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El procedimiento administrativo sancionador es eminentemente documental, se basa en medios físicos que sustenten las acciones que se realicen con los hechos que se argumentan, estando facultado el tribunal para pedir información a las enti- dades y organismos públicos o privados que crea conveniente. Tiene como funda- mento la atribución de responsabilidades e imposición de sanciones en los casos en los que la conducta infractora quede demostrada objetivamente, sin que proce- da valorar pruebas subjetivas, como la testimonial y/o confesional, que han perdido credibilidad y resultan innecesarias ante la objetividad de los cargos. El tribunal re- suelve en función de la evaluación integral de los medios probatorios documentales existentes y actuados en el expediente administrativo.

Los postores y contratistas son responsables de la exactitud y veracidad de to- dos los documentos que presenten y contengan información sobre los requisitos para la admisión de sus propuestas y factores de evaluación que deben ser en idio- ma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción efectuada por traductor público juramentado, salvo el caso de la información técnica complementaria conte- nida en folletos, instructivos, catálogos o similares que pueden ser presentados en el idioma original. La omisión de la presentación de los documentos o su traducción en los procesos de selección no son subsanables.

Cuando se exija en la presentación de documentos que deben ser emitidos por autoridad pública en el extranjero, el postor puede presentar copia simple de estos sin perjuicio de su anterior presentación, la cual necesariamente debe ser con an- terioridad a la fi rma del contrato. Dichos documentos deberán estar debidamente

legalizados por el consulado respectivo y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en caso de ser favorecidos con la buena pro (artículo 62 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).

Documento es todo instrumento o escritura que sirve para demostrar un hecho histórico; es la manifestación del pensamiento humano mediante signos capaces de establecer relaciones jurídicas y destinados a fi jar de modo permanente su re- presentación verbal o fi gurativa; puede ser conocido a través de la distancia o del tiempo, siendo la representación objetiva de algún conocimiento o suceso produci- do. Es la declaración instrumentalizada destinada a probar un hecho jurídicamente relevante en cualquier forma gráfi ca, fotográfi ca, registro de sonido, medios elec- trónicos o audiovisuales, disquetes, películas, fotocopia o cualquier otra forma que pueda inventarse o descubrirse, con expresión de voluntad; es decir, deben ser ob- tenidos y presentados legalmente, respetando derechos fundamentales como la in- timidad, la inviolabilidad de domicilio y otros.

El contenido de un documento puede ser tan variado como lo es el pensamien- to humano, lo importante es que exista una intención sobre un quehacer humano expresado mediante signos convencionales como es el lenguaje u otros medios de expresión. El documento es prueba privilegiada y puede presentarse en cualquier momento del procedimiento hasta antes de que este sea resuelto, pero es necesa- rio que tenga fi nalidad probatoria sufi ciente para aportar indicios o evidencias para la investigación; además, debe ser auténtico en cuanto a quien lo suscribe y que el contenido no haya sufrido alteración alguna.

Los documentos son de dos clases: públicos y privados, según sea la proce- dencia de la persona que lo expida. En el primer caso, lo expide un funcionario público en ejercicio de sus funciones y con las formalidades que señala la ley, por lo que producen fe plena sobre su contenido; en el segundo caso lo realiza un particu- lar sin observar requisitos normativos, por lo que para que tengan valor probatorio es necesario que sean reconocidos; incluso, en muchos casos se tiene que recurrir a pericias grafotécnicas o cotejo de fi rmas.

La fe documental es el crédito que tiene el documento en el tráfi co jurídico como garantía de verdad y función probatoria. La prueba documental es el medio de evidencia que crea en el tribunal la convicción necesaria para admitir como cier- tos o rechazar como falsos los documentos presentados y las proposiciones formu- ladas en su contenido. Los documentos pueden ser públicos o privados según los requisitos y condiciones que deben tener, para que estos puedan ser reconocidos o convalidados.

La valoración de la prueba documental es objetiva y en muchos casos deben ser corroboradas, pidiéndose información adicional al ente emisor para tener la cer- teza de su validez y exactitud; si bien existe principio de la presunción de veracidad este puede ser quebrantando y contradicho cuando se presentan evidencias que de- muestren lo contrario (presunción iuris tantum). Uno de los efectos más importantes

de los documentos es el valor probatorio porque en ellos se encuentran perenniza- dos la información requerida y tienen durabilidad a través de la distancia y el tiempo. Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación, como ya se dijo, se presentarán en idioma castellano o acompañados de traducción. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos. La omisión de la presentación del documento o su traducción no es subsanable.

Cuando se exija la presentación de documentos que sean emitidos por autori- dad pública en el extranjero, el postor podrá presentar copia simple de los mismos sin perjuicio de su ulterior presentación, la cual necesariamente deberá ser previa a la fi rma del contrato. Dichos documentos deberán estar debidamente legalizados por el consulado respectivo y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en caso sea favorecido con la buena pro.

Uno de los documentos más importantes de las contrataciones públicas es la constancia de conformidad de cumplimiento de la prestación, ya sea del servicio prestado o la obra ejecutada, otorgado por el órgano de administración o el funcio- nario designado para tal fi n, en la que se debe precisar la identifi cación del objeto del contrato, el monto correspondiente, las penalidades en que hubiera incurrido el contratista y otras circunstancias en la que se realizó.

En caso de que se detecte irregularidades en los documentos, declaraciones o informaciones o pericias que presenten los administrados se debe disponer la veri- fi cación del fraude o falsedad en coordinación con el órgano que detectó la irregu- laridad, y de comprobarse esta se procederá a formular el informe correspondiente y expedir la resolución respectiva, anulándose el acto administrativo en que se sus- tentó, afectándose a la fe documental, además de comunicarse al Ministerio Público para que ejercite la acción penal que corresponde.

Las autoridades administrativas, en nuestro caso el Tribunal del OSCE, cuan- do se encuentra a cargo de la tramitación de un proceso sancionador pueden y de- ben solicitar o recabar de las entidades competentes los documentos preexistentes o antecedentes que estime conveniente para la solución del caso, sin suspender el trámite del expediente. Estos documentos deben ser remitidos directamente por quien es requerido dentro del plazo máximo de tres días si se solicita dentro de la misma entidad y de cinco si no lo fueran. Si la autoridad requerida considera nece- sario un plazo mayor lo manifestará inmediatamente con indicación del plazo que estime necesario, el cual no puede exceder de diez días (artículo 168 de La Ley N° 27444).