Propósito
Velar por el óptimo estado y la seguridad física de las instalaciones del Fondo, así como el funcionamiento de los bienes, coordinando las actividades de servicios y adquisiciones necesarias para su eficaz y eficiente desarrollo.
Contar con elementos, herramientas y políticas que aseguren la disponibilidad de la documentación que en desarrollo de su función reciba, tramite o produzca Fogafín para la toma de decisiones, la historia del país, la investigación y la academia. Asegurar la entrega oportuna de comunicaciones a destinatarios internos o externos.
Funciones del Departamento
o Coordinar las actividades necesarias para el óptimo estado de las instalaciones y de los bienes del Fondo.
o Manejar los inventarios individual y general al igual que la caja menor. o Preparar las bajas de activos por obsolescencia o deterioro.
o Manejar el inventario de almacén, distribución de papelería, suministros de aseo, cafetería y eléctricos.
o Coordinar las etapas precontractuales relacionadas con compras de bienes, servicios, obras y mantenimiento general del Fondo.
o Gestionar la compra de bienes, servicios y suministros varios de la entidad mediante órdenes.
o Coordinar, supervisar y contratar mantenimientos (edificio, muebles, equipos de oficina, vehículos) preventivos y correctivos.
o Supervisar el cumplimiento de los contratos firmados con las compañías de outsourcing de mantenimiento de oficinas, vigilancia y servicio de aseo y cafetería.
m
PAGINA 95/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014
FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
o Administrar y custodiar el sistema electrónico de seguridad y el sistema de control de acceso y velar por el cumplimiento de las políticas de seguridad del Fondo.
o Coordinar el uso de parqueaderos del Fondo y el desplazamiento de funcionarios en comisión fuera de la ciudad o del país.
o Coordinar y supervisar los procesos de radicación de correspondencia externa e interna, transmisión y recepción de fax, mensajería, fotocopiado y anillado, archivo y la Biblioteca. o Realizar la revisión y custodia de la documentación remitida por las entidades financieras,
que contenga información relacionada con el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Superintendencia Financiera en relación con el SARLAFT; así como apoyar la remisión de información de Fogafín a estas mismas entidades por este concepto.
13.6.3.1. Denominación: Jefe (SAD-J1)
Propósito
Velar por el óptimo estado y la seguridad física de las instalaciones del Fondo, así como el funcionamiento óptimo de los bienes, coordinando las actividades de servicios y adquisiciones necesarias.
Dar aplicación a la normatividad relacionada con la gestión, almacenamiento, recuperación y disposición final del patrimonio documental del Fondo.
Verificar el cumplimiento en la atención de requerimientos de usuarios internos y externos en los diferentes servicios que presta el Departamento.
Responsabilidades del cargo
o Realizar las labores tendientes a mantener en estado óptimo las instalaciones físicas del Fondo para la comodidad y uso de los funcionarios y visitantes en General
o Coordinar el manejo del almacén e inventarios de los bienes muebles e inmuebles, mediante la supervisión del cumplimiento de las políticas y los procedimientos establecidos para tal fin, y así garantizar la conservación de los mismos y entregas oportunas a las áreas que los requieran.
o Coordinar y soportar lo pertinente a las etapas precontractuales de compra de bienes y servicios, obras, trabajos de mantenimiento general del Fondo.
o Planear y supervisar los programas de protección y vigilancia para garantizar la seguridad integral del Fondo.
o Coordinar la salida de elementos propiedad del Fondo, elaborando autorizaciones y disponiendo los registros pertinentes para evitar hurto o pérdida de los bienes.
o Supervisar la selección que haga la compañía de vigilancia contratada del personal que presta el servicio y programar su inducción, capacitación y entrenamiento para contar con personal calificado de acuerdo a las exigencias y perfil del cargo.
m
PAGINA 96/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014
FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
o Coordinar y ejercer control para el ingreso de funcionarios y empleados externos en días y horarios no hábiles para prevenir la ocurrencia de incidentes.
o Diseñar normatividad interna para el cumplimiento de políticas en cuanto a producción, recuperación y conservación documental y el acceso a los servicios prestados por el Departamento.
o Verificar el cumplimiento de la normatividad existente en materia de Archivos.
o Coordinar proyectos tendientes a migrar la documentación a medios técnicos que garanticen su fiel reproducción a fin de preservar el patrimonio documental del Fondo.
o Garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos que reposan en el archivo. o Autorizar el reembolso diario por gastos de transporte de mensajería para realizar el arqueo
de Caja Menor.
o Realizar supervisión de contratos y órdenes del área.
o Generar las solicitudes de pago relacionadas con los contratos y órdenes del área.
o Autorizar el reembolso de caja menor por concepto de transporte en labores de mensajería. o Coordinar la implementación del Sistema de Gestión Ambiental.
o Actuar como líder y responsable ante el SIG de los procesos a cargo del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales.
o Actuar como líder y responsable de los proyectos del Plan Estratégico a cargo del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.2. Denominación: Especialista en Servicios Documentales (SAD-ESSD1)
Propósito
Dar aplicación a la normatividad relacionada con la gestión, almacenamiento, recuperación y disposición final del patrimonio documental del Fondo.
