Simulation Result and Discussion

3.2.3.1.1 Planificación.

Aero fumigación agrícola Esmeraldas S.A AFAGRES es una empresa que se dedica a la aero fumigación de plantaciones de la zona de Quinindé, y La Concordia.

La auditoría de control interno se planificó realizarla del 01 de marzo al 11 de abril de 2016, con la autorización del Gerente General Ing. Edwin Albán Cárdenas, para ello se realizaron visitas a AFAGRES S.A. para estar al tanto de su situación, estas visitas permitieron identificar los problemas por los que está atravesando la misma como la deficiente gestión de crédito y cobranzas y los altos índices de cartera vencida, ya que no cuentan con procesos ni políticas establecidos.

Memorándum de planificación de la, Evaluación de Control Interno en la Empresa Aero fumigación agrícola Esmeraldas AFAGRES S.A. en el periodo 2015.

a) Identificación de la empresa.

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Dirección: Km. 192 Vía Santo Domingo-Quinindé Recinto El Limón margen izquierdo.

Teléfono: 0939633500

b) Motivos del examen.

El examen del control interno en el área de crédito y cobranzas en la Empresa Aero Fumigación Agrícola Esmeraldas S.A. AFAGRES., se lo realiza en cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., de la Universidad Regional Autónoma de los Andes ´´UNIANDES``, tema que fue aprobado por la Dirección General de la misma.

Se emitió una solicitud para poder realizar este trabajo investigativo en el Empresa Aero Fumigación Agrícola Esmeraldas S.A. AFAGRES., misma que fue autorizada por el Gerente General por medio de una carta que se encuentra en el anexo 2.

c) Objetivos del examen

 Ejecutar las fases del proceso de auditoría del control interno en el área de crédito y cobranzas, determinando la eficiencia de sus operaciones.

 Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión de crédito y cobranzas, brindando una ayuda a través de las respectivas recomendaciones, que permitan tomar acciones correctivas en la empresa.

d) Alcance del examen

La evaluación del control interno en el área de crédito y cobranzas de la empresa Aero Fumigación Agrícola Esmeraldas S.A. AFAGRES., se realizará por el periodo comprendido del 01 de marzo al 11 de abril de 2016, y abarcará el sistema de control interno y su efectividad en los procesos y actividades de crédito y cobranzas.

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 Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)

 Normas Internacionales de Información Financiera (NIFF)

 Normas Internacionales de Auditoría (NIA)

 Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

 Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA)

 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC)

 Ley de Compañías

 Código de trabajo

 Ley de régimen tributario interno

f) Estructura orgánica

La empresa Aero fumigación agrícola Esmeraldas AFAGRES S.A. cuenta con la siguiente estructura orgánica al 31 de diciembre de 2015.

Gráfico 1: Estructura organizacional Aerofumigación agrícola Esmeraldas S.A. Afagres. Fuente: Aero Fumigación Agrícola Esmeraldas S.A. Afagres.

Elaborado por: Cinthya García Bustamante.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

PRESIDENTE

COMISARIO 1

GERENTE GENERAL

ÁREA DE OPERACIONES ÁREA ADMINISTRATIVA

FINANCIERA JEFE FITOSANITARIO JEFE DE PISTA JEFE DE MANTENIMIENTO JEFE DE OPERACIONES MECÁNICO COMISARIO 2 CONTADORA ASISTENTE CONTABLE ABASTECE- DOR 1 ABASTECED OR 2 TÉCNICO FITOSANITARIO

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g) Objetivo de Aero Fumigación Agrícola Esmeraldas S.A.

Brindar un servicio de calidad para la nutrición, control de plantaciones, plagas y enfermedades en cultivos agrícolas, a través de aplicaciones aéreas, asesoramiento y evaluaciones técnicas.

h) Sistema de archivo.

Durante el periodo de evaluación, toda la documentación se encuentra archivada en orden cronológico, en las oficinas de AFAGRES S.A

i) Unidades responsables o componentes.

Las unidades responsables relacionadas con la evaluación son:

 Gerente

 Asistente contable.

j) Estado de operaciones.

Aero Fumigación Agrícola Esmeraldas AFAGRES S.A. al 31 de diciembre de 2015 tenía como saldo de cuentas por cobrar por el resultado de las ventas a crédito US$79,932.68.

k) Puntos de interés para la evaluación de control interno.

Luego de realizada la evaluación se establecen observaciones preliminares, mismas que serán confirmadas con las pruebas de control, las cuales se citan a continuación:

 Constatar la existencia de un adecuado ambiente de control, mismo que cuente con valores éticos, una estructura organizacional definida, asignación de autoridad y responsabilidad establecidas.

 Verificar la matriz de riesgo que permita identificar y responder a los riesgos a los que se encuentra expuesta el área de crédito y cobranzas.

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 Comprobar que existan políticas, con los respectivos procedimientos de crédito y cobranzas con sus responsables.

 Comprobar si en la empresa existe una adecuada fluidez de información, la cual debe ser oportuna y confiable.

 Constatar el seguimiento continuo de los procesos y de la efectividad del control interno.

l) Grado de confiabilidad de la información.

En base a lo verificado en la empresa a continuación de describe el proceso de ventas: Previa visita semanal del Técnico Fitosanitario de la empresa a la plantación de los productores agrícolas, para determinar el grado de infección plagas y enfermedades de la plantación, este programa el día para realizar la fumigación, llegado el día el productor se acerca a la empresa, coordina con el Jefe de pista la aplicación de la fumigación área, este registra el número de hectáreas, dosis de producto a aplicar, en un documento denominado ´´hoja de vuelo`` seguido de esto conjuntamente con el abastecedor proceden a realizar la preparación de los productos a aplicar y envían la avioneta a realizar el servicio.

Si la venta es a crédito:

Finalizado el día el Jefe de pista hace la entrega de los documentos ´´Hoja de vuelo`` de todos los productores que hayan realizado la fumigación en el transcurso de ese día al Asistente contable para que ella realice la facturación del servicio.

Si la venta es al contado:

El Jefe de pista entrega a la Asistente contable la hoja de vuelo para que realice la facturación, el cliente cancela en efectivo o cheque y se procede a la entrega de la factura original.

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m) Tiempo estimado de la ejecución del trabajo.

Se espera concluir la presente evaluación de control interno en 30 días laborables, mismos que se los distribuirá de la siguiente manera:

Tabla 6: Tiempo estimado de trabajo.

FASES ACTIVIDADES DÍAS

Planificación Conocimiento general de la empresa. 5 Ejecución Definición de componentes.

Evaluación de control interno. 15 Comunicación de resultados Elaboración del informe final. 10

TOTAL 30 DÍAS

Elaborado por: Cinthya García Bustamante.

n) Productos a obtener.

 Cuestionario de control interno.

 Matriz de recomendaciones

 Manual de funciones

 Manual de políticas para el área de crédito y cobranzas.

 Manual de procedimientos de crédito y cobranzas.

 Informe de auditoría.

 Conclusiones y recomendaciones.