Está en la última fase de la auditoría, se valoró la calidad del desempeño en el tiempo. Se realizó mediante acciones de monitoreo de las recomendaciones que se efectuaron en el transcurso de la auditoría. Es necesario que la administración determine si el sistema de control interno continúa siendo relevante (eficaz) capaz de administrar los nuevos riesgos.
El monitoreo de las recomendaciones se las realizo mediante la aplicación de una matriz la cual consta de: la recomendación asignada, el tiempo de ejecución y el responsable a cargo, todo esto con el fin de mejorar el proceso administrativo de la organización, verificando el cumplimiento del plan de implementación de las recomendaciones de acuerdo con los plazos acordados.
Efectuadas estas recomendaciones se verificará que se hayan elevado los niveles de eficiencia, eficacia y economía a raíz de esa implementación del plan.
Tabla 29: Monitoreo estratégico de recomendaciones
IMPOCOSMOBELLEZA S.A AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: del 01 de enero al 31 de
diciembre de 2016 ÁREA ADMINISTRATIVA PROGRAMA DE AUDITORÍA FASE V
REF: PF5
MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONES
Procedimiento Referencia Responsable Fecha Observaciones
Establezca el seguimiento o monitoreo de las recomendaciones. PF5-1 Maribel Díaz 26-02- 2018
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Tabla 30: Monitoreo estratégico de recomendaciones
IMPOCOSMOBELLEZA S.A
REF: PF5-1 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016
ÁREA ADMINISTRATIVA
MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONES
Está en la última fase de la Auditoría, es un proceso que valora la calidad del desempeño en el tiempo. Se realizó mediante acciones de monitoreo de las recomendaciones que se efectuaron en el transcurso de la Auditoría. Es necesario que la administración determine si el sistema de Control Interno continúa siendo relevante (eficaz) capaz de administrar los nuevos riesgos.
El monitoreo de las recomendaciones se las realizó mediante la aplicación de una matriz la cual consta de: la recomendación asignada, el tiempo de ejecución y el responsable a cargo, todo esto con el fin de mejorar el proceso administrativo de la organización, verificando el cumplimiento del plan de implementación de las recomendaciones de acuerdo con los plazos acordados.
Efectuadas estas recomendaciones se verificará que se hayan elevado los niveles de eficiencia, eficacia y economía a raíz de esa implementación del plan.
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Tabla 31: Monitoreo estratégico de recomendaciones
IMPOCOSMOBELLEZA S.A
REF: PF5-1 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016
ÁREA ADMINISTRATIVA FASE V
MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONES CRONOGRAMA DE APLICACIONES DE RECOMENDACIONES
N° RECOMENDACIONES VALOR AGREGADO RESPONSABLE, TEMPO A CUMPLIR Y FIRMA NOMBRES
Y CARGOS TIEMPO FIRMA
1
Elaborar el presupuesto general tomando cuenta algunos índices económicos y ajustándose a la realidad de la situación actual, así mismo no sobreestimar ni infravalorar algunos rubros financieros. Alcances de presupuestos más eficientes y cumplimientos altos. Edwin Alcívar (Jefe financiero). Ximena Almeida (Jefe Operativo). 30 días 2 Elaborar un plan de capacitación dentro del campo en el que se desenvuelvan para que de esta manera pueda ampliar y afianzar sus conocimientos y cumplir con los objetivos de la empresa. Actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar su calidad de trabajo. Diana Briceño (Jefe de Marketing) 15 días
76 3
Exhibir carteles de la misión, visión y objetivos de la empresa para incentivar su conocimiento.
Al tener el personal conocimiento de la misión, visión para cumplir con los objetivos de la institución. Ximena Almeida (Jefe Operativo). 30 días 4 Supervisar continuamente el cronograma de actividades de marketing con el fin de no generar pérdidas de cliente potenciales. La existencia de un proceso de evaluación al personal continuo contribuye a que las metas propuestas se cumplan. Juan C. Morocho Gerente General Ximena Almeida (Jefe Operativo). 60 días 5 Supervisar la entrega de promociones y realizar estudios para conocer el grado de satisfacción del cliente. El personal tiene conocimiento de los parámetros internos de la empresa. Verónica Noguera (Jefe de Compras) 15 días
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez revisado y analizado los parámetros tanto de la fundamentación teórica como práctica sobre los temas relacionados referentes a los procesos de auditoria, permitió adquirir el conocimiento científico para la comprensión del investigador y así poder diseñar un marco teórico adecuado a las necesidades de la empresa.
