1.11 The published work out of this research
8.4.7 Cloud Computing
La validación de la propuesta de la presente investigación se realiza de 3 maneras como se expresa a continuación:
La primera la realizan los lectores del presente trabajo de investigación, mismos que son designados por la autoridad de investigación de la Universidad Regional Autónoma de los Andes ´´UNIANDES``.
La segunda validación es a través de los miembros del tribunal de grado designado por la autoridad de investigación de la Universidad Regional Autónoma de los Andes ´´UNIANDES`` en la defensa del proyecto investigativo.
La tercera validación la da la empresa en la cual se realizó el trabajo de investigación, se anexa carta de validación de la propuesta por parta de la empresa Aero fumigación agrícola Esmeraldas S.A., en la que expresa que la propuesta será valorada, y analizada y en la medida de lo posible puesta en práctica.
102
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES. Conclusiones finales.
AFAGRES S.A. no cuenta con un manual de funciones, lo cual implica que los empleados no tengan una visión clara de las actividades y procesos a seguir en las operaciones de crédito y cobranzas, además de esto no cuentan con un manual de políticas formales para el otorgamiento y recuperación de las ventas a crédito, la empresa no cuenta con un manual de procedimientos, lo que genera que los empleados no realicen el correcto proceso de crédito y cobro que permitan llevar un control eficiente de las operaciones.
La empresa no cuenta con un área establecida para las operaciones de crédito y cobranzas, de modo que las tareas se encuentran centralizadas en una sola persona, no se da el proceso adecuado al otorgar como al recuperar el crédito, el seguimiento de cobranza a los clientes no se realiza de forma adecuada ya que no cuentan formatos establecidos de notificaciones para ello, tampoco un proceso para llevarlo a cabo.
La empresa cuenta con un alto índice de cartera vencida, existen varios clientes con saldos vencidos que se han convertido en un problema para la empresa ya que se han otorgado sin un análisis previo, además que el periodo promedio de cobro es de 55 días, lo que indica que no se está realizando una correcta gestión de cobros.
Recomendaciones finales.
Evaluar periódicamente el sistema de control interno, verificar que se cumplan los manuales tanto de funciones, políticas y procedimientos planteados, luego de un cierto periodo de tiempo, con el fin de velar por la correcta ejecución de las operaciones a fin de salvaguardar la eficacia, eficiencia y situación económica de la empresa, tales documentos son susceptibles de actualizaciones mismas que deberán ser debidamente aprobadas.
Para que el sistema de control interno marche con eficiencia se recomienda capacitar, entrenar y motivar al recurso humano, de manera que se la empresa cree
103
una cultura organizacional encauzada a evitar cualquier tipo de operaciones fraudulentas.
Aplicar el diseño de control interno según Coso I, para el área de crédito y cobranzas, como lo indica el presente trabajo investigativo. para el mejoramiento de sus procesos, y la obtención de información confiable y real y socializar los documentos planteados con todos los colaboradores de la empresa.BIBLIOGRAFÍA
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Mantilla Blanco, S. (2013). Auditoría del control interno. Bogotá: Ecoe.
Montaño García, A. (2010). Administración de la cobranza:programación y control. México: Trillas.
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Norma ecuatoriana de auditoría. (s.f.). Colegio de contadores bachilleresy publicos del Guayas. Obtenido de
Norma Internacional ISO 19011. (5 de 111 de 2011). Slideshare. Obtenido de http://www.umc.edu.ve/pdf/calidad/normasISO/Norma_ISO_19011- 2011_Espanol.pdf
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Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas entidades (NIIF PARA PYMES)
Reglamento de aplicación de la LORTI. Ley de Régimen Tributario Interno. Normas Internacionales de contabilidad. Ley orgánica de régimen tributario interno. Normas Internacionales de auditoría. Ley de cheques.
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3
ENTREVISTA REALIZADA AL GERENTE DE AFAGRES
S.A.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES ´´UNIANDES``
ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA AFAGRES S.A. La presente investigación es de carácter confidencial y tiene como objetivo recaudar información para el trabajo de investigación previo a la obtención del título de ´´Ing. en Contabilidad, Auditoria y Finanzas CPA. ``
Objetivo.- Identificar la problemática así como sus posibles soluciones.
Pregunta 1. ¿Cree usted que se lleva un control adecuado de los recursos financieros de la empresa?
