2.4 Experiments
5.4.1 Datasets and Implementation
Diseñar Sistema Contable Comercial para mejorar la Gestión Financiera de “FERRI- BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas.
3.3.2 Objetivos Específicos.
Desarrollar un Manual de Funciones para cada uno de los miembros de la empresa.
Esquematizar un Sistema Contable para Ferri-Blanes de acuerdo a sus componentes como: plan de cuentas, registros contables, métodos de registros y Flujogramas.
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Diseñar documentos y formularios requeridos como respaldos de las transacciones, los mismos que servirán para tener pruebas físicas las cuales se las archivará cronológicamente
Evaluar la Situación Financiera de la Empresa, mediante la aplicación de indicadores financieros.
Proponer el Software contable “Mansof” para mejorar control de las operaciones comercial.
3.4 Descripción de la propuesta.
Un sistema Contable es un medio que nos lleva a obtener información financiera, en base de los resultados obtenidos por los movimientos realizados a la inversión los cuales permitirá a los dueños de la empresa obtener información veraz y oportuna para la toma de decisiones acertadas, proporcionando una seguridad y control razonable de los recursos de la empresa y de las inversiones futuras.
Un sistema adecuado y acorde a las necesidades de la empresa, es aquel en donde se establece las políticas y procedimientos, así como los manuales y detalles de los módulos que serán útiles para el logro de los objetivos y de los trabajos dentro de la empresa.
La contabilidad es un sistema de información que mide las actividades de la empresa, procesa esta información en Estados Financieros sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y financieras.
Por tal razón la contabilidad se convierte en un eje central que opera por medio de un sistema dinámico de control e información con el reconocimiento de los hechos reflejados en los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Egresos.
La propuesta se desarrolla en base al siclo financieros de las operaciones que se encuentra vinculadas entre sí, en actos de comercio que pasa por un Proceso Contable emitiendo estados financieros y otros reportes oportunos y plenamente confiables todo esto sustentados
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en documentos pertinentes, suficientes y legales por medio de un sistema operado por profesionales contables.
Un Sistema Contable constituye una secuencia de procesos que siguen las transacciones ejecutadas por las empresas y que necesitan de un adecuado control y orden en las operaciones desde el reconocimiento de la operación hasta la obtención de los Estados Financieros.
Al finalizar el ciclo contable se da la oportunidad de depurar saldos ante hechos de errores, omisiones, y desactualizaciones que afectan la razonabilidades de las cuentas; para ello las normas contables han desarrollado la metodología denominada ajustes y reclasificaciones de cuentas que permiten presentar saldos razonables.
Por lo que es necesario diseñar un Sistema Contable Comercial hecho a la medida de la empresa el cual estará planteado para velar por el control adecuado de los bienes que están bajo el dominio de su empresa y que están detalladas en las cuentas Activos, Pasivos. Patrimonio, Ingresos y Gastos.
Gráfico 17: Etapas de la Propuesta.
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los administradores
1. Conocimiento de la Empresa 2. Base Legal
3. Dirección Estratégica
4. Dirección Administrativa
5. Esquematización del Sistema Contable-Diseño de Documentos y Formularios
6. Evaluación Financiera-Indicadores 7. Propuesta de Software Contable
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3.5 Desarrollo de le Propuesta.
Conocimiento de la Empresa.
3.5.1 Antecedentes.
La FERRETERÍA “FERRIBLANES” está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan Montalvo Av. Quevedo, lleva a cabo sus actividades económicas a partir del 23 de febrero del 2006 según su inscripción en el Registro Único de contribuyentes la cual se dedica a la compra y venta de toda clase de materiales eléctrico ferretería en general.
La empresa desarrolla sus actividades de comercio en un local arrendado que se encuentra en un lugar estratégico y apto para el comercio de esta índole; debido a la alta demanda de esta clase de negocio, se ha aprovechado esta oportunidad teniendo ya nueve años de comercialización.
Con el transcurrir del tiempo la empresa ha tenido un crecimiento rápido, contando en la actualidad con cinco colaboradores proyectándose a incorporar más personal posteriormente.