La investigación permitió conocer la profundidad de las funciones, los procedimientos y políticas que se desarrollan dentro de ella, evidenciando las falencias existentes que dieron sustento a la propuesta, a través de los métodos, técnicas e instrumentos de la investigación aplicados, los mismos que determinaron el nivel del desconocimiento de los colaboradores y por ende la falta de cumplimiento de los objetivos trazados de la empresa.
La Auditoría de Gestión se aplica en cualquier tipo de empresa, es un soporte para la Gestión Administrativa porque ayuda a evaluar procesos, obteniendo resultados que promueven la eficacia y eficiencia de los mismos, permitiendo la buena toma de decisiones. Esta auditoría es viable para la empresa porque permite determinar, el nivel eficiente del control interno y el logro de metas-objetivos. Las observaciones encontradas en el área administrativa permiten generar acciones correctivas a la institución asegurando su posicionamiento y funcionamiento de la misma, en base a la planificación anual.
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Recomendaciones
Se recomienda al gerente de la empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A promover la aplicación de Auditoría de Gestión en forma continua, para lograr alcanzar los objetivos estratégicos propuestos.
Cumplir con la información administrativa de forma oportuna y controlada, realizando los debidos procesos y enmarcados en la normativa legal para promover el correcto cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) y la Planificación Estratégica.
La participación tanto del Gerente, como jefes departamentales, mandos medios y personal operativo debe ser proactiva con actitud positiva, por ende es necesario socializar la propuesta entre todas las personas que laboran dentro de la empresa con el fin de cumplir los objetivos y metas propuestas incluidas en el POA y la Planificación Estratégica.
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DESCRIPCIÓN INDICE
FASE I
Familiarización revisión de la legislación y normativa
Programa de auditoría fase I
Solicitud de auditoría dirigida a la entidad. PF1-1
Carta de aceptación de auditoría PF1-2
Contrato de auditoría PF1-4
Plan general y específico de auditoría PF1-3
Visita preliminar PF1-4
Entrevista a los directivos de la entidad PF1-5
Notificación de inicio de auditoría PF1-6
Requerimiento de la documentación PF1-4
Acta de Constitución de la empresa PF1-7
Estructura Orgánica de la empresa PF1-8
FASE II
Evaluación del Control Interno
Programa de auditoría PF2
Cuestionarios de Control Interno PF2-1
Nivel de riesgo confianza PF2-2
Resultados de Control Interno PF2-3
Informe de Control Interno PF2-4
FASE III
Desarrollo de Hallazgos
Programa de auditoría PF3
Tableros de control PF3-4H-1
Resultados gráficos de tableros de control PF3-5H-1
Hojas de Hallazgos PF3-1
FASE IV
Redacción de informe y comunicación de resultados
Programa de auditoría PF4
Informe de Auditoría de Gestión PF4-2
Informe estándar de Auditoría de Gestión PF4-1
FASE V
Monitoreo Estratégico de recomendaciones
Programa de auditoría PF5
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REF:PF1-4
EMPRESA: IMPOCOSMOBELLEZA S.A PERIODO: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2016SOLICITUD DE AUDITORÍA A LA ENTIDAD
Santo domingo, 10 enero de 2018
Sr. Juan Carlos Morocho Iza
GERENTE DE IMPOCOSMOBELLEZA S.A
Por medio de la presente me permito saludarle y a su vez me dirijo a usted para solicitarle realizar una Auditoría de Gestión correspondiente al año 2016, expresarle también, que como es de su conocimiento toda empresa que realice actividad comercial necesita de ella con el objetivo de evaluar el grado de eficiencia, eficacia, efectividad de sus operaciones.
De esta misma forma solicito, de la manera más comedida se proporcione la información requerida para realizar el presente trabajo.
Atentamente Maribel Díaz L.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REF:PF1-4
EMPRESA: IMPOCOSMOBELLEZA S.A PERIODO: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2016 CONTRATO DE AUDITORÍASanto domingo, 13 febrero de 2018
Los comparecientes intervienen libres y voluntariamente con el objeto de suscribir el presente contrato de servicios profesionales, por in aparate el Sr. Juan Carlos Morocho Iza en calidad de gerente general y representante legal de la empresa Importadora y Distribuidora Cosmo Belleza “Impocosmobelleza S.A” por sus propios y personales derechos, domiciliado en la ciudad de Santo Domingo, a quien en adelante se dele denominará el CONTRATANTE; y, por otra parte, la Auditora –estudiante UNIANDES, en libre ejercicio profesional, domiciliado en la cuidad de Santo Domingo, a quien en adelante se le denominará EL PROFESIONAL, convienen en celebrar el presente contrato de servicios profesionales de auditoría externa, al tenor de las siguientes estipulaciones.
