การพ มพ เอกสารเบ องต น

ในการพิมพเอกสาร คําสั่งที่มักตองใชในการทํางานทั่ว ๆ ไป ไดแก คําสั่งในการเปดแฟม เอกสารใหม คําสั่งในการเปดแฟม เอกสารเกา คําสั่งในการบันทึกขอความลงสูแฟม คําสั่งในการ เลือกมุมมอง คําสั่งในการเปลี่ยนภาวะการพิมพระหวาง ภาษาไทยกับ ภาษาอังกฤษ คําสั่งในการ เปลี่ยนภาวะการพิมพระหวางภาวะการพิมพแทรกกับภาวะการพิมพทับ คําสั่งในการกําหนดพื้นที่ ทํางานคําสั่งในการลบขอความ คําสั่งในการสําเนา ขอความคําสั่งในการโยกยายขอความ คําสั่งใน การดูเอกสารกอนพิมพ คําสั่งในการพิมพ เอกสารออกทางเครื่องพิมพ หรือคําสั่งการเปดแฟม เอกสารซึ่งแบงเปนสองกรณีคือการเปดแฟมเอกสารใหมและการเปดแฟมเอกสารเกา การสรางเอกสารใหม กอนการพิมพเอกสารจะตองทําการเปดแฟมเอกสารกอนทุกครั้งถาพิมพเอกสารใหมจะตอง ทําการเปดแฟมเอกสารใหมซึ่งสามารถทําได 2 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 ใชสัญรูป ( File New ) จะปรากฏหนาตางเอกสารใหมที่จะเปนพื้นที่ที่จะใชใน การทํางาน วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกคําสั่งแฟม => สราง จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซสรางขึ้นมา 2. คลิกเมาสเลือกแท็บหัวขอเอกสารที่ตองการสรางเชน ถาเลือกแท็บ General หมายถึง ตองการ สรางเอกสารทั่วๆไป 3. คลิกเมาสเลือกชนิดเอกสารที่ตองการ 4. คลิกเมาสปุม ตกลง

ถาตองการทํางานกับเอกสารที่เคยทําไปแลวและมีการบันทึกเก็บไวในแฟม จะตองทําการ เปดแฟมเอกสารเกาซึ่งสามารถทําได 2 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 ใชสัญรูป มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกสัญรูป (Open) จะปรากฏกรอบโตตอบของคําสั่งเปด 2. คลิกเมาสเลือกตําแหนงที่เก็บที่อยูของไฟลเชนจาก Drive 3.5 Floppy (A :) 3. คลิกเมาสเลือกตําแหนงที่เก็บที่อยูของไฟลเชนจาก Drive 3.5 Floppy ( A : ) 4. คลิกเมาสปุมเปด

2. คลิกคําสั่งเปดจะปรากฏกรอบโตตอบของคําสั่ง เปด 3. คลิกเลือกเครื่องขับซึ่งเปนที่อยูของแฟม 4. คลิกเลือกแฟมที่ตองการเปด 5. คลิกปุม เปด การพิมพขอความในเอกสารควรพิมพขอความไปเรื่อยๆ โดยไมตองกดแปน Enter เมื่อพิมพ ขอความหมดบรรทัด โปรแกรมจําทําการตัดขอความขึ้นบรรทัดใหมใหเองโดยอัตโนมัติ เมื่อจบ

ระหวางการพิมพเอกสาร ถาตองการดูเอกสารจะสามารถขอดูได 3 มุมมอง ไดแก มุมมอง ปกติ มุมมองเหมือนพิมพ และมุมมองเคาโครงออนไลน การเลือกมุมมองในการดูเอกสารสามารถ ทําได 2 วิธีไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป คลิกปุมสัญรูปเลือกมุมมองซึ่งอยูดานซายลางของจอภาพ ดังนี้ - สัญรูปมุมมองปกติ ( Normal View )

- สัญรูปมุมมองเหมือนพิมพ ( Page Layout View ) - สัญรูปมุมมองเคาโครงออนไลน ( Outline View ) วีธีที่ 2 ใชคํ าสั่งโดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง มุมมอง 2. คลิกคําสั่งตอไปนี้เพื่อเลือกรูปเเบบของมุมมอง - คําสั่ง Normal ถาตองการมุมมองปกติ - คําสั่ง Outline ถาตองการมุมมองโครงราง - คําสั่ง Page Layout ถาตองการมุมมองเหมือนพิมพ

