คร ส ดาจ ต มณ โชต ว ทยาล ยเทคน คจ นทบ ร

(1)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี จดหมายเวียน ในการสร้างเอกสารที่มีเนื้อหาโดยส่วนใหญ่เหมือนกัน เช่นหนังสือเชิญประชุม จดหมาย ประชาสัมพันธ์ ใบประกาศนียบัตร เป็นต้น โดยจะมีส่วนที่แตกต่างเฉพาะบางส่วน เช่น ชื่อผู้รับ ชื่อ บริษัท ที่อยู่ผู้รับ เป็นต้น โปรแกรม word มีความสามารถในการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ เพื่อ ลดขั้นตอนการท างานและประหยัดเวลา การสร้างเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลบางส่วนจะใช้ วิธีการสร้างเอกสารที่เรียกว่า “จดหมายเวียน” การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge) ในการสร้างเอกสารด้วยจดหมายเวียน จะแบ่งเอกสารออกเป็น 2 ส่วน คือ 1. เอกสารหลัก (Main Document) เป็นส่วนที่เก็บเนื้อหาใจความส าคัญของเอกสาร 2. แหล่งข้อมูล (Data Source) เป็นส่วนที่ใช้เก็บส่วนที่เปลี่ยนแปลง เช่น ชื่อผู้รับ ที่อยู่ผู้รับ รายละเอียดเฉพาะบุคคล สามารถเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา ในการสร้างจดหมายเวียนจะเริ่มต้นจากการสร้างเอกสารปกติ โดยการเว้นช่องว่างในส่วนที่มี การเปลี่ยนแปลงไว้ก่อน เพื่อที่จะน ามาใส่ในภายหลัง การสร้างเอกสารหลัก (Main Document) สร้างเอกสารโดยการพิมพ์ข้อความตามปกติ พร้อมทั้งจัดรูปแบบให้เรียบร้อย ในส่วนของข้อมูล ที่มีการเปลี่ยนแปลงให้เว้นช่องว่างไว้ และบันทึกข้อมูลเก็บไว้เป็นเอกสารหลัก ดังรูป ตัวอย่างเนื้อหาจดหมายหลัก

(2)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี การสร้างแหล่งข้อมูลของผู้รับจดหมาย (Data Source) การสร้างแหล่งข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูลต่าง ๆ สามารถจัดท าได้หลายวิธี เช่น 1. การสร้างแหล่งข้อมูลในโปรแกรม Word โดยการสร้างตาราง ที่มีจ านวนสดมภ์ซึ่งเป็นเขต ข้อมูลเท่ากับจ านวนข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง 2. การสร้างแหล่งข้อมูลจากเครื่องมือช่วยสร้างแหล่งข้อมูลของจดหมายเวียน 3. การสร้างแหล่งข้อมูลในโปรแกรม Excel 4. การสร้างแหล่งข้อมูลในโปรแกรม Access แหล่งข้อมูลที่ใช้กับจดหมายเวียนได้ มีดังต่อไปนี้ 1. รายการที่ติดต่อ Microsoft Outlook 2. รายการที่อยู่ Microsoft Office 3. แฟ้มฐานข้อมูลแบบอื่น ๆ ได้แก่  แหล่งข้อมูลที่คุณเชื่อมต่อถึงโดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลได้  แฟ้มต่าง ๆ จากโปรแกรมฐานข้อมูลที่เก็บอยู่บนแฟ้มแบบระดับโครงสร้างเดียวที่ได้มีการติดตั้ง ตัวให้บริการ OLE-DB หรือโปรแกรมควบคุมแบบสภาพการเชื่อมต่อฐานข้อมูลแบบเปิด (ODBC) ไว้ (ตามจ านวนที่มีอยู่ใน Microsoft Office)

4. HTML file

5. สมุดรายชื่ออิเล็กทรอนิกส์ชนิดอื่น เช่น

 สมุดรายชื่อ Microsoft Outlook

 รายการที่ติดต่อ Microsoft Schedule+ 7.0

 สมุดรายชื่อส่วนบุคคลที่คุณได้สร้างไว้ใช้กับ Microsoft Exchange Server

 รายการที่อยู่ใดก็ได้ที่มีรูปแบบคล้ายคลึงกันที่ได้สร้างขึ้นจากระบบการรับส่งข้อความที่เข้ากันได้