PRIMERA: ANTECEDENTES
El CONTRATANTE con el objeto de hacer cumplir con requerimientos, y solución de una empresa, contrata los servicios profesionales del CONTRATADO, para que realice una Auditoría de Gestión aplicada al área Administrativa, correspondiente al periodo 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, con la finalidad de mejorar la Gestión Administrativa.
SEGUNDA: OBJETO DEL CONRATO
El CONTRATANTE, acuerda hacer uso de las facultades que como Gerente le corresponden y decide contrata los servicios profesionales de auditoría externa, para la elaboración de la Auditoría de Gestión aplicada al área Administrativa, cuyo resultado se verá reflejado en las recomendaciones que contendrá una opinión profesional.
TERCERA: PLAZO
El plazo para la ejecución del presente contrato será de 30 días hábiles, contados a partir del 07 de noviembre al 22 de diciembre de 2017 y podrá prorrogarse por acuerdo entre las partes, con antelación a la fecha de su expiración, mediante la celebración de un contrato adicional que deberá constar por escrito.
CUARTA: OBLIGACIONES D ELA EMRPESA
El representante legal de la empresa está obligado a proporcionar al personal del profesional para la realización del su trabajo lo siguiente:
Toda la información administrativa, financiera y operativa, de conformidad a la normativa vigente.
Dar facilidades y acceso a la documentación que se requiere para el desarrollo del trabajo.
Proporcionar copias y demás materiales que serán para sustentar el trabajo realizado.
RESPONSABILIDAD DE LA AUDITORA.
Los informes que presente la Auditora deberán ser analizados y discutidos con el Gerente y estimar convenientemente con el personal involucrado en las
actividades, debiendo ceñirse a la oferta presentada, adicionalmente se
compromete a efectuar una visita previa, luego de realizada la auditoría, a fin de sugerir recomendaciones, antes de la consolidación de la información definitiva. El cumplimiento del desarrollo de la investigación formativa, se permite disponer a usted la ejecución de la Auditoría de Gestión aplicada al área Administrativa en el periodo comprendido 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 de la empresa Impocosmobelleza S.A Santo Domingo, de conformidad a las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
Los objetivos de la auditoría están orientados a:
Determinar el cumplimiento de metas por parte del área Administrativa. Vigilar la existencia de políticas adecuadas para el cumplimiento de las
mismas.
Establecer el grado en que el ente y sus empleados han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han asignado. Redactar Informe y Comunicación de Resultados.
QUINTA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
En caso de producirse controversias por el incumplimiento de alguna de las cláusulas del contrato, as partes se someten a los jueces pertinentes.
Para considerar de lo estipulado en el presente contrato, las partes suscriben el presente en original y copia, el día 07 de noviembre de 2017.
Sr. Juan Carlos Morocho Iza Maribel Días Lanche.
GERENTE GENERAL AUDITORA
IMPOCOSMOBELLEZA S.A ESTUDIANTE UNIANDES
Atentamente Maribel Díaz L.
AUDITORÍA DE GESTIÓN REF:PF1-3 EMPRESA: IMPOCOSMOBELLEZA S.A PERIODO: 01 de enero al 31 de diciembre del 2016 NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO Ref. P/T Responsable Fecha Observaciones
Solicitud dirigida al Gerente
de Impocosmobelleza. PF1-1 Maribel Díaz 10-01-2018 Carta de aceptación de
Auditoría PF1-2 Maribel Díaz 13-01-2018
Contrato de Auditoría PF1-3 13-01-2018
Elabore un plan general y
específico de Auditoría. PF1-4 Maribel Díaz 14-01-2018 Efectué una visita preliminar
a la empresa. PF1-5 Maribel Díaz 17-01-2018 Realicé un CHECK LIST a
la empresa. PF1-6 Maribel Díaz 19-01-2018 Entrevisté al Gerente
General y a los jefes departamentales de la empresa.
PF1-7 Maribel Díaz 20-01-2018
Elaboré una notificación a la empresa dando a conocer el inicio de la Auditoría.