เมื่อมีการพิมพเอกสารเรียบรอยแลว ควรมีการบันทึกเอกสารเก็บไวในแฟมโดยเฉพาะ เอกสารที่จําเปนตองใชงานตอไป การบันทึก เอกสารไวในแฟมชื่อใหมหรือแฟมชื่อเกาก็ได ซึ่งจะมีวิธี การที่แตกตางกันเล็กนอย การบันทึกเอกสารลงแฟมชื่อใหมทําได 2 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. คลิกสัญรูป ( บันทึก ) จะปรากฏกรอบโตตอบของคําสั่งบันทึก 2. ระบุชื่อแฟมเอกสารซึ่งมีความยาวไมเกิน 8 ตัวอักษรสําหรับสวนขยายของแฟมจะระบุหรือไมก็ได ถาระบุตองระบุเปน .Doc ถาไมระบุโปรแกรมจะกําหนดใหเปน .Doc โดยอัตโนมัติ 3. ระบุเครื่องขับที่เปนที่ตั้งของแฟมขอมูลที่ตองการบันทึกเอกสาร 4. คลิกปุม ตกลง

วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่คําสั่ง แฟม 2. คลิกคําสั่ง บันทึกเปน 3. จะปรากฏกรอบโตตอบของคําสั่งบันทึกเปน 4. ระบุเครื่องขับที่เปนที่ตั้งของแฟมขอมูลที่ตองการบันทึกเอกสาร 5. ระบุชื่อแฟมเอกสารซึ่งมีความยาวไมเกิน 8 ตัวอักษสําหรับสวนขยายของแฟมจะระบุหรือไมก็ได ถาระบุตองระบุเปน .Doc ถาไมรุบุโปรแกรมจะกําหนดใหเปน .Doc 6. คลิกปุม บันทึก

การบันทึกเอกสารลงแฟมชื่อเดิมทีกําลังทํางานอยูทําได 2 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 ใชสัญรูป ใหคลิกสัญรูป ( บันทึก ) โปรแกรมจะทําการบันทึกเอกสารลงสูแฟมชื่อเดิมโดยไมมีการ ถามชื่อแฟม วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่คําสั่ง แฟม 2. คลิกคําสั่ง บันทึก โปรแกรมจะทําการบันทึกเอกสารลงสูแฟมชื่อเดิมโดยไมมีการถามชื่อแฟม

การพิมพงานในโปรแกรม Microsoft Word สามารถพิมพขอความไดทั้งภาษาไทยและภาษา อังกฤษโดยทําการเลือกภาวะการพิมพใหเปนภาษาที่ตองการกอนการพิมพ การเปลี่ยนภาวะภาษาไทย / อังกฤษ สามารถทําได 2 วิธีไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. ใหคลิกสัญรูป ซึ่งตั้งอยูดานลางขวาของจอภาพ 2. จะปรากฎกรอบโตตอบ 3. คลิกเลือก จะอยูในภาวะภาษาไทย 4. คลิกเลือก จะอยูในภาวะภาษาอังกฤษ วิธีที่ 2 กดแฟม ~ ที่อยูที่มุมซายของแผงแปนอักขระถัดจากแปน Esc การสลับการทํางานระหวางพิมพแทรกและพิมพทับ ทําไดโดยกดคียบอรด ปุม Insert ถา

