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Cada empresa debe contar con registros y procedimientos de cobro especialmente diseñado para satisfacer sus necesidades. El sistema establecido debe ajustarse a los objetivos y políticas de la empresa, al volumen de operaciones, al tipo de clientela, al medio donde opera, al criterio de los propietarios y a un gran número de variables que inciden en el buen o mal funcionamiento del sistema. Por ello el ejecutivo debe diseñar un sistema propio, pero puede seguir lineamientos generales, como los que se presentan a continuación:

Existen dos procedimientos generales de cobranza: a) la cobranza por excepción, y b) la cobranza general.

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La cobranza por excepción se establece en aquellas empresas en las que el objetivo secundario es tolerante, o sea, conservar al cliente. En este caso se supone que el 70% de la clientela pagará voluntariamente y con oportunidad, por lo cual el sistema de cobranza se establece solo para el 30% restante.

La cobranza general debe implantarse en las empresas que tiene como objetivo secundario cobrar el dinero al 100% de los clientes, sean buenos o malos pagadores.

El sistema implantado puede ser manual o computarizado, lo cual depende del volumen de operaciones de cobranza que tenga la empresa.

Si el sistema es manual el control se lleva mediante tarjetas de clientes, de vencimiento y de seguimientos; si el computarizado, la información de los créditos, de los pagos y los pasos de prosecución se conservan en las memorias de la computadora.

A continuación se comentan los medios de prosecución de ambos sistemas:

 Correspondencia. El costo es elevado por requerir personal especializado, papelería, gastos de correo, teléfono y telégrafo. La rutina del sistema generalmente ocasiona morosidad en el cobro. No se puede tener control del tiempo de entrega de la correspondencia.

 Cobradores. Es el más recomendable de los medios, pero se requiere personal idóneo. El puesto de cobrador es un puesto desacreditado, por considerarse para fracasados y porque toda persona es honrada hasta que quiere serlo.

Conviene seleccionar entre empleados que dispongan de medio día para efectuar la cobranza. Darles comisión que les permita vivir y satisfacer sus necesidades, ya que no tienen vigilancia directa. Deben celebrarse juntas mensuales de cobradores para intercambiar ideas, sugerencias y

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soluciones a problemas. Implantar un sistema de supervisión diaria. Además, beben hacerse rotaciones de cobradores en forma periódica, para evitar entendimientos con los clientes. Asimismo, no deben darse premios en efectivo.

 Cobranza bancaria. Este medio funciona solo con los clientes de reconocida solvencia; de otro modo no es efectiva, por carecer de ejecución y por originar gastos considerables debidos al falso cobro y a pérdida de tiempo en la devolución de los documentos.

 Vendedores. Por principio, los vendedores no deben cobrar porque pueden descuidar la venta o la cobranza y porque pueden conceder descuentos arbitrarios para levantar pedidos; sin embargo, es el único medio que puede emplearse en lugares apartados.

1.2.5.6.1. Cobranza por excepción

Este sistema consiste en cobrar solo a los clientes morosos que representan aproximadamente el 30% de total de los clientes. Se supone que el 70% debe pasar a la empresa a pagar sus adeudos, sin que sean necesarios cobrarle. Solamente se le envía sus estados de cuenta como recordatorio de la fecha de vencimiento.

La base para determinar la morosidad de los clientes es el conjunto de las tarjetas de vencimientos que se llevan en el orden cronológico.

1.2.5.6.2. Cobranza general.

La cobranza general puede hacerse por:

 Correspondencia

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 Bancos

 Vendedores

Si el objetivo del departamento es cobrar el dinero y la política de la dirección es rígida, debe establecerse un sistema de cobranza general para el 1000% de los clientes, sin tener en cuenta si son buenos o malos pagadores. (Montaño, 2012, págs. 60,63 y 67)

El verdadero trabajo de la cobranza empieza al vencer una cuenta.diversos sistemas pueden utilizarse para enfocar la atencion del personal de cobranza en las cuentas vencidas. Seleccionar el sistema adecuado para determinado tipo de operación estara en relacion directa con el sistema de contabilidad basico utilizando para facturar a los clientes y registrar las cuentas por cobrar. Para obtener una amplia informacion sobre los sistemas en uso, es aconsejable solicitarla a las diversas empresas que venden este tipo de sistemas y equipos, con lo cual se podra seleccionar el mas economico y eficiente para un trabajo en particular.

El costo del personal es un factor de capital importancia por lo tanto, cualquier sistema de facturacion, y de seguimiento de cobranza demasiado complicado, podría retrasar el crecimiento de una organización comercial. El procedimiento de cobro es una de las muchas actividades de una empresa que en su conjunto determina su eficiencia. (Villaceñor, 2012, pág. 222)

El proceso de cobro debe ser de forma eficiente y eficaz ya que la recaudacion de un credito a tiempo beneficia a toda empresa dando como resultado solvencia oportuan y asi porde continuar realizando sus operación de pago a provedores y gastos de la misma asi como mantener liquidez, la cual sirva para reinvertir.

1.2.5.6.3. El estado de Cuenta.

El uso de un simple estado de cuenta en que aparezcan las facturas pendientes y próximas a vencerse, representan el esfuerzo de cobro más generalizado. Prácticamente todos los establecimientos de ventas al menudeo, profesionistas, instituciones

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financieras, e incluso muchos industriales y distribuidores, se apoyan en el estado de cuenta como un medio para solicitar a los clientes la liquidación de sus saldos vencidos. Por lo general dichos estados se envían sin mensaje, acompañados de una sencilla y cortes solicitud de pago, algunas veces impresa o marcadas con un sello en el estado de cuenta.

Este estado debe contener la información básica suficiente que permita al cliente verificarla sin demora contra sus propios registros antes de enviar su remesa. El envío de estados de cuenta colabora en forma eficaz a recuperar un volumen importante de cuentas, con la consecuente disminución del número de casos que necesita un esfuerzo de cobranza adicional. (Villaceñor, 2012, págs. 222,223)

Los estados de cuentas son de gran importancia para toda empresa que tenga relación o que sus ventas sean entregadas a crédito, estos sirven de ayuda para el Área de Créditos como para el cliente, ya que uno de los beneficios principales es recordar los días que lleva el crédito y como recordatorio de pago antes de que llegue su vencimiento.