รายละเอียดการด าเนินโครงการ/ กิจกรรม (Work Packages)

Work Packages No. ………..

1. ชื่อแผนงาน/ โครงการ ... 2. ที่ปรึกษา ...หัวหน้า ... 3. ชื่อกลุ่ม ... 4. สถานภาพ ... 5. ก าหนดเวลา ...ถึง ... วันที่คาดว่าจะด าเนินการ...วันที่เริ่มด าเนินการจริง... วันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จ...วันที่ท างานเสร็จจริง... 6. รายละเอียดของกลุ่มกิจกรรม 7. ทรัพยากรที่ต้องการ ... 8. อ านาจการตัดสินใจ/ อนุมัติ ... 9. กฎระเบียบที่ต้องการแก้ไข ... 10. ปัจจัยสู่ความส าเร็จ ... 11. ความส าคัญของกลุ่มกิจกรรม ... 12. ความคิดเห็นเพิ่มเติม ... 13. ข้อสังเกต ... กิจกรรมย่อย ผลผลิต 6.1 ... 6.2 ...

(23)



23

แบบฟอร์ม 8 การรายงานความก้าวหน้ารายเดือน (Monthly Report)

ชื่อแผนงาน/ โครงการ ...

วันที่ ...

ชื่อคณะท างาน ...ที่ปรึกษา ...

1. งานโครงการที่รับผิดชอบปัจจุบัน ...

2. งานที่แล้วเสร็จ/ จากรายงานที่ผ่านมา ...

3. การด าเนินงานในปัจจุบันและความก้าวหน้าของการด าเนินงาน

...

4. ปัญหา/ การตัดสินใจของผู้บริหาร ...

5. ล าดับความส าคัญ/ จุดวิกฤตของงาน ...

ผู้ประเมิน ...