7. Explaining efficiency
7.3. Reverse causality
AUDITORÍA INTERNA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE VIGILANCIA ASESOR JURÍDICO COMISIÓN DE CRÉDITO COMISIÓN DE EDUCACIÓN OTRAS COMISIONES GERENTE GENERAL SECRETARÍA AUXILIAR DE SERVICIOS JEFES DE OFICINAS REGIONALES DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS DEPARTAMENTO SISTEMAS Y COMUNICACIÓN
Anexo 3
Funciones de los componentes estructurales de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda.”
Asamblea General de Socios Nivel: Directivo
Misión del puesto: Examinar, evaluar y controlar la gestión económica financiera y administrativa de la Cooperativa a través de informes presentados por los órganos de nivel ejecutivo y de control, para tomar las mejores decisiones en beneficio del desarrollo de la Cooperativa y de los socios.
Relación de dependencia: Ninguna Estructura Orgánica de la Unidad: Consejo de Administración Consejo de Vigilancia Presidente
Gerente general Funciones:
Conocer y resolver las reformas al estatuto.
Conocer y aprobar el Plan Operativo de la Cooperativa.
Conocer y resolver sobre los estados financieros, informes del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Auditoría Interna y Auditoría Externa en caso de tenerla.
Elegir y remover a los vocales de los Consejos de Administración, Vigilancia, de las comisiones especiales y a sus delegados ante cualquier institución a la que pertenezca la entidad con sujeción de entre los socios de la Cooperativa.
Conocer y resolver sobre la distribución de excedentes.
Resolver la disolución y liquidación voluntaria de la Cooperativa, en los términos previstos en el Reglamento de la Ley General de Cooperativas.
Resolver su escisión y función con otras Cooperativas. Aprobar el Reglamento de Elecciones de la Cooperativa.
Cumplir con las funciones y responsabilidades que otorga la Ley de Entidades Financieras, Reglamentos y los Estatutos de la Cooperativa.
Consejo de Administración Nivel: Directivo
Misión del puesto: Regular, dirigir y controlar la gestión de la Cooperativa, así como también implementar políticas institucionales a través de la aprobación de reglamentos, manuales, instructivos que normen el desarrollo organizacional. El Consejo de Administración es el
organismo directivo de la cooperativa, y estará compuesto por un mínimo de tres miembros y un máximo de nueve, elegidos por la Asamblea General.
Relación de dependencia: Asamblea General
Denominación del puesto: Consejo de Administración Funciones:
Dictar las normas generales de Administración interna de la Cooperativa, con sujeción a la Ley, a este Reglamento y al Estatuto.
Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso de nuevos socios.
Sancionar a los socios que infrinjan las disposiciones legales reglamentarias o estatutarias. Nombrar y remover, con causa justa, al Gerente y subgerentes, administradores, jefes de
oficinas y empleados caucionados
Reglamentar las atribuciones y funciones del Gerente y del Personal técnico y Administrativo de la Cooperativa.
Exigir al Gerente y demás empleados que manejen fondos de la Cooperativa, en la cuantía que fije el Estatuto.
Autorizar los pagos cuya aprobación le corresponda de acuerdo al Estatuto.
Elaborar la pro forma presupuestaria y el plan de trabajo de la Cooperativa y someterlos a consideración de la Asamblea General.
Fijar el monto de la protección que debe adquirir la Cooperativa ante sus riesgos de operación, sin prejuicio de poder exigir caución a los funcionarios que defina y por el monto que determine.
Presentar a la aprobación de la Asamblea General la memoria anual y los balances semestrales de la Cooperativa, conjuntamente con el dictamen emitido por el Consejo de Vigilancia.
Las demás atribuciones que señala el Estatuto. Consejo de Vigilancia
Nivel: De Control
Misión del puesto: Velar por los intereses de los socios y de la Cooperativa aplicando acciones correctivas en la gestión administrativa y operacional de la 164 organización en base a lo establecido por la Ley General, Reglamentos, Estatutos y Normativa Interna ya que es el organismo encargado de fiscalizar a la Gerencia, Consejo de Administración y demás niveles ejecutivos y operativos de la Cooperativa.
