Principio 1.- Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Este principio se evaluó atendiendo tanto a la compañía como entidad, así como a la línea de negocio de vehículos.
• La compañía cuenta con un reglamento interno y código de honor, el cual viene heredado de su controladora Automotores y Anexos S.A. Estos documentos son entregados a todo el personal al momento de ingresar a trabajar en la compañía y su conocimiento es fortalecido mediante comunicados constantes a través de los medios utilizados por la compañía (correo, charlas, paneles informativos). (Ver anexos 1 y 2).
• La compañía tiene definidos sus valores éticos, los cuales son heredados de su controladora de igual manera, y son: lealtad, honestidad, respeto, pasión, innovación, confianza y trabajo en equipo.
• La alta gerencia aplica a diario en su actuar, tanto el código de honor como los valores éticos. Existe siempre un ambiente de confianza y respeto, lo cual se evidenció en l as reuniones con los directivos y empleados de l a compañía, tanto en la línea de v ehículos, como en las demás líneas de negocio.
• El trato al cliente se lo efectúa bajo los parámetros del reglamento interno, los valores éticos, y sobre todo buscando satisfacer las necesidades del mismo.
Se concluye que el principio está presente y en funcionamiento en la compañía y en la línea de negocio de vehículos.
Principio 2.- Ejerce responsabilidad de la supervisión
Este principio se evaluó atendiendo al compromiso de la compañía y su controladora con los objetivos de l a línea de neg ocio de v ehículos; es decir se evaluó a nivel de compañía como entidad.
• El Directorio de l a Compañía y la Presidencia Corporativa son órganos independientes de la gerencia general, y que se encuentran jerárquicamente por encima de ésta. Dichos órganos efectúan el control a nivel de e ntidad de los resultados de todas las líneas de negocio, y soportan la continuidad de la operación a través de la aprobación y apoyo a las iniciativas del Gerente General. (Ver anexos 3 y 4).
• El departamento de Control Corporativo, el cual responde únicamente a la Presidencia Corporativa del Grupo Automotores y Anexos S.A., se encarga de evaluar el cumplimiento de todas las políticas y procesos implementados en l as compañías filiales como FOTON, y efectuar las recomendaciones necesarias para el cumplimiento de l os objetivos estratégicos.
• El enfoque de control por parte de la Presidencia Corporativa tiene un enfoque basado en sus pilares estratégicos de rentabilidad y calidad.
Se concluye que el principio está presente y en funcionamiento en la compañía.
Principio 3.- Establece estructuras, niveles de autoridad y responsabilidades
Este principio se evaluó atendiendo tanto a la compañía como entidad, así como a la línea de negocio de vehículos.
• La compañía Foton del Ecuador consta como una estructura organizacional definida, desde el nivel directivo hasta el operativo. Su estructura operativa está basada en sus dos líneas de negocio: (a) venta de v ehículos, y (b) posventa (servicio-talleres y repuestos). (ver anexo 5).
• Cada línea de negocio tiene su propio líder, el mismo que responde por los resultados financieros y de calidad de su línea; así como reporta e informa dichos resultados y sus estrategias a la gerencia general.
• No existen reportes financieros y de gestión operativa estandarizados para cada línea de n egocio. Los líderes emiten sus reportes de acuerdo a s u mejor criterio sobre la información necesaria para toma de decisiones. Se concluye que el principio está presente y en funcionamiento en la compañía y en la línea de negocio de vehículos, a pesar de la deficiencia identificada.
Principio 4.- Demuestra compromiso con la competencia de sus profesionales
Este principio se evaluó atendiendo tanto a la compañía como entidad, así como a la línea de negocio de vehículos.
• AYASA tiene implementada una política corporativa de c apacitación, la cual es aplicable a todo el personal, incluso de las compañías filiales.
• Automotores y Anexos S.A. como compañía controladora, a través de su departamento de Desarrollo Humano y Organizacional - DHO, planifica capacitaciones para todo el personal de las compañías del grupo, atendiendo las necesidades de c ada nivel jerárquico y con enfoque al cumplimiento de objetivos del área.
• AYASA como back office en recursos humanos, a través de DHO, aplica una evaluación de de sempeño anual a t odos los empleados del grupo. Dicha evaluación es aplicada por el Jefe directo en las distintas áreas, y tiene componentes importantes como objetivos estratégicos, objetivos del área, objetivos individuales, evaluación de c ompetencias y retroalimentación en dos vías.
• No existe un plan de desarrollo profesional en la compañía, ni en la línea de negocio de vehículos específicamente.
• No se tiene plan de sucesión para los puestos más importantes y críticos de la compañía.
Se concluye que el principio está presente y en funcionamiento en la compañía y en la línea de negocio de vehículos, a pesar de las deficiencias identificadas.
Principio 5.- Aplica la responsabilidad por la rendición de cuentas
Este principio se evaluó atendiendo tanto a la compañía como entidad, así como a la línea de negocio de vehículos.
• De manera informal se ha comunicado a c ada líder de ár ea su responsabilidad sobre: (a) los resultados del área (financieros y operativos), (b) desviaciones a l os procesos (cumplimiento de control interno), (c) efectuar las correcciones necesarias y/o proponer cambios en procesos, actividades y/o controles que lleven a mejorar el ambiente de control (mejora continua).
• La compañía maneja un plan de incentivos a nivel comercial en todas sus líneas de neg ocio, basado en el cumplimiento de objetivos de v enta y calidad de servicio, medido a t ravés de í ndices específicos del área. (Anexo 6)
• La compañía no cuenta con definición formal de responsabilidades para el personal clave, si bien las áreas operativas como técnicos y vendedores tienen definidas sus funciones, las jefaturas y gerencias no tiene establecidas formalmente.
Se concluye que el principio está presente y en funcionamiento en la compañía y en la línea de negocio de vehículos, a pesar de la deficiencia identificada.
Entorno de Control – Propuesta para implementación control interno línea de negocio vehículos
• Principio 3.- Estandarizar los reportes a s er emitidos por parte de l os líderes de área y línea de negocio, a fin de que los mismos puedan ser utilizados para la toma de decisiones eficiente y oportuna, tanto de la Gerencia General, como del Presidente Corporativo y Directorio.
• Principio 4.- Implementar un plan de desarrollo profesional en todas las líneas de negocio de la compañía, que esté relacionado directamente con las evaluaciones de desempeño anuales.
• Principio 4.- Implementar un pl an de sucesión y reemplazo para los puestos más importantes y críticos de l a compañía, a fin de evitar deficiencias en el control interno, y por consiguiente en la consecución de los objetivos estratégicos.
• Principio 5.- Formalizar las funciones y responsabilidades del personal clave de la compañía, en especial de gerentes y jefaturas.