Microsoft Word อยูในสภาวะพิมพทับจะปรากฏ OVR ที่แถบสถานะ แตถาคุณกดคียบอรดปุม

Insert ซํ้าอีกครั้ง Microsoft Word จะอยูในสภาวะพิมพแทรกทันที

Microsoft Word อยูในสภาวะพิมพทับ Microsoft Word จะอยูในสภาวะพิมพแทรก

การพิมพขอความในเอกสารควรพิมพขอความไปเรื่อยๆโดยไมตองกดแปน Enter เมื่อพิมพ ขอความหมดบรรทัด โปรแกรมจะทําการตัดขอความขึ้นบรรทัดใหมใหเองโดยอัตโนมัติ เมื่อจบ ขอความในแตละยอหนาแลวจึงกดแปน Enter และอาจกดแปน Enter เพิ่มไดอีก ถาตองการจบ ขอความในแตละยอหนาแลวจึงกดแปน Enter และอาจกดแปน Enter เพิ่มไดอีกดวยถาตองการ บรรทัดวางระหวางยอหนา การตรวจดูวามีการกดแปน Enter ณ ที่ใดบางสามารถทําไดดวยการคลิกที่สัญรูป ซอน/ แสดง ในตําแหนงทีมีการกดแปน Enter ถาตองการยกเลิกการตรวจดูสัญลักษณ ก็ใหคลิกที่ สัญรูป ซอน/แสดง อีกครั้งสัญรูป จะหายไป การทํางานในโปรแกรมไมโครซอฟตเวิรดที่เกี่ยวของกับการจัดการเอกสาร เชน การจัด รูปแบบ และตัวอักษรเปนตัวหนา ตัวเอียงหรือขีดเสนใต รวมทั้งการทํางานอื่น ๆ จําเปนที่จะตองมี การกําหนดพื้นที่ทํางานเพื่อใหโปรแกรมทราบวาจะใหทําการจัดเอกสารตามคําสั่งในบริเวณใด การกํ าหนดพื้นที่ทํ างานเพื่อการทํ างานในไมโครซอฟตเวิรด การกําหนดพื้นที่ทํางานเพื่อบอกใหโปรแกรมไมโครซอฟตเวิรดทราบบริเวณที่จะใชคําสั่ง สามารถทําได 2 วิธีไดแก วิธีที่ 1 การกํ าหนดพื้นที่ทํ างานทั้งบรรทัด 1. เลื่อนตัวชี้ไปวางไวตนบรรทัดของขอความที่ตองการกําหนดพื้นที่ทํางานจะไดสัญลักษณตัวชี้เปน รูปลูกศร 2. กดเมาสคางไว พรอมกับลากตัวชี้ลงมาดานลางเพื่อใหครอบคลุมพื้นที่ที่ตองการทํางานทั้งหมด แลวปลอยเมาสจะปรากฏแถบสีครอบคลุมพื้นที่ทั้งหมดที่ตองการ

วิธีที่ 2 การกํ าหนดพื้นที่ทํ างานบางสวนของบรรทัด 1. เลื่อนตัวชี้ไปวางไวที่ตัวอักษรตัวแรกของขอความที่ตองการกําหนดพื้นที่ทํางานจะไดสัญลักษณ ตัวชี้เปนรูป I 2. กดเมาสคางไวพรอมกับลากตัวชี้ไปทางขวา เพื่อใหครอบคลุมพื้นที่ที่ตองการทํางาน แลวปลอย เมาสจะปรากฎแถบสีคลอบคุลมพื้นที่ที่ตองการ การยกเลิกการกํ าหนดพื้นที่ทํ างานในไมโครซอฟตเวิรด การยกเลิกการกําหนดพื้นที่ทํางาน สามารถทําไดโดยการเลื่อนตัวชี้ไปวางไวนอกพื้นที่ที่ได กําหนดแถบสีแลวคลิกแถบสีจะหายไป การลบขอความที่ไมตองการสามารถทําได 2 วิธีไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. กําหนดพื้นที่ทํางานใหครอบคลุมขอความที่ตองการจะลบ 2. คลิกสัญรูป ( ตัด) ขอความดังกลาวจะหายไปจากเอกสารโดยโปรแกรมจะนําเอาขอความใน พื้นที่ทํางานไปเก็บไวที่คลิปบอรด วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง 1. กําหนดพื้นที่ทํางานใหครอบคลุมขอความที่ตองการจะลบ 2. คลิกคําสั่ง แกไข 3. คลิกคําสั่ง ตัด โปรแกรมจะนําเอาขอความในพื้นที่ทํางานไปเก็บไวที่คลิปบอรด

