Esta fase comprendió, la redacción y revisión final del informe borrador, la información redactada en el informe fue actual, útil y valiosa, así como para que las autoridades a quienes corresponda, adopten de forma inmediata las medidas correctivas con el fin de subsanar las deficiencias señaladas.
Se describieron los hechos o situaciones detectados, de tal forma que se redactaron los hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la auditoría, sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas. Los comentarios se basaron en situaciones concretas y no sobre rumores. Fue imparcial y sin prejuicios al exponer las observaciones claras, la información que se expuso en el informe ayudo a la alta dirección, de tal manera que permitió mejorar los procesos, los registros, así como cumplir o mejorar el sistema de control interno.
Se preparó el informe que contiene los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, que fueron comunicados en la entrevista final con el Gerente General.
Tabla 26: Redacción de informe y comunicación de resultados
IMPOCOSMOBELLEZA S.A
REF: PF4 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016
ÁREA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE AUDITORÍA FASE IV
REDACCIÓN DE INFORME Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Procedimiento Referencia Responsable Fecha Observaciones
Redacte el informe
estándar de Auditoría de Gestión.
PF4-1 Maribel Díaz 20-01- 2018
Redacte el borrador del
informe final de Auditoría. PF4-2 Maribel Díaz
21-01- 2018 Elaborado por: Maribel Díaz Revisado por: Dra. Fanny Pozo
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Tabla 27: Redacción de informe y comunicación de resultados
IMPOCOSMOBELLEZA S.A AUDITORÍA DE GESTIÓN Periodo: del 01 de enero al 31 de
diciembre de 2016 ÁREA ADMINISTRATIVA INFORME DE AUDITORÍA
REF: PF4-1
REDACCIÓN DE INFORME Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
INFORME DE AUDITORÍA STÁNDARD
Sr.
Juan Carlos Morocho Iza
GERETE GENERAL DE IMPOCOSMOBELLEZA S.A
Hemos practicado una Auditoría de Gestión a la empresa Importadora y Distribuidora Cosmo Belleza “Impocosmobelleza S.A” en la cuidad de Santo Domingo, año 2016, la cual cubre con el alcance del cumplimiento de la Plan Operativo Anual, Plan estratégico; evolución de control interno, la eficiencia y efectividad en el manejo de sus actividades y programas evaluado con los indicadores de gestión
La administración es responsable de la preparación, integridad y presentación razonables de la información, de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de objetivos de la entidad, del cumplimiento de las leyes, políticas que afecten a la empresa y del establecimiento de metas y objetivos, programas y demás actividades para el logro eficiente de la empresa.
Nuestras obligaciones son expresar las conclusiones y recomendaciones de la auditoría de gestión, con fundamentos a los procedimientos que hemos aplicado para obtener la información pertinente.
Se realizó la auditoría de gestión de acuerdo a las normas internacionales de auditoría aplicables a las auditoría de control interno; referente al cumplimientos de leyes y
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estatutos, esa normas requieres que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una adecuada estructura de control interno y operar de manera efectiva, en el caso de cumplirse con las principales leyes y regulaciones que le son aplicables y si la información es fiables resultados de la evaluación son buenos.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo como la evidencia obtenida, concluimos que la entidad mantuvo en todos sus aspectos importantes una calificación de buena es decir con un nivel medio de confianza y medio en nivel de riesgo con un 63,53%a nivel general de la evaluación del control interno, presentando una estructura efectiva de control interno en relación con la conducción ordenada de sus operaciones y cumplimiento con las leyes y regulaciones que le afecten.
La información suplementaria que se presentan en los indicadores esenciales que evalúan el desempeño del cumplimiento del POA, en relación con los objetivos generales, metas y actividades de la empresa; esta información fue objeto de la auditoría de gestión y refleja unos resultados desfavorables de la gestión en el alcance de los objetivos y metas de la empresa.
Atentamente
AUDITORA-ESTUDIANTE UNIANDES
Maribel Díaz L.
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Tabla 28: Informe de auditoría
IMPOCOSMOBELLEZA S.A
REF: PF4-2 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016
ÁREA ADMINISTRATIVA
INFORME DE AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL AREA DE ADMINISTRATIVA DE LA EMRESA IMPOCOSMOBELLEZA S.A CORRESPONDIENTE AL AÑO 2016.
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Sr. Juan Carlos Morocho Iza
GERENTE GENERAL DE IMPOCOSMOBELLEZA S.A
MOTIVO
La Auditoría de Gestión realizada a la empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A por el periodo 2016, corresponde al desarrollo de un trabajo de grado mismo que se efectuara cumpliendo con las normas y parámetros propias de una Auditoría, que incluyen pruebas selectivas a os procesos y procedimientos según las circunstancias del ente a auditar, a fin de determinar los niveles d eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones, y posteriormente emitir criterios para el mejoramiento continuo.
OBJETIVO General:
Realizar la Auditoría de Gestión al área administrativa de la Empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A de Santo Domingo, con el propósito de medir el desempeño de sus procesos administrativos y logros alcanzados, para facilitar la toma de decisiones por los responsables de adoptar acciones preventivas, correctivas y mejorarlas oportunamente mediante la determinación de criterios, conclusiones y recomendaciones sobre las deficiencias detectadas.
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Específicos:
Evaluar el grado de cumplimiento del Control Interno, para comprobar la confiabilidad de la información generada.
Verificar el grado de cumplimiento y la utilización de recursos humanos, materiales y financieros.
Establecer el grado de observancia, leyes, reglamentos, estatutos de la Empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A
Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones del área auditada.