Relación de dependencia: Asamblea General Funciones:
Informar a la Asamblea General sobre: el cumplimiento del presupuesto, planes operativos y resoluciones de aplicación obligatoria; la gestión de los Vocales del Consejo de Administración y del Gerente, observando especialmente que no utilicen su condición de beneficiario propio; las infracciones a las leyes, al estatuto y reglamentos sometidos por
los vocales del Consejo de Administración y funcionarios, para su reporte deberán solicitarse opiniones de profesionales competentes ajenos a la Cooperativa.
Velar por el cumplimiento de las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna y Externa.
Cumplir con el reglamento especial de fiscalización de la Cooperativa.
Objetar por escrito los acuerdos del Consejo de Administración, sin efectos suspensivos y por razones de conveniencia o legalidad. El consejo dejará constancia en acta de sus objeciones.
Controlar el movimiento económico de la Cooperativa y presentar el correspondiente informe a la Asamblea General.
Supervisar todas las inversiones económicas que se hagan en la Cooperativa, la actividad crediticia, verificando el beneficio social y económico de sus resultados, comprobación de registros y documentos contables.
Cuidar que la contabilidad se lleve regularmente y con la debida corrección.
Emitir su dictamen sobre el balance semestral y anual para someterse a consideración de la Asamblea General, por medio del Consejo de Administración.
Las demás funciones que le confiere el Estatuto, la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero y demás normas que comprendan la actividad de la Cooperativa. Presidente
Nivel: Ejecutivo
Misión del puesto: Determinar con los socios y/o Consejo de Administración de la Cooperativa las políticas, lineamientos generales y disposiciones legales a observarse en el desarrollo de actividades de la organización, evaluando sus resultados e informando de los mismos a los socios, además es responsable de convocar a las Asambleas Generales.
Relación de dependencia: Consejo de Administración Funciones:
Convocar y presidir las sesiones de las Asambleas Generales ordinarias o extraordinarias y las reuniones del Consejo de Administración, orientando su ejecución.
Comunicar a los socios sobre el desenvolvimiento de la Cooperativa y sus asuntos legales. Dirimir con su voto en caso de empate en las votaciones de la Asamblea y Consejo de
Administración.
Presidir todos los actos oficiales de la Cooperativa.
Abrir con el Gerente las cuentas bancarias, firmar, girar, endosar y cancelar cheques de acuerdo al nivel de su competencia dispuesto en el Estatuto y Reglamento de firmas conjuntas de la Cooperativa.
Vigilar el cumplimiento de las Leyes y sus Reglamentos, Estatutos, Reglamentos Internos y Manuales de procedimientos de la Cooperativa y las resoluciones tomadas por la Asamblea General y el Consejo de administración.
Suscribir con el Gerente los créditos adquiridos.
Firmar los documentos de la Cooperativa que corresponda a sus funciones. Gerente (A) General
Nivel: Ejecutivo
Misión del puesto: Representar judicial y extrajudicialmente a la Cooperativa, planificar, organizar, dirigir y supervisar íntegramente sus actividades, proponiendo, ejecutando y controlando el cumplimiento de políticas, objetivos, métodos y estrategias en el campo administrativo, financiero y otros así como las Leyes y sus Reglamentos, Estatutos y Reglamentos Internos de la organización.
Relación de dependencia: Presidente de la Cooperativa Funciones:
Representar judicial y extra judicialmente a la Cooperativa. Elaborar planes estratégicos y operativos de la Cooperativa.
Planificar, organizar y dirigir las actividades de la Cooperativa en las áreas administrativas, operativas, de negocios y otras.
Fijar y controlar que se cumplan objetivos, métodos, procedimientos, políticas y estrategias específicas.
Proponer al Consejo de Administración los manuales, reglamento e instructivos que requiera la Cooperativa para el correcto funcionamiento.
Cumplir y hacer cumplir todas las disposiciones legales e internas aprobadas por el Consejo de Administración de la Cooperativa.
Proponer y ejecutar planes de financiamiento e inversión en coordinación con consejo de Administración.
Llevar a cabo operaciones bancarias, comerciales, financieras y otras.
Firmar contratos de carácter legal, comercial y judicial conjuntamente con la Presidencia del Consejo de Administración de la Cooperativa.