การคัดลอก ( Copy ) ขอความ คือ การทําสําเนาขอความที่ไดเลือกไปฝากไวยังที่หนึ่ง ที่ เรียกวา Clipborad ถาตองการดึงเอา สําเนาดังกลาวมาแทรกในเอกสาร สามารถทําไดโดยการใช คําสั่ง วาง เรามักจะใชคําสั่ง คัดลอก และ วาง ในบางเอกสารที่การใชขอความเดิมซํ้ากันบอยๆ สามารถประหยัดเวลาในการพิมพขอความ ดังกลาวดวยการคัดลอก เก็บเอาไวแลว ยกมาแทรกใน เอกสารอื่นๆไดทันที การทํ าสํ าเนาขอความสามารถทํ าได 2 วิธี ไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. กําหนดพื้นที่ทํางานใหครอบคลุมขอความที่ตองการจะทําสําเนา 2. คลิกสัญรูป ( คัดลอก ) โปรแกรมจะนําเอาขอความในพื้นที่ทํางานไปเก็บไวที่คลิปบอรดโดย ขอความดังกลาวจะยังคงอยูบนเอกสารเหมือนเดิม 3. คลิกในตําแหนงซึ่งตองการใหเปนที่ตั้งของขอความที่ตองการทําสําเนา 4. คลิกสัญรูป ( วาง ) โปรแกรมจะนําเอาขอความที่เก็บไวที่คลิปบอรดมาปรากฏในตําแหนงที่ ตองการ วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง 1. กําหนดพื้นที่ทํางานใหครอบคลุมขอความที่ตองการจะสําเนา 2. คลิกคําสั่ง แกไข 3. คลิกคําสั่ง คัดลอก โปรแกรมจะนําเอาขอความในพื้นที่ทํางานไปเก็บไวที่คลิปบอรด โดยขอความ ดังกลาวจะยังคงอยูบนเอกสารเหมือนเดิม 4. คลิกในตําแหนงซึ่งตองการใหเปนที่ตั้งของขอความที่ตองการทําสําเนา 5. คลิกคําสั่ง แกไข 6. คลิกคําสั่ง วาง โปรแกรมจะนําเอาขอความที่เก็บไวที่คลิปบอรดมาปรากฏในตําแหนงที่ตองการ

บางครั้งขอความในเอกสารอาจไมถูกตอง การยายขอมูลในระยะใกลๆ เชน การยายขอมูล ภายในหนาเดียวกันเปนสิ่งจําเปนสามารถโยกยายขอความในเอกสารไดอยางงายๆ การยายขอความสามารถทํ าได 2 วิธี ไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. กําหนดพื้นที่ทํางานใหครอบคลุมขอความที่ตองการยาย 2. คลิกสัญรูป ( ตัด ) โปรแกรมจะนําเอาขอความในพื้นที่ทํางานไปเก็บไวที่คลิปบอรด และ ขอความดังกลาวจะหายไปจากเอกสาร 3. คลิกในตําแหนงซึ่งตองการใหเปนที่ตั้งของขอความที่ตองการยาย 4. คลิกสัญรูป ( วาง ) โปรแกรมจะนําเอาขอความที่เก็บไวที่คลิปบอรดมาปรากฏในตําแหนงที่

2. คลิกคําสั่ง แกไข 3. คลิกคําสั่งตัด โปรแกรมจะนําเอาขอความในพื้นที่ทํางานไปเก็บไวที่คลิปบอรด และขอความ ดังกลาวจะหายไปจากเอกสาร 4. คลิกในตําแหนงซึ่งตองการใหเปนที่ตั้งของขอความที่ตองการยาย 5. คลิกคําสั่ง แกไข 6. คลิกคําสั่ง วาง โปรแกรมจะนําเอาขอความที่เก็บไวที่คลิปบอรดมาปรากฏในตําแหนงที่ตองการ

การยกเลิกคํ าสั่งสามารถทํ าได 2 วิธี ไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. คลิกสัญรูป ( เลิกทํา ) จะปรากฏรายการคําสั่งที่ทําไปแลว 2. คลิกคําสั่งที่ตองการยกเลิกการทํางานถาตองการยกเลิกคําสั่งหลายคําสั่งที่อยูติดตอกันตองลาก ตัวชี้ใหครอบคลุมคําสั่งยกเลิกทั้งหมด วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง 1. คลิกคําสั่ง แกไข 2. คลิกคําสั่ง เลิกทํ า Edit cut