Verificar el cumplimiento en la atención de requerimiento de usuarios internos y externos en los diferentes servicios documentales que presta el Departamento.
Responsabilidades del cargo
o Apoyar el diseño de la normatividad interna para el cumplimiento de políticas en cuanto a producción, recuperación y conservación documental y el acceso a los servicios documentales prestados por el Departamento.
o Garantizar la oportuna apertura de expedientes organizados para consulta en la toma de decisiones por parte de clientes internos y de Organismos de Control, y la actualización de los mismos
o Garantizar el cumplimiento de la normatividad existente en materia de Archivos.
o Prestar el apoyo requerido en los proyectos tendientes a migrar la documentación a medios técnicos que garanticen su fiel reproducción a fin de preservar el patrimonio documental del Fondo.
m
PAGINA 97/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014
FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
o Prestar asesoría a todos los usuarios del Sistema de Administración Documental SADE para el adecuado uso y aprovechamiento de la herramienta.
o Crear los perfiles que se requieran para que los usuarios archiven los documentos electrónicos en el aplicativo SADE.
o Administrar la Biblioteca del Fondo. o Actualizar obras de Legis.
o Garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos que reposan en el archivo. o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la
naturaleza del cargo.
13.6.3.3. Denominación: Especialista en Servicios Documentales (SAD-ESSD2)
Propósito
Mantener actualizadas las carpetas de archivo de gestión tanto en medio físico como electrónico; realizar la atención de consultas de documentos de archivo y libros de biblioteca; mantener actualizados los inventarios de archivo y las tablas de retención documental. Archivar documentos electrónicos del usuario Oficial Fondo en el aplicativo SADE.
Responsabilidades del cargo
o Mantener actualizados los expedientes de archivo consecutivos y originales con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado por la ley.
o Mantener actualizado el inventario de archivo.
o Revisar periódicamente las Tablas de Retención Documental y actualizarlas cada vez que se requiera
o Organizar, foliar y levantar índice de los contratos terminados. o Administrar el sistema de servicios documentales de Fogafín.
o Apoyar la elaboración del programa de gestión documental de acuerdo con la normatividad vigente.
o Apoyar la gestión de documentos electrónicos de archivo.
o Garantizar la seguridad de los documentos recibidos en el archivo para su posterior consulta. o Ofrecer asesoría en materia de archivo a los funcionarios que lo requieran.
o Apoyar las labores de asesoría a todos los usuarios del sistema de administración documental SADE, para el adecuado uso y aprovechamiento de la herramienta.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
m
PAGINA 98/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014
FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
13.6.3.4. Denominación: Especialista en Servicios Administrativos (SAD- ESSA1)
Propósito
Realizar las labores de invitación, cotización y solicitud de documentos a proponentes para las compras de bienes, servicios y activos de la entidad cumpliendo con las políticas y procedimientos del Fondo, custodiar las existencias de los mismos y llevar el control del inventario general e individual de bienes.
Coordinar la ejecución de los mantenimientos con los proveedores externos y realizar los trámites respecto a los viajes internacionales que sean requeridos por los funcionarios del Fondo.
Responsabilidades del cargo
o Solicitar, cotizar y hacer análisis comparativos al efectuar compras, buscando adquirir lo más favorable en cuanto a calidad y economía para el Fondo.
o Manejar caja menor para cubrir las necesidades de menor cuantía como transporte, mantenimiento, compras, correo, reuniones de trabajo y otros.
o Registrar la salida de almacén en el sistema de los diferentes productos de papelería, aseo, cafetería, eléctricos para atender todas las áreas de la entidad.
o Identificar y registrar los activos que se compran para llevar un control detallado y reportar a o contabilidad.
o Realizar el inventario de activos periódicamente para llevar un control detallado de los mismos.
o Identificar bienes de baja periódicamente para tener el inventario exclusivamente necesario, elaborar y preparar la baja de bienes por obsolescencia, deterioro o desuso.
o Realizar los trámites relacionados con el desplazamiento de los funcionarios fuera del país, para garantizar el cumplimiento de itinerario de forma oportuna y sin contratiempos.
o Asignar las prioridades de las tareas diarias de mantenimiento preventivo en el sistema. o Coordinar y verificar las labores de mantenimiento con proveedores de los equipos, muebles
y enseres y de las instalaciones.
o Apoyar las labores relacionadas con la implementación del Sistema de Gestión Ambiental. o Revisar los vencimientos de las suscripciones con el fin de apoyar los trámites
correspondientes a su renovación.
o o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
m
PAGINA 99/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014
FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
13.6.3.5. Denominación: Especialista en Servicios Administrativos (SAD-ESA2)
Propósito
Apoyar procesos administrativos tales como contratación y compras, manejo, seguimiento y pago a proveedores y contratistas, control de suministros e inventarios de activos fijos, entre otros.
