The Chiasm

i. METODOLOGÍA

- Análisis

Según se detalló en el numeral 1.2, el instructivo de gestión del PNC- Maquinarias, plantea varios formatos de control y distribución del uso del combustible; esto ocasiona un doble manejo de la información ocasionando retrasos en las conformidades de pago del consumo de combustible, llegando en algunos casos a la paralización de las intervenciones de prevención. En tal sentido como Asistente Administrativo responsable del control y distribución del combustible, se plantearon las siguientes alternativas de solución mediante correos electrónicos y comunicaciones digitales a la sede central.

ii. TÉCNICA

- Investigación de nuevas tecnologías de la información y comunicación para el manejo de información y rápida difusión.

iii. HERRAMIENTAS USADAS EN LA SOLUCIÓN

- Utilización del software Microsof Excel para plasmar la información la información del control de combustible y las valorizaciones correspondientes. Esto ha permitido proponer las siguientes mejoras:

• Modificación del Formato ANEXO 01 (Programación Semanal de

Actividades): La información consignada en este formato se obtenía de

la ficha técnica de intervención, esta ficha técnica pasaba por una serie de filtros y posterior autorización; en tal sentido habiendo ya un documento formal que indica la cantidad de combustible, las maquinarias y/o

vehículos a utilizar, plazo de ejecución y meta programada, el autor consideraba que era innecesario y repetitivo indicar información que ya se contaba.

En tal sentido mediante correo, se sugirió que se aligere el cuadro y se

maneje de manera quincenal o mensual, para evitar cargas de trabajo al

responsable de la autorización en Lima. Este cuadro debería ser elaborado mediante el programa Excel y remitido vía correo institucional y autorizado por el mismo medio para dinamizar las intervenciones. La propuesta de este cuadro fue revisado y modificado el día 11 de junio del 2018 por el Msc. Ing. Benjamín Ángel Flores Zavala Coordinador de Operaciones & Mantenimiento. Según ejemplo adjunto.

65

Figura 16

Anexo N.° 01 para la Ficha técnica n.° 39-2018 GORE LAMBAYEQUE

Fuente: Elaboración del autor.

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/

• Eliminación del vale de consumo de combustible (En campo): La utilización de este vale implicaba el gasto innecesario de recursos, debido a que la misma información consignada en el presente vale era reportada con detalle en los formatos Anexos 2A y 2B.

Figura 57

Modelo De Vale de control de combustible

Debido a esto en la reunión de trabajo realizada en el año 2015, el autor planteó la eliminación del vale de consumos de combustible y formalizar como formatos de control de combustible en campo los “Anexos 2A y 2B”; esto fue revisado, mejorado por los especialistas de control de combustible, aprobado y utilizado de manera oficial desde el año 2015.

El formato “Anexo 2B” posteriormente ha sufrido algunas variaciones, con la finalidad de presentar información de la valorización de la entrega de combustible, esto debido a que dicho formato es utilizado como sustento para la conformidad de consumo de combustible mensual. En las figuras 19 y 20 se presentan ejemplos de los formatos Anexos 2A y 2B.

67

Fuente: Elaboración del Autor

Figura 18

Anexo N° 2A para la ficha técnica N° 28-2018 GORE Lambayeque.

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/

68

Fuente: Elaboración del Autor

Figura 19

Anexo N° 2B para la ficha técnica N° 28-2018 GORE Lambayeque.

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/

• Apoyo en la creación del ANEXO 10 Debido a la necesidad de realizar un control diario de los trabajos en campo en las horas trabajadas, combustible abastecido y consumido, el autor sugirió que en el anexo 10 debería ingresar información tales como:

o Incorporar la información de hora de inicio y hora de fin de trabajos,

esto con la finalidad de verificar las asistencias de os operadores y poder contrastarlo con el sistema de GPS.

o Incorporar la información de existencias (a), abastecimiento (b),

consumo (c) y saldo final (s); para la obtención del saldo final tendría

que aplicarse la siguiente formula: “s= a+b-c.”

