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Cuando se trata de procesos de adjudicaciones de menor cuantía, distintas a las convocadas para la ejecución y consultoría de obras, el contrato se podrá per- feccionar con la recepción de la orden de compra o de servicio sin que sea nece- saria su suscripción. En la normativa de contrataciones públicas, la recepción de una orden de compra o de servicio se equipara a la suscripción del contrato, con- siderando la rapidez y celeridad que debe primar en las adjudicaciones de menor cuantía para que este se formalice y se materialice por parte de quien fue benefi - ciado con la buena pro, quien tiene la obligación de cumplir lo ofrecido y las obli- gaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado.

En las órdenes de compra o de servicio que se remitan a los postores gana- dores de la buena pro fi gurará como condición que el contratista se compromete a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento, pero previamente tienen que haber recepcionado las mencionadas órdenes. Esta orden es el documento fí- sico o virtual en el cual se consignan las condiciones comerciales acordadas, los atributos del bien o servicio establecido en las bases del proceso de selección esta- blecido y las obligaciones del proveedor adjudicatario.

Cuando el contrato se perfecciona mediante orden de compra o de servicios, el postor deberá presentar la documentación para la sustentación del contrato previsto en las bases dentro de los tres días hábiles siguientes al consentimiento de la bue- na pro, sin mediar citación alguna. Asimismo, la entidad deberá notifi carle la orden de compra o de servicios en un plazo no mayor de cuatro días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación.

Cuando la entidad no cumpla con notifi car la orden de compra o de servicios al contratista en el plazo establecido, dentro de los dos días hábiles siguientes de vencido dicho plazo, el contratista podrá requerirla para que cumpla con efectuar la notifi cación en el plazo de tres días hábiles; vencido este plazo el contratista puede

considerar una negativa a su derecho y demandar responsabilidad funcional con quien corresponda.

Las entidades deben observar oportunamente el procedimiento establecido, es decir, habérsele requerido al contratista dentro de los plazos legales, siendo esta circunstancia una condición necesaria para la aplicación de la sanción administrati- va. El requerimiento debe ser por vía notarial. El contrato se perfecciona con la sus- cripción del documento que lo contiene solo cuando la entidad lo dispone.

El contratista debe comunicar a la entidad, si fuera el caso, las fallas o defec- tos que advierte en las especifi caciones técnicas o en los términos de referencia de los bienes o servicios a ser adquiridos o contratados, solo dentro de los siete días siguientes del perfeccionamiento del contrato. Esta disposición es solo aplicable a las contrataciones cuyo monto corresponda a las adjudicaciones de menor cuantía y en ningún caso será aplicable a otro tipo de adjudicaciones.

Las adjudicaciones de menor cuantía se aplican a las contrataciones que reali- ce la entidad cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley del Presupuesto del Sector Público para los casos de licitación y concurso públicos. Estas adjudicaciones se registrarán obligatoriamente a través del Seace, con las excepciones que establezca el reglamento, en un plazo no mayor de diez días hábiles siguientes a su perfeccionamiento.

En las adjudicaciones de menor cuantía, bastará que el postor presente en su propuesta técnica una declaración jurada donde se comprometa a mantener vi- gente su oferta hasta la suscripción del contrato, obligándose a respetar todas las condiciones establecidas, en las que se incluye principalmente la recepción de la orden de compra o de servicio emitida a su favor. No es necesario, ni se exige, la presentación de la garantía de seriedad de oferta para que mantenga su propuesta y compromiso.

Es importante señalar los criterios que se deben tener en cuenta para determi- nar un procedimiento de selección; estos son:

a) El objeto de contrato, es decir, lo que la entidad desea adquirir o contratar. b) La naturaleza del organismo contratante.

c) El monto económico o valor referencial regulado en el presupuesto institucio- nal, conforme a los topes que tiene cada proceso de selección en cada ejercicio fi scal.

d) Normas para entidades específi cas.

e) Normas de austeridad y exoneraciones; para estos casos se debe tener en cuenta los supuestos de exoneración siguientes:

- Contrataciones entre entidades del Sector Público. - Situación de emergencia.

- Situación de desabastecimiento inminente. - Carácter secreto o secreto militar.

- Servicios personalísimos.

- Bienes o servicios que no admiten sustitutos.

