ใช
Excel
ตัดเกรด
งายนิดเดียว
ผูชวยศาสตราจารยเพชรรัตน บริสุทธิ์
โปรแกรม Microsoft Office Excel เปนโปรแกรมประเภทสเปรดซีท (Spreadsheet)
หรือตารางคํานวณอิเล็กทรอนิกส ที่อยูในชุด โปรแกรม Microsoft Office เปนโปรแกรมที่ใช สําหรับการบันทึก การคํานวณ และการวิเคราะหขอมูลที่เกี่ยวกับตัวเลขอยางมีประสิทธิภาพ เชนการบวกลบ คูณ หาร นอกจากนี้ยังสามารถนําเสนอขอมูลดวยตารางกราฟ และแผนภูมิ
การเรียกใชโปรแกรม Microsoft Office Excel
1. คลิกที่ปุม start เลือกคําสั่ง Programs
2. คลิกที่ Microsoft Office
3. คลิกที่Microsoft Office Excel
สวนประกอบของ Microsoft Office Excel
เมื่อเปดโปรแกรม Microsoft Office Excell จะปรากฏ สมุดงาน (Workbook)
(ดังภาพที่ 2) โดยสมุดงานประกอบดวย แผนงาน (Worksheet) จํานวน 255 แผนงานเชน
Sheet1 Sheet 2 Sheet3… ซึ่งแตละแผนงานประกอบดวยสวนสําคัญตางๆ ดังนี้
1. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) เปนสวนบนสุดของหนาตางแสดงใหทราบวากําลังเปด
โปรแกรม Excel และใชเอกสารชื่ออะไรอยู
2. แถบคําสั่ง (Menu Bar) เปนสวนที่รวบรวมคําสั่งการทํางานของโปรแกรม Excel
3. แถบเครื่องมือ (Tool Bar) เปนสวนที่รวบรวมคําสั่งพื้นฐานที่ใชบอยมาสรางเปน
ปุมเพื่อใหสะดวกตอการเรียกใชงาน ซึ่งมีคําสั่งพื้นฐานที่จําเปนสําหรับการใชงานเหมือนกับ
โปรแกรม Microsoft Office Word เชน เปด บันทึก สรางเอกสาร พิมพ ตัด คัดลอก หรือวาง
ภาพที่ 1 การเรียกใชโปรแกรม Microsoft Office Excel
4.1 กลองชื่อ เปนสวนที่แสดงตําแหนงเซลล ที่กําลังใชงาน 4.2 แถบสูตร เปนสวนที่ใชสําหรับสรางสูตรคํานวณ 5. คอลัมน (Colume) เปนชองขอมูลที่เรียงกันในแนวตั้งสําหรับ Excel 2003 มี 256 คอลัมน ปจจุบัน Excel 2007 มี ถึง 16,000 คอลัมนตอแผนงาน 6. แถว (Row) เปนชองขอมูลที่เรียงกันในแนวนอน สําหรับ Excel 2003 มี 65,536 แถว ปจจุบัน Excel 2007 มี ถึง 1 ลานแถวตอแผนงาน 7. เซลล (Cell) เปนชองสําหรับกรอกขอมูล ตัวอักษร ตัวเลข หรือสูตรการคํานวณ การเรียกชื่อเซลลจะปรับเปลี่ยนไปตามตําแหนงการใชงานของคอลัมนและแถว โดยชื่อเซลลที่กําลัง ใชงานจะปรากฏขึ้นที่ กลองชื่อ เชน A1 8. ปายชื่อ (Sheet Tab) เปนสวนที่แสดงชื่อของแผนงานที่กําลังใชงาน 9. แถบสถานะ (Status Bar) เปนสวนที่แสดงสถานะการทํางาน 10. แถบเลื่อน (Scroll Bar) เปนสวนที่ใชเลื่อนพื้นที่การทํางานในแผนงาน เลื่อนไดทั้ง แนวตั้งและแนวนอน ภาพที่ 2 สวนประกอบของแผนงาน 3.แถบเครื่องมือ 2.แถบคําสั่ง 4.2 แถบสูตร 5.คอลัมน 6.แถว 8.ปายชื่อ 10.แถบเลื่อน 9.แถบ สถานะ 1.แถบชื่อเรื่อง 4.1 กลองชื่อ 7.เซลล
การกรอกขอมูลรายวิชา ขอมูลและคะแนนของแตละรายวิชาที่นํามากรอกในแผนงาน ขึ้นอยูกับความตองการ เชนรหัส ชื่อ นามสกุลของนักศึกษา คะแนนแบบฝกหัด คะแนนการเขาชั้นเรียน คะแนนสอบ กลางภาค คะแนนสอบปลายภาค การกรอกขอมูลทําไดโดยนําเมาสไปวางยังเซลลที่ตองการแลวพิมพขอมูลตางๆลงไป ซึ่งสามารถเพิ่มเติมแกไขหรือลบเซลลตางๆ ไดตลอดเวลา ดังตัวอยาง ภาพที่ 3 การกรอกขอมูล สําหรับรหัสนักศึกษาซึ่งเปนตัวเลขที่เรียงลําดับกันอยูแลวสามารถใชวิธีลัดดังนี้ (ภาพที่ 4) 1. กรอกรหัสนักศึกษาคนที่ 1 และคนที่ 2 เชนเซลล A2 กรอกรหัส 49101370 เซลล A3 กรอกรหัส 49101371 2. คลิกเมาสครอบที่รหัสนักศึกษาคนที่ 1 และคนที่ 2 (เซลลA2 และA3) 3. คลิกที่มุมลางขวาของเซลล A3 ใหเปนรูป