การสั่งคํ าสั่งที่ยกเลิกสามารถทํ าได 2 วิธี ไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. คลิกสัญรูป ( ทําซํ้า ) จะปรากฏรายการคําสั่งที่สั่งยกเลิกการทํางานดวยคําสั่ง เลิกทํ า 2. ใหคลิกคําสั่งที่ตองการสั่งใหทํางานใหมถาตองการสั่งใหทํางานหลายคําสั่งที่อยูติดตอกันใหลาก ตัวชี้ใหครอบคลุมคําสั่งที่ตองการใหมีการทํางานใหมทั้งหมด วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง 1. คลิกคําสั่ง แกไข 2. คลิกคําสั่ง ทํ าซํ้ า Edit cut

การขอดูเอกสารกอนพิมพทําได 2 วิธีไดแก วิธีที่ 1 ใชสัญรูป 1. คลิกสัญรูป ( ตัวอยางกอนพิมพ ) จะปรากฏกรอบโตตอบ คําสั่ง ตัวอยางกอนพิมพ ซึ่งประกอบดวยเมนูของสัญรูปการทํางาน และตัวอยางรูปแบบของเอกสารกอนพิมพออก มาใหดูทางจอภาพ 2. ถาตองการพิมพเอกสารออกทางเครื่องพิมพใหคลิกปุม พิมพถาไมตองการพิมพและตองการ ออกจาเมนูของคําสั่งตัวอยางกอนพิมพใหคลิกปุม ปด วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง 1. คลิกคําสั่ง แฟม 2. คลิกคําสั่ง ตัวอยางกอนพิมพ 3. จะปรากฏกรอบโตตอบคําสั่ง ตัวอยางกอนพิมพ ซึ่งประกอบดวยเมนูของสัญรูปการทํางานและ ตัวอยางรูปแบบของเอกสารกอนพิมพออกมาใหดูทางจอภาพ 4. ถาตองการพิมพเอกสารออกทางเครื่องพิมพใหคลิกปุม พิมพ 5. ถาไมตองการพิมพและตองการออกจาเมนูของคําสั่งตัวอยางกอนพิมพใหคลิกปุม ปด

การสั่งพิมพเอกสารออกทางเครื่องพิมพทําได 2 วิธี วิธีที่ 1 ใชสัญรูป คลิกสัญรูป ( พิมพ ) รอสักครูโปรแกรมจะพิมพเอกสารทั้งหมดออกทางเครื่องพิมพ วิธีที่ 2 ใชคํ าสั่ง 1. คลิกคําสั่ง แฟม 2. คลิกคําสั่ง พิมพ 3. จะปรากฎกรอบโตตอบของคําสั่งพิมพ 4. ระบุจํานวนชุดของเอกสารที่ตองการ 5. ระบุหนาของเอกสารที่ตองการ ทั้งหมด หมายถึงทุกหนา หนาปจจุบัน หมายถึงหนาที่มีเคอรเซอรกํากับอยู หนา หมายถึงบางหนาตามที่ระบุไวขางหลัง เชน 3 - 5 ถาตองการอกสารหนา 3 ถึงหนา 5 4 , 8 , 9 ถาตองการเอกสารหนา 4 หนา 8 และหนา 9 3 - 5 ถาตองการอกสารหนา 3 ถึงหนา 5 6. คลิกปุม ตกลง

การรวมแฟมเอกสารทํ าไดตามขั้นตอนดังนี้

1. เปดแฟมเอกสารแรกที่ตองการนํามารวมดวย ( การเปดแฟมศึกษาจากหัวขอขางตน ) 2. ทําการเรียกแฟมเอกสารอื่นที่ตองการนํามารวมดวยการคลิกคําสั่ง แทรก

การปดแฟมเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง แฟม 2. คลิกคําสั่ง ปด 3. ถาแฟมดังกลาวยังไมเคยบันทึกมากอน หรือเคยบันทึกมาแลวแตมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีการ ตกแตงขอความในเอกสาร จะมีขอความถามวาตองการเปลี่ยนแปลงลงในแฟมหรือไม ถา ตองการบันทึกขอมูลลงสูแฟมเอกสารใหคลิกปุม ใช และคลิกปุม ไม ถาไมตองการบันทึก