Firmar cheques y/o papeletas de retiro de fondos de las cuantas de la Cooperativa conjuntamente con el Presidente, para el buen funcionamiento de la Institución.
Legalizar conjuntamente con el Presidente del Consejo de Administración, todos los documentos públicos y privados, para la concesión de créditos, aceptación y cancelación de garantías y finiquitos de obligaciones.
Demandar judicialmente los créditos vencidos.
Planificar la entrega de informes pedidos por los socios, organismos internos y externos de control y otras instituciones de integración.
Planificar, organizar, y supervisar el sistema de control de morosidad.
Realizar informes mensuales al Consejo de Administración, sobre el estado económico de la Cooperativa, rindiendo los respectivos estados financieros semestrales a la Asamblea General de socios o de Representantes.
Otras que sean impartidas por la Asamblea General, consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y Organismos de Control.
Secretario (A) General Nivel: Operativo
Misión del puesto: Redactar, organizar y manejar información que se lleva a cabo en las Asambleas Ordinarias y extraordinarias de socios, sesiones del Consejo de Administración. Relación de dependencia: Presidente de la Asamblea General y del Consejo de Administración.
Funciones:
Actuar como Secretario (a) en la Asambleas Generales Ordinarias o Extraordinarias de socios, del Consejo de Administración y de las Comisiones en las que intervenga el Presidente de la Cooperativa.
Tomar nota de las mociones en su orden y respaldo correspondiente. Receptar las votaciones y proclamar los resultados.
Comunicar a quien corresponda las resoluciones aprobadas por las Asambleas Generales, Consejo de administración y de las comisiones y reuniones en las que intervenga el Presidente de la Cooperativa.
Guardar secreto de los asuntos considerados reservados.
Proporcionar información a nombre de la cooperativa de acuerdo con las órdenes impartidas por la Presidencia general.
Otorgar certificados que Gerencia disponga. Llevar el libro de actas y el archivo de la Asamblea General y del Consejo de Administración.
Llevar el libro de actas y el archivo de la Asamblea General y del Consejo de Administración.
Formular la convocatoria para la asamblea del Consejo de Administración. Organizar las actividades antes de las reuniones del Consejo de Administración.
Firmar junto con el presidente la documentación y correspondencia que por su naturaleza requieran la intervención de este funcionario.
Certificar con su firma los documentos emanados por el Consejo de Administración. Contestar y agilitar información para los organismos de control e integración.
Otras que sean impartidas por el Presidente del Consejo de Administración que estén en el ámbito de su competencia.
Comité de Crédito Nivel: Ejecutivo
Misión del puesto: Analizar, aceptar o negar las solicitudes de crédito presentadas por los socios, de acuerdo a las normas determinadas en el Reglamento de Crédito, una vez, examinadas y calificadas por el personal técnico respectivo.
Funciones:
Resolver sobre las solicitudes de crédito en el marco de las políticas, niveles y condiciones establecidas en el Reglamento de Crédito.
Nombrar de entre sus miembros, de acuerdo al Estatuto y el Reglamento de Crédito de la Cooperativa, al Presidente y vocales del comité.
Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Crédito y demás normas complementarias. Resolver sobre la concesión de créditos a los usuarios, considerando la calificación técnica
que efectúen los funcionarios responsables de la administración crediticia.
Elaborar y presentar al consejo de Administración iniciativas y/o proyectos de reformas y/o actualización al Reglamento de Créditos.
Emitir informes mensuales, a los Consejos de Administración, Vigilancia sobre la gestión realizada.
Coordinar con la Gerencia y funcionarios de crédito, los asuntos relacionados con la actividad crediticia de la Cooperativa.
Aprobar o rechazar las solicitudes de crédito presentadas dentro de los montos y límites establecidos en el Reglamento de Crédito.
Informar periódicamente al Consejo de administración el cumplimiento de políticas de crédito.
Las demás funciones que correspondan a la naturaleza y mandato del comité de crédito, enmarcadas en la normatividad vigente o designadas por el Consejo de Administración. Contador
Nivel: Operativo
Denominación del puesto: Contador General
Misión del puesto: Programar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y mantener actualizada la contabilidad de todas las actividades de la Cooperativa con sus respectivos registros y de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, las disposiciones, instructivos y Ley emanados por la Dirección de Cooperativas para contabilidad.