3.5.2 Base Legal.
Es de gran utilidad para toda empresa enmarcarse en el ámbito legal antes de emprender una actividad, ya que el diseño de esta propuesta contiene principios legales que rigen a todo tipo de empresas.
Las leyes que regulan el recurso humano, recurso material y recurso financiero son:
Conceptos Contables de General Aceptación (CCGA). Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
Normas Internacionales de información Financiera (NIIF).
Ley de Régimen Tributario Interno, Reglamento y Código Tributario. Código Laboral.
61 Código Civil.
La empresa se regirá a diferentes organismos de control a través de las Normas, Leyes y Reglamentos y demás normativas vigentes.
3.5.3 Dirección Estratégica.
La ferretería Ferri-Blanes durante su tiempo de labores no cuenta con criterios que ayuden al desarrollo eficiente y productivo de sus actividades, por lo que se propone el siguiente marco estratégico que ayudarán a cumplir los objetivos de la empresa y son los siguientes:
Misión Visión Valores Objetivos Políticas Misión Propuesta. MISIÓN
Ser una empresa líder en la comercialización y distribución de una variedad de productos para la construcción y ferretería en general, brindando bienestar a nuestros clientes con eficacia, bajos precios y excelente servicios.
62 Visión Propuesta.
Valores.
Objetivo Propuesto.
Consolidar el liderazgo de nuestra empresa, siendo la mejor alternativa para la comercialización y distribución de una variedad de productos de excelente calidad y bajos precios, para la satisfacción de nuestros clientes. Contamos actualmente con un local ubicado estratégicamente para dar una mejor cobertura y atención.
Nuestros valores se dirigen en: La Honestidad,
Responsabilidad, Confianza, Eficiencia y
Respeto hacia a nuestro Talento Humano y Clientes.
VISIÓN
Somos una empresa consolidada que proporciona productos y servicios de calidad, para mantener el liderazgo en el mercado. Gracias al trabajo en equipo, Talento Humano calificado y capacitado, logramos sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.
63 Políticas Contables Propuestas.
Caja
El control del efectivo es de gran importancia en la empresa, ya que el efectivo es el medio para obtener mercadería y servicios.
Para el adecuado control interno del efectivo en la empresa FERRI-BLANES se debe utilizar documentos que permitan realizar un detalle minucioso de entradas y salidas de dinero aplicando los siguientes aspectos:
Custodiar los fondos recibidos
Todas las recepciones de dinero deberán ser respaldadas por recibos de ingreso numerados.
Todos los ingresos deberán ser registrados y depositados de forma intacta e inmediata, a más tardar, el siguiente día.
Realizar cierres de caja, se lo realizará diariamente a cada uno de los cobradores cuando lleguen del lugar de cobro, el encargado de realizar este cierre de caja va ser el Gerente, este dinero recaudado por cada uno de los cobradores se depositará al siguiente día, además deberán firmar tanto el cobrador como el Gerente
Bancos
Realizar todos los desembolsos mediante cheque girado a nombre del beneficiario o mediante transferencias bancarias.
No se deberán emitir cheques que no estén sustentados por comprobantes de respaldo. Realizar mensualmente conciliaciones bancarias por cada cuenta bancaria, además
conservar en archivos copias de las conciliaciones.
Los cheques, talonarios de los cheques y sello de la empresa deberán ser cuidadosamente custodiados y protegidos.
Utilizar los cheques respetando la secuencia numérica.
El pago al personal se realizará en forma mensual mediante cheque a nombre del beneficiario.
64 Caja Chica
El monto de Caja Chica se establecerá en $ 100, si se comprueba que este monto de caja chica no es suficiente se realizará el aumento del fondo previa autorización del Gerente, el responsable de manejar este fondo será la Srta. Contadora.
El monto máximo de cada pago en efectivo no podrá ser mayor del 30% del monto total del fondo. Los pagos que excedan de este límite, se deberán pagar con cheque.
Los pagos tendrán documentos originales de soporte, tales como: facturas, notas de venta, planillas o recibos reconocidos legalmente por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
Dichos documentos deberán ser llenados a nombre de FERRI-BLANES con el número de RUC 1706161252001 y con la dirección Coop. 17 de Diciembre, Av. Juan Montalvo SN y Av. Quevedo y deberán figurar en ellos la fecha, el nombre del vendedor o del que suministra los servicios, el detalle y el precio pagado.