--- Pregunta 2. ¿Cómo considera usted la gestión de crédito y cobranzas en la compañía?
--- Pregunta 3. ¿Puede disponer usted de la información financiera de la empresa en el momento que lo requiera?
--- Pregunta 4. ¿Cuenta la empresa con un sistema de control interno?
--- Pregunta 5. ¿Los sueldos de los empleados son cancelados a tiempo o se han tenido inconvenientes en el pago?
--- Pregunta 6. ¿La empresa cuenta con un departamento de crédito y cobranzas? Si o no y ¿Por qué?
Pregunta 7. ¿La empresa cuenta con un organigrama actualizado del departamento?
--- Pregunta 8. ¿Cuentan sus colaboradores con un documento en el cual se detallen las actividades que deben realizar en cuanto al procedimiento de crédito y cobranzas? --- Pregunta 9. ¿La aprobación del crédito se encuentra a cargo de una persona en especial?
--- Pregunta 10. ¿Qué importancia tiene para Usted el control de los créditos sobre la cartera vencida?
--- Pregunta 11. ¿Cree usted que con un diseño de control interno mejoraría la gestión de crédito y cobranzas de la empresa?
ANEXO 4
ENCUESTA REALIZADA A LOS CLIENTES DE
AFAGRES S.A.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES ´´UNIANDES``
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS CLIENTES DE AFAGRES S.A.
La presente investigación es de carácter confidencial y tiene como objetivo recaudar información para el trabajo de investigación previo a la obtención del título de ´´Ing. en Contabilidad, Auditoria y Finanzas CPA. ``
Objetivo.- Identificar la problemática así como sus posibles soluciones. Preguntas de selección múltiple.
Nº PREGUNTA VARIABLES
Excelente Muy Bueno Bueno Malo
1 ¿Cómo considera la atención brindada en AFAGRES S.A?
6 mese-1 año 1 año – 2 años 2 años -5 años Más de 5 años
2 ¿Desde hace que tiempo mantiene crédito en Afagres?
Si No A veces
3
¿Ha tenido algún problema con el saldo que la empresa registra en su cuenta?
Si No A veces
4
¿Al momento que cancela su factura recibe algún comprobante que justifique su pago?
Preguntas cerradas clientes externos de la Empresa Afagres S.A.
Nº PREGUNTAS SI NO
5 ¿Se le ha requerido llenar algún formulario de solicitud de crédito?
6 ¿La empresa le ha hecho firmar un contrato al momento de comprar a crédito?
7 ¿Cree usted que se debería implementar políticas de crédito en la empresa?
8
¿Cree conveniente que la empresa debería recordarle con anticipación la fecha de vencimiento de sus facturas?
9 ¿Se le han suspendido las ventas a crédito por retraso en el pago de sus facturas?
ANEXO 5
ENCUESTA REALIZADA AL ASISTENTE CONTABLE
DE AFAGRES S.A.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES ´´UNIANDES``
ENCUESTA DIRIGIDA AL ASISTENTE CONTABLE
La presente investigación es de carácter confidencial y tiene como objetivo recaudar información para el trabajo de investigación previo a la obtención del título de ´´Ing. en Contabilidad, Auditoria y Finanzas CPA. ``
Objetivo.- Identificar la problemática así como sus posibles soluciones.
Nº PREGUNTAS SI NO
1 ¿Se lleva un control de las facturas que se han vencido? 2 ¿Se reciben cobros en efectivo de los clientes?
3 ¿Cuenta con un manual documentado de las políticas y
procedimientos de crédito y cobranza?
4 ¿La empresa cuenta con un "cobrador" quien entrega
físicamente las facturas al cliente y recolecta la cobranza?
5 ¿Tiene definido el tiempo máximo para que un cliente pague
sus facturas?
6 ¿Tiene definido multas, recargos e intereses en caso de retraso
en el pago?
7 ¿Se realiza una evaluación crediticia antes de venderle a
crédito a un cliente?.
8 ¿Se solicita al cliente referencias personales y comerciales y se
verifica la veracidad de la información?
9 ¿Se cuenta con un expediente y una solicitud de crédito llenada
y firmada por cada cliente que se le vende a crédito?
10 ¿Ha tenido algún inconveniente en el cobro puntual de su
sueldo
11
¿El cliente ha firmado un contrato para el otorgamiento del crédito y le ha entregado al cliente copia del contrato para el otorgamiento de crédito?