Relación de dependencia: Gerente General Funciones:
Cumplir y hacer cumplir al personal a su cargo las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos.
Participar en la elaboración del presupuesto anual conjuntamente con el Gerente General. Distribuir, supervisar y controlar las tareas y actividades desarrolladas por el personal de
Matriz y Sucursales.
Organizar y estructurar el sistema de Contabilidad.
Controlar y vigilar las cuentas de los socios, auxiliar de caja, ingresos, egresos, movimientos económicos diarios y demás documentos contables.
Investigar y verificar la legalidad y autenticidad de los diferentes comprobantes y facturas emitidos o recibidos en cada sección.
Contabilizar todos los documentos habilitantes de ingresos, egresos, transferencias y registrar los datos en el sistema de contabilidad.
Contabilizar el movimiento económico y elaborar los estados financieros mensuales, semestrales, anuales, etc., individual por oficina y consolidados.
Elaborar roles de pago del personal y efectuar pagos y retenciones al (IESS).
Elaborar cheques para retiros de ahorros de las cuentas de los socios por montos altos. Verificar saldos de caja y conciliaciones bancarias de la Cooperativa.
Llevar el control de inventarios.
Declarar y pagar mensualmente impuesto al SRI. Elaborar roles de pago al personal.
Efectuar arqueos de caja.
Asumir en ausencia del Gerente las responsabilidades delegadas por éste.
Otras que sean impartidas por su superior y que sean propias de su responsabilidad. Jefe (A) de Oficina Operativa
Nivel: Operativo
Misión del puesto: Lograr un desarrollo sostenible y rentable de la sucursal a su mando y una mayor participación en su mercado de influencia operativa una adecuada planificación, organización y control de las actividades administrativas, de los servicios financieros que presta y de su manejo financiero, cumpliendo con las normas de solvencia y prudencia financiera y las normas, políticas y procedimientos de la cooperativa.
Relación de dependencia: Gerente General Funciones:
Administrar los servicios financieros y complementarios que brinda la cooperativa, potenciando el incremento de la captación y colocación de recursos a través de los diversos productos vigentes.
Garantizar el cabal cumplimiento de las políticas de crédito de la cooperativa en el área de su responsabilidad.
Asegurar la buena imagen de la cooperativa con los socios mediante el contacto con ellos, supervisando la calidad de atención, información y de los servicios prestados.
Garantizar la oportuna entrega de la información contable y financiera de la oficina a su cargo.
Participar en la planificación y presupuesto operativo de la institución.
Establecer los objetivos de la oficina a su cargo en concordancia a los objetivos institucionales de desarrollo.
Planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades administrativas y de prestación de servicios en su oficina.
Anexo 4
Guía de entrevista a Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda.
Modelo de Gestión Financiera para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda., del cantón Montúfar, provincia del Carchi
Objetivo. Conocer sobre el manejo administrativo financiero de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel”, del cantón Montúfar, a fin de determinar sus debilidades y fortalezas. Datos generales:
Entrevistado : Lic. Ramil Morocho
Cargo : Gerente
Entrevistador : Srta. Hilda Andrango
Lugar : San Gabriel
Fecha : Jueves 2 de mayo 2013
1. ¿Qué funciones principales cumple usted dentro de la empresa?
2. ¿La empresa cuenta con una normativa especial que promueva el control del personal? ¿Quién lo aplica?
3. ¿Cuenta la empresa con un manual de funciones? ¿Cómo se aplica?
4. ¿Quién es la persona encargada de verificar el cumplimiento de las funciones del personal? 5. ¿Cómo se evalúa el desempeño del personal que labora en la entidad?
6. ¿La empresa cuenta con una normativa especial que promueva el control del personal? ¿Quién lo aplica?
7. ¿En caso de ausencia del Gerente quién asume este rol?
8. ¿Existen políticas de contratación de personal en caso de vacantes? ¿Cuáles son?
9. ¿Existe un Plan Estratégico en la entidad? ¿Qué puntos básicos se pretende alcanzar y en qué tiempo?
10.¿Considera que existen factores internos y externos que influyen en una adecuada gestión financiera? ¿Cuáles?
