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En la tercera etapa se elabora las políticas de cobranzas y la gestión de procesos de la cartera de crédito y cobranzas.

Políticas de crédito y cobranzas

Las políticas permitirán a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santa Clara Ltda., mayor control en el proceso de la concesión de sus créditos y las cobranzas.

1. Política para el otorgamiento de crédito

Esta fase del proceso es fundamental para el otorgamiento de crédito lo cual permite garantizar la información necesaria del solicitante.

Tabla 25. Políticas de Otorgamiento de crédito

Cooperativo de Ahorro y Crédito Santa Clara Limitada Santa Clara – Pastaza

Políticas para el otorgamiento de crédito.

Objetivo: Control adecuado de la concesión de crédito.

A continuación, se detalla los 5 procedimientos para la solicitud de crédito y estos son:

1. Asesoramiento al cliente

 El asesor de crédito ofrece atención personalizada a los clientes.

 La solitud de crédito es la documentación que permitirá obtener la información necesaria para el otorgamiento de crédito y sus requisitos son: cedula del cliente que está solicitando, copia de la planilla de servicio básico, referencias bancarias, el rol de pago.

 La solitud de crédito deberá estar llenada con los datos personales completos del solicitante, y que conste las firmas tal y como este en la cédula de identidad.

 La información debe ser lo más claro como: su dirección, las calles, barrio y la ciudad.

 El solicitante debe indicar la capacidad de pago, el cual es definido según sus ingresos.

 El solicitante debe proporcionar referencias personales.

2. Evaluación al solicitante

 Verificar la información entregada del solicitante y análisis pertinentes como es el económico, financiero, entre otros.

 Sin verificación no se concederá el crédito.  Las referencias no deberán ser parientes.

 El lapso de demora para la revisión de la información del interesado será un día.

3. Aprobación o denegación del crédito

Los motivos por el cual será descalificado el socio para el crédito son los siguiente:  Si es menor de edad

 Cuando la información proporcionada no es correcta.

 Por el incumplimiento de sus pagos y que se encuentre reportada en el central de riesgos.

 Por situación laboral no estable o que este desempleado (a).  La situación judicial del solicitante o del garante.

Condiciones para la concesión de crédito son los siguientes:  Tener una cuenta en la cooperativa,

 No presentar historial crediticio de morosidad  Contar con la solicitud llena y firmada por el cliente.  Presentar los documentos originales y copia del solicitante.

 Presentar los documentos de los servicios básicos (agua, luz, teléfono).

4. Supervisión y monitoreo

 La inspección y monitoreo se efectúa constantemente para garantizar el cumplimiento de las políticas señaladas de acuerdo a la información del solicitante.

 Establecer reglas para evaluar el historial de los créditos otorgados.

 El monitoreo e inspección deben estar enfocados en las operaciones correctivas y preventivas para el mejoramiento del proceso de crédito.

actividades.

 El lapso determinado para la actividad del proceso de crédito será de 15 días máximo.

5. Manejo y control de créditos

Garantizar un manejo responsable con condiciones estrictas de seguridad de la documentación, y obtener un control adecuado de la información de las carteras de crédito.

5.1 Registro y custodia de expedientes y documentación.

 Se garantizará el recobro de las carteras de crédito de acuerdo a las cuotas cobradas.  La documentación debe estar firmada y archivada para a hacer efectiva la

recaudación.

 Se creará un historial del solicitante para asegurarse que este toda la información anexada del cliente y subir la información al sistema.

 El expediente debe estar archiva y guardada en el departamento de créditos de la cooperativa.

 Autorización en el buró de crédito en caso de incumplimiento

2. Políticas para la cobranza

Tabla 26. Políticas de Cobranzas

Cooperativo de Ahorro y Crédito Santa Clara Limitada Santa Clara – Pastaza

Políticas de Cobranzas

Objetivo. – Mejorar el proceso de la recuperación de las carteras de crédito. Para el proceso de cobranza se debe seguir 3 pasos y estos son:

1. La Cobranza

 La administración apropiada de los cobros es responsabilidad del personal de crédito.  Las cobranzas serán efectuadas por comprobantes de cheques, depósitos y

 El gerente y la responsable de la cartera de crédito estará informando al socio sobre la deuda que mantiene con la Cooperativa y recordando el valor a pagar a través de otros medios como son: llamadas telefónicas, notificaciones, coreos electrónicos y visitas al cliente.

 Se delega a la responsable del cobro para que el dinero recaudado sea ingresado a caja.

 La gestión de cobro tiene que estar con todo el proceso que se han ido realizando, guardar, archivar la documentación que se ha emitido al cliente.