12 ¿Se le han suspendido las ventas al cliente que se encuentra
ANEXO 6
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN CONTROL INERNO
APLICADO AL GERENTE DE AFAGRES S.A
AERO FUMIGACIÓN AGRÍCOLA ESMERALDAS AFAGRES S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTREVISTADO: GERENTE
SI CUMPLE 3
PARCIALMENTE 2
NO CUMPLE 1
Nº PREGUNTAS Calif P% CP% Controles
claves Observación
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Se encuentran definidos y socializados por medio de un documento escrito, valores éticos y de conducta que deben practicarse por los empleados de la empresa? 1 2% 0% Código ética No se existe un documento escrito y formalizado. 2
¿Existe una estructura organizacional definida en la empresa? 3 2% 2% Organigrama 3 ¿Dentro de la estructura organizacional se encuentra definida el área de crédito y cobranzas? 1 2% 0% Organigrama No existe esta área dentro de la empresa. 4
¿Cuenta la empresa con un reglamento interno y lo ha socializado a los empleados?
2 1% 0,5% Reglamento interno Existe pero no se ha socializado. 5 ¿Se ha establecido un Manual de funciones para cada área de la empresa?
1 2% 0% Manual de funciones No cuenta con manual de funciones. 6
¿El manual de funciones se ha dado a conocer a los empleados? 1 2% 0% Manual de funciones No cuenta con manual de funciones. 7
¿El personal realiza sus funciones según su profesión?
3 2% 2% Competencias
8
¿Se ha establecido una persona responsable de control interno en el área de
1 2% 0% Responsable del control interno. No hay una persona encargada.
crédito y cobranzas en la empresa?
SUMAN 13 15% 4,5%
VALORACIÓN DE RIESGOS
9
¿La empresa tiene definidos y socializados sus objetivos empresariales?
1 2% 0 Objetivos empresariales
No se cumple.
10
¿Se encuentran identificados los riesgos potenciales de la empresa? 1 2% 0 Matriz de riesgos. No se cumple. 11 ¿Existen respaldos de la información en caso de ocurrir desastres? 1 1% 0 Respaldos No existen respaldos. 12
¿La información es oportuna y confiable para evaluar los riesgos? 2 2% 1% Información financiera La información no entregada oportunamente. 13
¿Se realizan informes periódicos del estado de la cartera? 2 2% 1% Reportes de cartera. Se cumple parcialmente. 14
¿Se cuenta con un historial de comportamiento crediticio de los clientes? 1 2% 0 Historial de crédito. No hay un historial de cada cliente. 15
¿Las ventas a crédito son autorizadas solo por el Gerente? 2 2% 1% Políticas de crédito. No en todos los casos. 16
¡Son capacitadas las personas encargadas del área de crédito y cobranzas? 1 2% 0 Capacitaciones. No reciben capacitaciones. SUMAN 11 15% 3% ACTIVIDADES DE CONTROL 17
¿Las actividades de control han sido establecidas considerando los riesgos de la empresa?
1 3% 0 Identificación
de riesgos. No se cumple
socializado los procedimientos del área de crédito y cobranzas?
procedimientos manual de procedimientos
19
¿Han sido requeridas algún tipo de garantías a los clientes como pagaré o letra de cambio por las ventas a crédito? 1 3% 0 Manual de políticas. Los clientes no han presentado garantías. 20
¿Se han establecido políticas y objetivos en el área de crédito y cobranzas? 2 2% 1% Manual de políticas. No existe un manual de políticas 21
¿Los encargados del área de crédito y cobranzas tienen claro el tiempo y monto máximo en una venta a crédito?
2 3% 1,5% Plazos.
Existen plazos verbales pero no
se cumplen.
22 ¿Se dispone de un sistema
contable? 3 2% 2%
Software contable
23
¿Los comprobantes que se realizan fuera del sistema contable, cuentan con un número pre impreso, fecha, concepto de la transacción y firma de responsabilidad? 2 3% 1,5% Comprobantes de pago o recibo de cobro. Se cumple parcialmente 24
¿Se registra completa y diariamente todas las transacciones contables y económicas? 2 3% 1,5% Software contable No se registran diariamente.