La exoneración es una medida de excepción que permite a las entidades públi- cas efectuar las adquisiciones o contrataciones en forma directa a través de accio- nes inmediatas en las que se requiere invitar a un solo proveedor, cuya propuesta cumple con las características y condiciones establecidas en las bases.

En los procesos de adjudicación de menor cuantía cuyos montos sean inferio- res a la décima parte del límite mínimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones públicas y concursos públicos, según corresponda, y en los pro- cesos de selección, según relación de ítems en los que el monto del ítem o la suma- toria de ítems adjudicados a un mismo postor no supere lo establecido en la norma- tiva vigente para convocar a una adjudicación de menor cuantía, cualquiera que sea el objeto de la convocatoria el postor únicamente deberá presentar una declaración jurada de no tener sanción vigente en el capítulo de inhabilitados.

Las entidades verifi carán, a través de la página web del organismo supervisor, la veracidad de las declaraciones juradas presentadas, bajo responsabilidad.

El no recibir injustifi cadamente la orden de compra o de servicios admite tam- bién que este incumplimiento no sea una causal de sanción, considerando que pue- da tratarse de un caso fortuito o de fuerza mayor, conforme a lo señalado en los artículos 13 y 15 del Código Civil, resultando, por consiguiente, una causa no imputable referida a un evento extraordinario, imprevisible e irresistible, que impide la ejecución de la obligación o determina su cumplimiento parcial, tardío o defectuo- so. Como se aprecia, la norma exige tres características esenciales:

a) Que trate de un acontecimiento excepcional, que sale de lo común, que no es usual y resulta extraordinario.

b) Que el postor no previó lo que debía, o habiéndolo previsto, es obligado a algo que resulta imposible, o existen remotas posibilidades de su realización, o sea imprevisible.

c) Que exista imposibilidad en su cumplimiento, que no exonera al postor, aun cuando la prestación resulte más onerosa de lo previsto, así este, ya no tenga los medios económicos para cumplir la obligación.

La justifi cación para no recibir una orden de compra o de servicios se puede presentar ante un caso fortuito que no puede ser previsto, ni evitado; por ejemplo, un accidente en que no existe dolo ni culpa del postor y, por consiguiente, se pro- duce una exclusión de la responsabilidad, ya que no existe voluntad en el incum- plimiento. El caso fortuito es el suceso que se produce sin la intervención de la vo- luntad humana y que resulta imprevisible, siendo una causa de exoneración de la

responsabilidad administrativa. Por lo general, se deriva de causas naturales, a di- ferencia de la fuerza mayor que se deriva de una actuación humana, imprevisible y excepcional que impide llevar a cabo una de las obligaciones contractuales.

Doctrinariamente, en Derecho el caso fortuito es el escalón posterior a la fuerza mayor, que es aquel evento que ni pudo ser previsto ni, de haberlo sido, podría ha- berse evitado. La ley habitualmente les da un tratamiento similar, e incluso a veces confunde ambos casos, pero existen diferencias teóricas. Si bien ambos conceptos son difusos y en muchos casos la legislación los confunde, la doctrina coincide en señalar que si bien en ocasiones se puede obligar a un deudor a cumplir una obli- gación que incumplió por caso fortuito, no se puede exigir nunca una obligación que se incumplió por fuerza mayor.

Al igual que en la no suscripción de contrato, una de las razones más frecuen- tes en las que incurren los postores que han ganado la buena pro para cometer esta causal es la imposibilidad que tienen para presentar una carta fi anza (ya sea por el costo, tiempo o el aval que no lo tienen). Por lo tanto, las modifi catorias en las nor- mativas para las contrataciones públicas han decidido eliminar la presentación de la garantía de seriedad de oferta en algunos casos, lo que tiene por fi nalidad garanti- zar la vigencia de las propuestas técnicas y económicas.

De tal manera que en las adjudicaciones de menor cuantía o en los procesos de selección, según relación de ítems, cuando el valor referencial del ítem correspon- da a una adjudicación de menor cuantía, bastará que el postor presente en su pro- puesta técnica una declaración jurada donde se comprometa a mantener vigente su oferta hasta la suscripción del contrato. Asimismo, en los procesos que se realicen bajo el mecanismo de compras corporativas, se presentará a la entidad encargada del proceso de selección una única garantía en respaldo de las entidades partici- pantes. Dicha garantía deberá incluir la relación de las entidades participantes, así como los montos garantizados para cada una de ellas (artículo 157 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).

2. Dar lugar a la resolución de contrato, orden de compra o de servicio por