En los casos que no se pueda conseguir un documento legal por gastos de mínima cuantía, se deberá llenar un vale de caja chica para que justifique el egreso, previa autorización del Gerente.
La persona responsable del manejo de este fondo va ser la Srta. Contadora, quien se encargará de realizar los pagos y exigir los comprobantes respectivos; los cuales deben ser debidamente archivados.
Los cheques se deberán girar a nombre de la Contadora en los casos de apertura, incremento y reposición del fondo que será solicitado cuando los gastos hayan alcanzado el 75% del total del fondo.
La persona responsable de este fondo deberá solicitar la reposición de caja chica, en el que se detallarán los pagos realizados y además se adjuntará a cada pago los documentos de soporte correspondientes, y se hará llegar al Gerente para su revisión y comprobación y posteriormente la emisión del cheque por el monto de la reposición.
El responsable deberá liquidar el Fondo de Caja Chica en caso de salida a vacaciones u otros motivos y entregará la custodia del fondo a quién lo reemplace mediante acta debidamente firmada por el custodio del fondo, por el reemplazante y el Gerente. La finalidad de realizar este arqueo es verificar y constatar que los valores monetarios
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encargada de hacer este arqueo va hacer el Gerente; realizará este arqueo en cualquier momento y sin previo aviso y deberá tener el Acta de Arqueo de Caja Chica.
Cuentas y Documentos por Cobrar.
Que toda la información de las tarjetas de ventas sean pasadas correctamente a las tarjetas de cobro.
Registrar diariamente las cuentas por cobrar a clientes
Tener un listado de los saldos de los clientes al día nos proporcionará información exacta y oportuna, dicho listado deberá tener lo siguiente: Número de tarjeta, nombre del cliente, fecha de adquisición de los artículos, valor, total de abonos y saldo pendiente. Realizar cobros sorpresivos junto con los cobradores en las series que estén establecidas,
la persona que debe acompañar a los cobradores es el Gerente para que confirme las cuentas por cobrar con sus clientes y constate cualquier irregularidad que se presente. Provisionar anualmente el 1% para las cuentas malas o incobrables y además determinar
si la provisión para cuentas incobrables es adecuada.
Investigar periódicamente las tarjetas con saldos rojos, con la finalidad de identificar cuanto adeudan los clientes de esas tarjetas para no seguir concediéndoles más crédito o proceder al retiro de la mercadería.
Establecer límites de crédito a los clientes.
Establecer cuotas fijas para los pagos, esto se determinará de acuerdo a la situación económica de los clientes.
Si se realizan descuentos deberán ser autorizados por el Gerente.
Inventarios.
Para la adquisición de la mercadería la Contadora tiene que hacer llegar al Gerente la solicitud de compra, el cual va revisar y aprobar para hacer el pedido.
Registrar la mercadería que ingresa y egresa de bodega, en el informe debe firmar el responsable de entregar la mercadería, y los que reciben tanto el vendedor como el chofer. Deben firmar tanto en el ingreso y egreso de la mercadería para determinar qué cantidad de artículos han sido vendidos en el día.
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La nueva mercadería deberá ser registrada lo más pronto posible tanto en los registros contables como en los Kárdex.
Registrar la mercadería que ingrese a bodega por concepto de devolución o retiro de la mercadería por falta de pago, esto se realizará previa autorización del Gerente con los respectivos documentos de soporte, para que después las tarjetas de cobro respectivas sean anuladas.
Hacer un procedimiento de verificación de facturas, antes de su pago o registro de la mercadería.
Revisión periódica y determinación de la mercadería defectuosa u obsoleta, esto lo realizará el Gerente.
La utilización de un sistema de inventario permanente denominado también perpetuo, ya que los artículos que se venden son diferenciados entre ellos, en este sistema se llevan tarjetas individuales para cada artículo llamadas Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente. Para la valoración de inventarios se utilizará el método Promedio Ponderado.
Realización de conteos sorpresivos del inventario, por lo menos dos veces al año. Realizar comparaciones del inventario físico con las tarjetas Kárdex y los registros
contables.
Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de falta de productos, que conducen a la pérdida de ventas.
No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de esta forma el gasto de inmovilizar dinero en artículos que no se necesitan.
Tener una póliza de seguro para el inventario en caso de hechos incontrolables como robo, incendio.
Activos Fijos.
Los activos fijos se utilizarán únicamente en las actividades de la empresa y por ningún motivo para fines personales o particulares.
Todos los activos fijos serán registrados inicialmente a su costo de adquisición.
Llevar un registro para los activos fijos, en el cual deberá detallarse el código, nombre del bien, fecha de ingreso y las características.
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Las compras y baja de activos fijos deben ser debidamente autorizadas por el Gerente. Los Activos Fijos serán dados de baja por las siguientes razones: Cuando se requiera el
dinero que se obtendrá de la venta del activo, cuando el activo ya no ofrezca el servicio esperado, o se encuentre en malas condiciones.
Los activos fijos deben ser asegurados, ya que pueden presentarse hechos incontrolables como robo, incendio.
Realizar constataciones físicas y supervisar el uso correcto de los activos fijos.
Realizar análisis de las compras, ventas, depreciaciones y de todos los movimientos de los activos fijos.
Revisión de escrituras y documentación de respaldo.
Realizar las depreciaciones de los activos durante el período de uso con la finalidad de reconocer y registrar el desgaste de los activos fijos.
Es importante tener en cuenta la siguiente tabla que consta en el Reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno, al momento de realizar la depreciación.
Cuentas y Documentos por Pagar.
El pago a proveedores va ser mediante cheque, el cuál va ser girado a nombre del beneficiario, antes de realizar el pago se deberá recibir la factura, la misma que debe cumplir con todos los requisitos que se describen en el Reglamento de Comprobantes de Venta.
Todas las compras deben ser sustentadas con las respectivas facturas. Registrar oportunamente todas las obligaciones que se hayan generado. Verificar si las obligaciones registradas pertenecen a la empresa.
Constatar que los bienes producto de las obligaciones hayan ingresado a la empresa. Verificar los cálculos de las facturas de los proveedores, en caso de error solicitar la
corrección de dicho documento. Revisar periódicamente la antigüedad.
68 Ventas.
Registrar diariamente todas las ventas realizadas.
Todas las ventas deberán estar registradas en las tarjetas de venta, además revisar que las tarjetas de venta estén debidamente llenadas para que después sean pasadas a las tarjetas de cobro.
La nota de venta se entregará al cliente cuando termine de cancelar todo el valor adeudado, el Gerente determinará un día específico de la semana para entregar a los clientes dicho documento.
Para aceptar devoluciones, conceder descuentos y rebajas debe existir la debida autorización del Gerente.
Gastos.
Llevar registros de egresos de forma mensual.
Todos los desembolsos deberán ser registrados, los mismos que deben tener la autorización correspondiente por el Gerente.
Los desembolsos deben corresponder a operaciones normales de la empresa.
Se registrarán y pagarán sólo aquellos gastos que están debidamente justificados y autorizados.
Todos los gastos deberán tener los correspondientes documentos de soporte. Realizar análisis de las cuentas de gastos y de toda la documentación de respaldo. Revisar los registros contables y el procedimiento de registro.
Analizar si los desembolsos son reales y razonables.
Políticas Generales.
Presentar Estados Financieros hasta el día 15 de cada mes. Presentar Conciliación Bancaria hasta el día 5 de cada mes. Presentar Informes de Compras y Ventas todos los días Declaración de Impuestos mensualmente.
69 Políticas Administrativas.
Ofrecer artículos nuevos y novedosos para la satisfacción de sus clientes.
Brindar buena atención, satisfacer siempre las necesidades e inquietudes de los clientes con relación a los artículos de materiales de construcción y ferretería en general. Trabajar solamente con sus dos proveedores, ya que le ofrecen calidad, variedad de
artículos y además le conceden el plazo de hasta 60 días para cumplir con sus obligaciones.
Las formas de pago son semanal, quincenal o mensual. El Crédito es para 30, 60, 90 días o un año.
Retirar la mercadería por falta de pago a sus clientes.Dirección Administrativa.