3.3 Learning Representations for Multi-task Learning
3.3.1 Learning Features Via a Missing Data Approach
El efectivo y los equivalentes de efectivo están representados por el dinero en efectivo y las inversiones a corto plazo altamente líquidas, cuyo vencimiento es igual o inferior a tres meses desde la fecha de adquisición.
Estos activos financieros están valuados al valor razonable con cambios en resultados a la fecha del balance, sin deducir los costos de transacción en que se pueda incurrir en su venta o disposición.
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Referencia técnica: NIC 7.6, 7 y 46, NIC 32.11 (a) y NIC 39.46
92 5.5.2.1.1.1 Caja Chica
- La reposición se hará cada vez que se haya utilizado el 70% del valor de caja chica.
- Las compras y gastos que se hagan con este dinero serán debidamente justificados con documentos de soporte: (Facturas, notas de ventas, liquidaciones de servicios)
- Se harán arqueos de caja sorpresivos sin previo aviso con el objeto de infundir una actualización y control continuo de fondos.
- Se tendrá un registro donde se anotarán todos los movimientos de cobros y pagos, este registro se conciliará periódicamente.
- Conciliaciones de los registros o auxiliares de caja con contabilidad.
- La liquidación de los gastos realizados a la fecha de su reposición se efectuarán conjuntamente entre contador y administrador del fondo.
- Los conceptos y montos serán autorizados por la Dirección Financiera.
- La administración de la cuenta caja chica lo realizará un servidor independiente del registro.
- Del fondo se prohíbe realizar, préstamos, anticipos, prendas, para lo cual no está previsto.
93 5.5.2.1.1.1 Flujo grama Caja Chica
Elaborado por: Ximena Paredes
Creación Fondo
Pagos, Compras, Valores que no necesitan autorización del Dpto.
Financiero
Reposición del Fondo 70% Consumo Registro
Contable
94 5.5.2.1.1.2 Efectivo
Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos. El efectivo es el más corriente y líquido de todos los activos.
5.5.2.1.1.2.1 Responsabilidad del Departamento Financiero frente al Efectivo
- Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos.
- Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo.
- Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias.
- Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.
5.5.2.1.1.2.2 Controles sobre el Efectivo
- Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
- La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.
- Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente 100% al día siguiente a más tardar.
- Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
- Que todos los egresos se cancelen con cheque.
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- Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
- Que existan formularios pre-numerados para Ingresos y Egresos.
- Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos para un efectivo control presupuestario.
- Que exista un sistema contable para el registro de las operaciones de la institución.
- Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.
- Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
- Emitir cheques.
- Que la persona encargada del efectivo no tenga la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes.
- Que los que no están autorizados para el efectivo no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.
- Los empleados no autorizados preparen nóminas de remuneraciones ya que podrían: adulterar su propia remuneración o incluir empleados inexistentes.
- Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.
- Que no reciban los estados de cuenta.
- Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a máquina registrando en él los montos en números y letras así como también el concepto del pago y fecha del mismo.
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- Periódicamente la persona encargada de caja debe rendir cuenta preparando un listado de los comprobantes pagado. Se reembolsará mediante cheque, los comprobantes se revisarán por funcionarios asignados para esta labor.
5.5.2.1.1.2.3 Formato para Arqueo de Caja
UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURÍSTICAS Av. Machala OE6-160 y Av. Occidental
Teléfono: 6020788 ARQUEO DE CAJA HORA FECHA APERTURA DE CAJA + RECAUDACIONES + INGRESOS OPERACIONALES + INGRESOS NO OPERACIONALES - PAGOS GASTOS TOTAL EFECTIVO DIFERENCIA OBSERVACIONES
ARQUEO REALIZADO POR
97 5.5.2.1.1.2.4 Cierre del Diario de Caja
Al finalizar la actividad diaria de la empresa o negocio, se debe realizar un cierre diario de caja, esto permite al usuario cuadrar las cuentas (es decir cuadrar caja), esta opción presentará detalladamente las actividades diarias; se debe ingresar la fecha al cierre, existen seis opciones a revisar:
1. Cobros del día
2. Ventas del día
3. Inventario
4. Contabilidad (verificar que esté cuadradas las cuentas)
5. Cheques
6. Abonos
Terminado de revisar todo se procede a grabar e imprimir para tener un respaldo.
5.5.2.1.2 Bancos
Con el objeto de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopción de las siguientes medidas:
- Realizar la apertura de la cuenta corriente, que se lo podrá hacer en cualquier banco, y en el caso específico de la Universidad se manejan cuentas corrientes en los Bancos: Pichincha y Guayaquil.
- El manejo de la cuenta bancos estará a cargo del Representante Legal quien será la firma autorizada para el manejo de las cuentas corrientes de la Universidad
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- Las transacciones financieras que se realicen se efectuarán con cheques o transferencias a nombre de los beneficiados.
- El manejo de los faltantes o las ausencias de recursos para cubrir obligaciones, requeridas, mediante cheque o transferencias serán pecuniariamente y solidariamente a cargo de los administradores de la cuenta.
- La documentación de respaldo a las transacciones financieras deberán ser archivadas en forma cronológica, numérica ascendente, considerando los comprobantes de egresos pre numerados adjunto con la documentación correspondiente, legal, completa y pertinente.
5.5.2.1.2 Flujo grama Bancos
Elaborado por: Ximena Paredes
Apertura Cuenta Corriente
Créditos en la Cuenta: Depósitos, Transferencias, Intereses Ganados, Débitos: pagos
mediante cheques
Conciliación Bancaria Mensual
99 5.5.2.1.2.1 Modelo de Formato para Conciliación Bancaria
Elaborado por: Ximena Paredes
SALDO EN BANCOS XXXXX
- CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS XXXX
Fecha Detalle No. Valor
+ DEPÓSITO EN TRÁNSITO XXXX
Fecha Detalle No. Valor
= SALDO CONCILIADO EN BANCOS XXXXX
SALDO EN LIBROS
- NOTAS DE DÉBITO XXXX
+ NOTAS DE CRÉDITO XXXX
= SALDO CONCILIADO EN LIBROS XXXXX
ELABORADO POR :
UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES TURÍSTICAS