Apoyar la implementación y el mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental de Fogafín, basado en la norma ISO 14000.
Responsabilidades del cargo
o Apoyar la etapa contractual de las necesidades del departamento a través de órdenes. o Apoyar la supervisión a la ejecución de las órdenes del departamento, reportando al jefe
inmediato avances y situaciones que requieran ser gestionadas por éste. o Realizar los pagos a proveedores y contratistas del departamento.
o Apoyar el control de suministros de papelería, aseo, cafetería, útiles de oficina y de los inventarios de activos fijos del Fondo.
o Apoyar la efectiva implementación de los planes de sensibilización y comunicación del Sistema de Gestión Ambiental de Fogafín, ejecutando las acciones planeadas y aquellas que sean requeridas para el cumplimiento de los objetivos y metas del sistema.
o Asesorar y apoyar el levantamiento, la documentación y la mejora continua de los procesos requeridos para dar cumplimiento a los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental, basado en la norma ISO 14000.
o Realizar las capacitaciones y presentaciones que sean requeridas en el marco del Sistema de Gestión Ambiental.
o Coordinar la ejecución del Comité Ambiental de la entidad.
o Desarrollar las labores conducentes a obtener la certificación del Sistema de Gestión Ambiental de Fogafín basado en la norma ISO 14000.
o Generar datos e información que permita identificar desviaciones en la ejecución del proyecto de implementación del Sistema de Gestión Ambiental.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.6. Denominación: Analista de Servicios Documentales (SAD-ANSD1)
Propósito
Mantener actualizadas las carpetas de archivo de gestión. Atención de consulta de documentos de archivo y libros de biblioteca. Mantener actualizados los inventarios de archivo y las Tablas de Retención Documental.
m
PAGINA 100/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014 FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
Archivar documentos electrónicos del usuario Oficial Fondo en el aplicativo SADE.
Responsabilidades del cargo
o Apoyar la actualización de los expedientes de consecutivos y originales con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado por la ley.
o Ofrecer asesoría en materia de archivo a los funcionarios que lo requieran.
o Apoyar las labores de asesoría a todos los usuarios del Sistema de Administración Documental SADE para el adecuado uso y aprovechamiento de la herramienta.
o Apoyar la actualización del inventario de archivo.
o Organizar, foliar y levantar índice de los contratos terminados.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.7. Denominación: Auxiliar Administrativo (SAD-AUA1)
Propósito
Apoyar la realización de las compras de bienes, servicios y activos de la entidad cumpliendo con las políticas y procedimientos del Fondo.
Apoyar las actividades operativas del departamento tales como elaboración de correspondencia, archivo, trámites de viajes nacionales, solicitud de documentación y/o información a los proveedores, entrega de suministro.
Responsabilidades del cargo
o Controlar la entrega y recepción de las órdenes para perfeccionamiento hacia y de parte de los proveedores y contratistas.
o Llevar el registro de proveedores y la actualización de sus datos de manera permanente. o Realizar los trámites relacionados con el desplazamiento de los funcionarios a destinos
nacionales, para garantizar el cumplimiento del itinerario de forma oportuna y sin contratiempos.
o Entregar los diferentes productos de papelería, aseo y cafetería, para atender los requerimientos de las áreas de la entidad.
o Apoyar la coordinación y verificación de las labores de mantenimiento con proveedores de los equipos, muebles y enseres y de las instalaciones.
o Apoyar la elaboración de los reportes de los diferentes temas que se manejan en el departamento.
o Elaborar la correspondencia que por concepto de los temas desarrollados en el departamento se requerida.
o Liquidar horas extras de las operarias de aseo y cafetería, y las cuentas de cobro por concepto de celular para los directivos del Fondo.
m
PAGINA 101/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014 FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
o Remitir al archivo los documentos de órdenes, planillas y demás que se tramitan en el departamento de manera controlada.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.8. Denominación: Auxiliar Administrativo (SAD-AUA2)
Propósito
Recepción, radicación, digitalización y direccionamiento a través del Sistema de Administración Documental SADE de la correspondencia interna y externa del Fondo para su respectivo trámite.
