4.3.1. Publicidad
A fin de garantizar la mayor participación posible en las licitaciones y la transparencia necesaria, deberá publicarse un anuncio de información previa y un anuncio de contrato para cada procedimiento de licitación abierta, de conformidad con las directrices de publicación (véase el anexo A11e).
4.3.1.1. Publicación de los anuncios de información previa
Al menos 30 días antes de la publicación del anuncio de contrato, salvo circunstancias excepcionales, deberá publicarse un anuncio de información previa en el que se precisen las características específicas de la licitación que se va a convocar. Los anuncios de información previa deberán exponer de forma sucinta el objeto y el contenido de los contratos de que se trate. (Véase el modelo que figura en el anexo C1). La publicación de un anuncio de información previa no compromete al Órgano de Contratación a financiar los contratos propuestos; por consiguiente, los posibles proveedores no deberán presentar sus solicitudes en esa fase.
Los anuncios individuales de información previa se publicarán en el Diario Oficial de la Unión
Europea, en el sitio web de EuropeAid3 y en cualquier otro medio de comunicación adecuado, de
conformidad con las directrices de publicación (véase el anexo A11e).
GESTIÓN DIRECTA, GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX ANTE Y GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX POST:
Los anuncios de información previa deberán enviarse para su publicación a la Comisión Europea, en formato electrónico, utilizando el modelo que figura en el anexo C1, al menos 15 días antes de la
fecha de publicación prevista, a fin de disponer de tiempo para la traducción. Deberán publicarse al menos 30 días antes de la publicación del anuncio de contrato correspondiente.
4.3.1.2. Publicación de los anuncios de contrato
Además de los anuncios de información previa, todos los contratos de suministro por un importe igual o superior a 300 000 EUR también deberán ser objeto de un anuncio de contrato publicado en el
Diario Oficial de la Unión Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de
comunicación adecuado, de conformidad con las directrices de publicación (véase el anexo A11e). Deberá respetarse un plazo mínimo 30 días entre la publicación del anuncio de información previa y la del anuncio del contrato.
Corresponderá al Órgano de Contratación redactar el anuncio de contrato utilizando el modelo adecuado (anexo C2) y enviarlo en formato electrónico a la Comisión Europea.
Si procede, el Órgano de Contratación se encargará de la publicación local simultánea y de la publicación en cualquier otro medio de comunicación adecuado.
GESTIÓN DIRECTA, GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX ANTE Y GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX POST:
Los anuncios de contrato y los expedientes de licitación deberán enviarse para su publicación a la Comisión Europea, en formato electrónico, utilizando el modelo que figura en el anexo C2, al menos 15 días antes de la fecha de publicación prevista, a fin de disponer de tiempo para la traducción.
El anuncio de contrato deberá permitir a los proveedores interesados disponer de la información necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Si el anuncio de contrato también se publica localmente, deberá ser idéntico al publicado en el sitio web de EuropeAid, y su publicación deberá ser simultánea.
El expediente de licitación correspondiente al contrato de que se trate se publicará en el sitio web de EuropeAid, pero deberá enviarse a los proveedores interesados, previa petición.
Si el Órgano de Contratación, ya sea por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador, modifica información del anuncio de contrato, deberá enviar una corrección de errores utilizando el modelo adecuado (véase el anexo A5b) y cumpliendo los plazos que establezcan las directrices de publicación (véase el anexo A11e) a los servicios competentes de la Comisión Europea para su publicación.
En la corrección de errores podrá ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los cambios.
después de que la solicitud de publicación se enviara a los servicios competentes de la Comisión Europea.
4.3.2. Redacción y contenido del expediente de licitación
Los documentos de licitación deberán redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato y el procedimiento de licitación se lleven a cabo correctamente.
Los documentos de la licitación deberán contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar sus ofertas: trámites que deben seguirse, documentos que han de presentarse, casos de incumplimiento, criterios de adjudicación, etc. Si el Órgano de Contratación es la Comisión Europea, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparación de la licitación en una fase temprana. Véase el apartado 2.6. de las Directrices para la redacción de las Especificaciones Técnicas.
Las Especificaciones Técnicas deben permitir a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstáculos injustificados a dicha competencia. Especificarán lo que se requiere de un producto, servicio, material u obra a fin de cumplir la finalidad para la que están destinados.
Las especificaciones podrán incluir lo siguiente:
a) una definición clara de las tareas que deben realizarse; b) el grado de calidad mínima;
c) el comportamiento medioambiental y climático;
d) para compras destinadas a su uso por personas físicas, siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad o de diseño para todos los usuarios;
e) los niveles y procedimientos de evaluación de la conformidad; f) rendimiento o uso del suministro (idoneidad para el uso);
g) la seguridad o las dimensiones, incluidos la denominación de venta y el manual de instrucciones, la terminología, los símbolos, los ensayos y métodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procesos y métodos de fabricación.
La elaboración de estos documentos corresponde al Órgano de Contratación.
Dada la complejidad técnica de muchos contratos de suministro, la preparación del expediente de licitación y, en particular de las Especificaciones Técnicas, podrá necesitar la asistencia de uno o varios especialistas externos. Cada especialista deberá firmar una declaración de objetividad y confidencialidad (véase el anexo A3).
Al igual que ocurre con el Pliego de Condiciones de los contratos de servicios, será preciso prestar especial atención a la redacción de las Especificaciones Técnicas. Constituyen la clave del éxito de la
licitación, de la ejecución del contrato de suministro y del proyecto.
Las Especificaciones Técnicas indican (para cada lote, si procede) la naturaleza exacta y las prestaciones de los suministros. En su caso, establecerán asimismo las condiciones de entrega e instalación, la formación y los servicios posventa.
Es fundamental que las características de rendimiento se ajusten a la finalidad prevista. Si debe concertarse una reunión o una visita in situ a fin de aclarar los requisitos técnicos para la instalación de los suministros, deberá indicarse en las instrucciones a los licitadores, junto con las disposiciones al respecto.
La finalidad de las Especificaciones Técnicas es definir con precisión los suministros solicitados. Los requisitos mínimos de calidad definidos en las Especificaciones Técnicas permitirán al Comité de Evaluación determinar las ofertas que cumplen los requisitos técnicos.
Salvo que el objeto del contrato lo justifique, estarán prohibidas las Especificaciones Técnicas que mencionen o describan productos de una fabricación o de una procedencia determinadas y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no puedan describirse en términos suficientemente precisos e inteligibles, podrán identificarse por su nombre comercial, siempre que se prevea que se admitirán también los productos equivalentes.
GESTIÓN DIRECTA:
La Comisión Europea deberá aprobar el expediente de licitación antes de su publicación. La práctica habitual es también consultar y obtener la aprobación del país socio y, si procede, de otras partes interesadas.
GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX ANTE:
El Órgano de Contratación deberá presentar el expediente de licitación a la Delegación de la Unión Europea para su autorización previa.
GESTIÓN INDIRECTA CON CONTROLES EX POST:
No será necesaria la autorización previa de la Comisión Europea.
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIÓN