ค ม อการใช งานระบบงานสารบรรณ E-Office ส าน กงานสาธารณส ขจ งหว ดพ ษณ โลก

(1)

คูมือการใชงานระบบงานสารบรรณ E-Office

(2)

เริ่มการใชงานสามารถเขาหนาหลักของระบบงานสารบรรณโดยเขาที่

www.plkhealth.go.th/archivesn

หรือเขาทางลิงคในหนาหลักเว็บไซทของสํานักงานสาธารณสุขจังหวัดพิษณุโลกโดยจะปรากฏหนาหลักดังภาพ ในหนาหลักนี้จะประกอบดวยสวนหลักๆคือ 1. ล็อกอิน ใชสําหรับเขารับหรือสงหนังสือโดยใสชื่อผูใชและรหัสผานที่ไดรับจากผูดูแลระบบ จากนั้นคลิกที่ Login เพื่อเขาระบบหากตองการเปลี่ยนชื่อผูใชหรือรหัสผานใหคลิกที่เปลี่ยนรหัส 2. เอกสารรอลงรับ ใชสําหรับคนหาหนังสือที่ยังไมไดลงรับโดยสามารถคนหาไดจากชื่อหนวยงานชื่อหนังสือ วันที่ฯลฯ 3. คนหาเอกสารทั้งหมด ใชเพื่อใหบุคคลทั่วไปคนหาเอกสารที่ทําการสงโดยระบบ E-office ซึ่งจําแนกเปน หนังสือทั่วไปและหนังสือเวียน 1 2 3

(3)

เมื่อทําการ Login จะปรากฏหนาจอตอนรับดังภาพ

ในหนาจอนี้จะแสดงขอมูลวาผูที่login เขามานั้นเปนใครสังกัดหนวยงานไหนและมีสิทธิทําอะไร ไดบาง และแสดงเมนูตางๆที่สามารถทําได

(4)

ขั้นตอนการลงรับหนังสือ

การรับหนังสือ จะมีการรับ2 แบบคือหนังสือเขาและลงรับเอกสาร หนังสือเขา เปนการลงรับหนังสือหนังสือจากหนวยงานที่สงมาทางระบบE-office โดยมี ขั้นตอนการรับดังภาพ เมื่อคลิกที่เมนูหนังสือเขาจะแสดงรายการหนังสือที่เขามายังหนวยงานดังภาพดานบน การดูรายละเอียดหนังสือใหคลิกที่ เลขที่หนังสือจะปรากฏรายละเอียดดังภาพ

(5)

การดูเอกสารที่แนบมาสามารถคลิกไดที่ภาพ โดยจะแสดงรายละเอียดดังภาพ

ในหนาตางแสดงเอกสาร สวนแรกจะแสดงเอกสาร สวนที่สองภาพ เมื่อคลิกที่ภาพจะเปดเออกสาร แบบเต็มหนาจอหากตองการดาวนโหลดใหคลิกเมาสขางขวาที่ภาพ ใหเลือก Save Target As.. การลงรับใหคลิกที่ปุมคําสั่งสีเขียวในสวนของเอกสารหนังสือเขา

จะปรากฏเมนูดังภาพ โดยมีรายการใหเลือกคือ - ลงรับ เพื่อลงรับหนังสือ

- ตีกลับสงหนังสือกลับ

(6)

การลงรับ เมื่อคลิกที่ลงรับจะปรากฏดังภาพ จะแสดงรายละเอียดเอกสาร • เลขทะเบียน เลขทะเบียนรับออกอัตโนมัติ • วันที่ปฏิบัติและเวลาโปรแกรมจะใสวันและเวลาปจจุบัน • เลขที่หนังสือ เลขที่หนังสือที่จะรับ • จากหนวยงาน หนวยงานที่สงหนังสือ • ผูลงรับโปรแกรมจะใสชื่อและหนวยงานใหตามชื่อผูใช หากตองการลงรับใหคลิกลงรับ เมื่อลงรับแลวจะปรากฏราการเอกสารในสวนของเอกสารหนังสือรับ เมื่อคลิกที่ปุมคําสั่งสีเขียวจะปรากฏเมนู โดยมีรายการคือ - สงคืนเปนการสงคืนหนังสือ เมื่อคลิก จะมีขอความยืนยันถาตกลงรายการเอกสารนั้น จะหายไปจากทะเบียนรับ

(7)

- ตรวจรับสงเมื่อคลิกจะปรากฏหนาจอดังภาพ จะแสดงรายละเอียดหนวยงานที่สงวันเวลาที่สงหนวยงานที่รับเอกสารแลวและวันเวลาที่นําเขาเอกสาร การตีกลับเมื่อคลิกที่ตีกลับจะปรากฏดังภาพ จะแสดงรายละเอียดเอกสาร • วันที่ตีกลับ โปรแกรมจะใสวันที่และเวลาปจจุบันใหอัตโนมัติ • เลขที่หนังสือ เลขที่หนังสือที่จะตีกลับ • เรื่องที่จะตีกลับ • จากหนวยงาน หนวยผูสงหนังสือ • ผูตีกลับโปรแกรมจะใสชื่อและหนวยงานใหตามชื่อผูใช หากตองการลงรับใหคลิกตีกลับ

(8)

การตรวจรับสงหนังสือเขา เมื่อคลิกที่ตรวจรับสงจะปรากฏดังภาพ

จะแสดงรายละเอียดหนวยงานที่สงวันเวลาที่สงหนวยงานที่รับซึ่งจะยังไมมีวันเวลาที่นําเขาเอกสาร

ลงรับเอกสาร เมื่อคลิกที่ลงรับเอกสารจะปรากฏหนาจอดังภาพ ซึ่งจะแสดงเอกสารที่เคยลง รับแลวโดยสามารถคนหาไดจากปุมคนหา

(9)

การลงรับเอกสารใหคลิกที่สรางทะเบียนใหม จากนั้นจะปรากฏหนาจอดังภาพ ใหทําการใสรายละเอียดดังนี้ • วันที่นําเขา วันที่และเวลาที่ลงรับเอกสาร • เลขที่หนังสือ เลขที่หนังสือที่จะทําการลงรับ • เรื่อง เรื่องที่จะลงรับ • จากหนวยงาน เปนหนวยงานผูสงหนังสือ เลือกหนวยงานที่สงโดยคลิกที่หนวยงาน จะปรากฏหนาตางดังภาพ จะมีรายชื่อกลุมหนวยงานหลักแสดงอยูใหคลิกเลือกรายชื่อกลุมหนวยงานหลักใน Dropdown List จากนั้นจะ แสดงรายชื่อหนวยงานใหเลือกดังภาพ 1 1 2

(10)

จากภาพเลือกหนวยงานหลักเปนสํานักงานสาธารณสุขอําเภอจะมีรายชื่อสํานักงานสาธารณสุข อําเภอตางๆใหเลือกจากนั้นใหทําการคลิกเลือกหนวยงานและคลิก ตกลงจากนั้นจะกลับมาหนาจอลงรับเอกสาร • ถึงหนวยงาน โปรแกรมจะใสชื่อหนวยงานใหตามชื่อผูใช • ชั้นความเร็วและความลับ ใหเลือกชั้นความเร็วชั้นความลับ • เอกสารแนบ ใหเลือกไฟลเอกสาร pdf และมีขนาดไมเกิน 30 MB • หมายเหตุ รายละเอียดเพิ่มเติม จากนั้นคลิก บันทึกเพื่อลงรับเอกสาร หรือยกเลิก หากตองการยกเลิก 2

(11)

ขั้นตอนการสงหนังสือ

การสงหนังสือ เมื่อคลิกที่เมนู สงหนังสือจะปรากฏหนาจอดังภาพซึ่งจะแสดงรายการหนังสือที่สง ทั้งหมดซึ่งในการเขามาครั้งแรกจะตั้งคาประเภทเอกสารเปนหนังสือเวียน สามารถคนหาเอกสารไดโดยเลือกประเภทหนังสือและเลือกเงื่อนไขรายละเอียดของหนังสือเชนเลขที่หนังสือ ลงวันที่ เรื่องจากนั้นคลิกที่ปุมคนหา ก็จะแสดงรายการเอกสารที่คนพบ หากตองการสงหนังสือใหทําดังนี้ • เลือกประเภทเอกสารที่ตองการสงในหัวขอสรางทะเบียนใหม เชนหนังสือเวียนหนังสือ ทั่วไป จากนั้นคลิกสรางทะเบียนจะปรากฏหนาจอดังภาพ

(12)

• เลขที่หนังสือ โปรแกรมจะใสคาเบื้องตนใหอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนแปลงได • เรื่อง เรื่องของหนังสือที่จะทําการสง • ชั้นความเร็วและความลับ ใหกําหนดหากมีโดยคาเบื้องตนคือปกติ • ไฟลเอกสารเปนไฟลเอกสารชนิด pdf ซึ่งจะตองมีขนาดไมเกิน 30 MB • หมายเหตุ รายละเอียดเพิ่มเติมถามี • ถึงหนวยงาน ใหทําการคลิกเลือกหนวยงานในตารางโดยสามารถคลิกเลือกทั้งหมดที่ปุม เลือกหนวยงานทั้งหมด หรือคลิกเลือกที่ชื่อกลุมหนวยงานซึ่งจะมีกลุมหนวยงานคือ

(13)

โรงพยาบาลชุมชน โรงพยาบาลศูนย สํานักงานสาธารณสุขอําเภอศูนยวิชาการตางๆ หนวยงานสังกัดอื่นๆ สสจ.พิษณุโลก และสถานีอนามัยแตละอําเภอ การยกเลิกสามารถคลิก ยกเลิกทั้งหมดที่ปุมยกเลิกทั้งหมดหรือยกเลิกเฉพาะกลุมหนวยงานที่ชื่อกลุมหนวยงานหรือ ยกเลิกเฉพาะหนวยงานที่ชื่อหนวยงาน • คลิกสงหนังสือหากตองการสงหนังสือหรือยกเลิกหากไมตองการสง ออกรายงาน เมื่อคลิกจะปรากฏหนาจอรายงานดังภาพ