El procedimiento de concesión de las subvenciones deberá desarrollarse en condiciones de absoluta imparcialidad. Esto significa que las propuestas deberán ser evaluadas por un Comité de Evaluación, asesorado, si procede, por expertos externos, en función de los criterios publicados (véase la sección 6.5.3.).
6.3.7. No acumulación
Ningún beneficiario podrá recibir más de una subvención a cargo de la Unión Europea para la misma acción, salvo disposición contraria en el acto de base aplicable. En régimen de gestión directa, sin embargo, una acción podrá ser financiada conjuntamente con cargo a diferentes líneas presupuestarias por varios ordenadores.
A un mismo beneficiario solo se le podrá conceder una subvención de funcionamiento financiada por la Unión Europea por ejercicio presupuestario.
Los solicitantes deberán especificar en el formulario de solicitud todas las solicitudes y subvenciones concedidas en relación con la misma acción o el mismo programa de trabajo.
6.3.8. No retroactividad
Por regla general, las subvenciones solo podrán cubrir los costes contraídos después de la fecha de firma del contrato de subvención.
Excepcionalmente, podrá concederse una subvención para una acción ya emprendida cuando los solicitantes puedan demostrar y justificar la necesidad de iniciar la acción antes de la firma del contrato. En tal caso, los gastos contraídos antes de la presentación de las solicitudes de subvención, por regla general, no podrán optar a financiación11. En régimen de gestión directa, la financiación
retoractiva ‑cuando vayan a reembolsarse los gastos efectuados antes de la firma del contrato de subvención, pero después de la presentación de las solicitudes de subvención‑ requiere una autorización previa (artículo 19 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú) / constituye un incidente notificable (presupuesto). En régimen de gestión indirecta con controles ex ante, el Órgano de Contratación deberá obtener una autorización previa de la Comisión Europea.
La aceptación de los costes contraídos en una fecha anterior12 (antes de la presentación de las solicitudes de subvención) solo será posible en casos excepcionales debidamente justificados:
previstos específicamente en el acto de base de que se trate; o
a)
en caso de extrema urgencia para ayudas para la gestión de crisis, operaciones de protección civil y operaciones de ayuda humanitaria; o
b)
en situaciones de peligro inminente o inmediato que amenace con derivar en un conflicto armado o desestabilizar un país, en las que una intervención temprana por parte de la Unión Europea sería de gran importancia para promover la prevención de conflictos.
c)
En los casos b) y c), los motivos de la excepción habrán de ser debidamente justificados en la decisión de financiación. Y tanto la decisión de financiación como el contrato de subvención deberán preverlo explícitamente, fijando una fecha de elegibilidad anterior a la fecha de presentación de las solicitudes. Esta fecha de elegibilidad deberá incluirse también en la Guía para los solicitantes.
El plazo máximo para la concesión del contrato de una subvención de funcionamiento será de seis meses a partir del inicio del ejercicio del beneficiario. Los costes que puedan optar a financiación no podrán ser anteriores a la fecha de presentación de la solicitud de subvención ni al comienzo del ejercicio del beneficiario.
Queda excluida la subvención retroactiva de acciones ya finalizadas.
6.3.9. Cofinanciación
Por regla general, una subvención no podrá financiar la totalidad de los costes de la acción o la totalidad de los gastos de funcionamiento del organismo beneficiario, con las siguientes excepciones:
Financiación íntegra
El Órgano de Contratación deberá poder justificar que la financiación íntegra es imprescindible para realizar la acción de que se trata y deberá justificar su decisión de concesión en consecuencia. En régimen de gestión directa, la plena financiación constituye un incidente notificable. En régimen de gestión indirecta con controles ex ante, el Órgano de Contratación el Órgano de Contratación deberá obtener una autorización previa de la Comisión Europea.
que lo prohíba el acto de base:
ayuda humanitaria, incluida la asistencia a los refugiados, a las personas desarraigadas, a la rehabilitación y al desminado;
•
ayuda en situaciones de crisis;
•
medidas para proteger la salud o los derechos fundamentales de los pueblos;
•
cuando el convenio de financiación prevea la financiación íntegra; o
•
acciones con organizaciones internacionales;
•
cuando sea interesante para la Unión ser el único donante de una acción y, en particular, para lograr la visibilidad de una acción de la Unión. Deberá justificarse este extremo en la decisión de financiación de la Comisión Europea.
•
La cofinanciación podrá revestir la forma de recursos propios del beneficiario (autofinanciación), ingresos generados por la acción o el programa de trabajo o contribuciones financieras o en especie de terceros.
El Órgano de Contratación podrá aceptar la cofinanciación en especie, si lo considera necesario o apropiado. La cofinanciación en especie consiste en el suministro de bienes o servicios al beneficiario de la subvención, gratuitamente, por un tercero. Por lo tanto, las contribuciones en especie no supondrán ningún gasto para el beneficiario de la subvención13. Las contribuciones en especie no se tendrán en cuenta a efectos de la norma de no rentabilidad (véase la sección 6.3.10.).
Si se aceptan las contribuciones en especie a modo de cofinanciación, el beneficiario deberá garantizar que se ajustan a las normas fiscales y de seguridad social nacionales.
El beneficiario deberá declarar la cofinanciación realmente aportada en el informe final. En ese momento, el beneficiario o beneficiarios podrán sustituir cualquier contribución prevista de sus recursos propios por contribuciones financieras de terceras partes.
Para las subvenciones de escasa cuantía (es decir, cualquier subvención de un máximo de 60 000 EUR), el rechazo de la cofinanciación deberá justificarse claramente (si se propone pero no se considera adecuada o necesaria).