กับ MAPI อย่างเช่น Microsoft Outlook

6. แหล่งข้อมูลหรือแหล่งที่มาของแถวหัวเรื่องของ Microsoft Word 7. แฟ้มข้อความ การสร้างแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางในโปรแกรม Word 1. สร้างตารางให้มีจ านวนสดมภ์ เท่ากับข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง 2. ก าหนดชื่อสดมภ์ให้สัมพันธ์กับข้อมูลภายในสดมภ์ 3. พิมพ์ข้อมูลลงในแต่ละสดมภ์ ตัวอย่างตารางแหล่งข้อมูล ค าน าหน้า ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ต าบล อ าเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์ นาย สมหมาย ไหมไทย 24 วารี เมือง จันทบุรี 22000 นาง วันเพ็ญ มาดี 345 ไมตรี ขลุง จันทบุรี 22010 นาง มาลัย จันทรา 644 ราไว เมือง ระยอง 21000

(3)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี การสร้างแหล่งข้อมูลจากเครื่องมือช่วยสร้างแหล่งข้อมูลของจดหมายเวียน มีขั้นตอนในการสร้างดังนี้ 1. เลือกค าสั่ง เครื่องมือ>จดหมายและเมล>ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน 2. คลิกผ่านไปขั้นตอนที่ 3 เลือกผู้รับ 3. ขั้นตอนนี้คลิกพิมพ์รายการใหม่ > สร้าง 4. จะได้กรอบเพื่อเพิ่มรายชื่อผู้รับ ให้ป้อน ข้อมูลผู้รับ

(4)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี การสร้างจดหมายเวียน 1. คลิกเมนู เครื่องมือ > จดหมายและเมล > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน 2. เลือกชนิดของเอกสาร ให้คลิก จดหมาย 3. _{คลิก ถัดไป: ก าลังเริ่มเอกสาร} 4. เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น - ใช้เอกสารปัจจุบัน กรณีที่เปิดเอกสารจดหมายหลัก อยู่ - เริ่มจากแม่แบบ เป็นการใช้แม่แบบจดหมายที่มีอยู่ ใน Microsoft Word - เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ คือจดหมายที่มีอยู่แล้ว แต่ยัง ไม่ได้เปิดการใช้งาน “ เลือกใช้จากเอกสารปัจจุบัน ”

(5)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี 5. คลิกถัดไป เพื่อ เลือกผู้รับ เลือกผู้รับ - ใช้รายการที่มีอยู่ กรณีที่มีสร้างแหล่งข้อมูลไว้ แล้ว - เลือกจากที่ติดต่อใน Outlook กรณีที่มีสมุดที่อยู่ ใน Outlook - พิมพ์รายการใหม่ กรณีที่ยังไม่มีแหล่งข้อมูล และต้องการสร้างใหม่ “ เลือกใช้รายการที่มีอยู่ ” และให้คลิกที่ 6. เลือกแหล่งข้อมูลจาก ที่สร้างไว้ 7. เลือกรายชื่อผู้รับ คลิกตกลง

(6)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี ผลจากการเลือก แหล่งข้อมูล 8. เขียนจดหมายหลัก 9. เลือกรายการเพิ่มเติม 10.เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแทรก คลิก แทรก 11.ท าซ้ า ตามข้อ 11 จนครบทุกจุดของเอกสาร

(7)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี 12.แสดงภาพตัวอย่างจดหมาย

13.คลิกการผสานเสร็จสมบูรณ์

การสร้างและพิมพ์ซองจดหมายเดี่ยว

(8)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี 2. คลิกแท็บ ซองจดหมาย 3. คลิก ก าลังเริ่มเอกสาร 4. เลือกเอกสารที่ใช้เริ่มต้น “ เลือกใช้เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร ” 5. คลิก เลือก ตัวเลือกซองจดหมาย เพื่อเลือกขนาดซองจดหมาย 6. เลือกขนาดซองจดหมาย คลิกตกลง 7. เลือกผู้รับ

(9)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี 8. เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ 9. คลิกเรียกดู ถ้าใช้แหล่งข้อมูลใน Microsoft Excel เลือกไฟล์ข้อมูล Excel > เลือกชีตที่เก็บข้อมูล 10.เลือกรายชื่อผู้รับ คลิกตกลง 11.คลิก จัดเรียงซอง จดหมาย

(10)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี 12.เลือกรายการเพิ่มเติม การพิมพ์ซองจดหมาย 13.เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแทรก คลิก แทรก 14.ท าซ้ า ตามข้อ 11 จนครบทุกจุดของเอกสาร 15.แสดงภาพตัวอย่างซองจดหมาย

(11)

ครูสุดาจิต มณีโชติ วิทยาลัยเทคนิคจันทบุรี

ตัวอย่างซองจดหมายที่ผสานเรียบร้อยแล้ว 16.การผสานเสร็จสมบูรณ์