11.¿Según su punto de vista qué impacto tiene una inadecuada gestión financiera en una empresa?
12.¿De qué manera el liderazgo empresarial ayuda al crecimiento de una entidad financiera? 13.¿Qué mecanismos administrativos y financieros considera usted que son los más
importantes para alcanzar un crecimiento empresarial idóneo?
14.¿Qué métodos financieros aplica actualmente para alcanzar niveles de rentabilidad razonables?
15.¿Cada qué tiempo se realiza y analiza los informes financieros?
16.¿Cómo considera usted que son los niveles de rentabilidad de la Cooperativa en la actualidad? ¿Por qué?
17.¿Los niveles de rentabilidad obtenidos hasta la actualidad son los adecuados para satisfacer las expectativas de los accionistas?
18.¿Considera usted que es necesario conocer alternativas de manejo financiero para una gestión de calidad en la entidad? ¿Por qué?
19.¿Cree usted que al contar con un modelo de gestión financiera la empresa podrá captar y ubicar mayores recursos públicos y privados? ¿Por qué?
20.¿En su opinión cuál es la importancia de contar con un modelo de gestión financiera en la entidad?
21.¿Considera usted que un modelo de gestión financiera contribuirá al mejoramiento administrativo de la empresa? ¿Por qué?
Anexo 5
Guía de entrevista a Jefe de Crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda.
Modelo de Gestión Financiera para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda., del cantón Montúfar, provincia del Carchi
Objetivo. Conocer sobre el manejo administrativo financiero de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel”, del cantón Montúfar, a fin de determinar sus debilidades y fortalezas. Datos generales:
Entrevistado : Lic. Wilmer Cadena
Cargo : Jefe de Crédito
Entrevistador : Srta. Hilda Andrango
Fecha : San Gabriel,jueves 2 de mayo 2013 1. ¿Qué funciones cumple usted dentro de la empresa?
2. ¿Qué responsabilidades sobresalientes tiene a su cargo?
3. ¿Sus funciones están ajustadas a lo establecido en el manual de funciones? 4. ¿Qué tipo de informes se realiza en este departamento?
5. ¿Cada qué tiempo se realiza informes o reportes de la cartera de crédito? 6. ¿A quién se emite los reportes de crédito?
7. ¿Su opinión es considerada al momento de tomar decisiones importantes en el ámbito financiero?
8. ¿Qué tipo de créditos se otorgan en la entidad?
9. ¿Cuáles son las características y hacia qué sectores van orientados? 10.¿Quiénes son las personas encargadas de aprobar un crédito? 11.¿Existen procesos de calificación al cliente?
12.¿Cómo es el proceso de calificación de un cliente que requiere de un crédito? 13.¿En base a qué aspectos se definen los montos de los créditos?
14.¿Qué requisitos se exigen para la concesión de un crédito?
15.¿Existen formatos de control de documentos para la calificación de un crédito? 16.¿En base a qué parámetros se aprueba un crédito?
17.¿Existen políticas definidas para otorgar créditos idóneos a los clientes? 18.¿Qué tipo de garantías se exigen para un crédito?
19.¿Existe una persona encargada de la recuperación de créditos?
20.¿En caso de incumplimiento de obligaciones financieras por parte de los clientes, qué procedimiento se aplica?
Anexo 6
Guía de entrevista a Contador de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda.
Modelo de Gestión Financiera para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel” Ltda., del cantón Montúfar, provincia del Carchi
Objetivo. Conocer sobre el manejo administrativo financiero de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “San Gabriel”, del cantón Montúfar, a fin de determinar sus debilidades y fortalezas. Datos generales:
Entrevistado : Lic. Cléber Chiliquinga
Cargo : Contador
Entrevistador : Srta. Hilda Andrango
Fecha : San Gabriel, jueves 2 de mayo 2013 1. ¿Qué funciones cumple usted dentro de la empresa?
2. ¿Existe una normativa que regule sus funciones?
3. ¿Quién es la persona encargada de evaluar su desempeño?
4. ¿Participa usted dentro de la planificación financiera de la Institución? 5. ¿Qué tipo de informes realiza para la entidad?
6. ¿Cada qué tiempo se elaboran los informes financieros?
7. ¿A quién se emite los informes financieros elaborados por usted?