Moving beyond Vision

Dentro del PNC-Maquinarias del Ministerito de Vivienda, Construcción y Saneamiento, desempeñe la función de Asistente Administrativo para el PNC-Maquinarias en la Unidad Básica Operativa (UBO) de la región Lambayeque, siendo las principales funciones desarrolladas las siguientes:

• Controlar los bienes patrimoniales y almacén de la Unidad Básica Operativa,

para la programación oportuna de requerimientos.

Esto se realizaba mediante el llenado y actualización de Kardex electrónico valorado, pedido de comprobante de salida (PECOSA) y nota de entrada de almacén (NPA), estos formatos eran llenados y conservados en el acervo documentario de la UBO Lambayeque, posteriormente se reportaba a la sede central del PNC-Maquinarias cada 15 días vía correo electrónico, cómo se muestran en el Anexo n.° 5 del presente informe.

Para el desarrollo de estas actividades, he tenido como base profesional las clases dictadas en el curso de Administración de Abastecimiento, Administración de la Producción I y II, en los cuales se desarrollaron casuísticas de utilización de los formatos antes mencionados.

• Organizar y controlar el personal de la Unidad Básica Operativa, para la

ejecución óptima de las intervenciones.

Se organizaba y distribuía el personal a las diferentes tipos de intervenciones, según a los convenios de cooperación interinstitucional vigentes o emergencias en el caso se susciten, considerando la especialidad de cada trabajador; así mismo se coordinaba con los Titulares de los Municipios con los cuales se firmaban los convenios de cooperación interinstitucional, para que presten las facilidades a los trabajadores del PNC-Maquinarias, en los casos que ameritaba se gestionaba los viáticos a los colaboradores del PNC-Maquinarias.

De otro lado se realizaba el control de asistencia del personal CAS a través del formato de “Parte Diario de Asistencia”, la información consignada en este formato

era corroborada con la información consignada en el formato de “Parte Diario de Maquinaria Pesada” y a través del sistema GPS de cada maquinaria que se encontraba en las zonas de trabajo.

Figura 9

Parte diario de asistencia del personal CAS de la UBO Lambayeque del 1 de agosto de 2018.

Figura 10

Parte diario de maquinaria pesada.

Fuente: Informe de Liquidación de Ficha Técnica 25-2018-GORE Lambayeque

Asimismo, en función a las fichas técnicas de intervención se elaboraba informes de requerimiento de personal (bajo la modalidad de Orden de Servicio) necesarios para completar la cuadrilla de trabajo en dichas intervenciones, que posteriormente eran derivados a la oficina de Abastecimiento, quien se encargaba de realizar las contrataciones correspondientes.

Para el desarrollo de estas actividades, he tomado en cuenta lo aprendido en los cursos de Dirección de Personal I y II, en los cuales se han desarrollado el manejo del personal sobre todo en los aspectos legales, hecho que ha servido en los casos tales como las amonestaciones al personal, respeto al horario de trabajo y condiciones de trabajo.

• Efectuar el abastecimiento de combustible de la maquinaria, vehículos y

equipos de la Unidad Básica Operativa, de acuerdo con los procedimientos

establecidos para la ejecución de las intervenciones. Esto se realizaba en

coordinación con el supervisor de campo; se programaba los abastecimientos de combustible para la maquinaria que realizaba las intervenciones; dichos abastecimientos se realizaban al iniciar o finalizar la jornada de trabajo, esto con la finalidad de obtener datos reales del consumo diario de cada maquinaria, evitando así posibles manipulaciones en el control de combustible o sustracción indebida del mismo. Luego de realizar el abastecimiento se llenaba el formato Anexo 2B.

Es preciso indicar que en las ocasiones que ameritaban se realizaba pruebas de consumo en campo, en las cuales participaba el operador, el supervisor de operaciones y el asistente administrativo.

• Elaborar los reportes periódicos de abastecimiento y consumo de combustible

utilizados en la maquinaria, vehículos y equipos de la Unidad Básica Operativa, para su remisión al Nivel Central.

Como parte del control administrativo y de campo se elaboraban los formatos de reportes “ANEXO 10” y “ANEXO 9” que permiten contabilizar la cantidad diaria del abastecimiento y consumo de combustible de las maquinarias, vehículos y equipos que realizaban labores en los diferentes frentes de trabajo de acuerdo a las intervenciones; luego se valorizaba los gastos del consumo de combustible permitiendo de esta manera un pronto pago a los proveedores. Asimismo, se elaboraba el formato “ANEXO 1”, donde se programaba las cantidades de combustible que serían utilizadas en las diferentes intervenciones. Es preciso indicar que el autor participó en la elaboración del ANEXO 10 y ANEXO 2A y 2B.

Para mayor comprensión se muestran ejemplos de los formatos antes mencionados en el capítulo III del presente informe.

• Tramitar y efectuar el seguimiento de los requerimientos de bienes y servicios

para la Unidad Básica Operativa, a fin de ejecutar oportunamente las

intervenciones. Como responsable administrativo de la UBO Lambayeque,

realizada las coordinaciones necesarias para que los bienes y servicios se den en los momentos necesarios evitando paralizaciones de las intervenciones programadas. Este se efectuaba a través del Sistema Integrado de Trámite Documentario SITRAD del MVCS.

Figura 11

Plataforma de Acceso al SITRAD.

Fuente: https://sitrad.vivienda.gob.pe/

• Llevar el control documentario de la Unidad Básica Operativa, con el fin de

registrar ordenadamente las actividades ejecutadas. Esto se realiza de acuerdo

a los lineamientos establecidos por el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento y por la normativa vigente referente a control documentario en el sector público.

Figura 12

Archivadores elaborados para resguardar el acervo documentario

• Coordinar reuniones con los Titulares de los gobiernos locales y regionales de

la región Lambayeque. Esto con la finalidad de hacer conocer las intervenciones

que realiza el PNC-Maquinarias, y como este puede ayudar a realizar actividades de prevención ante posibles desastres naturales tales como el Fenómeno el Niño (FEN). Figura 13