Responsabilidades del cargo
o Asegurar la confidencialidad de la información contenida en los documentos.
o Clasificar la documentación recibida y ubicarla en carpetas para su fácil identificación y posterior archivo.
o Organizar y almacenar los medios magnéticos que se reciban.
o Revisar los requerimientos de información del Fondo a través del correo electrónico institucional, radicar en SADE y direccionar al funcionario competente. Los requerimientos de información específica presentados por usuarios externos a través de este medio electrónico deben ser direccionados al Experto en Servicio al Ciudadano del Departamento de Comunicación Institucional y Atención al Usuario, notificando al Jefe del mismo Departamento. Este medio electrónico se deben consultar diariamente a más tardar a las 3:00 p.m.
o Apoyar la atención de solicitudes de fotocopiado, transmisión de fax y anillado, en los casos que se requiera.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.9. Denominación: Auxiliar Administrativo (SAD-AUA3)
Propósito
Recepción, radicación, digitalización y direccionamiento a través del Sistema de Administración Documental SADE de la correspondencia interna y externa del Fondo para entrega a destinatario interno y externo.
Responsabilidades del cargo
o Realizar el alistamiento para el despacho de la correspondencia y entregar la misma al funcionario del Fondo encargado de realizar el trámite de despacho y entrega y a la empresa prestadora de servicios de correo.
m
PAGINA 102/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014 FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
o Asegurar la confidencialidad de la información contenida en los documentos.
o Clasificar la correspondencia de los consecutivos, de los expedientes y los memorandos para su posterior archivo.
o Verificar el cumplimiento de la entrega total de la correspondencia despachada mediante el registro de acuse de recibo por parte del destinatario para asegurar el cumplimiento de la gestión.
o Reportar novedades en cuanto a devolución de correspondencia enviada a través de entidades prestadoras de servicios de correo, en la planilla establecida para tal fin.
o Realizar revisión aleatoria dos veces por semana respecto al cumplimiento de despacho de comunicaciones a través de empresas prestadoras de servicios de correo.
o Incluir en el sistema SADE las comunicaciones con la evidencia del recibido y el número de la guía de correspondencia.
o Revisar los requerimientos de información del Fondo a través de la página Web, apoyar la radicación en SADE y direccionar al funcionario competente. Los requerimientos de información específica presentados por usuarios externos a través de este medio electrónico deben ser direccionados al Experto en Servicio al Ciudadano del Departamento de Comunicación Institucional y Atención al Usuario, notificando al Jefe del mismo Departamento. Este medio electrónico se deben consultar diariamente a través del Outlook a más tardar a las 3:00 p.m.
o Apoyar la radicación de la correspondencia recibida a través de fax. o Elaborar la rotulación y la identificación de las carpetas.
o Apoyar la atención de solicitudes de fotocopiado, transmisión de fax y anillado, en los casos que se requiera.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.10. Denominación: Auxiliar Administrativo (SAD-AUA4)
Propósito
Brindar apoyo en los procesos a cargo del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales.
Responsabilidades del cargo
o Atender solicitudes de fotocopiado, transmisión de fax y solicitudes de anillado.
o Entregar y recoger la correspondencia relacionada con entes de control, despachos judiciales, seguridad social, trámites notariales, cambio de cheques, compra de dólares. o Realizar otros trámites propios del Fondo que sean requeridos.
o Diligenciar la planilla de control de mensajería para comprobar el cumplimiento de la tarea y la justificación en el valor del transporte.
o Realizar registro y levantar las estadísticas de transmisión de fax.
o Preservar la integridad y confidencialidad de los documentos puestos bajo responsabilidad. o Apoyar la consulta y préstamo de documentos requeridos por usuarios internos y externos.
m
PAGINA 103/143 FECHA DE APROBACIÓN: 13-01-2014 FECHA DE VIGENCIA: 13-01-2014 ESTE DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA VERSIÓN: 17
o Apoyar la actualización de las carpetas de archivo de gestión.
o Las demás que le sean asignadas por el Director o su superior jerárquico, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
13.6.3.11. Denominación: Conductor Mensajero (SAD-CM1, SAD-CM2)
Propósito
Atender y responder por el servicio de transporte de los directivos del Fondo y brindar apoyo en los procesos a cargo del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales.
Responsabilidades del cargo
o Atender los desplazamientos asignados por el Director del Fondo y en ausencia del mismo, por el Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales.
o Organizar los periódicos y publicaciones diarias. o Apoyar labores de archivo.
o Velar por el buen estado y cuidado de los elementos asignados para el desarrollo del trabajo. o Con la coordinación del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales, realizar periódicamente la revisión y mantenimiento del vehículo, y notificar cualquier irregularidad o avería del vehículo.
o Mantener en óptimas condiciones de presentación y estado mecánico, los vehículos del Fondo.
o Portar los documentos necesarios del vehículo, tarjeta de propiedad y seguros correspondientes y respetar las normas de tránsito.
o Respetar las normas de tránsito.
o Realizar labores de apoyo de mensajería interna y externa, y las requeridas para la distribución de la correspondencia de la entidad.