Verificar si los recursos humanos y bienes de la entidad han sido utilizados en forma eficiente, eficaz y económica.
Determinar la existencia de reglamentos y normativa interna y su cumplimiento de acuerdo a las disposiciones legales que rigen a la entidad.
ALCANCE
Auditoría de Gestión aplicada al Área Administrativa de la Empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A, de la ciudad de Santo Domingo por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2016, con el fin de evaluar los requerimientos de un mejor desempeño del recurso humano a través de la investigación de áreas problemas.
ENFOQUE
La aplicación de esta Auditoría estuvo orientada a verificar la eficiencia, eficacia de la gestión administrativa en la empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A.
COMPONENTE AUDITADO
Rendimiento del Personal Administrativo, cumplimento del Plan Operativo Anual (POA). Indicadores Utilizados:
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Indicador de Eficiencia
Presupuestos
Fórmula
AP= Ventas reales
Ventas presupuestadas 2,893.020,97 AP= X100 4,623.139,54 AP= 62,58% Sueldos Pago sueldos PS= Sueldos presupuestados 266404,64 PS= X100 250456,65 PS= 106,37% Indicados de eficacia Capacitaciones CP= Capacitaciones ejecutadas Capacitaciones planificadas 12 CP= X100 24 CP= 50% Actividades
Creación página web
PW=
Páginas web planificadas
0
PW= X100 1
PW= 0%
Páginas web planificadas
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CAPÍTULO II
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
MISIÓN
Contribuir la imagen, cuidado y autoestima de nuestros clientes a través de un asesoramiento técnico-humano con servicios y productos de calidad.
VISIÓN
Ser líderes regionales en productos de belleza y accesorios de peluquería, formando una empresa consolidada con franquicias a nivel nacional.
BASE LEGAL
Importadora y Distribuidora de la ciudad de Santo Domingo bajo registro del Servicio de Rentas Internas consta como el establecimiento número 001, iniciando su actividad el veinte y dos de mayo del dos mil quince, se rige a las diversas disposiciones.
Constitución de la República del Ecuador. Ley de Compañías.
Código de trabajo.
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
OBJETIVO DE LA EMPRESA
En referencia al Registro Único del Contribuyente (RUC), IMPOCOSMOBELLEZA S.A cuenta con las siguientes actividades, que permiten justificar su objetivo en:
Importación y distribución de cosméticos.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
Dentro de los procesos gobernantes se encuentra el Gerente General, Procesos habilitantes está la dirección de administración comandada por el Jefe Financiero auxiliares contables; en la dirección comercial tenemos al Jefe de Marketing, líderes de tienda, asesoras de belleza; dentro de los Procesos operativos están: el Jefe Operativo los centro de distribución, Jefe de bodega, auxiliar de bodega, en la dirección de adquisiciones el Jefe de compras.
CAPÍTULO III
RESULTADOS
Como parte de la Auditoría Gestión al área administrativa de la empresa IMPOCOSMOBELLEZA S.A de la cuidad de Santo Domingo, por el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, consideramos la estructura del Control Interno, a efectos de determinar nuestros procedimientos de Auditoría, en la extensión requerida por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, el objeto de dicha evaluación fue establecer un nivel de confianza en los procedimientos de Control Interno.
Nuestro estudio y evaluación de Control Interno, nos permitió, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de Auditoría necesarios para expresar una opinión sobre el Control Interno del área administrativa, cumplimiento del Plan Operativo Anual y no tenía por objeto detectar todas las debilidades que pudiesen existir en el Control Interno, pues fue realizada sobre la base de pruebas selectivas sobre los registros y la respectiva documentación sustentadora. Sin embargo, esta evaluación reveló ciertas condiciones que pueden afectar la gestión y procedimientos administrativos aplicados en la empresa.
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HALLAZGOS ENCONTRADOS:
1.- Incumplimiento de metas por ventas presupuestadas donde se puede evidenciar que la meta ejecutada es de $ 2,893.020. 97, teniendo como presupuesto $ 4,623.139.54 cumpliendo un valor porcentual del 62,58%.
2.- Falta de capacitación a los clientes internos, donde solo se realizaron 12 siendo 24 las capacitaciones programadas cumpliendo el 50% de la meta.
3.- Aplicación de encuestas y entrevistas a los clientes para conocer sus preferencias y el grado de satisfacción del servicio recibido, donde no aplicó el 100% de las encuestas dando como resultado el 0,00% de cumplimiento.
4.- Creación de una página web para la empresa, reflejando el cumplimiento del 0,00% de la meta siendo una página la meta propuesta.
5.- Sueldos presupuestados no se cumplen vs el pago de sueldo reales, detallando que los pagados alcanzan los $ 266404,64 contra los presupuestados fueron $ 250456,65 sobrepasando en un 6,37% más.
CONCLUSIONES
La Coordinación Administrativa conjuntamente con el Gerente General que actuaron en el período sujeto a examen, no realizaron las respectivas ejecuciones de los planes, actividades, y programas, lo que ocasionó que la entidad y los colaboradores no mejorasen su desempeño y no se establecieran factores sobre este indicador o variables de alineación específicamente del área administrativa.
RECOMENDACIONES
Al Gerente General y a todos los Jefes Departamentales realizar un seguimiento y ejecución de la planificación propuesta, que se lleve a cabo y realizar un plan de capacitaciones de acuerdo a los perfiles que permita su fortalecimiento; mantendrán los registros considerando los perfiles de cada área administrativa, inversión con su respectivo cronograma, lo que permitirá cumplir con el objetivo propuesto.
Atentamente,
AUDITORA-ESTUDIANTE UNIANDES
Maribel Díaz L.
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