 Cuando el cliente no ha cumplido con el pago de la deuda en la fecha acordado, se notifica de forma escrita o a través del correo electrónico, notificaciones que es entregado por el responsable de la recuperación de la cartera.

 La cobranza de los créditos es de manera directa y personal.

 Se debe realizar visitas por parte del responsable de crédito con el propósito de conseguir el cobro total de la deuda del cliente y recordarles el pago que mantiene con la Cooperativa.

 La responsable de crédito será la persona encargada de las visitas a los socios que adeudan.

 Las notificaciones detallan la situación del estado de cuenta, la misma que debe contener dos copias la original debe ser entregada al socio y la otra debe tener el cobrador, el cual servirá como constancia de las visitas realizadas al cliente.

2. Gestión de la Recuperación de la mora

 Una vez ya notificado por todos los medios a los clientes y no se ha pronunciado, se procederá a tomar medidas preventivas para recuperar las carteras de crédito.

 En la gestión de cobro se establecerá de acuerdo al riesgo de la cartera de crédito y el plazo pactado de la mora.

 La persona encargada de la recaudación de las carteras de crédito en mora, tiene que contar con conocimientos básicos jurídicos para la recuperación de las carteras y pueda obligar al socio que pague la cuota pendiente, caso contrario la cooperativa tomará medidas que sobrelleve este tipo de cobranza.

los empleados con el fin de proporcionar la facilidad de la recuperación del cobro de sus carteras crediticias.

 La persona encargada del cobro es responsable de emitir informes sobre la situación de los créditos para conocimiento de gerencia.

 Una vez ya recurrido el tiempo de la notificación de los 15 días de plazo y el cliente no cumplió con la obligación del pago se procederá con la última acción de cobranza legal, exigiendo el reembolso para remediar el compromiso de la deuda.

3. Cobro jurídico

 En el momento que la cooperativa ya cumplió con todo los procesos y recursos de la recuperación de la cartera en mora, sin ninguna respuesta por parte del cliente se procederá al servicio de un abogado.

 El gerente de la cooperativa y la encargada de los cobros deberán llegar a condiciones con el abogado para el proceso de recuperación de las carteras vencidas por términos legales.

 El responsable de los cobros debe facilitar al jurídico toda la información del proceso de recuperación para que así proceda con los trámites legales para el cobro de la deuda.

 Si el abogado consigue un arreglo con el cliente para la recuperación de las carteras de morosidad, el abogado debe ceder dichos desembolsos a la cooperativa.

 En caso que el cliente no se manifiesta al proceso de recuperación de cobro jurídico, se procederá al trámite de efectivizar el documento firmado por el cliente (pagaré).

Gestión de procesos

Para la gestión de procesos se diseña un flujograma el mismo que muestra cada paso para la otorgación de créditos y cobranzas.

Tabla 27.Flujograma

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Inicio Representa el inicio o termino de los procedimientos (símbolo de inicio y fin).

Actividad Simboliza cualquier tipo de proceso o actividades.

Documento Documento que ingresa y sale del

procedimiento.

Conector Conexión con otra hoja donde continúa el diagrama de procesos.

Decision Indica el punto doble que camina para la decisión.

Archivo temporal Representa un documento definitivo.

Archivo permanente Guarda un documento permanente o

temporal.

Líneas de flujo Direccionamiento del flujo, conectores de la información (guía de proceso).

Elaborado por: Mireya Huatatoca

Tabla 28.Proceso de Otorgamiento de Crédito

Cooperativo de Ahorro y Crédito Santa Clara Ltda. Santa Clara – Pastaza

Flujograma del otorgamiento de crédito

Elaborado por: Mireya Huatatoca Inicio El solicitante visita para informarse creditos Aprueba el crédito Confirmación de la información entregada. Ingresa al sistema al solicitante Reportes de emisión Contabilización Receptación de la carpeta del solicitante

Desembolso del crédito Trámites para el procesamiento Análisis de la información

Tabla 29.La Cobranza

Cooperativo de Ahorro y Crédito Santa Clara Ltda. Santa Clara – Pastaza

Flujograma del proceso de Cobranza

Elaborado por: Mireya Huatatoca. Inicio

Solicitar reportes de los créditos en vencimiento y vencidos Realizar trámites judiciales para la recuperación de carteras Contacta al socio

Pago de los valores de morosidad atrasado.

Informar el pago de la cuota del crédito atrasado

Reportes de emisión

Cobro total de la deuda

Efectúan llamadas telefónicas al cliente y Notificaciones

Se realiza informes y se analiza al socio para la cobranza

Realizar avisos de cobro.

En casa de que el socio no se acerque a cancela