25 ¿Los clientes han suscrito una
solicitud de crédito? 1 3% 0 Solicitud de crédito. No existen solicitudes de crédito llenadas y firmadas por los clientes. SUMAN 15 25% 7,5% INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
26 ¿Existe algún procedimiento
para comunicar al cliente el 1 5% 0
Notificaciones de cobranza
No es el adecuado.
pronto vencimiento de sus pagos?
27
¿Se mantiene un procedimiento documentado que indique la los métodos de cobranza?
1 5% 0 Notificaciones
de cobranza No existe
28
¿Existen canales de comunicación para captar las necesidades de los clientes?
1 3% 0 Buzón de reclamos y sugerencias. No existe. 29
¿Se compara el presupuesto con los resultados obtenidos, detallando el grado de afectación de las cuentas por cobrar incumplidas en los estados financieros?
2 3% 1,5% Análisis
financiero Parcialmente.
30
¿Existe un adecuado flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa? 2 4% 2% Comunicación interna. No es el adecuado. 31
¿La información solicitada al área de crédito y cobranzas es recibida oportunamente para la toma de decisiones crediticias? 2 5% 2,5% Comunicación interna. No es oportuna. SUMAN 9 25% 6% SUPERVISIÓN Y MONITOREO 32
¿Se efectúan auditorías
externas? 1 2% 0 Auditorías No se realizan.
33
¿Se realizan frecuentemente evaluaciones de control interno en la empresa? 1 2% 0 Evaluaciones de control interno. No se realizan. 34
¿Se realizan evaluaciones periódicas a los procedimientos de crédito y 1 2% 0 Evaluación de procesos. No se realizan evaluaciones.
cobranzas?
35
¿Están establecidos mecanismos para identificar deficiencias del control interno?
1 2% 0 Evaluaciones. No se han establecido mecanismos. 36 ¿Se aplican indicadores
financieros? 1 2% 0
Indicadores
financieros. No se utilizan.
37
¿Son atendidos con prontitud los reclamos de los clientes en cuanto al servicio recibido? 2 2% 1% Canales de comunicación. Parcialmente. 38 ¿Existe confiabilidad en la información financiera? 2 2% 1% No existe confiabilidad. 39 ¿Revisa frecuentemente el
índice de cartera vencida? 2 2% 1%
Índices de
cartera. Parcialmente
40
¿Se toma las decisiones para el otorgamiento de ventas a crédito a los clientes, basado en la información histórica relacionada con los índices de morosidad? 2 2% 1% Historial crediticio. No se basan en el historial crediticio. 41
¿Los saldos de cuentas por cobrar que se encuentran en el sistema contable concuerdan con los saldos que tiene cada cliente?
2 2% 1% Confiabilidad de la información. No concuerdan en todos los casos. TOTAL 15 20 5% 63 100% 26% Elaborado por:
Cinthya García Bustamante.
Revisado por:
Mba. Leonardo Carrión.
ANEXO 7
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN CONTROL INERNO
APLICADO AL ASISTENTE CONTABLE DE AFAGRES S.A
AERO FUMIGACIÓN AGRÍCOLA ESMERALDAS AFAGRES S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO.
ENTREVISTADO: ASISTENTE CONTABLE
SI CUMPLE 2
PARCIALMENTE 1
NO CUMPLE 0
N PREGUNTAS Calif P% CP% Controles
claves Observación
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Se realiza la aplicación de valores éticos en el área de crédito y cobranzas?
2 2% 1% Código de ética
2
¿Cuenta la empresa con una estructura organización establecida?
3 2% 2% Organigrama
3
¿Dentro del organigrama de la empresa se encuentra estructurada el área de crédito y cobranza? 1 2% 0 Organigrama No se encuentra definida 4 ¿Las funciones y responsabilidades se encuentran plasmadas en un manual de funciones? 1 1% 0 Manual de funciones No existe un manual de funciones. 5
¿Dicho manual de funciones se encuentra socializado con todos los empleados?
1 2% 0 Manual de funciones No existe un manual de funciones. 6 ¿Existe un reglamento interno dentro de la empresa y se ha socializado a los empleados? 2 2% 1% Reglamento interno. Parcialmente ya que no ha sido socializado.
7 ¿La cobranza la realizan
solo personas autorizadas? 1 2% 0
Niveles de autorización.
No hay una sola persona encargada
8
¿La empresa cuenta con una persona encargada del área de control interno?
1 2% 0 Asignación de
autoridad. No se cumple.
VALORACIÓN DE RIESGOS
9
¿Cuentan con un sistema contable para la revisión de saldos de clientes? 3 2% 2% Software contable. 10 ¿Realizan evaluaciones periódicas de los vencimientos de cartera? 2 3% 1,5% Reportes de vencimiento. Parcialmente. 11
¿Se realizan transacciones con la debida autorización de Gerencia?
2 2% 1% Manual de procesos.
Parcialmente
12 ¿Cuenta con un historial
crediticio de los clientes? 1 2% 0
Historial crediticio.
No cuentan con un historial
13
¿La empresa tiene identificados sus riesgos potenciales?
1 2% 0 Riesgos No se los ha identificado
14
¿Es presentada de forma oportuna la información financiera con el fin de evaluar los riesgos?
1 2% 0 Reportes financieros No se presenta la información oportuna y eficazmente. 15
¿El otorgamiento de una venta a crédito es autorizado solamente por gerencia?
2 2% 1% Manual de procesos. No se cumple satisfactoriamente SUMAN 12 15% 5,5% ACTIVIDADES DE CONTROL
16 ¿Se realiza el cobro a los
clientes de forma oportuna? 2 2% 1%
Manual de
procesos Parcialmente 17 ¿El proceso de crédito y
cobranza es el adecuado? 1 3% 0 Manual procedimientos No es el óptimo 18 ¿Se ha establecido y socializado un manual de procedimientos para el área de crédito y cobranzas? 1 3% 0 Manual procedimientos No cuenta con un manual de procedimientos. 19
¿Los clientes han llenado
una solicitud de crédito? 1 2% 0 Solicitud de crédito
No se ha llenado una solicitud de
20
¿Se les ha solicitado algún tipo de garantía a los clientes por el crédito concedido? 1 3% 0 Pagaré o letra de cambio. Los clientes no han presentado garantías. 21 ¿Se da seguimiento constante a las cuentas declaradas como incobrables? 2 2% 1% Seguimiento de cobranzas. No se los realiza a cabalidad. 22
¿Se ha establecido un cupo máximo para el otorgamiento de crédito? 1 3% 0 Políticas de crédito No se ha establecido. 23
¿Realiza una revisión frecuente del índice de cartera vencida?
2 2% 1% Índices. Parcialmente
24
¿Cuenta la empresa con un manual de políticas de crédito y cobranzas? 1 3% 0 Manual de políticas No existe un manual de políticas. 25
¿Se realiza el registro diario de todas las transacciones en el sistema contable? 2 2% 1% Procesos. Parcialmente SUMAN 14 25% 4% INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 26 ¿Se ha establecido un proceso de comunicación con el cliente para darle a conocer el vencimiento de sus pagos? 2 4% 2% Canales de comunicación Se comunica a los clientes por medio de llamadas telefónicas. 27
¿Se comunica a los directivos de la empresa los índices de cartera vencida?
2 4% 2% Índices
financieros Parcialmente
28
¿Se preparan reportes periódicos sobre las cuentas por cobrar?
2 4% 2% Reportes de
cartera Parcialmente
29 ¿La información solicitada
por los directivos es 2 3% 1%
Información
entregada oportunamente?
30
¿Existe un canal de sugerencias y quejas por el servicio brindado? 1 3% 0 Buzón de reclamos y sugerencias. No existe 31
¿Existe una metodología planteada para realizar acuerdos de cobro con los clientes? 1 4% % Procesos de cobranza. No existe establecida una metodología. 32
¿Existe un flujo adecuado de información entre todas las áreas de la empresa?
2 3% 1,5% Canales de comunicación. No existe comunicación adecuada. SUMAN 13% 25% 8,5% SUPERVISIÓN Y MONITOREO 33
¿Se realizan en la empresa evaluaciones de control interno? 1 4% 0 Evaluación de control interno. No se realizan evaluaciones de control interno. 34
¿Existe supervisión de los procesos de crédito y cobranza? 2 3% 1,5% Control interno. No existe supervisión. 35
¿Se efectúan evaluaciones periódicas de los procesos de crédito y cobro? 2 3% 1,5% Control interno. No se efectúan evaluaciones. 36
¿Se toma la decisión de otorgamiento de crédito basados en un historial de comportamiento crediticio del cliente? 2 3% 1,5% Políticas y procesos de crédito. Parcialmente 37
¿Se realiza la aplicación de