+
คางไว จากนั้นลากลงมาตามจํานวน นักศึกษาที่ตองการ ปลอยเมาสแลวจะปรากฏรหัสนักศึกษาเรียงตามลําดับ ภาพที่ 4 พิมพสูตรที่แถบสูตร+
การคํานวณคะแนน 1. กรอกคะแนนลงในคอลัมน E2 ถึงคอลัมน I2 ซึ่งเปนคะแนนระหวางภาค 70 คะแนน 2. รวมคะแนนระหวางภาค โดยคลิกที่เซลล E2 แลวกดคางไวจากนั้นลากไปจนถึง เซลล J2 3. คลิกที่เครื่องหมาย (ผลรวมอัตโนมัติ) ซึ่งอยูบนแถบเครื่องมือ จากนั้น เซลล J2 จะปรากฏผลรวมของคะแนนระหวางภาค (ภาพที่ 5) ภาพที่ 5 การรวมคะแนนระหวางภาค 4. กรอกคะแนนลงในคอลัมน K ซึ่งเปนคะแนนสอบปลายภาค 30 คะแนน 5. รวมคะแนนระหวางภาคกับคะแนนสอบปลายภาคโดยคลิกที่เซลล J2 แลว กดคางไวจากนั้นลากไปจนถึงเซลล L2 6. คลิกที่เครื่องหมาย (ผลรวมอัตโนมัติ) ซึ่งอยูบนแถบเครื่องมือ จากนั้น เซลล L2 จะปรากฏผลรวมของคะแนนทั้งหมด 100 คะแนน (ภาพที่ 6) ภาพที่ 6 การรวมคะแนนทั้งหมด
การตัดเกรด (ภาพที่ 7) 1. คลิกที่เซลล M2 2. คลิกที่แถบสูตรเพื่อพิมพสูตรการตัดเกรดดังนี้ =IF(L2>=80,"A",IF(L2>=75,"B+",IF(L2>=70,"B",IF(L2>=65,"C+",IF(L2>=60,"C",IF(L2>= 55,"D+",IF(L2>=50,"D","E"))))))) ภาพที่ 7 การพิมพสูตรตัดเกรดที่แถบสูตร หมายเหตุ - เซลล L2 ที่ปรากฏในสูตรตองปรับเปลี่ยนไปตามเซลลที่เปนคะแนนรวมทั้งหมด - ชวงคะแนนและเกรดที่ปรากฏในสูตร เปนไปตามที่มหาวิทยาลัยกําหนด การคัดลอกสูตร การคํานวณคะแนนและการตัดเกรดขางตน จะเริ่มทําใหกับนักศึกษาคนแรกกอน สําหรับนักศึกษาที่เหลือทั้งหมดสามารถคัดลอกสูตรเพื่อคํานวณคะแนนและตัดเกรดไดอยางรวดเร็ว โดยมีวิธีดังนี้ 1. คลิกที่มุมลางขวาของเซลล A3 ใหเปนรูป
+
คางไว จากนั้นลากลงมาตามจํานวน แถวที่ตองการปลอยเมาสจะปรากฏผลคะแนนระหวางภาคของนักศึกษาแตละคน(ภาพที่ 8) ภาพที่ 8 การคัดลอกสูตร+
2. คลิกที่มุมลางขวาของเซลล L3 ใหเปนรูป
+
คางไว จากนั้นลากลงมาตามจํานวน แถวที่ตองการปลอยเมาสจะปรากฏผลคะแนนทั้งหมดของนักศึกษาแตละคน 3. คลิกที่มุมลางขวาของเซลล M3 ใหเปนรูป+
คางไว จากนั้นลากลงมาตามจํานวน แถวที่ตองการปลอยเมาสจะปรากฏเกรดของนักศึกษาแตละคน การนับจํานวนนักศึกษากับจํานวนเกรด การสงเกรดใหกับคณะฯ ตองระบุจํานวนนักศึกษาที่ไดรับเกรดในระดับตางๆ Excel สามารถนับจํานวนนักศึกษากับเกรดที่ไดรับ มีวิธีดังนี้ 1. คลิกที่แถบคําสั่ง แกไข เลือก คนหา (ภาพที่ 9) ภาพที่ 9 ใชคําสั่งคนหา 2. คลิก ตัวเลือก เปลี่ยน มองหาใน ใหเปน คา (ภาพที่ 10) 3. คลิกในชอง สิ่งที่คนหา แลวพิมพเกรดที่ตองการใหนับ เชน A 4. คลิก คนหาทั้งหมด ภาพที่ 10 สั่งใหคนหาเกรดที่ตองการ5. จะปรากฏเกรด A ทั้งหมดที่นักศึกษาไดรับ พรอมนับจํานวนของเกรด A
จากตัวอยางไดเกรด A จํานวน 2 คน โดยดูจากคําวา 2 เซลลที่ถูกพบ (ภาพที่ 11)
6. สามารถตรวจสอบรายละเอียดยอนกลับไดโดยการคลิกไปที่รายการที่ตองการ
ภาพที่ 11 การนับเกรด
หมายเหตุ คัดลอกไฟลตัวอยางการใช Eecel สําหรับเก็บคะแนนและตัดเกรดไดที่คณะมนุษยศาสตรฯ
