บทท 3 เทคน คการจ ดท าเอกสาร ของระบบสารสนเทศ

(1)

1

บทที่ 3 เทคนิคการจัดทําเอกสาร

ของระบบสารสนเทศ

คณะวิทยาการจัดการ

อ

.

รุ่งลักษมี รอดขํา

มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

(2)

บทที่ 3 เทคนิคการจัดทําเอกสารของระบบสารสนเทศ

วัตถุประสงค์

1. บอกความหมายของเอกสารระบบสารสนเทศได้

2. บอกประเภทเอกสารระบบสารสนเทศได้

3. บอกสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนเอกสารของ

ระบบสารสนเทศได้

4. บอกวิธีการเขียนเอกสารของระบบสารสนเทศ

(3)

3 บทที่ 3 เทคนิคการจัดทําเอกสารของระบบสารสนเทศ

ความสําคัญของเอกสารระบบสารสนเทศ

- แสดงให้เห็นถึงเส้นทางการไหล (Flow) ของข้อมูล หรือ ข้อมูล ประเภทเอกสารที่ใช้ และกระบวนการปฏิบัติ - ผู้ใช้ในองค์กรปฏิบัติตามเอกสารขององค์กร ทําให้เกิด มาตรฐานเดียวกัน - เป็นเอกสารประกอบการอบรมพนักงาน - เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์และผู้พัฒนาระบบใช้ตรวจสอบระบบ - เป็นเอกสารที่ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีใช้เป็นเครื่องมือ ประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน

(4)

ประเภทของเอกสารระบบสารสนเทศ

- แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram :DFD) - ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

- ผังระบบ (System Flowcharts)

- ผังโปรแกรม (Program Flowcharts) - แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

(5)

5

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

-DFD เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) ใช้สําหรับการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน เพื่อพัฒนา ระบบสารสนเทศใหม่ - DFD แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่าง กระบวนการปฏิบัติงาน (process) แหล่งเก็บข้อมูล (data store) จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล บทที่ 3 เทคนิคการจัดทําเอกสารของระบบสารสนเทศ

(6)

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

สัญลักษณ์ที่ใช้ใน DFD

จุดเริ่มต้นหรือแหล่งที่ทําให้เกิดข้อมูลและจุดสิ้นสุดหรือ แหล่งปลายทางของข้อมูล อาจเป็นหน่วยงานภายนอกก็ได้

(7)

7

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

สัญลักษณ์ที่ใช้ใน DFD

แหล่งเก็บข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์ของกระบวนการ ปฏิบัติงาน

(8)

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

วิธีการเขียน DFD 1. ต้องทําความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. เขียน DFD ฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 3. นําข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการ ไม่ต้องใส่หมายเลข 4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data Flow ทับหรือตัดกัน

(9)

9

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)

วิธีการเขียน DFD 6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา 5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก 7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3 8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0 Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 level 2 เช่น 1.11 1.12

(10)

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

-Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและ นักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานในปัจจุบัน เพื่อหาข้อ บกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทํารายงาน - Document Flowcharts แสดงเส้นทางของเอกสารทั้งเอกสาร ขั้นต้นและรายงานระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานของระบบ งานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล

(11)

11

(12)

(13)

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

วิธีการเขียน Document Flowcharts 1. ต้องทําความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. ระบุหน่วยงานจุดเริ่มต้นและจุดจบของผังงานเอกสาร 3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 4. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

(14)

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

วิธีการเขียน Document Flowcharts 5. เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร 6. ระบุเลขที่สําเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1 7. ระบุชื่อเอกสารในสัญลักษณ์ของเอกสาร 8. ระบุชื่อกระบวนการปฏิบัตงานในสัญลักษณ์ของเอกสาร

(15)

ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

วิธีการเขียน Document Flowcharts 9. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในกระดาษหน้าเดียวกันและระหว่างหน้ากระดาษ 10. ใช้สัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

(16)

ผังงานระบบ (System Flowcharts)

-System Flowcharts เป็นเอกสารที่นักบัญชีนิยมใช้ เพราะ ได้แสดงความสัมพันธ์ของกระบวนการปฏิบัติงานทั้งหมด ในระบบ -System Flowcharts แสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับ กระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลเก็บไว้ที่ใด รวมทั้งลําดับขั้นตอน การปฏิบัติงานเป็นอย่างไร

(17)

17

(18)

(19)

19

(20)

(21)

21

(22)

ผังงานระบบ (System Folwcharts)

วิธีการเขียน Document Flowcharts 1. ผู้เขียนต้องทําความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม 3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

(23)

ผังงานระบบ (System Folwcharts)

วิธีการเขียน Document Flowcharts 5. กรณีมีการเชื่อมต่อหน้าระหว่างหน้ากระดาษให้ใช้สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ 6. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อหน้าเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดกันของเส้นทิศทาง 7. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ 8. เขียนคําอธิบายในสัญลักษณ์

(24)

ผังงานระบบ (System Folwcharts)

วิธีการเขียน Document Flowcharts 9. ใช้กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผล 11. แสดงแหล่งปลายทางที่เก็บของเอกสาร 12. เขียนสัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม 10. ระบุเลขที่สําเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1

(25)

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts)

-Program Flowcharts แสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการ ปฏิบัติงานในแต่ละลําดับขั้นของชุดคําสั่งงาน เพื่อใช้ในการ ปฏิบัติงานของระบบผู้เขียนชุดคําสั่งงาน -นักบัญชีใช้เปรียบเทียบกับชุดคําสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติ งาน เพื่อประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายในของงานจริง

(26)

(27)

27 บทที่ 3 เทคนิคการจัดทําเอกสารของระบบสารสนเทศ 1. ผู้เขียนต้องทําความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน 2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม 3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง 4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts)

วิธีการเขียน Program Flowcharts

(28)

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts)

วิธีการเขียน Program Flowcharts

5. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

(29)

แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

-Structure Charts เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของ การปฏิบัติงานตามลําดับชั้นของโมดูล(Module) โดยระดับบน สุดอธิบายภาพรวมโครงสร้าง ระดับที่สองจะขยายภาพ กระบวนการปฏิบัติของระดับบนสุด ระดับที่สามจะขยายภาพ ของโมดูลระดับสอง

(30)

แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

-Structure Charts ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาชุดคําสั่ง งานในระบบงานแทนการใช้ผังงานโปรแกรม -Structure Charts เขียนไปในทิศทางจากบนลงล่างและ จากซ้ายไปขวา

(31)

31

(32)