PF1-8 Maribel Díaz 20-01-2018
Solicité acta de constitución
de la empresa. PF1-9 Maribel Díaz 20-01-2018 Solicité estados financieros
de la empresa. PF1-10 Maribel Díaz 20-01-2018 Solicité el RUC de la
empresa. PF1-11 Maribel Díaz 20-01-2018
Solicité el Plan Estratégico
de la empresa. PF1-12 Maribel Díaz 22-01-2018 Solicite el Plan Operativo
Anual de la empresa (POA) PF1-13 Maribel Díaz 23-01-2018 Solicité y realicé un análisis
breve del FODA de la empresa.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REF:PF1-4
EMPRESA: IMPOCOSMOBELLEZA S.A PERIODO: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2016VISITA A LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA
El día 17 de enero de 2018, siendo las 09:00 am horas se visitó las instalaciones de la empresa Importadora y Distribuidora Cosmo Belleza “Impocosmobelleza S.A” ubicada en la c/ 29 de Mayo y Loja de la cuidad de Santo Domingo en compañía de la Srta. Ximena Almeida en calidad de Jefe Operativo donde se pudo observar los siguientes aspectos a desarrollar:
La empresa cuenta con una infraestructura de dos plantas grandes y una tercera, debidamente distribuida tanto para el correcto funcionamiento de los equipos como de las personas.
En la planta baja al ingreso a la empresa se encuentra:
El área de ventas, área de caja, funciones que desempeñan diferentes personas y que están debidamente equipadas con recursos como: computadoras de escritorio, impresoras, un teléfono convencional y uno teléfono móvil propiedad de Impocosmobelleza.
También se pudo observar que tienen 5 puntos de venta para las asesoras de belleza.
Una oficina ocupada por el Jefe Operativo.
Un baño para los colaboradores. En la segunda planta se encuentran:
Las oficinas del área administrativa: Presidencia, Gerencia General, Dpto. Financiero, Dpto. Compras, Dpto. de Marketing.
Cada una de las oficinas tienen las instalaciones adecuadas para un buen desarrollo del trabajo y cada persona cuenta con una computadora.
La sala de reuniones y capacitaciones también denominada sala técnica. En la tercera planta se encuentra:
La bodega
Cuartos de baño
IMPOCOSMOBELLEZA S.A AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: del 01 de enero a diciembre
de 2016
ÁREA ADMINISTRATIVA
REF: PF1-6/1
ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES DE LA EMPRESA Nombre del entrevistado: Sr. Juan Carlos Morocho
Cargo: GERENTE GENERAL
Entrevistador: Maribel Díaz
Fecha: 22 de enero de 2018.
Hora: 10:00
Lugar: Instalaciones de la Empresa.
¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
En general, la condición actual de la empresa, considero que es buena, pero si debo recalcar que hemos tenido que pasar muchos años de arduo trabajo y permanente sacrificio, en la actualidad tengo una gran expectativa por los retos de crecimiento que se han planteado para este año, recordando que la empresa durante su tiempo de permanencia en el mercado ha pasado por etapas de crecimiento informal siendo más notoria en los primeros años. Para este año el crecimiento estimado será del 30% pues considero que es difícil aspirar a más considerando la situación económica del país.
¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades existentes en su empresa?
Sin lugar a dudas nuestras mayores fortalezas son: un buen equipo humano que tiene el conocimiento necesario para hacer frente a los requerimientos de la empresa, la política de precios flexibles y agiles y sobre todo el nombre reconocido “Cosmo belleza” a nivel regional, con productos de excelente calidad para la comercialización, la experiencia en el mercado y los lineamientos de la Planificación Estratégica que han implementado hace dos años y que se han venido puliendo de acuerdo a las necesidades.
Entre las debilidades tenemos: la falta de procedimientos, la falta de un sistema de información para el análisis financiero, altos inventarios por rotación de productos en stock.
¿Existe un manual de funciones y descripción de cargo, además de Reglamento Interno de trabajo debidamente establecido en la empresa?
La empresa si posee un Reglamento de trabajo Interno debidamente legalizado e implantado en la empresa, también existe un manual de funciones para franquicias y de cargos individuales.
¿Cuál o cuáles cree que son sus cuellos de botella?
Sin lugar a duda el principal cuello de botella que tenemos en la empresa es la mala o poca comunicación que existe entre los departamentos, el temor por mi parte como Gerente a la hora de comunicar o trasmitir cierta información de la empresa por miedo a la fuga información, el incumplimiento de los presupuestos.
¿Considera que cuenta con equipos informáticos eficaces?
A nivel general considero que los equipos informáticos prestan el servicio idóneo y si pudiese implementar más tecnología lo haría.
¿Cuál es la expectativa que tiene usted de esta Auditoría de Gestión?
Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la auditoría pueda ser aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia, economía, ecología, ética de las operaciones y por ende en el aumento de la rentabilidad para la empresa.
IMPOCOSMOBELLEZA S.A AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: del 01 de enero a diciembre
de 2016
ÁREA ADMINISTRATIVA
REF: PF1-6/2
ENTREVISTA CON EL JEFE OPERATIVO