Donde:

• Existencias (a), es la cantidad existente en el tanque de

combustible de cada máquina o vehículo al iniciar la jornada, con lo cual deberán tener como referencia el saldo al finalizar la jornada anterior.

• Abastecimiento (b), es la cantidad de galones abastecidos a la

maquinaria durante el día.

• Consumo (c), es la cantidad de galones consumidos en el día por

la maquinaria.

• Saldo Final (s), es la cantidad de galones que quedan en el tanque

al final de la jornada.

Por ejemplo: Una excavadora PC350LC inicia sus actividades del día con el tanque de combustible lleno, esto equivale a 160 galones de

combustible los cuales vienen a ser las existencias, al finalizar la jornada

es abastecido hasta llegar al mismo nivel en el cual fue encontrado, es

decir a tanque lleno; luego del abastecimiento se registra que ingreso 30

galones de combustible. Esto indicaría que el consumo fue de 30 galones

de combustible; en tal sentido el saldo final del tanque de combustible del cargador frontal sería 80 galones de combustible (160+30-30=160). Dicha información obtenida es contrastada con el sistema de GPS al cual el

asistente administrativo tiene acceso y puede ser verificado a partir de las 00:00 horas del día siguiente.

Este anexo 10 se elabora mediante el programa Excel; actualmente ha sufrido modificaciones, pero se sigue manteniendo las propuestas dadas, y se ha mejorado la presentación de este reporte. Se muestra el formato Anexo 10 propuesto en la figura n.° 19, asimismo, se muestra un ejemplo del llenado de dicho formato en el Anexo n.°6.

71

Cuadro 2

Anexo n.° 10 AGOSTO de 2015 propuesto por el autor y especialistas en sede central.

ANEXO 10 - AGOSTO 2015 UNID AD PLA CA / SERI E FEC HA HORA HOROMETR O KILOMETRA JE HORAS TRABAJA DAS KM RECORRI DOS EXISTEN CIAS ABASTECIMI ENTO CONSU MO SAL DO FINA L REPORTE GPS DIFERENCIAS TRABAJOS REALIZADOS INICI O FIN AL INICI AL FIN AL INICI AL FIN AL HOROME TRO (FIN DEL DIA) KILOME TRO (FIN DEL DIA) COMBUST IBLE RECORRI DO HRS. TRABA JO HOROME TRO KILOME TRO COMBUST IBLE KMS. RECORRI DOS HRS. TRABA JO CONVE NIO FICHA TECNI CA FREN TE AVAN CE

Fuente: Propuesta por especialista de Lima y el autor.

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/

- Utilización del programa Google drive para almacenar toda la información histórica del control de combustible y oda la información

que se genera en la UBO Lambayeque, mediante una reunión con el

especialista de informática del área de mediante una reunión con el especialista de informática del área de administración se sugirió que toda la información de reporte de combustible sea manejado de manera digital, de esta forma la revisión de la información, por parte del área de administración y especialistas en manejo de combustible, pueda ser en tiempo real; así mismo se lograría disminuir el gasto en papelería y dinamizar la presentación de los informes y comunicaciones.

Producto de las reuniones con el área de administración, se dio forma a un repositorio digital, toda la documentación se sube al repositorio creado a través de la web del Google Drive donde todo el personal de la sede central tiene acceso automáticamente y en tiempo real.

La información que se subía al repositorio era la siguiente:

- Operaciones: que contenía información de las fichas técnicas, convenios, reporte de avances de trabajos y control de combustible.

- Mantenimiento: que contenía información de mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos.

- Monitoreo: que contenía información respecto al seguimiento realizado por la sede central.

- Almacén: que contenía información de las PECOSAS, NPA y Kardex Valorado.

73

Figura 20

Repositorio en Google Drive para manejo de información.

Fuente: Google Drive

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/

74

Figura 21

Repositorio en Google Drive para manejo de información de reportes de combustible.

Fuente: Google Drive

TESIS UNITRU Biblioteca Digital. Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación - UNT

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comecial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pe/

CAPÍTULO IV: APRECIACIÓN CRÍTICA A LA FORMACIÓN PROFESIONAL